Μια εταιρία πληροφορικής δεν πουλά απλώς «ώρες». Πουλά τεχνογνωσία, εμπειρία, διαθεσιμότητα, υποστήριξη, λύσεις και αξιοπιστία. Όμως όλα αυτά έχουν κόστος.
Ο ιδιοκτήτης μιας εταιρίας πληροφορικής γνωρίζει πόσο χρεώνει ένα website, ένα e-shop, ένα SLA support ή ένα cloud migration. Δεν γνωρίζει όμως πάντα πόσο πραγματικά κοστίζει κάθε μία από αυτές τις υπηρεσίες.
Αυτό δημιουργεί ένα σοβαρό πρόβλημα. Η εταιρία μπορεί να εμφανίζει συνολικά κέρδη, αλλά κάποιες υπηρεσίες να αφήνουν μικρό κέρδος ή ακόμη και ζημιά. Για αυτό η κοστολόγηση των υπηρεσιών πληροφορικής δεν πρέπει να σταματά στο συνολικό κόστος της εταιρίας. Πρέπει να φτάνει στο κόστος ανά υπηρεσία, ανά project, ανά μήνα, ανά ώρα ή ανά audit.
Με την πλατφόρμα κοστολόγησης Affordable Costing, ο ιδιοκτήτης μιας εταιρίας πληροφορικής μπορεί να υπολογίσει με πρακτικό και οργανωμένο τρόπο το κόστος κάθε υπηρεσίας που παρέχει.
Γιατί η συνολική κοστολόγηση δεν αρκεί σε μια εταιρία πληροφορικής
Αν γνωρίζετε μόνο ότι η εταιρία σας έχει, για παράδειγμα, ετήσιο κόστος €180.000, έχετε μια γενική εικόνα. Δεν έχετε όμως την πληροφορία που χρειάζεστε για να τιμολογήσετε σωστά.
Δεν γνωρίζετε:
- πόσο κοστίζει πραγματικά η κατασκευή ενός basic εταιρικού website,
- πόσο κοστίζει ένα advanced e-shop,
- πόσο κοστίζει ένα μηνιαίο SLA IT support,
- πόσο κοστίζει ένα cybersecurity audit,
- πόσο κοστίζει μια ώρα IT consulting,
- πόσο κοστίζει ένα cloud infrastructure setup & migration.
Αυτές οι υπηρεσίες δεν καταναλώνουν τους ίδιους πόρους. Ένα basic website μπορεί να χρειάζεται λίγες ώρες ανάλυσης, σχεδιασμού, ανάπτυξης και testing. Ένα ERP / CRM project μπορεί να απασχολήσει developers, business analysts, project managers, QA testers και εξωτερικούς συμβούλους για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
Αν τιμολογείτε και τις δύο υπηρεσίες με βάση μια γενική αίσθηση της αγοράς, παίρνετε επιχειρηματικό ρίσκο. Μπορεί να κερδίζετε σε μία υπηρεσία και να χάνετε χρήματα σε μια άλλη χωρίς να το αντιλαμβάνεστε.
Το πιο συχνό λάθος: δεν μετράτε τον χρόνο ανά υπηρεσία
Το πιο συχνό λάθος στην κοστολόγηση των υπηρεσιών πληροφορικής είναι ο μη υπολογισμός του χρόνου που δαπανά η ομάδα για κάθε υπηρεσία.
Πολλές εταιρίες πληροφορικής χρεώνουν ένα project με βάση:
- τι ζητά η αγορά,
- τι χρεώνει ο ανταγωνισμός,
- τι πλήρωσε ένας προηγούμενος πελάτης,
- τι φαίνεται «λογικό» στον ιδιοκτήτη,
- πόσο δύσκολο φαίνεται το έργο στην αρχή.
Όμως η πραγματικότητα συχνά διαφέρει. Ένα φαινομενικά απλό e-shop μπορεί να χρειαστεί πολλές ώρες για custom ρυθμίσεις, API integrations, testing, διορθώσεις και επικοινωνία με τον πελάτη. Ένα SLA support μπορεί να φαίνεται κερδοφόρο, αλλά να απορροφά πολλές ώρες τεχνικής υποστήριξης κάθε μήνα. Ένα cybersecurity monitoring μπορεί να απαιτεί συνεχή έλεγχο, εργαλεία, υποδομές και εξειδικευμένη τεχνογνωσία.
Η μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC) λύνει ακριβώς αυτό το πρόβλημα. Συνδέει το κόστος με τον χρόνο που απαιτούν οι δραστηριότητες της εταιρίας για την παραγωγή των υπηρεσιών της.
Με απλά λόγια: δεν ρωτάτε μόνο «πόσο πληρώνω συνολικά;». Ρωτάτε «πόσο χρόνο καταναλώνει κάθε υπηρεσία από τους ανθρώπους, τα εργαλεία και τις υποδομές μου;».
Πώς βοηθά το TDABC στην κοστολόγηση των υπηρεσιών πληροφορικής
Η μέθοδος Time-Driven Activity-Based Costing ταιριάζει ιδιαίτερα στις εταιρίες πληροφορικής, γιατί οι περισσότερες υπηρεσίες τους βασίζονται στον χρόνο και στην εξειδίκευση της ομάδας.
Για παράδειγμα, μια εταιρία πληροφορικής μπορεί να παρέχει:
- κατασκευή εταιρικού website,
- κατασκευή e-shop,
- ανάπτυξη custom web εφαρμογής,
- ανάπτυξη mobile εφαρμογής,
- API development & integrations,
- IT consulting,
- BI implementation,
- technical support,
- cybersecurity audit,
- cybersecurity monitoring.
Κάθε υπηρεσία χρησιμοποιεί διαφορετικό συνδυασμό ανθρώπων, εργαλείων, παγίων και χρόνου. Η TDABC σας βοηθά να καταγράψετε αυτόν τον χρόνο και να τον μετατρέψετε σε κόστος.
Έτσι, η κοστολόγηση δεν βασίζεται σε γενικές εκτιμήσεις, αλλά στον πραγματικό τρόπο με τον οποίο η εταιρία σας παράγει και παρέχει τις υπηρεσίες της.
Η παραμετροποίηση του Affordable Costing για τις εταιρίες πληροφορικής
Το μεγάλο πλεονέκτημα του Affordable Costing είναι ότι έχει παραμετροποιηθεί εξειδικευμένα για τις εταιρίες πληροφορικής.
Όταν επιλέξετε την κατηγορία επιχείρησης «Εταιρία πληροφορικής», η πλατφόρμα εμφανίζει παραμετροποιημένες οντότητες κοστολόγησης για τη συγκεκριμένη κατηγορία. Αυτό μειώνει τον χρόνο προετοιμασίας και σας βοηθά να οργανώσετε πιο γρήγορα την κοστολόγηση της εταιρίας σας.
Η παραμετροποίηση αφορά τέσσερις βασικές ενότητες:
- έξοδα,
- πάγια και αποσβέσεις,
- τμήματα / δραστηριότητες / διαδικασίες,
- υποδοχείς κόστους.
Παραμετροποιημένη λίστα εξόδων για τις εταιρίες πληροφορικής
Μια εταιρία πληροφορικής έχει διαφορετική δομή εξόδων από ένα κατάστημα λιανικής ή μια επιχείρηση εστίασης. Το κόστος της συνδέεται κυρίως με ανθρώπους, λογισμικά, cloud υπηρεσίες, εξοπλισμό, ασφάλεια, υποστήριξη και επαγγελματικές συνδρομές.
Στο Affordable Costing η λίστα εξόδων για την εταιρία πληροφορικής περιλαμβάνει ενδεικτικά:
- μισθούς προγραμματιστών,
- μισθούς τεχνικών υποστήριξης,
- αμοιβές project managers,
- αμοιβές business analysts,
- αμοιβές UX/UI designers,
- αμοιβές QA / testers,
- αμοιβές εξωτερικών συμβούλων,
- αδειοδοτήσεις λογισμικών ανάπτυξης,
- συνδρομές σε εργαλεία version control,
- συνδρομές σε εργαλεία project management,
- συνδρομές σε υπηρεσίες cloud,
- χρήση υπολογιστικών πόρων, όπως servers και hosting,
- λογισμικά κυβερνοασφάλειας,
- υπηρεσίες backup & disaster recovery,
- έξοδα συμμόρφωσης για GDPR, ISO και security policies,
- λογαριασμούς internet και τηλεπικοινωνιών,
- επιμορφωτικά σεμινάρια προσωπικού,
- πιστοποιήσεις προσωπικού πληροφορικής,
- ασφάλιση αστικής ευθύνης επιχείρησης,
- έξοδα προώθησης,
- αμοιβή λογιστή,
- νομικά έξοδα,
- ενοίκιο επαγγελματικού χώρου.
Αυτή η εξειδικευμένη λίστα βοηθά τον ιδιοκτήτη να μην ξεχάσει κρίσιμα κόστη. Για παράδειγμα, μια εταιρία μπορεί να υπολογίζει τους μισθούς των developers, αλλά να αγνοεί το κόστος των project management tools, των cloud resources, των security subscriptions ή των certifications.
Όμως αυτά τα κόστη επηρεάζουν άμεσα την πραγματική κερδοφορία των παρεχόμενων υπηρεσιών.
Παραμετροποιημένη λίστα παγίων για εταιρίες πληροφορικής
Οι εταιρίες πληροφορικής χρησιμοποιούν πάγια που συχνά ανανεώνονται, αναβαθμίζονται ή απαξιώνονται γρήγορα. Αυτά τα πάγια δεν πρέπει να μένουν έξω από την κοστολόγηση.
Στο Affordable Costing καταγράφονται, ενδεικτικά, τα ακόλουθα πάγια για τις εταιρίες πληροφορικής:
- σταθεροί υπολογιστές developers,
- workstations,
- laptop προγραμματιστών,
- laptop τεχνικής υποστήριξης,
- docking stations,
- on-premise server,
- NAS storage,
- backup server,
- rack cabinet,
- UPS,
- firewall hardware,
- managed switches,
- access points,
- κλιματιστικά,
- σύστημα ψύξης server room,
- γραφεία εργασίας,
- καρέκλες εργασίας,
- εξοπλισμό τηλεδιασκέψεων,
- projector,
- διαδραστικό πίνακα,
- συστήματα ασφαλείας,
- σύστημα πυρόσβεσης,
- οθόνες developers.
Η πλατφόρμα υπολογίζει τις αποσβέσεις των παγίων και τις ενσωματώνει στο κόστος. Αυτό έχει μεγάλη σημασία για την ορθή κοστολόγηση των υπηρεσιών.
Για παράδειγμα, αν αγοράσετε workstations, servers, firewall hardware και εξοπλισμό backup, αυτά τα πάγια στηρίζουν τις υπηρεσίες σας. Δεν αποτελούν απλώς «αγορές εξοπλισμού». Συμμετέχουν στην παραγωγή των υπηρεσιών σας και πρέπει οι αποσβέσεις τους να ενσωματωθούν στο κόστος τους. Έτσι, όταν κοστολογείτε ένα cybersecurity monitoring ή ένα cloud migration project, μπορείτε να συμπεριλάβετε και το κόστος της τεχνολογικής υποδομής που υποστηρίζει την παροχή της συγκεκριμένης υπηρεσίας.
Παραμετροποιημένες δραστηριότητες για εταιρίες πληροφορικής
Η κοστολόγηση μέσω του TDABC απαιτεί να καταγράψετε τις δραστηριότητες της εταιρίας σας και τον χρόνο που δαπανάτε σε αυτές μέσα στην περίοδο κοστολόγησης.
Στην εταιρία πληροφορικής, οι δραστηριότητες συνδέονται με τις υπηρεσίες που παρέχετε. Η πλατφόρμα οργανώνει τη λογική αυτή μέσα από το τμήμα παροχής υπηρεσιών πληροφορικής.
Εδώ ο στόχος δεν είναι απλώς να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών. Ο στόχος είναι να μετρήσετε πόσος χρόνος καταναλώνεται για κάθε βασική κατηγορία εργασίας.
Για παράδειγμα, η ομάδα σας μπορεί να αφιερώνει χρόνο σε ανάλυση απαιτήσεων, ανάπτυξη, testing, τεχνική υποστήριξη, επικοινωνία με πελάτες, deployment, παρακολούθηση συστημάτων ή διορθώσεις. Όταν καταγράφετε αυτόν τον χρόνο, το Affordable Costing μπορεί να επιμερίσει τα έξοδα στις δραστηριότητες με πολύ μεγαλύτερη ακρίβεια.
Αυτό αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο βλέπετε την εταιρία σας. Δεν βλέπετε μόνο «έξοδα». Βλέπετε ποια εργασία καταναλώνει τους πόρους σας και ποια υπηρεσία απορροφά το μεγαλύτερο κόστος.
Παραμετροποιημένοι υποδοχείς κόστους για εταιρίες πληροφορικής
Οι υποδοχείς κόστους είναι τα αντικείμενα που θέλετε να κοστολογήσετε. Στην περίπτωση μιας εταιρίας πληροφορικής, οι υποδοχείς κόστους πρέπει να αντιστοιχούν στις πραγματικές υπηρεσίες που πουλάτε.
Στο Affordable Costing εμφανίζονται εξειδικευμένοι υποδοχείς κόστους για τις εταιρίες πληροφορικής, ενδεικτικά:
- κατασκευή εταιρικού website basic — κόστος ανά ιστοσελίδα,
- κατασκευή εταιρικού website advanced — κόστος ανά ιστοσελίδα,
- κατασκευή e-shop basic — κόστος ανά e-shop,
- κατασκευή e-shop advanced — κόστος ανά e-shop,
- redesign website — κόστος ανά redesign,
- ανάπτυξη custom web εφαρμογής — κόστος ανά εφαρμογή,
- ανάπτυξη mobile εφαρμογής — κόστος ανά εφαρμογή,
- ανάπτυξη ERP / CRM — κόστος ανά project,
- API development & integrations — κόστος ανά project,
- συντήρηση website — κόστος ανά μήνα,
- συντήρηση e-shop — κόστος ανά μήνα,
- SLA IT support basic — κόστος ανά μήνα,
- SLA IT support premium — κόστος ανά μήνα,
- cloud infrastructure setup & migration — κόστος ανά project,
- IT consulting — κόστος ανά ώρα,
- BI implementation — κόστος ανά project,
- cybersecurity audit — κόστος ανά audit,
- cybersecurity monitoring — κόστος ανά μήνα,
- technical support — κόστος ανά ώρα.
Αυτή η ανάλυση δίνει πρακτική αξία στην κοστολόγηση. Δεν παίρνετε απλώς ένα συνολικό αποτέλεσμα. Παίρνετε απάντηση σε ερωτήματα που επηρεάζουν άμεσα την τιμολογιακή πολιτική σας.
Για παράδειγμα:
- Πόσο πρέπει να χρεώσω ένα basic website για να έχω κέρδος;
- Με συμφέρει η μηνιαία συντήρηση e-shop στην τιμή που τη δίνω σήμερα;
- Το premium SLA support αφήνει αρκετό περιθώριο κέρδους;
- Πόσο κοστίζει πραγματικά μια ώρα technical support;
- Ποιο κόστος έχει ένα cybersecurity audit όταν συνυπολογίζω ανθρώπινο χρόνο, λογισμικά και εξοπλισμό;
Παράδειγμα: κοστολόγηση κατασκευής e-shop
Ας υποθέσουμε ότι η εταιρία σας παρέχει υπηρεσία κατασκευής e-shop advanced.
Για να κοστολογήσετε σωστά την υπηρεσία, δεν αρκεί να υπολογίσετε μόνο τις ώρες του developer. Πρέπει να λάβετε υπόψη:
- τον χρόνο του project manager,
- τον χρόνο του business analyst,
- τον χρόνο του UX/UI designer,
- τον χρόνο των developers,
- τον χρόνο του QA tester,
- το κόστος των εργαλείων development,
- το κόστος των project management tools,
- το κόστος cloud ή hosting που χρησιμοποιείτε για testing,
- το κόστος υποστήριξης και επικοινωνίας με τον πελάτη,
- τις αποσβέσεις των laptops, workstations και οθονών,
- ένα μέρος των γενικών εξόδων της εταιρίας.
Με το Affordable Costing καταγράφετε τα έξοδα, τα πάγια, τις δραστηριότητες και τον χρόνο. Στη συνέχεια επιμερίζετε το κόστος στον υποδοχέα κόστους «Κατασκευή e-shop advanced — κόστος ανά e-shop».
Έτσι βλέπετε αν η τιμή που χρεώνετε καλύπτει πραγματικά το κόστος και αφήνει το περιθώριο κέρδους που θέλετε.
Παράδειγμα: κοστολόγηση SLA IT support
Το SLA IT support συχνά δημιουργεί παγίδες στην κοστολόγηση. Ο πελάτης πληρώνει μηνιαία συνδρομή, αλλά η πραγματική κατανάλωση χρόνου και λοιπών πόρων αλλάζει από μήνα σε μήνα.
Ένα basic SLA μπορεί να περιλαμβάνει λίγα αιτήματα. Ένα premium SLA μπορεί να απαιτεί περισσότερη διαθεσιμότητα, περισσότερες επεμβάσεις, συχνότερο monitoring και πιο γρήγορη απόκριση.
Στο Affordable Costing μπορείτε να ορίσετε ξεχωριστούς υποδοχείς κόστους:
- SLA IT support basic — κόστος ανά μήνα
- SLA IT support premium — κόστος ανά μήνα
Στη συνέχεια υπολογίζετε τον χρόνο που αφιερώνουν οι τεχνικοί υποστήριξης, το κόστος των εργαλείων, το κόστος των υποδομών και τα γενικά έξοδα που στηρίζουν την υπηρεσία.
Έτσι μπορείτε να απαντήσετε σε ένα κρίσιμο ερώτημα: το μηνιαίο SLA που χρεώνετε σήμερα σας αφήνει κέρδος ή απλώς γεμίζει το πρόγραμμα της ομάδας σας;
Παράδειγμα: κοστολόγηση cybersecurity audit
Ένα cybersecurity audit δεν έχει μόνο το κόστος του συμβούλου ή του τεχνικού που εκτελεί τον έλεγχο.
Μπορεί να περιλαμβάνει:
- χρόνο προετοιμασίας,
- χρόνο ελέγχου,
- χρόνο ανάλυσης ευρημάτων,
- χρόνο σύνταξης αναφοράς,
- χρήση εξειδικευμένων λογισμικών κυβερνοασφάλειας,
- κόστος πιστοποιήσεων και εκπαίδευσης προσωπικού,
- κόστος επαγγελματικών εργαλείων,
- κόστος διαχείρισης του project.
Με τον υποδοχέα «Cybersecurity audit — κόστος ανά audit», μπορείτε να δείτε πόσο πραγματικά κοστίζει κάθε έλεγχος και να ορίσετε τιμή που καλύπτει το κόστος, την τεχνογνωσία και το επιχειρηματικό ρίσκο.
Πώς υλοποιείται η διαδικασία κοστολόγησης στο Affordable Costing
Η διαδικασία ακολουθεί μια πρακτική λογική.
Πρώτα δημιουργείτε ή επιλέγετε την εταιρία σας και την κατηγορία «Εταιρία πληροφορικής». Η πλατφόρμα εμφανίζει τις παραμετροποιημένες οντότητες για έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους.
Στη συνέχεια, συμπληρώνετε τα ποσά των εξόδων για την περίοδο κοστολόγησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε τους μισθούς προγραμματιστών, τις συνδρομές cloud, τα εργαλεία development, τα έξοδα προώθησης, την ασφάλιση επαγγελματικού εξοπλισμού και τις αμοιβές εξωτερικών συμβούλων.
Έπειτα, προσθέτετε τα πάγια και τα στοιχεία τους, ώστε η πλατφόρμα να υπολογίσει τις αποσβέσεις. Για παράδειγμα, καταγράφετε laptops, workstations, servers, NAS storage, firewall hardware και οθόνες developers.
Μετά, καταγράφετε τις δραστηριότητες και τον χρόνο που δαπανά η ομάδα σας σε αυτές. Αυτό το βήμα έχει καθοριστική σημασία, γιατί συνδέει το κόστος με την πραγματική εργασία.
Στη συνέχεια, επιμερίζετε τα έξοδα στις δραστηριότητες και μεταφέρετε το κόστος στους υποδοχείς κόστους. Έτσι, για παράδειγμα, η υπηρεσία «API development & integrations — κόστος ανά project» λαμβάνει το μέρος του κόστους που της αναλογεί.
Στο τέλος, βλέπετε τις αναφορές. Η πλατφόρμα σας δείχνει το κόστος ανά υποδοχέα κόστους, το κόστος ανά τμήμα, την αχρησιμοποίητη δυναμικότητα και την κερδοφορία ή ζημιά ανά υπηρεσία που παρέχει η εταιρία σας.
Τι κερδίζει ο ιδιοκτήτης μιας εταιρίας πληροφορικής
Με την κοστολόγηση υπηρεσιών πληροφορικής στο Affordable Costing, ο ιδιοκτήτης αποκτά πιο καθαρή εικόνα για την εταιρία του.
Μπορεί να εντοπίσει υπηρεσίες που αποδίδουν καλά, υπηρεσίες που χρειάζονται νέα τιμολόγηση και υπηρεσίες που καταναλώνουν υπερβολικό χρόνο.
Μπορεί επίσης να αποφασίσει με καλύτερα δεδομένα:
- ποιες υπηρεσίες πρέπει να προωθήσει περισσότερο,
- ποιες υπηρεσίες πρέπει να ανατιμολογήσει,
- ποιες υπηρεσίες χρειάζονται αυτοματοποίηση,
- ποιοι πελάτες ή τύποι έργων καταναλώνουν δυσανάλογο χρόνο,
- ποια κόστη αυξάνονται χωρίς να φαίνονται άμεσα,
- ποια τμήματα της ομάδας έχουν αχρησιμοποίητη δυναμικότητα.
Αυτό δίνει στον ιδιοκτήτη μια πιο επιχειρηματική εικόνα της τεχνολογικής του εταιρίας. Δεν βασίζεται μόνο στην εμπειρία ή στο ένστικτο. Βασίζεται σε πραγματικά δεδομένα κόστους.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Affordable Costing
Το Affordable Costing έχει σχεδιαστεί για μικρές και πολύ μικρές επιχειρήσεις που θέλουν να κοστολογήσουν τις υπηρεσίες τους χωρίς να χρειάζονται εξειδικευμένες γνώσεις λογιστικής.
Για μια εταιρία πληροφορικής, η αξία γίνεται ακόμη μεγαλύτερη, γιατί η πλατφόρμα προσαρμόζει τη δομή της στη συγκεκριμένη επιχειρηματική πραγματικότητα.
Δεν χρειάζεται να σκεφτείτε από την αρχή ποια έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υπηρεσίες πρέπει να καταγράψετε. Η παραμετροποίηση για την κατηγορία «Εταιρία πληροφορικής» σας δίνει ένα έτοιμο σημείο εκκίνησης, το οποίο μπορείτε εύκολα και γρήγορα να προσαρμόσετε στη δική σας εταιρία.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να περάσετε πιο γρήγορα από το «νομίζω ότι αυτό το project είναι κερδοφόρο» στο «γνωρίζω πόσο κοστίζει και τι κέρδος αφήνει».
Συμπέρασμα
Η κοστολόγηση υπηρεσιών πληροφορικής δεν αφορά μόνο τον λογιστικό έλεγχο. Αφορά την ίδια την επιβίωση και ανάπτυξη της εταιρίας σας.
Αν γνωρίζετε μόνο τα συνολικά έξοδα, βλέπετε τη μεγάλη εικόνα αλλά χάνετε τις κρίσιμες λεπτομέρειες. Αν γνωρίζετε το κόστος ανά website, ανά e-shop, ανά project, ανά μήνα, ανά audit και ανά ώρα, μπορείτε να τιμολογήσετε με μεγαλύτερη ασφάλεια.
Το Affordable Costing βοηθά τον ιδιοκτήτη μιας εταιρίας πληροφορικής να οργανώσει αυτή τη διαδικασία με πρακτικό τρόπο. Συνδέει έξοδα, πάγια, δραστηριότητες, χρόνο και υποδοχείς κόστους, ώστε να υπολογίσετε το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας.
Και σε έναν κλάδο όπου ο χρόνος της ομάδας αποτελεί τον πιο πολύτιμο πόρο, αυτό μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια εταιρία που απλώς δουλεύει πολύ και σε μια εταιρία που δουλεύει κερδοφόρα.
Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση των υπηρεσιών πληροφορικής
Τι είναι η κοστολόγηση υπηρεσιών πληροφορικής;
Η κοστολόγηση υπηρεσιών πληροφορικής είναι η διαδικασία με την οποία μια εταιρία υπολογίζει το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας που παρέχει, όπως κατασκευή website, ανάπτυξη e-shop, τεχνική υποστήριξη, SLA IT support, cloud migration, cybersecurity audit ή IT consulting. Η σωστή κοστολόγηση λαμβάνει υπόψη τον χρόνο της ομάδας, τους μισθούς, τα εργαλεία λογισμικού, τις cloud υπηρεσίες, τον εξοπλισμό, τις αποσβέσεις και τα γενικά έξοδα της εταιρίας.
Γιατί δεν αρκεί να γνωρίζω το συνολικό κόστος της εταιρίας πληροφορικής μου;
Το συνολικό κόστος δείχνει πόσο κοστίζει η λειτουργία της εταιρίας, αλλά δεν δείχνει πόσο κοστίζει κάθε υπηρεσία. Μια εταιρία πληροφορικής μπορεί να έχει συνολικά κέρδη, αλλά συγκεκριμένες υπηρεσίες να δημιουργούν ζημιά. Για παράδειγμα, ένα SLA IT support μπορεί να απορροφά πολλές ώρες τεχνικής υποστήριξης, ενώ ένα cybersecurity audit μπορεί να αφήνει υψηλότερο περιθώριο κέρδους. Η κοστολόγηση ανά υπηρεσία αποκαλύπτει αυτές τις διαφορές.
Ποιο είναι το πιο συχνό λάθος στην κοστολόγηση υπηρεσιών πληροφορικής;
Το πιο συχνό λάθος είναι ότι οι εταιρίες δεν υπολογίζουν με ακρίβεια τον χρόνο που δαπανούν για κάθε υπηρεσία. Συχνά υπολογίζουν μόνο τους μισθούς ή κάποια άμεσα έξοδα, αλλά δεν μετρούν τον χρόνο των developers, των τεχνικών υποστήριξης, των project managers, των business analysts και των QA testers ανά project ή υπηρεσία. Αυτό οδηγεί σε λανθασμένη τιμολόγηση.
Πώς βοηθά η μέθοδος Time-Driven Activity-Based Costing στην κοστολόγηση των υπηρεσιών πληροφορικής;
Η μέθοδος Time-Driven Activity-Based Costing βοηθά μια εταιρία πληροφορικής να συνδέσει το κόστος με τον χρόνο που απαιτούν οι δραστηριότητές της. Αν μια υπηρεσία χρειάζεται περισσότερες ώρες ανάπτυξης, testing, υποστήριξης ή project management, η μέθοδος αποτυπώνει αυτό το κόστος. Έτσι, η εταιρία υπολογίζει πιο σωστά το κόστος ανά παρεχόμενη υπηρεσία.
Ποιες υπηρεσίες πληροφορικής μπορώ να κοστολογήσω στο Affordable Costing;
Μπορείτε να κοστολογήσετε τις υπηρεσίες πληροφορικής που παρέχετε όπως, ενδεικτικά, κατασκευή εταιρικού website, κατασκευή e-shop, redesign website, ανάπτυξη custom web εφαρμογής, ανάπτυξη mobile εφαρμογής, ERP / CRM project, API development & integrations, συντήρηση website, συντήρηση e-shop, SLA IT support, cloud infrastructure setup & migration, IT consulting, BI implementation, cybersecurity audit, cybersecurity monitoring και technical support.
Τι σημαίνει υποδοχέας κόστους σε μια εταιρία πληροφορικής;
Υποδοχέας κόστους είναι το αντικείμενο που θέλετε να κοστολογήσετε. Σε μια εταιρία πληροφορικής, υποδοχέας κόστους μπορεί να είναι μια υπηρεσία ή ένα project, όπως «Κατασκευή e-shop advanced — κόστος ανά e-shop», «SLA IT support premium — κόστος ανά μήνα» ή «IT Consulting — κόστος ανά ώρα». Ο υποδοχέας κόστους σας δείχνει πού καταλήγει το κόστος της εταιρίας.
Ποια έξοδα πρέπει να συμπεριλάβω στην κοστολόγηση μιας εταιρίας πληροφορικής;
Πρέπει να συμπεριλάβετε, ενδεικτικά, μισθούς και αμοιβές προσωπικού, αμοιβές εξωτερικών συνεργατών, συνδρομές σε εργαλεία development, project management και cloud, hosting, servers, λογισμικά κυβερνοασφάλειας, υπηρεσίες backup, έξοδα συμμόρφωσης, λογαριασμούς internet, έξοδα εκπαίδευσης, πιστοποιήσεις, ενοίκιο, ρεύμα, λογιστικά, νομικά και έξοδα προώθησης. Όσο πιο πλήρη εικόνα έχετε, τόσο πιο αξιόπιστο αποτέλεσμα παίρνετε.
Πρέπει να υπολογίζω και τις αποσβέσεις των υπολογιστών και servers;
Ναι. Οι υπολογιστές, τα laptops, τα workstations, οι servers, τα firewall hardware, τα NAS storage, τα UPS και οι οθόνες developers στηρίζουν την παραγωγή των υπηρεσιών σας. Άρα το κόστος τους πρέπει να περνά στην κοστολόγηση μέσω αποσβέσεων. Διαφορετικά, υποτιμάτε το πραγματικό κόστος των υπηρεσιών σας.
Πώς μπορώ να κοστολογήσω μια μηνιαία υπηρεσία, όπως SLA IT support;
Για να κοστολογήσετε μια μηνιαία υπηρεσία, πρέπει να υπολογίσετε τον χρόνο που αφιερώνει η ομάδα σας κάθε μήνα, τα εργαλεία που χρησιμοποιεί, τις υποδομές που υποστηρίζουν την υπηρεσία και το μέρος των γενικών εξόδων που της αναλογεί. Στο Affordable Costing μπορείτε να ορίσετε υποδοχέα κόστους όπως «SLA IT support basic — κόστος ανά μήνα» ή «SLA IT support premium — κόστος ανά μήνα» και να δείτε αν η μηνιαία χρέωση καλύπτει το πραγματικό κόστος.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Affordable Costing χωρίς γνώσεις λογιστικής;
Ναι. Το Affordable Costing έχει σχεδιαστεί για μικρές και πολύ μικρές επιχειρήσεις και δεν απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις λογιστικής. Ο ιδιοκτήτης πρέπει κυρίως να γνωρίζει πώς λειτουργεί η εταιρία του, ποιες υπηρεσίες παρέχει, ποια έξοδα έχει και πόσο χρόνο δαπανά η ομάδα στις βασικές δραστηριότητες.
Πώς με βοηθά η παραμετροποίηση του Affordable Costing για εταιρίες πληροφορικής;
Η παραμετροποίηση μειώνει τον χρόνο προετοιμασίας, γιατί η πλατφόρμα εμφανίζει έτοιμες λίστες για έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους που ταιριάζουν στην πραγματικότητα μιας εταιρίας πληροφορικής. Έτσι, δεν ξεκινάτε από το μηδέν. Προσαρμόζετε την έτοιμη δομή στη δική σας εταιρία και ξεκινάτε την κοστολόγηση πιο γρήγορα.
Πώς θα αξιοποιήσω τα αποτελέσματα της κοστολόγησης;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα αποτελέσματα για να βελτιώσετε την τιμολόγηση, να εντοπίσετε ζημιογόνες υπηρεσίες, να αυξήσετε την κερδοφορία σας, να αποφασίσετε ποιες υπηρεσίες αξίζει να προωθήσετε και να δείτε πού καταναλώνει υπερβολικό χρόνο η ομάδα σας. Η κοστολόγηση δεν σας δίνει απλώς αριθμούς. Σας δίνει καλύτερη βάση για επιχειρηματικές αποφάσεις.
