Κοστολόγηση υπηρεσιών συμβολαιογραφείου με το Affordable Costing

Πόσο κοστίζει πραγματικά η σύνταξη ενός συμβολαίου αγοραπωλησίας ακινήτου; Η απάντηση δεν βρίσκεται μόνο στις εκτυπώσεις, στη βιβλιοδεσία ή στον χρόνο που περνά ο πελάτης στο συμβολαιογραφείο για την υπογραφή.

Πριν ολοκληρωθεί μια σύνθετη συμβολαιογραφική πράξη, μπορεί να έχουν προηγηθεί ώρες ελέγχου εγγράφων, επικοινωνίας με τους συμβαλλομένους, αναζήτησης πληροφοριών, σύνταξης, διορθώσεων και προετοιμασίας. Στη διαδικασία μπορεί να συμμετέχουν ο συμβολαιογράφος, ο βοηθός, η γραμματεία και το διοικητικό προσωπικό, ενώ χρησιμοποιούνται λογισμικά, ψηφιακές βάσεις, υπολογιστές, συστήματα αρχειοθέτησης και άλλος εξοπλισμός.

Αν παρακολουθείτε μόνο τα συνολικά έσοδα και έξοδα του γραφείου, γνωρίζετε αν το συμβολαιογραφείο είχε συνολικά ένα θετικό ή αρνητικό αποτέλεσμα. Δεν γνωρίζετε, όμως, πόσο κοστίζει κάθε πράξη, ποια υπηρεσία απορροφά δυσανάλογο χρόνο και ποια εργασία αφήνει μικρότερο περιθώριο από όσο φαίνεται.

Η κοστολόγηση υπηρεσιών συμβολαιογραφείου μέσω του Affordable Costing σάς επιτρέπει να μεταφέρετε το κόστος των ανθρώπινων και τεχνικών πόρων στις συγκεκριμένες πράξεις και στα συγκεκριμένα έγγραφα που εξυπηρετούν. Έτσι, αποκτάτε ουσιαστική εικόνα του πραγματικού κόστους ανά υπηρεσία.

Κόστος, συμβολαιογραφική αμοιβή και ποσά τρίτων δεν είναι το ίδιο

Το πρώτο βήμα για μια σωστή κοστολόγηση είναι να διαχωρίσετε τέσσερις διαφορετικές χρηματικές κατηγορίες:

1. Το εσωτερικό κόστος που αναλαμβάνει το συμβολαιογραφείο για να παράσχει την υπηρεσία.
2. Την αμοιβή ή τη συνολική χρέωση προς τον πελάτη.
3. Τα τέλη, τα παράβολα, τα δικαιώματα και τα ποσά που καταβάλλονται σε δημόσιους φορείς ή τρίτους.
4. Τα ποσά που προκαταβάλλει το γραφείο για λογαριασμό του πελάτη και στη συνέχεια ανακτά από αυτόν.

Το εσωτερικό κόστος περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, την εργασία του συμβολαιογράφου και του προσωπικού, το ενοίκιο, τους λογαριασμούς, τα λογισμικά, τα αναλώσιμα, τις αποσβέσεις και το κόστος αρχειοθέτησης.

Η συμβολαιογραφική αμοιβή αποτελεί διαφορετική έννοια. Τα δικαιώματα και οι αμοιβές των συμβολαιογράφων ρυθμίζονται από ειδικό κανονιστικό πλαίσιο. Συνεπώς, η εσωτερική κοστολόγηση δεν καθορίζει τη νόμιμη αμοιβή, αλλά αποκαλύπτει τι κοστίζει στο γραφείο η παραγωγή της υπηρεσίας.

Αντίστοιχα, ένα τέλος ή παράβολο που καταβάλλεται για λογαριασμό του πελάτη και μετακυλίεται πλήρως σε αυτόν δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται αυτομάτως ως οριστικό λειτουργικό κόστος. Χρειάζεται χωριστή παρακολούθηση, ώστε να μην εμφανίζεται παραπλανητικά ως δαπάνη που μειώνει το περιθώριο της υπηρεσίας.

Το άρθρο αφορά την εσωτερική διοικητική κοστολόγηση και δεν αποτελεί νομική, λογιστική ή φορολογική συμβουλή.

Γιατί χρειάζεστε κόστος ανά πράξη και όχι μόνο συνολικά έξοδα

Δύο συμβολαιογραφικές υπηρεσίες μπορεί να επιβαρύνουν πολύ διαφορετικά το γραφείο.

Η σύνταξη ενός συμβολαίου αγοραπωλησίας ακινήτου μπορεί να απαιτεί εκτεταμένη προετοιμασία, έλεγχο πολλών εγγράφων, επαναλαμβανόμενες επικοινωνίες, διορθώσεις, εκτυπώσεις, βιβλιοδεσία και ενέργειες μετά την υπογραφή.

Αντίθετα, η έκδοση ενός αντιγράφου συμβολαίου είναι συνήθως περισσότερο τυποποιημένη. Εξακολουθεί να χρησιμοποιεί χρόνο, εξοπλισμό και αναλώσιμα, αλλά η κατανάλωση πόρων ανά έγγραφο είναι διαφορετική.

Αν διαιρέσετε απλώς τα συνολικά μηνιαία έξοδα με το σύνολο των υποθέσεων, θα επιβαρύνετε μια σύνθετη πράξη και ένα απλό έγγραφο με παρόμοιο μέσο κόστος. Η κατανομή αυτή κρύβει τις πραγματικές διαφορές.

Η σωστή κοστολόγηση συμβολαιογραφικών πράξεων απαντά σε πιο χρήσιμα ερωτήματα:

• Πόσο κοστίζει η κάθε αγοραπωλησία ακινήτου;
• Πόσο επιβαρύνει το γραφείο μια αποδοχή κληρονομιάς;
• Πόσο κοστίζει η σύνταξη ενός πληρεξουσίου;
• Ποιο είναι το κόστος ανά αντίγραφο ή πιστοποιητικό;
• Ποιες υπηρεσίες απαιτούν περισσότερο χρόνο βοηθού ή γραμματείας;
• Ποιες πράξεις καταναλώνουν περισσότερες ώρες από όσες είχαν αρχικά εκτιμηθεί;

Έτοιμη παραμετροποίηση για συμβολαιογραφεία

Όταν επιλέξετε στο Affordable Costing την κατηγορία επιχείρησης «Συμβολαιογραφείο», η πλατφόρμα εμφανίζει παραμετροποιημένες λίστες με έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους.

Δεν χρειάζεται, επομένως, να σχεδιάσετε από μηδενική βάση ολόκληρη τη δομή κοστολόγησης του συμβολαιογραφείου σας. Ελέγχετε τις διαθέσιμες οντότητες κοστολόγησης, διατηρείτε όσες αντιστοιχούν στο γραφείο σας και πραγματοποιείτε τις απαραίτητες προσαρμογές.

Μπορείτε, για παράδειγμα, να μετονομάσετε μια οντότητα, να αφαιρέσετε ένα πάγιο που δεν διαθέτετε ή να προσθέσετε ένα έξοδο που αφορά ειδικά το δικό σας συμβολαιογραφείο.

Παραμετροποιημένα έξοδα συμβολαιογραφείου

Η έτοιμη λίστα περιλαμβάνει έξοδα που συνδέονται άμεσα με την καθημερινή λειτουργία του γραφείου.

Στα έξοδα ανθρώπινου δυναμικού εμφανίζονται η αμοιβή βοηθού συμβολαιογράφου, οι αμοιβές διοικητικού προσωπικού και η αμοιβή γραμματείας. Η εργασία αυτών των ανθρώπων δεν υποστηρίζει όλες τις πράξεις στον ίδιο βαθμό. Μια απαιτητική αγοραπωλησία μπορεί να χρειάζεται πολύ περισσότερη προετοιμασία και επικοινωνία από μια επικύρωση αντιγράφου.

Η λίστα περιλαμβάνει επίσης το ενοίκιο του επαγγελματικού χώρου, τους λογαριασμούς ρεύματος, τηλεπικοινωνιών και Ίντερνετ, τη θέρμανση και ψύξη, τον καθαρισμό, τη συντήρηση και την ασφάλιση του χώρου. Πρόκειται για έμμεσα έξοδα: δεν συνδέονται αποκλειστικά με μία πράξη, αλλά επιτρέπουν στο συμβολαιογραφείο να λειτουργεί.

Ιδιαίτερη σημασία έχουν τα αναλώσιμα γραφείου και τα έξοδα εκτυπώσεων και βιβλιοδεσίας πράξεων. Μέρος αυτών μπορεί να κατανεμηθεί με βάση τον χρόνο ή τον όγκο εργασίας, ενώ μια ειδική εκτύπωση ή βιβλιοδεσία μπορεί να καταγραφεί ως άμεσο κόστος της συγκεκριμένης πράξης.

Στην παραμετροποίηση εμφανίζονται ακόμη συνδρομές για λογισμικό υπολογιστών, λογισμικό σύνταξης και διαχείρισης συμβολαίων, ψηφιακές νομικές και συμβολαιογραφικές βάσεις, υποστήριξη Πληροφορικής, συντήρηση ιστοσελίδας, συνδρομές σε επαγγελματικούς φορείς και επιστημονικά περιοδικά, καθώς και ο ΕΦΚΑ του συμβολαιογράφου.

Τα τέλη και παράβολα συμβολαιογραφικών πράξεων, τα κόστη συνεργασίας με κτηματολογικά γραφεία ή υποθηκοφυλακεία και τα έξοδα μεταγραφών και εγγραφών χρειάζονται προσεκτικό χειρισμό. Αν ένα ποσό αποτελεί χρέωση τρίτου και μετακυλίεται αυτούσιο στον πελάτη, πρέπει να διαχωρίζεται από το εσωτερικό κόστος του συμβολαιογραφείου. Αν ένα σχετικό ποσό δεν επιστρέφεται ή επιβαρύνει τελικά το γραφείο, μπορεί να ενταχθεί στο κόστος της πράξης.

Πάγια και αποσβέσεις συμβολαιογραφείου

Ένα συμβολαιογραφείο χρησιμοποιεί πάγια που δεν αγοράζονται κάθε μήνα, αλλά υποστηρίζουν την εργασία του για πολλά χρόνια. Το κόστος τους πρέπει να μεταφέρεται σταδιακά στις υπηρεσίες μέσω των αποσβέσεων.

Η παραμετροποιημένη λίστα παγίων ενδεικτικά περιλαμβάνει:

• ειδικές βιβλιοθήκες αρχείου και ράφια βαρέως τύπου,
• κλιματιστικά,
• συστήματα ασφαλείας και πυρόσβεσης,
• υπολογιστές συμβολαιογράφου και υπαλλήλων,
• πολυμηχάνημα,
• server ή NAS,
• χρηματοκιβώτιο βαρέως τύπου,
• πυράντοχο ερμάριο εγγράφων,
• επαγγελματική βιβλιοθήκη νομικών τόμων,
• ειδικές μηχανές βιβλιοδεσίας,
• επαγγελματικές μεταλλικές σφραγίδες,
• εξοπλισμό αρχειοθέτησης,
• γραφεία, καρέκλες, τραπέζι υπογραφών και έπιπλα υποδοχής.

Αν, για παράδειγμα, ένα πολυμηχάνημα χρησιμοποιείται για την παραγωγή πράξεων, αντιγράφων και πιστοποιητικών, ένα μέρος της απόσβεσής του πρέπει να ενσωματωθεί στο κόστος αυτών των υπηρεσιών. Το ίδιο ισχύει για τον server, το σύστημα αρχειοθέτησης και τη μηχανή βιβλιοδεσίας.

Η παράλειψη των αποσβέσεων δημιουργεί την εντύπωση ότι ο εξοπλισμός χρησιμοποιείται χωρίς κόστος. Στην πραγματικότητα, το γραφείο θα χρειαστεί κάποια στιγμή να τον συντηρήσει ή να τον αντικαταστήσει.

Δραστηριότητες και χρόνος εργασίας

Στην παραμετροποίηση δημιουργείται το «Τμήμα παροχής συμβολαιογραφικών υπηρεσιών» και εντάσσονται  σε αυτό οι δραστηριότητες του γραφείου.

Η χρησιμότητα των δραστηριοτήτων δεν βρίσκεται μόνο στην ονομασία τους. Βρίσκεται κυρίως στην καταγραφή:

• του αριθμού των επαναλήψεων κατά την περίοδο κοστολόγησης,
• των διαδικασιών που απαιτούνται,
• του χρόνου που καταναλώνεται,
• των ανθρώπινων και τεχνικών πόρων που συμμετέχουν.

Για μια αγοραπωλησία ακινήτου δεν πρέπει να μετρήσετε μόνο τη συνάντηση υπογραφής. Χρειάζεται να συνυπολογίσετε τον χρόνο συλλογής και ελέγχου εγγράφων, επικοινωνίας, σύνταξης, διορθώσεων, προετοιμασίας, εκτύπωσης, βιβλιοδεσίας και αρχειοθέτησης.

Στη συγκεκριμένη παραμετροποίηση οι δραστηριότητες αντιστοιχούν σε μεγάλο βαθμό στους υποδοχείς κόστους. Αυτό αποτελεί επιλογή της συγκεκριμένης δομής του συμβολαιογραφείου και όχι υποχρεωτικό κανόνα για κάθε εφαρμογή της μεθοδολογίας TDABC.

Υποδοχείς κόστους ανά πράξη και ανά έγγραφο

Υποδοχέας κόστους είναι το αντικείμενο που θέλετε να κοστολογήσετε. Στην περίπτωση του συμβολαιογραφείου, μπορεί να είναι μια πράξη ή ένα έγγραφο.

Στους παραμετροποιημένους υποδοχείς κόστους περιλαμβάνονται:

• σύνταξη συμβολαίου αγοραπωλησίας ακινήτου,
• σύσταση οριζόντιας ή κάθετης ιδιοκτησίας,
• γονική παροχή,
• δωρεά,
• αποδοχή κληρονομιάς,
• διαθήκη,
• σύνταξη πληρεξουσίου,
• υπεύθυνη δήλωση ενώπιον συμβολαιογράφου,
• συμβολαιογραφική πράξη συμφωνίας,
• επικύρωση αντιγράφου,
• επικύρωση υπογραφής,
• έκδοση αντιγράφου συμβολαίου,
• πιστοποιητικά και αποσπάσματα.

Η μονάδα μέτρησης έχει σημασία. Η αγοραπωλησία κοστολογείται ανά πράξη, ενώ η έκδοση αντιγράφου και τα πιστοποιητικά κοστολογούνται ανά έγγραφο.

Αν εκδοθούν δέκα αντίγραφα, ο όγκος και το συνολικό κόστος δεν είναι ίδιος με την έκδοση ενός αντιγράφου. Αντίστοιχα, μια συμβολαιογραφική πράξη μπορεί να περιλαμβάνει πολλά έγγραφα, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι πρέπει να καταγραφεί ως πολλές ξεχωριστές πράξεις.

Πώς λειτουργεί το TDABC σε ένα συμβολαιογραφείο

Η μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing βασίζεται σε δύο εκτιμήσεις: στο κόστος κάθε μονάδας πρακτικής δυναμικότητας, δηλαδή κάθε λεπτού ή ανθρωποώρας πρακτικά διαθέσιμης εργασίας, και στον χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση μιας συναλλαγής ή δραστηριότητας.

Η βασική λογική είναι:

Κόστος χρόνου υπηρεσίας = απαιτούμενος χρόνος × κόστος ανά μονάδα πρακτικής δυναμικότητας.

Η πρακτική δυναμικότητα είναι ο χρόνος που μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιηθεί για παραγωγική εργασία. Δεν ταυτίζεται με όλες τις θεωρητικές ώρες παρουσίας, επειδή υπάρχουν διαλείμματα, διοικητικές υποχρεώσεις, χρόνος ενημέρωσης και άλλες αναγκαίες αλλά μη χρεώσιμες εργασίες.

Το κόστος δυναμικότητας ανά λεπτό υπολογίζεται διαιρώντας το κόστος των διαθέσιμων πόρων με την πρακτική δυναμικότητά τους.

Για παράδειγμα:

Κόστος δυναμικότητας συμβολαιογράφου ανά λεπτό = κόστος πόρων συμβολαιογράφου ÷ πρακτικά διαθέσιμα λεπτά

Ο χρόνος δεν αποτελεί ξεχωριστό χρηματικό έξοδο. Χρησιμοποιείται ως οδηγός για να μεταφερθεί στις υπηρεσίες το κόστος των πόρων που καταναλώνουν.

Όταν η αμοιβή, το ενοίκιο, τα λογισμικά και οι αποσβέσεις έχουν ήδη συμπεριληφθεί στο κόστος ανά λεπτό ή ανθρωποώρα, μεταφέρονται αυτομάτως στην υπηρεσία μέσω του χρόνου που απαιτείται για την εκτέλεσή της. Επομένως, δεν πρέπει να προστεθούν ξανά ως ξεχωριστά κόστη, γιατί τότε θα υπολογιστούν δύο φορές.

Η προσωπική εργασία του συμβολαιογράφου έχει κόστος

Ο χρόνος του ιδιοκτήτη δεν είναι δωρεάν, ακόμη και όταν δεν καταβάλλεται ένας τυπικός μηνιαίος μισθός.

Αν αγνοήσετε την εργασία του συμβολαιογράφου, το κόστος κάθε πράξης θα εμφανιστεί τεχνητά χαμηλό. Μια υπηρεσία μπορεί να φαίνεται κερδοφόρα μόνο επειδή δεν αποτιμήθηκαν οι ώρες που αφιερώθηκαν στην προετοιμασία και ολοκλήρωσή της.

Στην ενότητα «Αμοιβή Επιχειρηματία» του Affordable Costing μπορείτε να καταγράψετε την οικονομική αξία της προσωπικής εργασίας σας, εφόσον δεν την έχετε ήδη συμπεριλάβει στα έξοδα.

Τα βήματα της κοστολόγησης υπηρεσιών συμβολαιογραφείου

Η διαδικασία μπορεί να οργανωθεί ως εξής:

1. Επιλέγετε μία κοινή περίοδο κοστολόγησης, όπως έναν μήνα, ένα τρίμηνο ή ένα έτος.
2. Ελέγχετε τις παραμετροποιημένες οντότητες και τις προσαρμόζετε στη λειτουργία του γραφείου σας.
3. Καταγράφετε όλα τα έξοδα της ίδιας περιόδου.
4. Καταχωρίζετε τα πάγια και υπολογίζετε τις αποσβέσεις.
5. Προσθέτετε την αμοιβή του συμβολαιογράφου, αν δεν έχει ήδη καταγραφεί.
6. Επιλέγετε τις πράξεις και τα έγγραφα που θέλετε να κοστολογήσετε.
7. Καταγράφετε την πρακτική δυναμικότητα του τμήματος.
8. Συμπληρώνετε τις επαναλήψεις και τον χρόνο των δραστηριοτήτων.
9. Διαμοιράζετε τα έξοδα στις δραστηριότητες.
10. Μεταφέρετε το κόστος των δραστηριοτήτων στους υποδοχείς κόστους.
11. Ελέγχετε στις αναφορές το κόστος ανά πράξη ή έγγραφο.
12. Συγκρίνετε το κόστος με τα αντίστοιχα έσοδα, εφόσον τα δεδομένα αφορούν την ίδια περίοδο.

Παράδειγμα: κόστος σύνταξης συμβολαίου αγοραπωλησίας ακινήτου

Υποθετικά και ενδεικτικά δεδομένα για εκπαιδευτικούς σκοπούς. Τα ποσά και οι χρόνοι δεν αποτελούν πραγματικά δεδομένα συγκεκριμένου συμβολαιογραφείου.

Ας υποθέσουμε ότι το συμβολαιογραφείο υπολογίζει δύο διαφορετικούς συντελεστές κόστους: έναν για τον συμβολαιογράφο και έναν για τον βοηθό ή τη γραμματεία.

Για τον συμβολαιογράφο, σε μηνιαία βάση:

• Αμοιβή επιχειρηματία: 3.600 € τον μήνα
• ΕΦΚΑ συμβολαιογράφου: 480 € τον μήνα
• Αναλογία λειτουργικών εξόδων, λογισμικών και αποσβέσεων: 1.200 € τον μήνα
• Συνολικό μηνιαίο κόστος διαθέσιμων πόρων: 5.280 €
• Μηνιαία πρακτική δυναμικότητα: 6.600 λεπτά ή 110 ώρες

Κόστος ανά λεπτό συμβολαιογράφου: 5.280 € ÷ 6.600 = 0,80 €

Για το υποστηρικτικό προσωπικό, σε μηνιαία βάση:

• Αμοιβές: 1.800 € τον μήνα
• Αναλογία λειτουργικών εξόδων και αποσβέσεων: 720 € τον μήνα
• Συνολικό μηνιαίο κόστος διαθέσιμων πόρων: 2.520 €
• Μηνιαία πρακτική δυναμικότητα: 8.400 λεπτά ή 140 ώρες

Κόστος ανά λεπτό υποστηρικτικού προσωπικού: 2.520 € ÷ 8.400 = 0,30 €

Για μια ενδεικτική αγοραπωλησία καταγράφονται:

• 240 λεπτά εργασίας συμβολαιογράφου: 240 × 0,80 € = 192 €
• 330 λεπτά βοηθού και γραμματείας: 330 × 0,30 € = 99 €
• Άμεσο κόστος εκτυπώσεων και βιβλιοδεσίας, το οποίο δεν έχει συμπεριληφθεί στους συντελεστές: 28 €

Συνολικό εσωτερικό κόστος ανά πράξη: 192 € + 99 € + 28 € = 319 €

Στους συντελεστές κόστους έχουν ήδη ενσωματωθεί η αμοιβή, η αναλογία ενοικίου και λογαριασμών, οι συνδρομές λογισμικού, οι ψηφιακές βάσεις και οι αποσβέσεις του εξοπλισμού. Για αυτό δεν προστίθενται δεύτερη φορά στο τελικό αποτέλεσμα.

Πρόχειρη κοστολόγηση και σωστή κοστολόγηση TDABC

Η πρόχειρη κοστολόγηση καταγράφει μόνο 76 €, επειδή βλέπει την τελική συνάντηση και τα εμφανή αναλώσιμα. Παραλείπει το μεγαλύτερο μέρος της προετοιμασίας και όλη την υποστηρικτική εργασία. Έτσι, υποεκτιμά το κόστος της πράξης κατά 243 €.

Για μια έκδοση αντιγράφου συμβολαίου, η ίδια λογική μπορεί να δώσει:

• 8 λεπτά συμβολαιογράφου × 0,80 € = 6,40 €
• 12 λεπτά γραμματείας × 0,30 € = 3,60 €
• άμεσο κόστος εκτύπωσης: 2,50 €

Ενδεικτικό κόστος ανά έγγραφο: 12,50 €

Η σύγκριση δείχνει γιατί πρέπει να διακρίνετε το κόστος ανά σύνθετη πράξη από το κόστος ανά τυποποιημένο έγγραφο.

Έξι λάθη που αλλοιώνουν το κόστος των συμβολαιογραφικών υπηρεσιών

1. Δεν υπολογίζετε τις αποσβέσεις

Οι υπολογιστές, το πολυμηχάνημα, ο server, η μηχανή βιβλιοδεσίας, το πυράντοχο ερμάριο και τα συστήματα ασφαλείας χρησιμοποιούνται για την παραγωγή των υπηρεσιών. Η παράλειψή τους εμφανίζει μικρότερο κόστος από το πραγματικό.

2. Μετράτε μόνο τον χρόνο υπογραφής

Η τελική παρουσία των συμβαλλομένων είναι ένα μόνο στάδιο. Ο έλεγχος, η σύνταξη, οι διορθώσεις, οι επικοινωνίες και η αρχειοθέτηση μπορεί να απαιτούν πολλαπλάσιο χρόνο.

3. Δεν αποτιμάτε την εργασία του συμβολαιογράφου

Όταν η προσωπική εργασία θεωρείται δωρεάν, οι υπηρεσίες εμφανίζονται τεχνητά κερδοφόρες.

4. Μοιράζετε τα γενικά έξοδα ισόποσα

Μια σύνθετη πράξη και ένα απλό αντίγραφο δεν καταναλώνουν τον ίδιο χρόνο ούτε τους ίδιους πόρους του συμβολαιογραφείου. Η ίση επιβάρυνση δημιουργεί ανακριβές κόστος και για τις δύο υπηρεσίες.

5. Ενσωματώνετε στο κόστος του γραφείου ποσά που καταβάλλονται σε τρίτους

Τέλη, παράβολα, δικαιώματα κτηματολογίου ή υποθηκοφυλακείου και άλλες χρεώσεις τρίτων δεν αποτελούν πάντοτε πραγματικό κόστος του συμβολαιογραφείου. Όταν το γραφείο τα προκαταβάλλει και στη συνέχεια τα εισπράττει αυτούσια από τον πελάτη, πρέπει να τα παρακολουθεί χωριστά από το εσωτερικό κόστος της υπηρεσίας. Διαφορετικά, το κόστος της πράξης μπορεί να εμφανιστεί τεχνητά αυξημένο και η κερδοφορία της λανθασμένη. Στο κόστος του συμβολαιογραφείου πρέπει να περιλαμβάνονται μόνο τα ποσά που τελικά επιβαρύνουν το ίδιο το γραφείο και δεν ανακτώνται από τον πελάτη.

6. Χρησιμοποιείτε δεδομένα διαφορετικών περιόδων

Δεν μπορείτε να συνδυάσετε τα ετήσια έξοδα με τον αριθμό πράξεων ενός μήνα. Τα έξοδα, οι αποσβέσεις, οι χρόνοι, οι πράξεις και τα έσοδα πρέπει να αφορούν την ίδια περίοδο.

Τι θα μάθετε από τα αποτελέσματα της κοστολόγησης των υπηρεσιών του συμβολαιογραφείου σας

Η κοστολόγηση δεν αποτελεί απλώς έναν τρόπο υπολογισμού ενός ποσού. Σας δείχνει πώς καταναλώνονται οι πόροι του συμβολαιογραφείου σας.

Μέσα από τις αναφορές του Affordable Costing μπορείτε να εντοπίσετε:

• ποιες υπηρεσίες απαιτούν τις περισσότερες ώρες,
• ποιες πράξεις επιβαρύνονται έντονα από διορθώσεις και επικοινωνίες,
• πού χρειάζεται καλύτερη κατανομή εργασιών,
• ποιες διαδικασίες μπορούν να τυποποιηθούν,
• αν ένας εξοπλισμός ή ένα λογισμικό μειώνει πραγματικά τον απαιτούμενο χρόνο,
• πόση δυναμικότητα του συμβολαιογραφείου παραμένει αχρησιμοποίητη,
• ποιες υπηρεσίες εμφανίζουν χαμηλότερη κερδοφορία.

Τα στοιχεία αυτά δεν αλλάζουν το θεσμικό πλαίσιο των συμβολαιογραφικών αμοιβών. Σας δίνουν, όμως, σαφέστερη εικόνα της οικονομικής λειτουργίας του γραφείου σας και υποστηρίζουν καλύτερες αποφάσεις για τις διαδικασίες, το προσωπικό και τις επενδύσεις σας.

Από τα συνολικά έξοδα στο πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας

Η κοστολόγηση υπηρεσιών συμβολαιογραφείου πρέπει να αποτυπώνει την εργασία που πραγματοποιείται πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την υπογραφή.

Με την παραμετροποίηση «Συμβολαιογραφείο», το Affordable Costing σάς παρέχει μια οργανωμένη αφετηρία. Έχετε ήδη διαθέσιμες ενδεικτικές λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους, τις οποίες προσαρμόζετε στη λειτουργία του δικού σας γραφείου.

Καταγράφοντας τον πραγματικό χρόνο, τις αποσβέσεις, την εργασία του προσωπικού και τα λειτουργικά έξοδα, μπορείτε να υπολογίσετε το κόστος ανά πράξη ή ανά έγγραφο χωρίς να βασίζεστε σε γενικές εκτιμήσεις.

Ξεκινήστε με τις υπηρεσίες που εκτελείτε συχνότερα ή απορροφούν τον περισσότερο χρόνο. Η πρώτη κοστολόγηση θα σας δώσει ένα σημείο αναφοράς, το οποίο μπορείτε να βελτιώνετε καθώς συγκεντρώνετε ακριβέστερα δεδομένα.

Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση υπηρεσιών συμβολαιογραφείου

Γιατί δεν αρκεί να γνωρίζω μόνο τα συνολικά έξοδα του συμβολαιογραφείου μου;

Τα συνολικά έξοδα δείχνουν τι κόστισε συνολικά η λειτουργία του γραφείου σας, αλλά όχι ποια υπηρεσία κατανάλωσε τους πόρους του. Για να γνωρίζετε το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας, πρέπει να κατανέμετε το κόστος της εργασίας, των λειτουργικών εξόδων και των αποσβέσεων στις συγκεκριμένες πράξεις και στα συγκεκριμένα έγγραφα, χρησιμοποιώντας τον απαιτούμενο χρόνο και τους κατάλληλους οδηγούς κόστους.

Πώς υπολογίζεται το κόστος ανά συμβολαιογραφική πράξη;

Το κόστος ανά συμβολαιογραφική πράξη υπολογίζεται αρχικά με βάση τον χρόνο εργασίας που απαιτείται από τον συμβολαιογράφο και το προσωπικό υποστήριξης. Ο χρόνος κάθε κατηγορίας προσωπικού πολλαπλασιάζεται με το αντίστοιχο κόστος ανά μονάδα πρακτικής δυναμικότητας, όπως το κόστος ανά λεπτό ή ανθρωποώρα. Στη συνέχεια προστίθενται μόνο τα άμεσα έξοδα που συνδέονται αποκλειστικά με τη συγκεκριμένη πράξη και δεν έχουν ήδη ενσωματωθεί στο κόστος ανά λεπτό ή ανθρωποώρα, ώστε να αποφεύγεται ο διπλός υπολογισμός τους.

Πρέπει να συμπεριλαμβάνω την προσωπική εργασία του συμβολαιογράφου στο κόστος των υπηρεσιών;

Ναι. Η προσωπική εργασία του συμβολαιογράφου έχει οικονομικό κόστος, ακόμη και όταν δεν καταβάλλεται τυπικός μηνιαίος μισθός. Αν παραλειφθεί, το κόστος των υπηρεσιών θα εμφανιστεί χαμηλότερο και η εκτιμώμενη κερδοφορία υψηλότερη από την πραγματική.

Πώς ενσωματώνονται οι αποσβέσεις στο κόστος των συμβολαιογραφικών υπηρεσιών;

Οι αποσβέσεις κατανέμουν το κόστος ενός παγίου στη διάρκεια της ωφέλιμης χρήσης του. Στο συμβολαιογραφείο μπορεί να αφορούν υπολογιστές, server, πολυμηχάνημα, μηχανή βιβλιοδεσίας, συστήματα ασφαλείας, έπιπλα και εξοπλισμό αρχείου. Η απόσβεση που αναλογεί στην περίοδο κοστολόγησης ενσωματώνεται στο κόστος χρήσης των σχετικών παγίων και κατανέμεται στις υπηρεσίες ανάλογα με τον βαθμό στον οποίο τα χρησιμοποιούν.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του κόστους του συμβολαιογραφείου και των τελών που πληρώνει ο πελάτης;

Το κόστος του συμβολαιογραφείου αφορά τους πόρους που καταναλώνει το γραφείο για να παράσχει την υπηρεσία. Τα τέλη, τα παράβολα και τα ποσά τρίτων μπορεί να καταβάλλονται στο πλαίσιο της πράξης, αλλά δεν αποτελούν πάντοτε οριστικό κόστος του γραφείου, ειδικά όταν μετακυλίονται πλήρως στον πελάτη.

Πώς μετριέται ο χρόνος μιας συμβολαιογραφικής υπηρεσίας;

Μετράτε όλα τα στάδια που απαιτεί η υπηρεσία: αρχική επικοινωνία, συλλογή και έλεγχο εγγράφων, έρευνα, σύνταξη, διορθώσεις, προετοιμασία υπογραφής, εκτυπώσεις, βιβλιοδεσία, αρχειοθέτηση και ενέργειες ολοκλήρωσης. Ο χρόνος μπορεί να βασιστεί αρχικά σε τεκμηριωμένη εκτίμηση και να επικαιροποιείται με πραγματικές παρατηρήσεις.

Τι είναι ο υποδοχέας κόστους σε ένα συμβολαιογραφείο;

Υποδοχέας κόστους είναι το αντικείμενο που θέλετε να κοστολογήσετε. Μπορεί να είναι μια πράξη, όπως η σύνταξη συμβολαίου αγοραπωλησίας ακινήτου, ή ένα έγγραφο, όπως η έκδοση αντιγράφου συμβολαίου. Η κατάλληλη μονάδα μέτρησης επιτρέπει τον σωστό υπολογισμό του κόστους ανά πράξη ή ανά έγγραφο.

Πώς βοηθά το Affordable Costing στην κοστολόγηση των συμβολαιογραφικών υπηρεσιών;

Το Affordable Costing παρέχει έτοιμη παραμετροποίηση κοστολόγησης με ενδεικτικά έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους για τα συμβολαιογραφεία. Σας επιτρέπει να καταγράψετε τον χρόνο, να ενσωματώσετε αποσβέσεις και έμμεσα έξοδα και να υπολογίσετε το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας του γραφείου σας ξεχωριστά.

Πηγές

• Robert S. Kaplan και Steven R. Anderson, «Time-Driven Activity-Based Costing», Harvard Business School Working Paper 04-045.
• Συμβολαιογραφικός Σύλλογος Εφετείων Αθηνών, Πειραιώς, Αιγαίου και Δωδεκανήσου, «Εγκύκλιος Συντονιστικής 20/2022 – Αμοιβή διαχειριστικών ενεργειών συμβολαιογράφων».

• Κώδικας Συμβολαιογράφων (Ν. 2830/2000)