Κοστολόγηση υπηρεσιών Διαιτολόγου-Διατροφολόγου: πόσο κοστίζει πραγματικά μια συνεδρία;

Η συνεδρία τελειώνει όταν ο πελάτης σηκωθεί από την καρέκλα; Για την κοστολόγηση, όχι απαραίτητα.

Μια αρχική διατροφική αξιολόγηση μπορεί να διαρκεί 60 λεπτά μπροστά στον πελάτη. Πριν από αυτήν, όμως, μπορεί να έχετε ελέγξει στοιχεία και ιστορικό. Μετά τη συνεδρία μπορεί να χρειαστεί να ενημερώσετε τον φάκελο, να επεξεργαστείτε μετρήσεις, να προσαρμόσετε ένα διατροφικό πλάνο ή να στείλετε υλικό και οδηγίες.

Και ο χρόνος δεν είναι το μοναδικό κόστος. Το ενοίκιο του γραφείου, το λογισμικό διατροφής, η γραμματειακή υποστήριξη, το Internet, ο λογιστής, η ασφάλιση, αλλά και η απόσβεση του αναλυτή σύστασης σώματος, του υπολογιστή και του υπόλοιπου εξοπλισμού πρέπει τελικά να καλυφθούν από τις υπηρεσίες που παρέχετε.

Γι’ αυτό η σωστή ερώτηση δεν είναι μόνο:

«Πόσο χρεώνω τη συνεδρία;»

Αλλά πρώτα:

«Πόσο μου κοστίζει πραγματικά να παρέχω αυτή τη συγκεκριμένη υπηρεσία;»

Αυτό ακριβώς επιχειρεί να απαντήσει η κοστολόγηση υπηρεσιών ενός Διαιτολόγου-Διατροφολόγου.

Ο «αόρατος» χρόνος πίσω από μια διατροφική συνεδρία

Ο χρόνος που βλέπει ο πελάτης δεν ταυτίζεται πάντα με τον συνολικό χρόνο που απαιτείται για την παροχή της υπηρεσίας.

Σε μελέτη των Crouse et al. σε διαιτολόγους εξωνοσοκομειακής φροντίδας, ο μέσος χρόνος εργασίας ανά ασθενή έφτασε τα 66,4 λεπτά: 37,8 λεπτά αφορούσαν την άμεση επαφή με τον ασθενή και άλλα 28,6 λεπτά τον συντονισμό της φροντίδας.

Τα συγκεκριμένα μεγέθη αφορούν το παιδιατρικό ακαδημαϊκό σύστημα υγείας στις ΗΠΑ και δεν αποτελούν benchmark για ένα ελληνικό διαιτολογικό γραφείο. Δείχνουν όμως καθαρά κάτι σημαντικό: αν μετράτε μόνο τα λεπτά της άμεσης επαφής, υπάρχει κίνδυνος να αφήνετε ένα σημαντικό μέρος της πραγματικής εργασίας εκτός κοστολόγησης.

Παρόμοια εικόνα προκύπτει και από αυστραλιανή μελέτη κοστολόγησης των Carey et al. Στο συγκεκριμένο μοντέλο, για κάθε εξωνοσοκομειακή επίσκεψη υπολογίστηκαν 30 λεπτά άμεσης επαφής με τον ασθενή και επιπλέον 30 λεπτά μη κλινικής εργασίας, όπως η καταγραφή στον φάκελο, η παραγγελία υλικών και οι διεπιστημονικές συζητήσεις για το περιστατικό. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι η μελέτη δεν συμπεριέλαβε γενικά λειτουργικά έξοδα, όπως ο χώρος του γραφείου, οι υπολογιστές, το λογισμικό και η ηλεκτρική ενέργεια. Σε ένα ιδιωτικό διαιτολογικό γραφείο, όμως, αυτά τα κόστη υπάρχουν και πρέπει να καλυφθούν από τις υπηρεσίες που παρέχονται.

Την ίδια κατεύθυνση επιβεβαιώνει και η διεθνής βιβλιογραφία για την ιδιωτική διαιτολογική πρακτική. Η scoping review των Donnelly et al. δείχνει ότι η εργασία του διαιτολόγου δεν περιορίζεται στις συνεδρίες με τους πελάτες, αλλά περιλαμβάνει επίσης διοικητικές εργασίες, marketing, σύνταξη αναφορών και τιμολόγηση. Με άλλα λόγια, ένα μέρος του πραγματικού φόρτου εργασίας παραμένει “αόρατο” αν η κοστολόγηση βασίζεται μόνο στον χρόνο της συνεδρίας. Άρα, όταν υπολογίζετε το κόστος μιας υπηρεσίας, πρέπει να αναρωτηθείτε:

Πόσος χρόνος απαιτείται πραγματικά για να ολοκληρωθεί η υπηρεσία, πέρα από τη διάρκεια της συνεδρίας;

Γιατί χρειάζεστε κοστολόγηση ανά υπηρεσία και όχι μόνο συνολικά για το γραφείο

Το να γνωρίζετε ότι το διαιτολογικό γραφείο σας είχε π.χ. Χ ευρώ έξοδα μέσα στη χρονιά είναι χρήσιμο, αλλά δεν σας λέει ποια υπηρεσία καλύπτει τα κόστη της και ποια όχι.

Η Αρχική Διατροφική Αξιολόγηση, μια Συνεδρία Διατροφικής Παρακολούθησης και μια Λιπομέτρηση / Ανάλυση Σύστασης Σώματος δεν καταναλώνουν κατ’ ανάγκη τους ίδιους πόρους.

Η πρώτη μπορεί να απαιτεί περισσότερο χρόνο αξιολόγησης και προετοιμασίας. Μια ανάλυση σύστασης σώματος μπορεί να χρησιμοποιεί εντονότερα συγκεκριμένο πάγιο εξοπλισμό. Μια online υπηρεσία έχει λιγότερη χρήση του φυσικού χώρου, αλλά εξακολουθεί να χρησιμοποιεί χρόνο, υπολογιστή, Internet και πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης. Μια κατ’ οίκον επίσκεψη προσθέτει χρόνο και κόστος μετακίνησης.

Πρόσφατη μελέτη σε 154 ιδιωτικά διαιτολογικά γραφεία στην Αυστραλία ανέδειξε επίσης αυτή τη διαφοροποίηση: στο 59% των περιπτώσεων η αρχική συνεδρία διαρκούσε 60 λεπτά, ενώ στο 57% των περιπτώσεων η συνεδρία παρακολούθησης διαρκούσε 30 λεπτά. Τα στοιχεία αυτά αφορούν διαφορετική αγορά και δεν αποτελούν benchmark για την Ελλάδα, υποστηρίζουν όμως μια βασική αρχή της κοστολόγησης: η αρχική συνεδρία και η συνεδρία παρακολούθησης δεν πρέπει να θεωρούνται αυτομάτως υπηρεσίες με το ίδιο κόστος, αφού μπορεί να απαιτούν διαφορετικό χρόνο και διαφορετικούς πόρους.

Αν γνωρίζετε μόνο το συνολικό κόστος της επιχείρησης, αυτή η πληροφορία χάνεται.

Πώς βοηθά το Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC)

Το Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC), που αναπτύχθηκε από τους Robert S. Kaplan και Steven R. Anderson, είναι μια μεθοδολογία κοστολόγησης που υπολογίζει το κόστος μιας υπηρεσίας με βάση τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την παροχή της και τον χρόνο που χρειάζεται για την εκτέλεσή τους. Με απλά λόγια, η λογική είναι:

Πόροι και έξοδα → δραστηριότητες → χρόνος → υπηρεσίες → πραγματικό κόστος ανά υπηρεσία.

Αυτή η προσέγγιση έχει ιδιαίτερη σημασία για ένα διαιτολογικό γραφείο, επειδή ο χρόνος και η εξειδικευμένη εργασία του επαγγελματία αποτελούν βασικούς παραγωγικούς πόρους.

Μάλιστα, ελληνική μεταπτυχιακή εργασία του Χαροκοπείου Πανεπιστημίου είχε ως αντικείμενο ειδικά την εφαρμογή του TDABC σε διαιτολογικά γραφεία. Η μελέτη κατέγραψε τις σημαντικές δραστηριότητες των γραφείων, το ανθρώπινο δυναμικό που τις εκτελεί, τη χρονική ακολουθία τους και τη χρονική διάρκειά τους ανά συνεδρία.

Η λογική αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν το μεγαλύτερο μέρος του «προϊόντος» που πουλάτε είναι ουσιαστικά χρόνος + γνώση + χρήση υποδομών και εξοπλισμού.

Κόστος, τιμή και κέρδος δεν είναι το ίδιο πράγμα

Εδώ γίνεται ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη.

Κόστος υπηρεσίας είναι το πραγματικό κόστος που απαιτείται για την παροχή της υπηρεσίας.

Τιμή ανά υπηρεσία είναι το ποσό που χρεώνετε στον πελάτη για την υπηρεσία που παρέχετε.

Κέρδος ανά υπηρεσία είναι η διαφορά που απομένει όταν από την τιμή πώλησης αφαιρεθεί το πραγματικό κόστος της υπηρεσίας.

Άρα, η φράση «οι περισσότεροι διαιτολόγοι στην περιοχή χρεώνουν περίπου Χ ευρώ» μπορεί να αποτελεί χρήσιμη πληροφορία αγοράς, αλλά δεν αποτελεί κοστολόγηση.

Τα Professional Billing Standards & Guidelines του College of Dietitians of Ontario —ως επαγγελματικές οδηγίες για το Ontario και όχι ως ελληνικό κανονιστικό πλαίσιο— αναφέρουν ότι μια εύλογη αμοιβή μπορεί να λαμβάνει υπόψη τη φύση και την πολυπλοκότητα της υπηρεσίας, τον χρόνο που απαιτείται, το κόστος των υλικών και τις μετακινήσεις. Τονίζουν επίσης τη σημασία της τεκμηρίωσης του τρόπου υπολογισμού της αμοιβής και της τακτικής επανεξέτασης της πολιτικής χρεώσεων.

Πρώτα, λοιπόν, μάθετε πόσο σας κοστίζει η κάθε υπηρεσία που παρέχετε. Μετά μπορείτε να αποφασίσετε πόσο θα τη χρεώσετε, λαμβάνοντας υπόψη το επιθυμητό περιθώριο κέρδους, την αγορά, την αξία της υπηρεσίας και την εμπορική στρατηγική σας.

Affordable Costing για Διαιτολόγους-Διατροφολόγους: δεν ξεκινάτε από λευκή σελίδα

Όταν στην πλατφόρμα κοστολόγησης Affordable Costing επιλέξετε την κατηγορία επιχείρησης «Διαιτολόγος-Διατροφολόγος», εμφανίζεται έτοιμη παραμετροποίηση των βασικών οντοτήτων κοστολόγησης.

Ο στόχος δεν είναι να επιβάλει στην επιχείρησή σας μία συγκεκριμένη δομή. Είναι να σας δώσει ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης το οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε στις πραγματικές υπηρεσίες και στον τρόπο λειτουργίας του δικού σας γραφείου. Η τρέχουσα παραμετροποίηση περιλαμβάνει εξειδικευμένες λίστες για έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους.

Έξοδα: ποια κόστη πρέπει τελικά να καλύψουν οι υπηρεσίες σας;

Ένα διαιτολογικό γραφείο δεν πληρώνει μόνο το ενοίκιο και το ρεύμα.

Η παραμετροποιημένη λίστα της Affordable Costing περιλαμβάνει ενδεικτικά λειτουργικά έξοδα όπως ενοίκιο, ηλεκτρικό ρεύμα, νερό, θέρμανση, τηλεπικοινωνίες, Internet, καθαρισμό και συντήρηση του επαγγελματικού χώρου. Περιλαμβάνει επίσης επαγγελματικές δαπάνες όπως λογιστή, γραμματεία, ασφάλιση αστικής ευθύνης, επιστημονικά περιοδικά, πιστοποιήσεις, συνέδρια και επιμορφωτικά σεμινάρια.

Ιδιαίτερη σημασία έχουν πλέον και τα ψηφιακά κόστη: λογισμικό διατροφής, λογισμικό διαχείρισης πελατών και ραντεβού, πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης, συντήρηση ιστοσελίδας και IT support. Για έναν επαγγελματία που πραγματοποιεί κατ’ οίκον επισκέψεις υπάρχει επίσης παραμετροποιημένη επιλογή για έξοδα μετακίνησης.

Αυτό έχει σημασία γιατί, για παράδειγμα, μια online συνεδρία μπορεί να επιβαρύνει λιγότερο τον φυσικό χώρο του γραφείου σε σχέση με μια δια ζώσης επίσκεψη, εξακολουθεί όμως να έχει έμμεσα έξοδα, όπως λογισμικό, Internet, εξοπλισμό και διοικητική υποστήριξη.

Αντίστοιχα, οι «Αμοιβές σε εργαστήρια για εξετάσεις» αποτελούν κόστος της υπηρεσίας μόνο όταν το σχετικό ποσό επιβαρύνει πράγματι το διαιτολογικό γραφείο. Αν ο πελάτης πληρώνει απευθείας το εργαστήριο, δεν πρόκειται για κόστος της δικής σας υπηρεσίας.

Πάγια: ο αναλυτής BIA δεν σταματά να κοστίζει επειδή έχει ήδη πληρωθεί

Τα πάγια είναι ένας από τους συχνότερους «αόρατους» παράγοντες στην κοστολόγηση.

Η παραμετροποίηση για Διαιτολόγους-Διατροφολόγους περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, επαγγελματική ζυγαριά, αναλυτή σύστασης σώματος BIA, δερματοπτυχόμετρο, σταδιομετρητή, πιεσόμετρο και μεταβολικό αναλυτή. Περιλαμβάνει επίσης υπολογιστές, tablet, εκτυπωτή, scanner, εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης, έπιπλα γραφείου και αναμονής και άλλες υποδομές.

Ας πάρουμε τον αναλυτή σύστασης σώματος.

Αν αγοράσατε το μηχάνημα πριν από δύο χρόνια, δεν σημαίνει ότι οι σημερινές μετρήσεις «δεν κοστίζουν τίποτα». Το πάγιο χρησιμοποιείται για μεγάλο χρονικό διάστημα και σε πολλές υπηρεσίες. Μέσω της απόσβεσης, ένα μέρος της αξίας του μεταφέρεται σταδιακά στις υπηρεσίες που αξιοποιούν τον συγκεκριμένο εξοπλισμό.

Άρα, το κόστος μιας λιπομέτρησης δεν επιβαρύνεται με ολόκληρη την αξία αγοράς του BIA, αλλά ούτε και αγνοεί το κόστος του εξοπλισμού επειδή η αγορά του πραγματοποιήθηκε στο παρελθόν. Στην κοστολόγηση λαμβάνεται υπόψη το μέρος της απόσβεσης που αναλογεί στη συγκεκριμένη υπηρεσία.

Η Academy of Nutrition and Dietetics τονίζει ότι το κόστος μιας υπηρεσίας Medical Nutrition Therapy δεν περιορίζεται στον χρόνο του επαγγελματία. Περιλαμβάνει επίσης τον χώρο, τα εργαλεία αξιολόγησης και παρέμβασης και άλλους πόρους που απαιτούνται για την παροχή της υπηρεσίας. Αυτό ενισχύει την ανάγκη η κοστολόγηση να λαμβάνει υπόψη όχι μόνο τον χρόνο εργασίας, αλλά και τις υποδομές και τον εξοπλισμό που χρησιμοποιούνται για την παροχή κάθε υπηρεσίας.

Δραστηριότητες: μετατρέψτε τον χρόνο σε μετρήσιμο κόστος

Στο Affordable Costing καταγράφετε τον χρόνο που απαιτείται για την υλοποίηση κάθε δραστηριότητας. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε ένα διαιτολογικό γραφείο, όπου μεγάλο μέρος του κόστους συνδέεται με τον χρόνο και την εργασία του επαγγελματία. Όσο ακριβέστερα καταγράφετε τον χρόνο των δραστηριοτήτων, τόσο ακριβέστερα μπορεί να υπολογιστεί το κόστος των υπηρεσιών σας.

Η λογική είναι:

Δραστηριότητα → χρόνος → κόστος δραστηριότητας → κόστος υπηρεσίας.

Αν θέλετε μεγαλύτερη ακρίβεια στην κοστολόγηση, μπορείτε να καταγράψετε αναλυτικότερα τα επιμέρους στάδια που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας υπηρεσίας, όπως η προετοιμασία, η συνεδρία, η αξιολόγηση, η ενημέρωση του φακέλου, η προσαρμογή του διατροφικού πλάνου, η αποστολή υλικού ή το follow-up. Με αυτόν τον τρόπο αποτυπώνετε πληρέστερα τον πραγματικό χρόνο εργασίας που απαιτεί η κάθε υπηρεσία.

Το κρίσιμο είναι να μη θεωρήσετε αυτομάτως ότι «χρόνος δραστηριότητας = χρόνος μπροστά στον πελάτη».

Αν για μια αρχική αξιολόγηση εργάζεστε συστηματικά 10 λεπτά πριν από το ραντεβού και 20 λεπτά μετά, αυτά τα 30 λεπτά δεν εξαφανίζονται επειδή ο πελάτης δεν τα βλέπει.

Υποδοχείς κόστους: τι ακριβώς θέλετε να κοστολογήσετε;

Οι υποδοχείς κόστους είναι οι υπηρεσίες για τις οποίες θέλετε τελικά να γνωρίζετε το κόστος.

Η τρέχουσα παραμετροποίηση του Affordable Costing για Διαιτολόγους-Διατροφολόγους περιλαμβάνει:

Η μονάδα μέτρησης έχει ουσιαστική σημασία. Θέλετε το τελικό κόστος να μπορεί να συγκριθεί με τον τρόπο με τον οποίο παρέχετε και τιμολογείτε την υπηρεσία.

Για παράδειγμα, σε μια ομαδική συνεδρία διάρκειας 60 λεπτών με 10 συμμετέχοντες, ο συνολικός χρόνος της κοινής συνεδρίας παραμένει 60 λεπτά και δεν πολλαπλασιάζεται επί τον αριθμό των συμμετεχόντων. Στον χρόνο αυτόν προστίθεται, όπου υπάρχει, ο χρόνος προετοιμασίας και τυχόν εργασιών μετά τη συνεδρία. Στη συνέχεια, το συνολικό κόστος της ομαδικής υπηρεσίας επιμερίζεται στους 10 συμμετέχοντες, ώστε να προκύψει το κόστος ανά συμμετέχοντα.

Αντίστοιχα, στο Εταιρικό Πρόγραμμα Διατροφής — κόστος ανά μήνα, η κοινή χρονική μονάδα επιτρέπει να συγκρίνετε προγράμματα διαφορετικής διάρκειας, χωρίς να υποθέτετε ότι κάθε εταιρικό πρόγραμμα έχει ακριβώς το ίδιο scope.

Και στην Κατ’ Οίκον Διατροφική Συμβουλευτική, πρέπει να θυμάστε ότι η υπηρεσία καταναλώνει όχι μόνο χρόνο με τον πελάτη αλλά και χρόνο μετακίνησης, έξοδα μετακίνησης και μέρος της διαθέσιμης παραγωγικής σας δυναμικότητας.

Πώς γίνεται στην πράξη η κοστολόγηση μιας υπηρεσίας Διαιτολόγου-Διατροφολόγου;

Η διαδικασία ξεκινά από την πραγματική λειτουργία του γραφείου σας.

Καταγράφετε πρώτα τα έξοδα της περιόδου κοστολόγησης και τα πάγια μαζί με τις αποσβέσεις τους. Καταγράφετε επίσης την αμοιβή ή το κόστος της εργασίας — συμπεριλαμβανομένης της εργασίας του ίδιου του επιχειρηματία όπου απαιτείται.

Στη συνέχεια μετράτε τις δραστηριότητες και τον πραγματικό χρόνο που απαιτούν. Τα έξοδα και οι πόροι επιμερίζονται στις δραστηριότητες με τους κατάλληλους drivers και από εκεί μεταφέρονται στις υπηρεσίες που καταναλώνουν τις δραστηριότητες.

Στο τέλος δεν παίρνετε ένα γενικό «κόστος γραφείου». Παίρνετε, για παράδειγμα:

κόστος ανά αρχική συνεδρία,
κόστος ανά follow-up,
κόστος ανά ανάλυση σώματος,
κόστος ανά online συνεδρία.

Τότε μπορείτε να συγκρίνετε το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας με την αντίστοιχη τιμή πώλησης και να δείτε ποια υπηρεσία αφήνει το περιθώριο που περιμένετε.

Παράδειγμα: πόσο κοστίζει πραγματικά μια Αρχική Διατροφική Αξιολόγηση;

Ας δούμε ένα απολύτως υποθετικό και ενδεικτικό παράδειγμα, το οποίο δεν αποτελεί μέσο κόστος ενός ελληνικού διαιτολογικού γραφείου.

Έστω ότι μία Αρχική Διατροφική Αξιολόγηση περιλαμβάνει 60 λεπτά συνεδρίας. Ο διαιτολόγος, όμως, αφιερώνει κατά μέσο όρο άλλα 10 λεπτά για προετοιμασία και 20 λεπτά μετά το ραντεβού για ενημέρωση φακέλου, επεξεργασία στοιχείων και ολοκλήρωση της συγκεκριμένης υπηρεσίας.

Ο πραγματικός χρόνος είναι επομένως:

10 + 60 + 20 = 90 λεπτά.

Έστω επίσης ότι, με βάση το κόστος εργασίας του επαγγελματία και την πρακτικά διαθέσιμη παραγωγική δυναμικότητα, το ενδεικτικό κόστος χρόνου έχει υπολογιστεί στα 24 € ανά ώρα.

Τότε:

90 λεπτά × 24 €/ώρα = 36,00 € κόστος χρόνου.

Ας υποθέσουμε ακόμη ότι στην υπηρεσία αναλογούν:

1,50 € άμεσα αναλώσιμα,
8,50 € έμμεσα έξοδα από πραγματικό επιμερισμό δαπανών όπως ενοίκιο, Internet, λογισμικό, λογιστής και ασφάλιση,
και 3,00 € αποσβέσεις από εξοπλισμό που χρησιμοποιείται στην υπηρεσία.

Το πραγματικό ενδεικτικό κόστος γίνεται:

36,00 + 1,50 + 8,50 + 3,00 = 49,00 €.

Τα ποσά αυτά είναι υποθετικά. Το σημαντικό είναι η λογική: τα 8,50 € δεν προκύπτουν επειδή προσθέσαμε ένα γενικό ποσοστό για ενοίκιο, ρεύμα, λογισμικό και άλλα λειτουργικά έξοδα. Προκύπτουν από τα πραγματικά έξοδα της περιόδου και τον τρόπο με τον οποίο αυτά κατανέμονται στις δραστηριότητες και στις υπηρεσίες.

«Τυφλή» κοστολόγηση vs πληρέστερη TDABC κοστολόγηση

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, η «τυφλή» κοστολόγηση εμφανίζει κόστος 25,50 €, ενώ η πληρέστερη προσέγγιση 49,00 €.

Δεν άλλαξε η υπηρεσία. Άλλαξε το πόσο ολοκληρωμένα καταγράψαμε το πραγματικό κόστος της υπηρεσίας.

Αυτό είναι και το επιχειρηματικό ρίσκο της ελλιπούς κοστολόγησης: μπορεί να πιστεύετε ότι μια υπηρεσία αφήνει σημαντικό περιθώριο κέρδους, ενώ στην πραγματικότητα ένα μεγάλο μέρος του κόστους της δεν έχει καταγραφεί.

Τα συχνότερα λάθη στην κοστολόγηση ενός διαιτολογικού γραφείου

Δεν υπολογίζετε τις αποσβέσεις

Αγοράσατε έναν αναλυτή BIA πριν από τρία χρόνια και το ποσό έχει ήδη πληρωθεί. Αυτό δεν σημαίνει ότι η χρήση του σήμερα έχει μηδενικό οικονομικό κόστος.

Ο εξοπλισμός αποτελεί πόρο της επιχείρησης και η αξία του κατανέμεται στις περιόδους και στις υπηρεσίες που τον αξιοποιούν.

Αν αγνοήσετε την απόσβεση, μπορεί να υπολογίσετε κόστος το οποίο είναι χαμηλότερο από το πραγματικό για υπηρεσίες που χρησιμοποιούν ακριβό εξοπλισμό.

Μετράτε μόνο τα λεπτά του ραντεβού

Αν μία αρχική συνεδρία διαρκεί 60 λεπτά, δεν σημαίνει ότι η συνολική εργασία είναι υποχρεωτικά 60 λεπτά.

Η διεθνής βιβλιογραφία δείχνει ξεκάθαρα ότι σημαντικό μέρος της εργασίας των διαιτολόγων μπορεί να βρίσκεται εκτός της άμεσης επαφής με τον πελάτη.

Μετρήστε τι συμβαίνει πραγματικά στο δικό σας γραφείο.

Αγνοείτε τα έμμεσα έξοδα

Το ενοίκιο δεν ανήκει αποκλειστικά σε μία υπηρεσία. Ούτε το Internet, ο λογιστής, το website, η ασφάλιση ή ο καθαρισμός.

Αυτό δεν σημαίνει ότι αυτά τα έξοδα δεν πρέπει να καταλήξουν πουθενά.

Πρέπει να επιμεριστούν στις δραστηριότητες και στις υπηρεσίες που στηρίζουν, ώστε κάθε υπηρεσία να επιβαρύνεται με το μέρος του κόστους που της αναλογεί.

Θεωρείτε τον δικό σας χρόνο δωρεάν

Ο χρόνος του αυτοαπασχολούμενου Διαιτολόγου-Διατροφολόγου δεν είναι δωρεάν πόρος. Πρέπει να συνυπολογίζεται στην κοστολόγηση των υπηρεσιών του.

Ο δικός σας χρόνος είναι ένας από τους σημαντικότερους παραγωγικούς πόρους του γραφείου.

Αν δεν του αποδώσετε οικονομική αξία, υπάρχει κίνδυνος να εμφανίζονται τεχνητά φθηνές υπηρεσίες που στην πραγματικότητα απαιτούν σημαντική προσωπική εργασία.

Υποθέτετε ότι όλες οι συνεδρίες έχουν περίπου το ίδιο κόστος

Μία αρχική αξιολόγηση, ένα follow-up, μία online συνεδρία, μία ανάλυση σώματος και μία κατ’ οίκον επίσκεψη δεν χρησιμοποιούν αναγκαστικά τους ίδιους πόρους.

Η σύγχρονη έρευνα σε ιδιωτικά διαιτολογικά γραφεία δείχνει ότι η αρχική συνεδρία και η συνεδρία παρακολούθησης συχνά απαιτούν διαφορετικό χρόνο. Ταυτόχρονα, οι επαγγελματίες αναφέρουν ότι μία βασική πρόκληση είναι να διαμορφώνουν χρεώσεις που να αντανακλούν τον πραγματικό χρόνο εργασίας, παραμένοντας παράλληλα προσιτές για τον πελάτη.

Ξεκινάτε από την τιμή των ανταγωνιστών

Η τιμή του ανταγωνιστή μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε την αγορά.

Δεν σας λέει όμως:

πόσο πληρώνει εκείνος για ενοίκιο, ποιον εξοπλισμό διαθέτει, πόσο χρόνο αφιερώνει εκτός συνεδρίας, αν έχει γραμματεία, τι λογισμικό χρησιμοποιεί ή ποιο περιθώριο κέρδους επιδιώκει.

Άρα:

Οι τιμές της αγοράς δεν σας δείχνουν το πραγματικό κόστος της δικής σας υπηρεσίας.

Τι αλλάζει όταν γνωρίζετε το κόστος κάθε υπηρεσίας;

Όταν γνωρίζετε το πραγματικό κόστος ανά υπηρεσία, δεν χρειάζεται να παίρνετε αποφάσεις «με το ένστικτο».

Μπορεί να διαπιστώσετε ότι η αρχική αξιολόγηση απαιτεί πολύ περισσότερο μη εμφανή χρόνο από ό,τι υπολογίζατε. Ότι μία online υπηρεσία έχει χαμηλότερο κόστος χώρου αλλά όχι μηδενικό κόστος υποδομής. Ότι η κατ’ οίκον επίσκεψη δεσμεύει σημαντικά περισσότερη παραγωγική δυναμικότητα. Ή ότι η λιπομέτρηση αφήνει διαφορετικό περιθώριο από αυτό που υποθέτατε επειδή δεν είχατε ενσωματώσει την απόσβεση του εξοπλισμού.

Από εκεί και πέρα μπορείτε να εξετάσετε την τιμολόγηση, την οργάνωση των υπηρεσιών, τον χρόνο που απαιτούν, τα πακέτα που προσφέρετε ή ακόμη και το αν ορισμένες διαδικασίες μπορούν να γίνουν αποτελεσματικότερες.

Η κοστολόγηση δεν σας λέει απλώς «πόσα ξοδεύετε».

Σας δείχνει πού δημιουργείται το κόστος και ποια υπηρεσία πρέπει να το καλύψει.

Κοστολογήστε τις υπηρεσίες σας χωρίς να ξεκινήσετε από το μηδέν

Αν είστε Διαιτολόγος-Διατροφολόγος, το Affordable Costing σας δίνει έτοιμη βάση για να οργανώσετε την κοστολόγηση του γραφείου σας.

Οι λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους είναι ήδη παραμετροποιημένες για τον κλάδο. Εσείς μπορείτε να αφαιρέσετε ό,τι δεν χρησιμοποιείτε, να προσθέσετε ό,τι λείπει και να προσαρμόσετε τη δομή στον πραγματικό τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας.

Ο στόχος είναι συγκεκριμένος:

να γνωρίζετε το πραγματικό κόστος της κάθε υπηρεσίας ξεχωριστά, πριν αποφασίσετε αν η τιμή που χρεώνετε είναι πράγματι σωστή για την επιχείρησή σας.

Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση υπηρεσιών Διαιτολόγου-Διατροφολόγου

Πώς υπολογίζεται το κόστος μιας συνεδρίας Διαιτολόγου-Διατροφολόγου;

Το κόστος μιας συνεδρίας Διαιτολόγου-Διατροφολόγου δεν προκύπτει μόνο από τη διάρκειά της. Πρέπει να συνυπολογίσετε τον πραγματικό χρόνο εργασίας που απαιτεί η υπηρεσία, τα άμεσα έξοδα, το μέρος των έμμεσων λειτουργικών εξόδων που της αναλογεί και τις αποσβέσεις του εξοπλισμού που χρησιμοποιείται. Ο χρόνος μπορεί να περιλαμβάνει, ανάλογα με την υπηρεσία, προετοιμασία πριν από τη συνεδρία και εργασίες μετά από αυτήν, όπως ενημέρωση φακέλου, επεξεργασία στοιχείων ή προσαρμογή διατροφικού πλάνου.

Γιατί δεν αρκεί να υπολογίζω μόνο τον χρόνο που βρίσκομαι με τον πελάτη;

Δεν αρκεί να υπολογίζετε μόνο τον χρόνο της συνεδρίας με τον πελάτη, γιατί μέρος της εργασίας που απαιτεί μια διατροφική υπηρεσία μπορεί να πραγματοποιείται πριν ή μετά το ραντεβού. Μελέτες σε διαιτολόγους έχουν καταγράψει σημαντικό χρόνο για συντονισμό της φροντίδας, ενημέρωση φακέλου και άλλες εργασίες πέρα από την άμεση επαφή με τον ασθενή. Τα συγκεκριμένα χρονικά δεδομένα δεν αποτελούν πρότυπο για ένα ελληνικό διαιτολογικό γραφείο, δείχνουν όμως γιατί κάθε επαγγελματίας πρέπει να μετρά τον συνολικό πραγματικό χρόνο που απαιτούν οι δικές του υπηρεσίες.

Πώς υπολογίζεται η απόσβεση ενός BIA στο κόστος της ανάλυσης σώματος;

Ένας αναλυτής σύστασης σώματος BIA χρησιμοποιείται για περισσότερες από μία περιόδους και για πολλές αναλύσεις. Επομένως, δεν επιβαρύνετε μία υπηρεσία με ολόκληρη την αξία αγοράς του. Καταγράφετε το πάγιο, υπολογίζετε την απόσβεσή του σύμφωνα με τη μεθοδολογία που εφαρμόζετε και κατανέμετε το σχετικό κόστος στις υπηρεσίες που χρησιμοποιούν τον εξοπλισμό. Με αυτόν τον τρόπο κάθε ανάλυση σώματος επιβαρύνεται με το μέρος της απόσβεσης που της αναλογεί.

Ποια έμμεσα έξοδα πρέπει να υπολογίζει ένα διαιτολογικό γραφείο;

Στα έμμεσα έξοδα ενός διαιτολογικού γραφείου μπορεί να περιλαμβάνονται το ενοίκιο, το ηλεκτρικό ρεύμα, το Internet, η ασφάλιση, ο καθαρισμός, ο λογιστής, η γραμματειακή υποστήριξη, η συντήρηση ιστοσελίδας, οι επαγγελματικές συνδρομές και διάφορες συνδρομές λογισμικού. Τα έξοδα αυτά δεν ανήκουν απαραίτητα σε μία μόνο υπηρεσία, αλλά πρέπει να επιμερίζονται στις δραστηριότητες και στις υπηρεσίες που υποστηρίζουν.

Γιατί η Αρχική Διατροφική Αξιολόγηση μπορεί να έχει διαφορετικό κόστος από μια Συνεδρία Διατροφικής Παρακολούθησης;

Η Αρχική Διατροφική Αξιολόγηση και η Συνεδρία Διατροφικής Παρακολούθησης μπορεί να απαιτούν διαφορετικό συνολικό χρόνο, διαφορετικές διαδικασίες και διαφορετική χρήση πόρων. Μια αρχική συνεδρία μπορεί, για παράδειγμα, να απαιτεί εκτενέστερη λήψη ιστορικού, περισσότερη αξιολόγηση και πρόσθετη επεξεργασία στοιχείων. Για αυτό είναι προτιμότερο να κοστολογούνται ως ξεχωριστές υπηρεσίες και όχι να υποθέτετε ότι έχουν το ίδιο κόστος.

Πώς κοστολογείται μια online διατροφική συνεδρία;

Για να υπολογίσετε σωστά το κόστος μιας online διατροφικής συνεδρίας, πρέπει να λάβετε υπόψη τον συνολικό χρόνο εργασίας που απαιτεί —πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνεδρία— καθώς και τους πόρους που χρησιμοποιούνται, όπως λογισμικό διατροφής, πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης, Internet και ηλεκτρονικός εξοπλισμός. Η παροχή της υπηρεσίας εξ αποστάσεως μειώνει ορισμένα κόστη, δεν τα μηδενίζει όμως.

Πώς κοστολογείται μια κατ’ οίκον διατροφική επίσκεψη;

Στην κατ’ οίκον διατροφική συμβουλευτική πρέπει να υπολογίσετε τόσο τον χρόνο παροχής της υπηρεσίας όσο και τον χρόνο μετακίνησης, καθώς και τα σχετικά έξοδα μεταφοράς. Η μετακίνηση μειώνει επίσης τον διαθέσιμο χρόνο μέσα στην ημέρα για άλλα ραντεβού, επομένως μπορεί να επηρεάζει ουσιαστικά το κόστος της υπηρεσίας.

Πώς υπολογίζεται το κόστος ανά συμμετέχοντα σε ομαδική διατροφική συμβουλευτική;

Υπολογίζετε πρώτα το συνολικό κόστος της ομαδικής διατροφικής συμβουλευτικής, λαμβάνοντας υπόψη τον χρόνο προετοιμασίας, τη διάρκεια της συνεδρίας και τυχόν εργασία μετά από αυτήν, καθώς και τα σχετικά άμεσα και έμμεσα έξοδα, όπως αναλώσιμα, χρήση χώρου, λογισμικό, διοικητική υποστήριξη και αποσβέσεις εξοπλισμού. Στη συνέχεια, το συνολικό κόστος της ομαδικής υπηρεσίας επιμερίζεται στους συμμετέχοντες, ώστε να προκύψει το κόστος ανά άτομο.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ κόστους και τιμής μιας διατροφικής υπηρεσίας;

Το κόστος είναι το ποσό που απαιτείται πραγματικά για να παραχθεί η υπηρεσία, ενώ η τιμή είναι το ποσό που χρεώνετε στον πελάτη. Η τιμή μπορεί να λαμβάνει υπόψη το κόστος, το επιθυμητό περιθώριο κέρδους, τις συνθήκες της αγοράς και την εμπορική στρατηγική. Η τιμή των ανταγωνιστών δεν μπορεί από μόνη της να σας δείξει το πραγματικό κόστος της δικής σας υπηρεσίας.

Tι είναι το TDABC και πώς εφαρμόζεται σε ένα διαιτολογικό γραφείο;

Το Time-Driven Activity-Based Costing είναι μέθοδος κοστολόγησης που συνδέει τους πόρους και τα έξοδα της επιχείρησης με τις δραστηριότητες που εκτελεί και τον χρόνο που απαιτούν. Σε ένα διαιτολογικό γραφείο μπορείτε έτσι να καταγράψετε τον χρόνο και τους πόρους που καταναλώνει κάθε δραστηριότητα και να μεταφέρετε το κόστος στις αντίστοιχες υπηρεσίες, ώστε να υπολογίσετε το κόστος ανά αρχική συνεδρία, follow-up, ανάλυση σώματος ή άλλη υπηρεσία. Η εφαρμογή του TDABC σε διαιτολογικά γραφεία έχει αποτελέσει και αντικείμενο ελληνικής πανεπιστημιακής έρευνας.

Πώς βοηθά η παραμετροποίηση του Affordable Costing έναν Διαιτολόγο-Διατροφολόγο;

Όταν επιλέξετε την κατηγορία «Διαιτολόγος-Διατροφολόγος», το Affordable Costing εμφανίζει έτοιμες ενδεικτικές λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους σχετικές με τον κλάδο. Έτσι δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ολόκληρη τη δομή κοστολόγησης από την αρχή. Μπορείτε να διαγράψετε, να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε τις default οντότητες κοστολόγησης ώστε να ανταποκρίνονται στον πραγματικό τρόπο λειτουργίας του δικού σας γραφείου.

Πηγές

• Καρακίτσιου, Σ. Ι., «Ανάλυση και αξιολόγηση δραστηριοτήτων σε διαιτολογικά γραφεία», Χαροκόπειο Πανεπιστήμιο, 2011.
• Crouse J. et al., “Electronic health record time-tracking provides real-time data to measure and benchmark dietitian productivity”, Journal of Human Nutrition and Dietetics, 2024.
• Donnelly J. et al., “Private practice dietetics: A scoping review of the literature”, Nutrition & Dietetics, 2024.
• College of Dietitians of Ontario, Professional Billing Standards & Guidelines, approved September 2025.
• Carey S. et al., “Home parenteral nutrition under an activity based funding model—An Australian costing study”, Nutrition & Dietetics, 2025.
• Moloney L. et al., “The Effectiveness of Medical Nutrition Therapy in Prevention and Treatment of Chronic Disease: A Position Paper of the Academy of Nutrition and Dietetics”, Journal of the Academy of Nutrition and Dietetics, February 2026.
• Kirkegaard A. et al., “The business of dietetics: Results from the national Australian private practice dietetics dataset”, Nutrition & Dietetics, 2026; 83(2):200–210.
• Kaplan & Anderson, “Time-Driven Activity-Based Costing”, Harvard Business Review, November 2004.