Κοστολόγηση υπηρεσιών λογιστικού-φοροτεχνικού γραφείου: Πόσο κοστίζει πραγματικά κάθε υπηρεσία;

Μια μηνιαία αμοιβή 140 ευρώ μπορεί να είναι κερδοφόρα για έναν πελάτη και ζημιογόνα για έναν άλλον.

Και οι δύο πελάτες μπορεί να έχουν συμφωνήσει την ίδια υπηρεσία, όπως τη λογιστική υποστήριξη βιβλίων Β΄ κατηγορίας. Ο πρώτος, όμως, παραδίδει εγκαίρως οργανωμένα παραστατικά, πραγματοποιεί λίγες συναλλαγές και χρειάζεται ελάχιστη επικοινωνία. Ο δεύτερος στέλνει ελλιπή στοιχεία, απαιτεί επανειλημμένους ελέγχους, πραγματοποιεί πολλές συναλλαγές και υποβάλλει συχνά έκτακτα αιτήματα.

Η ονομασία της υπηρεσίας παραμένει ίδια. Ο πραγματικός χρόνος και το πραγματικό κόστος αλλάζουν σημαντικά.

Γι’ αυτό η κοστολόγηση υπηρεσιών ενός λογιστικού-φοροτεχνικού γραφείου δεν πρέπει να περιορίζεται στον υπολογισμό των συνολικών εξόδων του. Χρειάζεται να δείχνει πόσο κοστίζει κάθε υπηρεσία, κάθε πακέτο εργασιών και, όπου απαιτείται, η εξυπηρέτηση κάθε πελάτη.

Με την παραμετροποιημένη πλατφόρμα Affordable Costing, ειδικά για τα λογιστικά-φοροτεχνικά γραφεία, μπορείτε να οργανώσετε τα έξοδα, τα πάγια, τις δραστηριότητες και τις υπηρεσίες του γραφείου σας και να υπολογίσετε το πραγματικό τους κόστος με τη μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing.

Τι σημαίνει κοστολόγηση υπηρεσιών λογιστικού γραφείου;

Κοστολόγηση υπηρεσιών λογιστικού γραφείου σημαίνει ότι υπολογίζετε το σύνολο των πόρων που καταναλώνει κάθε υπηρεσία που παρέχετε.

Δεν αρκεί να γνωρίζετε ότι το γραφείο σας πραγματοποίησε, για παράδειγμα, συνολικά έξοδα 120.000 ευρώ και έσοδα 150.000 ευρώ μέσα σε ένα έτος. Αυτά τα στοιχεία σας ενημερώνουν για το συνολικό αποτέλεσμα, αλλά δεν απαντούν σε ερωτήσεις όπως:

• Πόσο κοστίζει η μηνιαία λογιστική υποστήριξη μιας εταιρίας με βιβλία Β΄ κατηγορίας;
• Πόσο κοστίζει η διαχείριση μισθοδοσίας ανά εργαζόμενο;
• Πόσο κοστίζει η υποβολή μιας δήλωσης φορολογίας εισοδήματος;
• Πόσο χρόνο απορροφά μια υπόθεση ρύθμισης οφειλών;
• Καλύπτει η μηνιαία αμοιβή του πελάτη το πραγματικό κόστος εξυπηρέτησής του;
• Ποιες υπηρεσίες αποφέρουν ικανοποιητικό κέρδος και ποιες παρέχονται κάτω από το κόστος τους;

Η σωστή κοστολόγηση συνδέει κάθε υπηρεσία με τον χρόνο του προσωπικού, τα άμεσα και έμμεσα έξοδα, τις συνδρομές λογισμικού, τις αποσβέσεις και τους υπόλοιπους πόρους που απαιτεί.

Γιατί η συνολική κερδοφορία του γραφείου δεν αρκεί;

Ένα λογιστικό-φοροτεχνικό γραφείο μπορεί να εμφανίζει συνολικά κέρδη και ταυτόχρονα να παρέχει ορισμένες υπηρεσίες με ζημιά.

Οι κερδοφόρες υπηρεσίες ή οι συνεπείς πελάτες μπορεί να καλύπτουν το κόστος άλλων συνεργασιών που απορροφούν δυσανάλογο χρόνο. Όταν εξετάζετε μόνο το συνολικό αποτέλεσμα, αυτή η εσωτερική επιδότηση παραμένει κρυφή.

Για παράδειγμα, δύο επιχειρήσεις με βιβλία της ίδιας κατηγορίας μπορεί να πληρώνουν παρόμοια μηνιαία αμοιβή. Η πρώτη μπορεί να απαιτεί τέσσερις ώρες εργασίας τον μήνα και η δεύτερη οκτώ. Αν δεν καταγράψετε αυτή τη διαφορά, θα θεωρήσετε ότι οι δύο συνεργασίες έχουν παρόμοια απόδοση.

Στην πράξη, το κόστος μπορεί να επηρεάζεται από:

• τον αριθμό και την ποιότητα των παραστατικών,
• τον όγκο των τραπεζικών κινήσεων,
• τον αριθμό των εργαζομένων,
• τα υποκαταστήματα,
• τη νομική μορφή της επιχείρησης,
• τις ενδοκοινοτικές ή άλλες σύνθετες συναλλαγές,
• τη συχνότητα των δηλώσεων και των υποβολών,
• τις διορθώσεις και τις επανυποβολές,
• την καθυστέρηση στην παράδοση των στοιχείων,
• τον χρόνο τηλεφωνικής ή ηλεκτρονικής επικοινωνίας,
• τα έκτακτα ερωτήματα και τις εργασίες εκτός της αρχικής συμφωνίας.

Η κοστολόγηση ανά υπηρεσία σάς επιτρέπει να εντοπίσετε αυτές τις διαφορές πριν μετατραπούν σε μόνιμη απώλεια κερδοφορίας.

Το πραγματικό κόστος δεν βρίσκεται μόνο στις ώρες καταχώρισης

Συχνά, όταν ένα λογιστικό γραφείο εκτιμά το κόστος μιας υπηρεσίας, υπολογίζει μόνο τον εμφανή χρόνο εκτέλεσης. Για παράδειγμα, μπορεί να καταγράψει τις ώρες που απαιτούνται για την καταχώριση των παραστατικών και την υποβολή μιας δήλωσης.

Η πραγματική εργασία, όμως, ξεκινά νωρίτερα και ολοκληρώνεται αργότερα.

Περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων:

• την επικοινωνία για τη συλλογή των στοιχείων,
• τον έλεγχο των δικαιολογητικών,
• τις υπενθυμίσεις προς τον πελάτη,
• την ταξινόμηση ελλιπών ή ανοργάνωτων αρχείων,
• την επίλυση διαφορών και ασυμφωνιών,
• τον εσωτερικό έλεγχο από ανώτερο στέλεχος,
• τις διορθώσεις,
• τις επανυποβολές,
• την αρχειοθέτηση,
• την απάντηση σε έκτακτα ερωτήματα.

Αυτός ο χρόνος δεν είναι δωρεάν. Απορροφά τη δυναμικότητα του προσωπικού και περιορίζει τον χρόνο που το γραφείο μπορεί να διαθέσει σε άλλους πελάτες ή σε νέες υπηρεσίες.

Πώς εφαρμόζεται το Time-Driven Activity-Based Costing σε ένα λογιστικό γραφείο;

Το Time-Driven Activity-Based Costing, γνωστό ως TDABC, συνδέει το κόστος μιας υπηρεσίας με τον χρόνο που απαιτούν οι δραστηριότητες για την παροχή της.

Στην πράξη, το λογιστικό γραφείο υπολογίζει πρώτα το κόστος των πόρων του: αμοιβές προσωπικού, συνδρομές λογισμικού, ενοίκιο, τηλεπικοινωνίες, αποσβέσεις και άλλα λειτουργικά έξοδα.

Στη συνέχεια καταγράφει τον χρόνο που διαθέτει πρακτικά κάθε εργαζόμενος για παραγωγική εργασία. Η πρακτική δυναμικότητα δεν ταυτίζεται με όλες τις ώρες παρουσίας στο γραφείο. Αφαιρεί χρόνο για άδειες, διαλείμματα, εκπαίδευση, εσωτερικές συναντήσεις και άλλες απαραίτητες μη παραγωγικές εργασίες.

Από αυτή τη σχέση προκύπτει το κόστος ανά ώρα ή ανά λεπτό εργασίας.

Έπειτα, το γραφείο καταγράφει τον χρόνο που απαιτεί κάθε δραστηριότητα και κατανέμει το σχετικό κόστος στις υπηρεσίες που παρέχει.

1. Καταγραφή του κόστους των πόρων

Στο κόστος των πόρων περιλαμβάνονται:

• οι αμοιβές λογιστών και φοροτεχνικών,
• οι αμοιβές βοηθητικού προσωπικού και γραμματείας,
• οι αμοιβές εξωτερικών συνεργατών,
• οι συνδρομές λογιστικών και φορολογικών εφαρμογών,
• οι συνδρομές σε πλατφόρμες δηλώσεων και υποβολών,
• οι βάσεις επιστημονικής και φορολογικής ενημέρωσης,
• η ασφάλεια δεδομένων και η κυβερνοασφάλεια,
• οι υπηρεσίες backup,
• το ενοίκιο και τα λειτουργικά έξοδα,
• η επαγγελματική ασφάλιση,
• η εκπαίδευση και η πιστοποίηση του προσωπικού.

Όταν ο ιδιοκτήτης εργάζεται στο γραφείο χωρίς η αμοιβή του να έχει ήδη καταγραφεί στη μισθοδοσία, πρέπει να υπολογίσετε και την αμοιβή της προσωπικής του εργασίας. Διαφορετικά, το κόστος των υπηρεσιών θα εμφανίζεται τεχνητά χαμηλότερο.

2. Υπολογισμός του κόστους χρόνου

Δεν έχουν όλοι οι εργαζόμενοι το ίδιο κόστος ανά ώρα.

Μια διαδικασία μπορεί να απαιτεί:

• χρόνο βοηθού λογιστή για τη συλλογή και καταχώριση στοιχείων,
• χρόνο λογιστή για τον έλεγχο και την υποβολή,
• χρόνο ανώτερου φοροτεχνικού για σύνθετη αξιολόγηση ή τελικό έλεγχο.

Το TDABC επιτρέπει να υπολογίσετε κάθε συμμετοχή χωριστά, αντί να χρησιμοποιήσετε μία γενική και αυθαίρετη ωριαία τιμή.

3. Καταγραφή των δραστηριοτήτων

Στην πλατφόρμα καταγράφετε τις δραστηριότητες που εκτελεί το γραφείο και τις συνδέετε με τις αντίστοιχες υπηρεσίες.

Για κάθε δραστηριότητα υπολογίζετε:

• πόσες φορές πραγματοποιείται στην περίοδο κοστολόγησης,
• πόσο χρόνο απαιτεί κάθε επανάληψη,
• ποιοι εργαζόμενοι συμμετέχουν,
• ποιο συνολικό κόστος απορροφά.

Δεν χρειάζεται να καταγράφετε τον χρόνο με ακρίβεια δευτερολέπτου. Μπορείτε να ξεκινήσετε με τεκμηριωμένες εκτιμήσεις και να τις βελτιώνετε στις επόμενες περιόδους κοστολόγησης.

4. Κατανομή του κόστους στις υπηρεσίες

Μετά την καταγραφή του χρόνου, κατανέμετε τα έξοδα και το κόστος των δραστηριοτήτων στις υπηρεσίες που θέλετε να κοστολογήσετε.

Έτσι, κάθε υπηρεσία επιβαρύνεται με το μέρος του κόστους που πραγματικά καταναλώνει και όχι με ένα γενικό, οριζόντιο ποσοστό.

Η ειδική παραμετροποίηση του Affordable Costing για λογιστικά-φοροτεχνικά γραφεία

Όταν δημιουργείτε την εταιρία σας στο Affordable Costing και επιλέγετε την κατηγορία «Λογιστικό-φοροτεχνικό γραφείο», η πλατφόρμα εμφανίζει παραμετροποιημένες λίστες με βασικά έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους.

Δεν ξεκινάτε, επομένως, από μια κενή εφαρμογή ούτε χρειάζεται να σχεδιάσετε μόνοι σας ολόκληρη τη δομή της κοστολόγησης.

Οι λίστες λειτουργούν ως έτοιμη βάση. Μπορείτε να διατηρήσετε όσα στοιχεία αντιστοιχούν στο γραφείο σας, να μετονομάσετε οντότητες, να διαγράψετε όσα δεν χρησιμοποιείτε και να προσθέσετε όσα απαιτεί η δική σας λειτουργία.

Παραμετροποιημένη λίστα εξόδων

Η λίστα εξόδων περιλαμβάνει κατηγορίες που ανταποκρίνονται στην καθημερινότητα ενός λογιστικού-φοροτεχνικού γραφείου.

Ενδεικτικά περιλαμβάνει:

• αμοιβές λογιστών,
• αμοιβές φοροτεχνικών,
• μισθούς βοηθητικού προσωπικού,
• αμοιβή γραμματείας,
• αμοιβές εξωτερικών ελεγκτών και νομικών συμβούλων,
• συνδρομές σε λογιστικά και φορολογικά λογισμικά,
• συνδρομές σε πλατφόρμες δηλώσεων και υποβολών,
• συνδρομές σε επιστημονικές και φορολογικές βάσεις δεδομένων,
• ασφάλεια δεδομένων και κυβερνοασφάλεια,
• υπηρεσίες backup,
• έξοδα διατήρησης φυσικού αρχείου,
• πιστοποιήσεις λογιστών και φοροτεχνικών,
• επιμορφωτικά σεμινάρια,
• συμμετοχή σε επαγγελματικά συνέδρια,
• ενοίκιο επαγγελματικού χώρου,
• ηλεκτρική ενέργεια,
• τηλεπικοινωνίες και Internet,
• καθαρισμό και συντήρηση του χώρου,
• ασφάλιση επαγγελματικού χώρου,
• ασφάλιση αστικής ευθύνης,
• υποστήριξη πληροφορικής,
• συντήρηση ιστοσελίδας,
• συνδρομές σε επαγγελματικούς φορείς.

Η παραμετροποίηση μειώνει τον κίνδυνο να παραλείψετε έξοδα που δεν συνδέονται άμεσα με μία δήλωση ή μία καταχώριση, αλλά υποστηρίζουν το σύνολο των υπηρεσιών σας.

Παραμετροποιημένη λίστα παγίων και αποσβέσεων

Ένα λογιστικό γραφείο χρησιμοποιεί σημαντικό τεχνολογικό και γραφειακό εξοπλισμό. Η αγορά του εξοπλισμού δεν επιβαρύνει μόνο τη χρονιά κατά την οποία πραγματοποιήθηκε.

Μέσω της απόσβεσης, κατανέμετε την αξία του στις περιόδους κατά τις οποίες το πάγιο υποστηρίζει τις υπηρεσίες σας.

Η παραμετροποιημένη λίστα περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων:

• ιδιόκτητο ακίνητο λογιστικού-φοροτεχνικού γραφείου,
• σταθερούς υπολογιστές και laptops,
• οθόνες και docking stations,
• server,
• NAS ή σύστημα backup,
• UPS,
• εκτυπωτές,
• πολυμηχανήματα,
• scanners,
• γραφεία και καρέκλες εργασίας,
• βιβλιοθήκες και αρχειοθήκες,
• χρηματοκιβώτιο,
• κλιματιστικά,
• συστήματα ασφαλείας,
• σύστημα πυρασφάλειας.

Αν παραλείψετε τις αποσβέσεις, οι υπηρεσίες σας θα φαίνονται φθηνότερες από όσο πραγματικά είναι. Παράλληλα, δεν θα δημιουργείτε μέσα από τις χρεώσεις σας τους πόρους που θα χρειαστείτε για τη μελλοντική αντικατάσταση του εξοπλισμού του γραφείου σας.

Παραμετροποιημένες δραστηριότητες

Η λίστα δραστηριοτήτων οργανώνει τη λειτουργία του γραφείου γύρω από τις εργασίες που παράγουν τις υπηρεσίες του.

Η ουσία δεν βρίσκεται μόνο στην ονομασία κάθε δραστηριότητας. Βρίσκεται στην καταγραφή του χρόνου.

Για κάθε δραστηριότητα μπορείτε να υπολογίσετε:

• τον χρόνο προετοιμασίας,
• τον χρόνο συλλογής και ελέγχου των στοιχείων,
• τον χρόνο επεξεργασίας,
• τον χρόνο εσωτερικού ελέγχου,
• τον χρόνο επικοινωνίας,
• τον χρόνο διορθώσεων,
• τον χρόνο ολοκλήρωσης και αρχειοθέτησης.

Με αυτόν τον τρόπο, το κόστος δεν επιμερίζεται αυθαίρετα. Ακολουθεί τις εργασίες που πραγματικά εκτελεί το προσωπικό.

Παραμετροποιημένοι υποδοχείς κόστους

Οι υποδοχείς κόστους είναι όσα θέλετε να κοστολογήσετε. Στην προκειμένη περίπτωση, αποτελούν κυρίως τις υπηρεσίες του λογιστικού-φοροτεχνικού σας γραφείου.

Η παραμετροποίηση περιλαμβάνει διαφορετικές μονάδες κοστολόγησης ανάλογα με τη φύση της υπηρεσίας.

Ενδεικτικά μπορείτε να υπολογίσετε:

• το κόστος κατάρτισης προϋπολογισμού ανά εργασία,
• το κόστος δήλωσης εισοδήματος ανά δήλωση,
• το κόστος δήλωσης ΕΝΦΙΑ ανά δήλωση,
• το κόστος διαχείρισης μισθοδοσίας ανά εργαζόμενο και ανά μήνα,
• το κόστος έναρξης ή διακοπής επιχείρησης ανά εργασία,
• το κόστος επιχειρηματικής ή φορολογικής συμβουλευτικής ανά ώρα,
• το μηνιαίο κόστος λογιστικής υποστήριξης βιβλίων Β΄ ή Γ΄ κατηγορίας ανά εταιρία,
• το κόστος οικονομικής ανάλυσης ή φορολογικού σχεδιασμού ανά έργο,
• το κόστος ρύθμισης οφειλών ή υποστήριξης σε φορολογικό έλεγχο ανά υπόθεση.

Η σωστή μονάδα μέτρησης έχει ιδιαίτερη σημασία. Η μισθοδοσία, για παράδειγμα, πρέπει να αξιολογείται και με βάση τον αριθμό των εργαζομένων, ενώ μια συμβουλευτική υπηρεσία μπορεί να κοστολογείται ανά ώρα ή ανά έργο.

Παράδειγμα: Κοστολόγηση μηνιαίας λογιστικής υποστήριξης βιβλίων Β΄ κατηγορίας

Ας εξετάσουμε ένα ενδεικτικό παράδειγμα μηνιαίας λογιστικής υποστήριξης μιας μικρής εταιρίας με βιβλία Β΄ κατηγορίας.

Τα ποσά είναι υποθετικά, δεν αποτελούν δεδομένα αγοράς και παρουσιάζονται χωρίς ΦΠΑ.

Για τον συγκεκριμένο πελάτη το γραφείο καταγράφει τον ακόλουθο μηνιαίο χρόνο:

• 180 λεπτά βοηθού λογιστή με κόστος 0,22 ευρώ ανά λεπτό: 39,60 ευρώ.
• 75 λεπτά λογιστή με κόστος 0,50 ευρώ ανά λεπτό: 37,50 ευρώ.
• 30 λεπτά ανώτερου λογιστή ή φοροτεχνικού με κόστος 0,70 ευρώ ανά λεπτό: 21,00 ευρώ.

Το κόστος του άμεσα παραγωγικού χρόνου ανέρχεται σε 98,10 ευρώ.

Το γραφείο καταγράφει επίσης 60 λεπτά για επικοινωνία, υπενθυμίσεις, έλεγχο ελλιπών στοιχείων και διορθώσεις. Το κόστος αυτού του χρόνου υπολογίζεται σε 21,60 ευρώ.

Στη συνέχεια προσθέτει:

• 8,50 ευρώ ως αναλογία των συνδρομών λογισμικού,
• 13,20 ευρώ ως αναλογία των υπόλοιπων έμμεσων εξόδων,
• 4,70 ευρώ ως αναλογία των αποσβέσεων του εξοπλισμού.

Στο συγκεκριμένο παράδειγμα δεν προκύπτει κάποιο πρόσθετο κόστος εξωτερικού συνεργάτη ή προμηθευτή που να αφορά αποκλειστικά τη συγκεκριμένη υπηρεσία.

Τα 60 λεπτά επικοινωνίας, υπενθυμίσεων, ελέγχου ελλιπών στοιχείων και διορθώσεων δεν περιλαμβάνονται στον χρόνο κύριας εκτέλεσης της υπηρεσίας που υπολογίστηκε παραπάνω. Για αυτό καταγράφονται χωριστά, ώστε να ενσωματωθούν στο κόστος της υπηρεσίας χωρίς διπλό υπολογισμό.

Η «τυφλή» προσέγγιση εκτιμά πρόχειρα πέντε ώρες εργασίας με ένα γενικό κόστος 15 ευρώ ανά ώρα και καταλήγει σε κόστος 75 ευρώ.

Η κοστολόγηση TDABC δείχνει ότι το πραγματικό μηνιαίο κόστος είναι 146,10 ευρώ.

Αν το γραφείο χρεώνει τον πελάτη 140 ευρώ, δεν δημιουργεί κέρδος. Καταγράφει ζημιά 6,10 ευρώ πριν ακόμη υπολογίσει το επιθυμητό περιθώριο κέρδους.

Η λύση δεν είναι υποχρεωτικά μια αυτόματη αύξηση της αμοιβής. Το γραφείο μπορεί να εξετάσει:

• καλύτερη οργάνωση της παραλαβής των στοιχείων,
• αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών,
• όρια στις εργασίες που περιλαμβάνει το μηνιαίο πακέτο,
• ξεχωριστή χρέωση έκτακτων αιτημάτων,
• διαφορετικά πακέτα ανάλογα με τον όγκο και την πολυπλοκότητα,
• αναπροσαρμογή της αμοιβής όταν το κόστος παραμένει υψηλότερο από τη χρέωση.

Η κοστολόγηση δεν αποφασίζει για εσάς. Σας δίνει τα δεδομένα για να αποφασίσετε σωστά.

Τα συχνότερα λάθη στην κοστολόγηση ενός λογιστικού-φοροτεχνικού γραφείου

Δεν υπολογίζετε τις αποσβέσεις

Οι υπολογιστές, οι servers, τα συστήματα backup, τα scanners και τα πολυμηχανήματα υποστηρίζουν καθημερινά τις υπηρεσίες σας.

Αν ένας server κοστίζει 6.000 ευρώ και αξιοποιείται για αρκετά χρόνια, το κόστος του δεν πρέπει να επιβαρύνει μόνο το έτος αγοράς του, αλλά να κατανέμεται σταδιακά στις περιόδους χρήσης του και στις υπηρεσίες που υποστηρίζει.

Η παράλειψη της απόσβεσης μειώνει τεχνητά το εμφανιζόμενο κόστος και δημιουργεί την ψευδαίσθηση υψηλότερης κερδοφορίας.

Δεν υπολογίζετε όλο τον χρόνο εργασίας

Ο χρόνος της υπηρεσίας δεν περιορίζεται στην καταχώριση και την υποβολή.

Κάθε τηλεφώνημα, υπενθύμιση, αναζήτηση παραστατικού, διόρθωση και επανυποβολή καταναλώνει χρόνο. Αν το γραφείο δεν τον καταγράψει, ουσιαστικά τον προσφέρει δωρεάν.

Χρεώνετε το ίδιο διαφορετικούς πελάτες

Δύο εταιρίες με βιβλία Β΄ κατηγορίας δεν έχουν υποχρεωτικά το ίδιο κόστος εξυπηρέτησης.

Η μία μπορεί να έχει 50 οργανωμένα παραστατικά και η άλλη 250 ανοργάνωτα παραστατικά, συχνές διορθώσεις και πολλαπλές τραπεζικές κινήσεις. Η χρήση ίδιας αμοιβής χωρίς έλεγχο του πραγματικού κόστους μπορεί να δημιουργήσει σημαντικές αποκλίσεις κερδοφορίας.

Παρέχετε πρόσθετες εργασίες χωρίς ξεχωριστή χρέωση

Ένα μηνιαίο πακέτο λογιστικής υποστήριξης δεν πρέπει να θεωρείται απεριόριστη παροχή κάθε πιθανής εργασίας.

Μια έναρξη δραστηριότητας, μια ρύθμιση οφειλών, η υποστήριξη σε φορολογικό έλεγχο ή ένα σύνθετο συμβουλευτικό αίτημα καταναλώνουν πρόσθετους πόρους.

Όταν ενσωματώνετε συνεχώς τέτοιες εργασίες στη βασική αμοιβή, αυξάνετε το πραγματικό κόστος της συνεργασίας χωρίς αντίστοιχη αύξηση εσόδων.

Χρησιμοποιείτε την τιμή του ανταγωνισμού ως μοναδικό κριτήριο

Οι τιμές άλλων γραφείων παρέχουν χρήσιμη εμπορική πληροφόρηση, αλλά δεν αποκαλύπτουν το δικό σας κόστος.

Ένα ανταγωνιστικό γραφείο μπορεί να έχει διαφορετική τεχνολογία, διαφορετικό μισθολογικό κόστος, διαφορετική παραγωγικότητα ή διαφορετικό εύρος παρεχόμενων υπηρεσιών.

Πρέπει να γνωρίζετε πρώτα το δικό σας κόστος και μετά να αποφασίζετε πώς θα τοποθετηθείτε στην αγορά.

Συγχέετε τα συνολικά κέρδη με την κερδοφορία κάθε υπηρεσίας

Το γεγονός ότι το γραφείο εμφανίζει κέρδη δεν σημαίνει ότι όλες οι υπηρεσίες είναι κερδοφόρες.

Ορισμένες υπηρεσίες μπορεί να καλύπτουν τις ζημιές άλλων. Χωρίς κοστολόγηση ανά υπηρεσία, δεν μπορείτε να εντοπίσετε αυτή τη διαφορά.

Από την κοστολόγηση σε καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις

Η γνώση του πραγματικού κόστους σάς επιτρέπει να οργανώσετε καλύτερα το γραφείο σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε πακέτα υπηρεσιών με σαφή όρια, όπως συγκεκριμένο αριθμό παραστατικών, εργαζομένων ή ωρών συμβουλευτικής.

Μπορείτε επίσης να διαχωρίσετε:

• τη βασική μηνιαία υποστήριξη,
• τις πρόσθετες εργασίες,
• τα έκτακτα αιτήματα,
• τις συμβουλευτικές υπηρεσίες,
• τα σύνθετα έργα ή τις υποθέσεις.

Παράλληλα, μπορείτε να εντοπίσετε ποιες εργασίες απορροφούν πολύ χρόνο και να εξετάσετε αν χρειάζονται αυτοματοποίηση, τυποποίηση ή καλύτερη κατανομή στο προσωπικό.

Η κοστολόγηση μπορεί επίσης να σας βοηθήσει στη συζήτηση με τον πελάτη. Αντί να στηρίζετε μια αναπροσαρμογή αμοιβής σε μια γενική διαπίστωση ότι «έχει αυξηθεί η δουλειά», μπορείτε να παρουσιάσετε συγκεκριμένες αλλαγές στον όγκο, στον χρόνο και στην πολυπλοκότητα.

Κοστολόγηση ανά υπηρεσία και συμπληρωματική ανάλυση ανά πελάτη

Η κύρια μονάδα κοστολόγησης πρέπει να παραμένει η υπηρεσία: μηνιαία λογιστική υποστήριξη, μισθοδοσία, φορολογική δήλωση, συμβουλευτική ή άλλη συγκεκριμένη εργασία.

Μπορείτε, όμως, να προχωρήσετε και σε ανάλυση ανά πελάτη.

Έτσι θα δείτε ότι η ίδια υπηρεσία μπορεί να έχει διαφορετικό κόστος ανάλογα με:

• τον όγκο εργασιών,
• την ποιότητα των στοιχείων,
• τη συνέπεια του πελάτη,
• τη συχνότητα επικοινωνίας,
• τα έκτακτα αιτήματα,
• την ανάγκη διορθώσεων.

Η ανάλυση ανά πελάτη δεν αντικαθιστά την κοστολόγηση ανά υπηρεσία. Τη συμπληρώνει και δείχνει πώς εφαρμόζεται η υπηρεσία σε πραγματικές συνεργασίες.

Πώς θα ξεκινήσετε με το Affordable Costing;

Αρχικά, επιλέγετε την κατηγορία επιχείρησης «Λογιστικό-φοροτεχνικό γραφείο».

Στη συνέχεια:

1. Ελέγχετε και προσαρμόζετε την παραμετροποιημένη λίστα εξόδων.
2. Καταγράφετε τα πάγια και την αξία τους για τον υπολογισμό των αποσβέσεων τους.
3. Προσθέτετε την αμοιβή του ιδιοκτήτη, αν δεν περιλαμβάνεται ήδη στα έξοδα προσωπικού.
4. Ελέγχετε τις δραστηριότητες και καταγράφετε τον χρόνο τους.
5. Επιλέγετε τις υπηρεσίες που θέλετε να κοστολογήσετε.
6. Κατανέμετε τα έξοδα στις δραστηριότητες.
7. Κατανέμετε το κόστος των υποστηρικτικών εργασιών στις κύριες δραστηριότητες.
8. Μεταφέρετε το κόστος των κύριων δραστηριοτήτων στις υπηρεσίες.
9. Συγκρίνετε το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας με τα αντίστοιχα έσοδα της.

Δεν χρειάζεται να επιτύχετε απόλυτη ακρίβεια στην πρώτη εφαρμογή. Μια τεκμηριωμένη αρχική εκτίμηση είναι πιο χρήσιμη από την πλήρη απουσία κοστολόγησης. Σε κάθε επόμενη περίοδο μπορείτε να βελτιώνετε τους χρόνους, τις κατανομές και τις παραδοχές σας.

Μάθετε τι κοστίζει κάθε υπηρεσία πριν αποφασίσετε πόσο θα τη χρεώσετε

Το λογιστικό-φοροτεχνικό γραφείο διαθέτει ένα ιδιαίτερα πολύτιμο αλλά περιορισμένο περιουσιακό στοιχείο: τον χρόνο των ανθρώπων του.

Όταν δεν γνωρίζετε πού καταναλώνεται αυτός ο χρόνος, μπορεί να αυξάνεται ο φόρτος εργασίας χωρίς να αυξάνεται αντίστοιχα η κερδοφορία.

Με την εξειδικευμένη παραμετροποίηση του Affordable Costing για τα λογιστικά-φοροτεχνικά γραφεία μπορείτε να ξεκινήσετε από μια έτοιμη δομή εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υπηρεσιών. Στη συνέχεια την προσαρμόζετε στη δική σας λειτουργία και υπολογίζετε το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας.

Έτσι, μπορείτε να τιμολογείτε με δεδομένα, να οργανώνετε καλύτερα τα πακέτα σας, να ελέγχετε τις πρόσθετες εργασίες και να προστατεύετε την κερδοφορία του γραφείου σας.

Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση υπηρεσιών λογιστικού-φοροτεχνικού γραφείου

Τι σημαίνει κοστολόγηση υπηρεσιών λογιστικού γραφείου;

Κοστολόγηση υπηρεσιών λογιστικού γραφείου σημαίνει τον υπολογισμό του πραγματικού κόστους κάθε υπηρεσίας που παρέχει το γραφείο, όπως η μηνιαία λογιστική υποστήριξη επιχειρήσεων με βιβλία Β’ ή Γ’ κατηγορίας, η διαχείριση μισθοδοσίας, η υποβολή φορολογικών δηλώσεων και η φορολογική συμβουλευτική. Ο υπολογισμός περιλαμβάνει τον χρόνο του προσωπικού, τα άμεσα και έμμεσα έξοδα, τις συνδρομές λογισμικού, τις αποσβέσεις παγίων και όλους τους υπόλοιπους πόρους που απαιτεί η παροχή της κάθε υπηρεσίας.

Γιατί δεν αρκεί να γνωρίζω τα συνολικά έξοδα του λογιστικού γραφείου;

Τα συνολικά έξοδα δείχνουν πόσο κοστίζει η λειτουργία του λογιστικού γραφείου ως σύνολο, δεν αποκαλύπτουν όμως πόσο κοστίζει ξεχωριστά κάθε υπηρεσία, όπως η μηνιαία υποστήριξη επιχειρήσεων με βιβλία Β’ ή Γ’ κατηγορίας, η διαχείριση μισθοδοσίας ή η υποβολή φορολογικών δηλώσεων. Έτσι, ένα γραφείο μπορεί να εμφανίζει συνολικά κέρδη, ενώ παράλληλα ορισμένες υπηρεσίες παρέχονται κάτω από το πραγματικό τους κόστος. Η κοστολόγηση ανά υπηρεσία αναδεικνύει αυτές τις διαφορές και επιτρέπει στο γραφείο να εντοπίζει ποιες υπηρεσίες είναι κερδοφόρες, ποιες χρειάζονται καλύτερη οργάνωση και ποιες ενδεχομένως απαιτούν αναπροσαρμογή της αμοιβής τους.

Πώς κοστολογείται μια μηνιαία υπηρεσία λογιστικής υποστήριξης;

Για να κοστολογήσετε μια μηνιαία υπηρεσία λογιστικής υποστήριξης, καταγράφετε τον χρόνο που διαθέτουν ο βοηθός λογιστή, ο λογιστής και ο φοροτεχνικός. Προσθέτετε τον χρόνο επικοινωνίας, ελέγχου στοιχείων, διορθώσεων και αρχειοθέτησης. Στη συνέχεια ενσωματώνετε τις αναλογίες των συνδρομών λογισμικού, των λειτουργικών εξόδων και των αποσβέσεων. Το άθροισμα αποτελεί το πραγματικό μηνιαίο κόστος της υπηρεσίας.

Γιατί δύο πελάτες με την ίδια υπηρεσία μπορεί να έχουν διαφορετικό κόστος;

Δύο πελάτες μπορεί να λαμβάνουν την ίδια ονομαστικά υπηρεσία αλλά να απαιτούν διαφορετικό χρόνο και διαφορετικούς πόρους. Το κόστος επηρεάζεται από τον αριθμό των παραστατικών, τους εργαζομένους, τις τραπεζικές συναλλαγές, την πολυπλοκότητα των υποθέσεων, την ποιότητα των στοιχείων και τη συχνότητα των διορθώσεων ή της επικοινωνίας. Για αυτό η ίδια μηνιαία υπηρεσία δεν έχει υποχρεωτικά το ίδιο πραγματικό κόστος για όλους τους πελάτες.

Πώς υπολογίζεται ο χρόνος εργασίας για την κοστολόγηση ενός λογιστικού γραφείου;

Το γραφείο καταγράφει ή εκτιμά τον χρόνο που απαιτεί κάθε στάδιο της παροχής μιας υπηρεσίας. Στον χρόνο αυτό περιλαμβάνονται η συλλογή των στοιχείων, η καταχώριση, ο έλεγχος, η υποβολή, η επικοινωνία με τον πελάτη, οι διορθώσεις και η αρχειοθέτηση. Στη συνέχεια, πολλαπλασιάζει τον χρόνο κάθε εργαζομένου που συμμετέχει στην παροχή της συγκεκριμένης υπηρεσίας με το αντίστοιχο κόστος ανά ώρα ή λεπτό. Οι αρχικές εκτιμήσεις μπορούν να επικαιροποιούνται και να γίνονται ακριβέστερες σε κάθε επόμενη περίοδο κοστολόγησης.

Πρέπει να υπολογίζω και τον χρόνο επικοινωνίας με τους πελάτες;

Ο χρόνος επικοινωνίας πρέπει να περιλαμβάνεται στην κοστολόγηση, επειδή καταναλώνει τη διαθέσιμη δυναμικότητα του προσωπικού. Τηλεφωνήματα, emails, υπενθυμίσεις, διευκρινίσεις και έκτακτες ερωτήσεις αποτελούν πραγματική εργασία. Αν το γραφείο δεν τα καταγράφει, υποτιμά το κόστος της υπηρεσίας και ενδέχεται να παρέχει σημαντικό μέρος της εργασίας χωρίς αμοιβή.

Πώς υπολογίζονται οι αποσβέσεις στην κοστολόγηση ενός λογιστικού γραφείου;

Οι αποσβέσεις κατανέμουν την αξία ενός παγίου στις περιόδους κατά τις οποίες χρησιμοποιείται. Για παράδειγμα, το κόστος ενός server, ενός υπολογιστή ή ενός πολυμηχανήματος δεν επιβαρύνει μόνο την περίοδο αγοράς του. Το αντίστοιχο κόστος απόσβεσης ενσωματώνεται στα έξοδα της περιόδου και κατανέμεται στις υπηρεσίες που υποστηρίζει το πάγιο.

Πώς κοστολογούνται οι έκτακτες εργασίες ενός λογιστικού γραφείου;

Οι έκτακτες εργασίες πρέπει να καταγράφονται ως ξεχωριστές υπηρεσίες ή υποδοχείς κόστους, όταν δεν περιλαμβάνονται στο βασικό πακέτο. Το γραφείο υπολογίζει τον χρόνο του προσωπικού, τα άμεσα έξοδα, το σχετικό μέρος των έμμεσων εξόδων και τις αποσβέσεις. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να αποφασίσει αν θα χρεώσει την εργασία ανά ώρα, ανά υπόθεση, ανά δήλωση ή ανά έργο.

Πώς θα ελέγξω αν η μηνιαία αμοιβή ενός πελάτη είναι κερδοφόρα;

Υπολογίζετε πρώτα το πραγματικό μηνιαίο κόστος των υπηρεσιών που παρέχετε στον πελάτη και το συγκρίνετε με τη μηνιαία αμοιβή του. Αν η αμοιβή είναι χαμηλότερη από το κόστος, η συνεργασία δημιουργεί ζημιά. Αν είναι υψηλότερη, υπολογίζετε τη διαφορά και το περιθώριο κέρδους. Η ανάλυση πρέπει να περιλαμβάνει και τις πρόσθετες εργασίες που παρέχονται χωρίς ξεχωριστή χρέωση.

Τι είναι το Time-Driven Activity-Based Costing για ένα λογιστικό γραφείο;

Το Time-Driven Activity-Based Costing είναι μια μεθοδολογία που υπολογίζει το κόστος των υπηρεσιών με βάση τον χρόνο που απαιτούν οι δραστηριότητες του γραφείου. Συνδέει το κόστος του προσωπικού και των υπόλοιπων πόρων με τις εργασίες που εκτελούνται και στη συνέχεια μεταφέρει το κόστος στις αντίστοιχες υπηρεσίες. Έτσι, το γραφείο αποκτά ακριβέστερη εικόνα του κόστους από μια γενική ή εμπειρική εκτίμηση.

Μπορώ να υπολογίσω το κόστος ανά πελάτη λογιστικού γραφείου;

Μπορείτε να ορίσετε κάθε πελάτη ως ξεχωριστό υποδοχέα κόστους και να κατανείμετε σε αυτόν το κόστος των υπηρεσιών που λαμβάνει. Με αυτόν τον τρόπο υπολογίζετε το συνολικό κόστος εξυπηρέτησης και το συγκρίνετε με τα έσοδα του συγκεκριμένου πελάτη. Η ανάλυση ανά πελάτη συμπληρώνει την κοστολόγηση ανά υπηρεσία και σας βοηθά να εντοπίζετε κερδοφόρες ή ζημιογόνες συνεργασίες.

Πώς βοηθά η παραμετροποίηση του Affordable Costing ένα λογιστικό-φοροτεχνικό γραφείο;

Όταν επιλέξετε την κατηγορία «Λογιστικό-φοροτεχνικό γραφείο», το Affordable Costing εμφανίζει παραμετροποιημένες λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ολόκληρη τη δομή από την αρχή. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις λίστες στη λειτουργία του γραφείου σας, να ξεκινήσετε γρηγορότερα την κοστολόγηση των υπηρεσιών σας και να μειώσετε τον κίνδυνο να παραλείψετε κάποιον σημαντικό συντελεστή κόστους.