Κοστολόγηση υπηρεσιών ιατρείου μικρών ζώων με το Affordable Costing

Ένα ιατρείο μικρών ζώων μπορεί να εμφανίζει ικανοποιητικό κύκλο εργασιών, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι κερδίζει από κάθε υπηρεσία που παρέχει. Μια κλινική εξέταση, ένας υπέρηχος, μια στείρωση και μια ημέρα νοσηλείας χρησιμοποιούν διαφορετικό χρόνο, προσωπικό, αναλώσιμα, φάρμακα και εξοπλισμό. Επομένως, δεν έχουν ούτε το ίδιο κόστος ούτε το ίδιο περιθώριο κέρδους.

Η σωστή κοστολόγηση υπηρεσιών ιατρείου μικρών ζώων δεν περιορίζεται στο σύνολο των ετήσιων εξόδων. Υπολογίζει πόσο κοστίζει κάθε συγκεκριμένη υπηρεσία: μία αιματολογική εξέταση, ένας εμβολιασμός, μία επίσκεψη κατ’ οίκον, ένας υπέρηχος ή μία χειρουργική επέμβαση. Το Affordable Costing διευκολύνει αυτή τη διαδικασία, επειδή διαθέτει ειδική παραμετροποίηση για την κατηγορία επιχείρησης «Ιατρείο μικρών ζώων». Μόλις επιλέξετε τη συγκεκριμένη κατηγορία, η πλατφόρμα εμφανίζει έτοιμες, αλλά πλήρως προσαρμόσιμες, λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους.

Τι σημαίνει κοστολόγηση υπηρεσιών ιατρείου μικρών ζώων;

Κοστολόγηση υπηρεσιών ιατρείου μικρών ζώων σημαίνει ότι υπολογίζετε το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας που παρέχετε, συνυπολογίζοντας:

• τα άμεσα αναλώσιμα, τα φάρμακα και τα διαγνωστικά υλικά,
• τον χρόνο του κτηνιάτρου, των βοηθών και του προσωπικού υποδοχής,
• τα γενικά λειτουργικά έξοδα του ιατρείου,
• τις αποσβέσεις του κτηνιατρικού και διοικητικού εξοπλισμού,
• το κόστος των υποστηρικτικών εργασιών,
• τη συχνότητα με την οποία παρέχετε κάθε υπηρεσία.

Ο στόχος δεν είναι απλώς να μάθετε πόσο κοστίζει συνολικά η λειτουργία του ιατρείου σας. Ο στόχος είναι να γνωρίζετε πόσο σας κοστίζει μία εξέταση, μία κτηνιατρική πράξη, μία συνεδρία, μία επέμβαση, μία επίσκεψη ή μία ημέρα νοσηλείας. Αυτή η γνώση σάς επιτρέπει να ελέγχετε αν η τιμή που χρεώνετε καλύπτει πραγματικά το κόστος και αφήνει το περιθώριο κέρδους που χρειάζεται το ιατρείο για να λειτουργεί, να συντηρεί τον εξοπλισμό του και να επενδύει σε νέες δυνατότητες.

Γιατί δεν αρκεί να γνωρίζετε το συνολικό κόστος του ιατρείου;

Το συνολικό κόστος δείχνει πόσα χρήματα δαπάνησε το ιατρείο μέσα σε έναν μήνα ή ένα έτος. Δεν δείχνει όμως ποια υπηρεσία δημιούργησε αυτό το κόστος.

Για παράδειγμα:

• Μια απλή κλινική εξέταση μπορεί να απαιτεί κυρίως χρόνο κτηνιάτρου και περιορισμένα αναλώσιμα.
• Μια αιματολογική εξέταση χρησιμοποιεί αντιδραστήρια, αναλώσιμα, χρόνο προσωπικού και αιματολογικό αναλυτή.
• Ένας υπέρηχος χρησιμοποιεί εξειδικευμένο εξοπλισμό και συνήθως δεσμεύει τον κτηνίατρο για περισσότερο χρόνο από μια απλή κλινική εξέταση.
• Μια στείρωση απαιτεί χειρουργικά υλικά, αναισθητικά, χρόνο προετοιμασίας, επέμβασης, παρακολούθησης και αποστείρωσης.
• Μια ημέρα νοσηλείας περιλαμβάνει χώρο, κλουβί, καθαρισμό, φάρμακα, παρακολούθηση και επαναλαμβανόμενη απασχόληση του προσωπικού.

Αν διαιρέσετε απλώς τα συνολικά έξοδα με τον συνολικό αριθμό περιστατικών, θα αντιμετωπίσετε όλες αυτές τις υπηρεσίες σαν να καταναλώνουν τους ίδιους πόρους. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε υπερκοστολόγηση των απλών υπηρεσιών και, κυρίως, σε υποκοστολόγηση των πιο σύνθετων.

Η κοστολόγηση ανά υπηρεσία αποκαλύπτει ποιες υπηρεσίες:

• καλύπτουν το πραγματικό τους κόστος,
• δημιουργούν ικανοποιητικό κέρδος,
• απορροφούν περισσότερο χρόνο από όσο υπολογίζατε,
• επιβαρύνονται έντονα από ακριβό εξοπλισμό,
• χρειάζονται επανασχεδιασμό ή διαφορετική τιμολόγηση.

Πώς βοηθά το Time-Driven Activity-Based Costing ένα ιατρείο μικρών ζώων;

Το Affordable Costing βασίζει τη λειτουργία του στη μεθοδολογία κοστολόγησης Time-Driven Activity-Based Costing, γνωστή ως TDABC. Η μέθοδος αυτή συνδέει το κόστος με τις δραστηριότητες του ιατρείου και χρησιμοποιεί τον χρόνο ως βασικό παράγοντα κατανομής του κόστους στις υπηρεσίες.

Η βασική λογική είναι απλή:

Συνολικός χρόνος δραστηριότητας = αριθμός επαναλήψεων × χρόνος ανά επανάληψη

Στη συνέχεια:

Κόστος χρόνου υπηρεσίας = χρόνος υπηρεσίας × κόστος ανά μονάδα χρόνου

Το κόστος ανά μονάδα χρόνου προκύπτει από το κόστος των διαθέσιμων πόρων του τμήματος και την πρακτική παραγωγική του δυναμικότητα. Με απλά λόγια, η μέθοδος υπολογίζει πόσο κοστίζει ένα παραγωγικό λεπτό ή μία παραγωγική ώρα του κτηνιατρικού ιατρείου για κάθε υπηρεσία που παρέχει.

Αν, για παράδειγμα, μία υπηρεσία δεσμεύει:

• τον κτηνίατρο για 40 λεπτά,
• έναν βοηθό για 20 λεπτά,
• τον εξεταστικό χώρο για 45 λεπτά,
• ένα διαγνωστικό μηχάνημα για 30 λεπτά,

το TDABC χρησιμοποιεί αυτούς τους χρόνους για να αποδώσει στην υπηρεσία το κόστος των πόρων που πραγματικά κατανάλωσε.

Έτσι, ο χρόνος παύει να αποτελεί μια αόριστη εκτίμηση και μετατρέπεται σε μετρήσιμο στοιχείο κόστους.

Εξειδικευμένη παραμετροποίηση του Affordable Costing για τα ιατρεία μικρών ζώων

Όταν δημιουργείτε την επιχείρησή σας στην πλατφόρμα Affordable Costing και επιλέγετε «Ιατρείο μικρών ζώων» στο πεδίο της κατηγορίας επιχείρησης, η πλατφόρμα σας εμφανίζει έτοιμη δομή κοστολόγησης για το ιατρείο σας.

Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν ή να προσαρμόσετε μια γενική λογιστική λίστα. Ελέγχετε τις προτεινόμενες οντότητες κοστολόγησης, οι οποίες έχουν δημιουργηθεί ειδικά για τα ιατρεία μικρών ζώων, διατηρείτε όσες ανταποκρίνονται στη λειτουργία του ιατρείου σας, αφαιρείτε όσες δεν χρησιμοποιείτε και προσθέτετε τυχόν ειδικές υπηρεσίες ή δαπάνες που δεν περιλαμβάνονται ήδη στην παραμετροποιημένη λίστα.

Παραμετροποιημένη λίστα εξόδων για ιατρείο μικρών ζώων

Η λίστα εξόδων περιλαμβάνει δαπάνες που συναντάμε στην πραγματική λειτουργία ενός κτηνιατρικού ιατρείου.

Στις δαπάνες προσωπικού περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων:

• η αμοιβή συνεργαζόμενου κτηνιάτρου,
• οι μισθοί εξειδικευμένων βοηθών κτηνιάτρων,
• οι μισθοί του προσωπικού υποδοχής.

Στις δαπάνες που συνδέονται άμεσα με την παροχή των υπηρεσιών περιλαμβάνονται:

• αναλώσιμα κτηνιατρικά υλικά,
• φάρμακα χαμηλού και υψηλού κόστους,
• εμβόλια,
• αναισθητικά,
• υλικά χειρουργείου,
• διαγνωστικά υλικά,
• απολυμαντικά ιατρείου,
• συντήρηση και επισκευή κτηνιατρικού εξοπλισμού.

Η λίστα καλύπτει επίσης τα λειτουργικά και διοικητικά έξοδα, όπως:

• ενοίκιο επαγγελματικού χώρου,
• λογαριασμούς ρεύματος, νερού και θέρμανσης,
• τηλεπικοινωνίες και σύνδεση στο διαδίκτυο,
• καθαρισμό και συντήρηση του χώρου,
• απεντόμωση και μυοκτονία,
• ασφάλιση επαγγελματικού χώρου,
• ασφάλιση αστικής ευθύνης κτηνιατρείου,
• συνδρομές για λογισμικό υπολογιστών,
• λογισμικό διαχείρισης κτηνιατρικού φακέλου,
• υποστήριξη πληροφορικής,
• αμοιβή λογιστή και νομικά έξοδα,
• προμήθειες POS,
• αναλώσιμα γραφείου,
• έξοδα προβολής.

Η παραμετροποίηση περιλαμβάνει ακόμη δαπάνες που συνδέονται με την επιστημονική επάρκεια του ιατρείου, όπως συμμετοχή σε κτηνιατρικά συνέδρια, πιστοποιήσεις, επανεκπαιδεύσεις και συνδρομές σε επιστημονικούς φορείς ή περιοδικά.

Η πλατφόρμα σάς βοηθά με αυτόν τον τρόπο να περιορίσετε τον κίνδυνο να ξεχάσετε έξοδα που δεν συνδέονται άμεσα με ένα συγκεκριμένο περιστατικό, αλλά στηρίζουν τη λειτουργία όλων των υπηρεσιών.

Αν ο ιδιοκτήτης εργάζεται ως κτηνίατρος μέσα στο ιατρείο και δεν λαμβάνει ήδη καταχωρισμένο μισθό, πρέπει επίσης να υπολογίσει την εύλογη αμοιβή της εργασίας του. Η μη καταγραφή της προσωπικής εργασίας του ιδιοκτήτη δημιουργεί τεχνητά χαμηλό κόστος και παραπλανητική εικόνα κερδοφορίας.

Παραμετροποιημένη λίστα παγίων και αποσβέσεων

Ένα ιατρείο μικρών ζώων χρησιμοποιεί σημαντικό εξοπλισμό για να παρέχει τις υπηρεσίες του. Η αγορά αυτού του εξοπλισμού δεν αποτελεί κόστος μόνο κατά την ημέρα της πληρωμής. Ο εξοπλισμός εξυπηρετεί το ιατρείο για αρκετά χρόνια και κάθε υπηρεσία που τον χρησιμοποιεί πρέπει να επιβαρύνεται με το αντίστοιχο μέρος της απόσβεσής του.

Η παραμετροποιημένη λίστα παγίων περιλαμβάνει ενδεικτικά:

• ιδιόκτητη κλινική ή επαγγελματικό χώρο,
• ανοξείδωτο εξεταστικό τραπέζι,
• ζυγαριά ζώων,
• ακτινολογικό μηχάνημα,
• μηχάνημα υπερήχων,
• αιματολογικό και βιοχημικό αναλυτή,
• μικροσκόπιο,
• οφθαλμοσκόπιο και ωτοσκόπιο,
• καρδιογράφο,
• χειρουργικό τραπέζι και χειρουργικό φωτιστικό,
• αναισθησιολογικό μηχάνημα,
• monitor ζωτικών λειτουργιών,
• αντλία έγχυσης,
• αποστειρωτή και κλίβανο αποστείρωσης,
• χειρουργικά εργαλεία,
• κλουβιά νοσηλείας και ανάνηψης,
• θερμοκοιτίδα νεογνών,
• σύστημα παροχής οξυγόνου,
• ψυγείο φαρμάκων, ψυγείο εμβολίων και ψυγείο δειγμάτων,
• καταψύκτη,
• υπολογιστές, laptop και εκτυπωτές,
• γραφεία, καρέκλες και πάγκο υποδοχής,
• ντουλάπια φαρμάκων,
• κλιματιστικά,
• σύστημα ασφαλείας και πυρόσβεσης,
• όχημα για κατ’ οίκον επισκέψεις.

Η πλατφόρμα υπολογίζει τις αποσβέσεις των παγίων, οι οποίες εμφανίζονται στα έξοδα του ιατρείου. Στη συνέχεια, διαμοιράζετε το κόστος των αποσβέσεων στις δραστηριότητες και, τελικά, στις υπηρεσίες που χρησιμοποιούν τον αντίστοιχο εξοπλισμό.

Έτσι, ένας υπέρηχος επιβαρύνεται με μέρος της απόσβεσης του μηχανήματος υπερήχων, ενώ μια χειρουργική επέμβαση επιβαρύνεται με μέρος της απόσβεσης του χειρουργικού τραπεζιού, του φωτιστικού, του αναισθησιολογικού μηχανήματος, του monitor και του εξοπλισμού αποστείρωσης.

Παραμετροποιημένη καταγραφή δραστηριοτήτων

Η πλατφόρμα διαθέτει ειδικά διαμορφωμένη λίστα δραστηριοτήτων για το τμήμα παροχής κτηνιατρικών υπηρεσιών.

Στη συγκεκριμένη ενότητα δεν καταγράφετε μόνο τι κάνει το ιατρείο. Καταγράφετε επίσης:

• πόσες φορές εκτελέσατε κάθε δραστηριότητα μέσα στην περίοδο κοστολόγησης,
• πόσο χρόνο απαιτεί κατά μέσο όρο κάθε επανάληψη,
• ποιες διαδικασίες συνθέτουν τη δραστηριότητα, όταν χρειάζεται αναλυτικότερη καταγραφή.

Αν μια δραστηριότητα επαναλήφθηκε 120 φορές μέσα στο έτος και απαιτούσε κατά μέσο όρο 25 λεπτά, η πλατφόρμα υπολογίζει συνολικό χρόνο 3.000 λεπτών.

Αυτός ο χρόνος βοηθά να επιμερίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια:

• τις αμοιβές και τους μισθούς,
• το ενοίκιο,
• την ενέργεια,
• την καθαριότητα,
• την ασφάλιση,
• τα έξοδα διοίκησης,
• τις αποσβέσεις του κοινού εξοπλισμού,
• τα υπόλοιπα έμμεσα έξοδα.

Η καταγραφή του χρόνου δεν χρειάζεται να λειτουργεί σαν χρονόμετρο που παρακολουθεί κάθε περιστατικό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντιπροσωπευτικούς μέσους χρόνους, τους οποίους θα βελτιώνετε στις επόμενες κοστολογήσεις.

Παραμετροποιημένοι υποδοχείς κόστους για τις κτηνιατρικές υπηρεσίες

Υποδοχέας κόστους είναι το αντικείμενο που θέλετε να κοστολογήσετε. Σε ένα ιατρείο μικρών ζώων, ως υποδοχείς κόστους ορίζετε συνήθως τις υπηρεσίες που παρέχετε και τιμολογείτε.

Η παραμετροποιημένη λίστα υποδοχέων κόστους περιλαμβάνει ενδεικτικά:

• Αιματολογική εξέταση — κόστος ανά εξέταση
• Ακτινογραφία — κόστος ανά εξέταση
• Αποπαρασίτωση — κόστος ανά πράξη
• Βιοχημική εξέταση — κόστος ανά εξέταση
• Διαγνωστικό τεστ — κόστος ανά εξέταση
• Εμβολιασμός — κόστος ανά πράξη
• Επίσκεψη κατ’ οίκον — κόστος ανά επίσκεψη
• Καθαρισμός τραύματος — κόστος ανά πράξη
• Κλινική εξέταση ζώου — κόστος ανά επίσκεψη
• Κούρεμα ζώου — κόστος ανά συνεδρία
• Μικροεπέμβαση — κόστος ανά πράξη
• Μπάνιο ζώου — κόστος ανά συνεδρία
• Νοσηλεία ζώου — κόστος ανά ημέρα
• Προληπτικός έλεγχος — κόστος ανά επίσκεψη
• Στείρωση — κόστος ανά επέμβαση
• Υπέρηχος — κόστος ανά εξέταση
• Χειρουργική επέμβαση — κόστος ανά επέμβαση
• Χορήγηση φαρμάκου υψηλού κόστους — κόστος ανά πράξη
• Χορήγηση φαρμάκου χαμηλού κόστους — κόστος ανά πράξη

Μπορείτε να τροποποιήσετε αυτή τη λίστα ώστε να ανταποκρίνεται στις υπηρεσίες του δικού σας ιατρείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να διαχωρίσετε διαφορετικούς τύπους χειρουργικών επεμβάσεων, διαφορετικές διαγνωστικές εξετάσεις ή κατηγορίες νοσηλείας.

Η διαδικασία κοστολόγησης ενός ιατρείου μικρών ζώων βήμα προς βήμα

Το Affordable Costing οργανώνει τη ροή του κόστους από τα έξοδα και τις αποσβέσεις προς τις δραστηριότητες και, τελικά, προς τις υπηρεσίες που έχετε ορίσει ως υποδοχείς κόστους.

1. Ορίζετε την περίοδο κοστολόγησης

Επιλέγετε μια αντιπροσωπευτική περίοδο, όπως το προηγούμενο έτος ή το τελευταίο εξάμηνο.

Μια ετήσια περίοδος συνήθως αποτυπώνει καλύτερα:

• εποχικές μεταβολές,
• προληπτικούς εμβολιασμούς,
• έκτακτα περιστατικά,
• διακυμάνσεις στην κατανάλωση φαρμάκων,
• δαπάνες συντήρησης ή επισκευής εξοπλισμού.

2. Προσαρμόζετε τις έτοιμες λίστες στο δικό σας ιατρείο

Ελέγχετε τις παραμετροποιημένες λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους.

Αφαιρείτε, για παράδειγμα, το ακτινολογικό μηχάνημα αν συνεργάζεστε με εξωτερικό διαγνωστικό κέντρο και δεν διαθέτετε δικό σας. Προσθέτετε μια εξειδικευμένη υπηρεσία αν την παρέχετε, αλλά δεν υπάρχει στην αρχική λίστα.

3. Καταχωρίζετε τα έξοδα της περιόδου

Προσθέτετε το ποσό που αντιστοιχεί σε κάθε κατηγορία εξόδου.

Ξεχωρίζετε, όπου είναι χρήσιμο, τα έξοδα που συνδέονται άμεσα με συγκεκριμένες υπηρεσίες. Για παράδειγμα:

• τα εμβόλια συνδέονται άμεσα με τον εμβολιασμό,
• τα αναισθητικά και τα χειρουργικά υλικά συνδέονται με τις επεμβάσεις,
• τα αντιδραστήρια συνδέονται με τις εργαστηριακές εξετάσεις,
• ένα φάρμακο υψηλού κόστους συνδέεται με τη συγκεκριμένη πράξη χορήγησής του.

4. Καταχωρίζετε τα πάγια και υπολογίζετε τις αποσβέσεις

Για κάθε πάγιο καταχωρίζετε τα απαραίτητα στοιχεία ώστε η πλατφόρμα να υπολογίσει την απόσβεσή του.

Δεν επιβαρύνετε μία μόνο υπηρεσία με ολόκληρη την αξία αγοράς ενός μηχανήματος. Κατανέμετε το κόστος του στις περιόδους και στις υπηρεσίες που το χρησιμοποιούν.

5. Καταγράφετε τον χρόνο των δραστηριοτήτων

Για κάθε δραστηριότητα καταχωρίζετε τον αριθμό των επαναλήψεων και τον μέσο απαιτούμενο χρόνο.

Σε μια χειρουργική υπηρεσία, για παράδειγμα, δεν υπολογίζετε μόνο τον χρόνο της επέμβασης. Εξετάζετε επίσης τον χρόνο που απαιτούν:

• η προετοιμασία του ζώου,
• η προετοιμασία του χειρουργείου,
• η αναισθησία,
• η ίδια η επέμβαση,
• η ανάνηψη,
• η μετεγχειρητική παρακολούθηση,
• ο καθαρισμός και η αποστείρωση του εξοπλισμού.

6. Διαμοιράζετε τα έξοδα στις δραστηριότητες

Αποδίδετε πρώτα τα άμεσα έξοδα εκεί όπου πραγματικά δημιουργούνται.

Στη συνέχεια, διαμοιράζετε τα κοινά έξοδα με κατάλληλο κριτήριο. Ο χρόνος αποτελεί συχνά το πιο αντιπροσωπευτικό κριτήριο, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και άλλους παράγοντες όπου χρειάζεται.

Για παράδειγμα:

• το ενοίκιο μπορεί να κατανεμηθεί με βάση τη χρήση των χώρων,
• η κατανάλωση ενέργειας μπορεί να επιβαρύνει περισσότερο τις υπηρεσίες που χρησιμοποιούν ενεργοβόρο εξοπλισμό,
• το διοικητικό κόστος μπορεί να επιμεριστεί με βάση τον αριθμό περιστατικών ή τον χρόνο,
• η απόσβεση ενός εξειδικευμένου μηχανήματος πρέπει να κατευθυνθεί στις υπηρεσίες που το χρησιμοποιούν.

7. Μεταφέρετε το κόστος στις επιμέρους υπηρεσίες

Αφού υπολογίσετε το κόστος κάθε δραστηριότητας, το μεταφέρετε στον αντίστοιχο υποδοχέα κόστους.

Στο τέλος, η πλατφόρμα συγκεντρώνει για κάθε υπηρεσία:

• τα άμεσα υλικά και φάρμακα,
• το κόστος του ανθρώπινου χρόνου,
• το μερίδιο των έμμεσων εξόδων,
• το κόστος των αποσβέσεων,
• το κόστος των υποστηρικτικών εργασιών.

8. Εξετάζετε το κόστος και την κερδοφορία ανά υπηρεσία

Οι αναφορές σάς επιτρέπουν να συγκρίνετε το κόστος κάθε υπηρεσίας με την τιμή που χρεώνετε.

Αν μια υπηρεσία κοστίζει 50 ευρώ και τη χρεώνετε 45 ευρώ, η αύξηση του αριθμού των περιστατικών δεν θα λύσει το πρόβλημα. Αντίθετα, μπορεί να αυξήσει τη συνολική ζημιά.

Η κοστολόγηση σάς βοηθά να εντοπίσετε το πρόβλημα πριν επηρεάσει σοβαρά τη ρευστότητα και την κερδοφορία του ιατρείου.

Παράδειγμα: «τυφλή» κοστολόγηση και σωστή κοστολόγηση TDABC για έναν υπέρηχο

Ας εξετάσουμε ένα ενδεικτικό παράδειγμα για την υπηρεσία «Υπέρηχος — κόστος ανά εξέταση».

Στην πρόχειρη ή «τυφλή» κοστολόγηση, ο ιδιοκτήτης υπολογίζει τα αναλώσιμα και προσθέτει ένα γενικό ποσό για τον χρόνο του κτηνιάτρου. Δεν υπολογίζει τον χρόνο του βοηθού, τα έμμεσα έξοδα και την απόσβεση του εξοπλισμού.

Στην κοστολόγηση TDABC, το ιατρείο υπολογίζει:

• 40 λεπτά απασχόλησης του κτηνιάτρου,
• 20 λεπτά απασχόλησης βοηθού για προετοιμασία και υποστήριξη,
• τα αναλώσιμα της εξέτασης,
• το μερίδιο των λειτουργικών εξόδων,
• την απόσβεση του μηχανήματος υπερήχων και του σχετικού εξοπλισμού.

Το παράδειγμα είναι ενδεικτικό και δεν αποτελεί πρόταση τιμολόγησης. Τα πραγματικά ποσά εξαρτώνται από τα έξοδα, τον εξοπλισμό, τον αριθμό εξετάσεων και την πρακτική δυναμικότητα κάθε ιατρείου.

Η διαφορά των 31,20 ευρώ δείχνει πόσο εύκολα μπορεί μια πρόχειρη κοστολόγηση να υποτιμήσει το πραγματικό κόστος. Αν το ιατρείο βασίσει την τιμή του μόνο στα άμεσα αναλώσιμα και σε μια γενική εκτίμηση χρόνου, μπορεί να θεωρεί κερδοφόρα μια υπηρεσία που στην πραγματικότητα καλύπτει οριακά ή δεν καλύπτει καθόλου τους πόρους που καταναλώνει.

Τα δύο συχνότερα λάθη στην κοστολόγηση ενός ιατρείου μικρών ζώων

Λάθος 1: Δεν υπολογίζετε τις αποσβέσεις των παγίων

Πολλοί ιδιοκτήτες θεωρούν ότι ένα μηχάνημα δεν δημιουργεί πλέον κόστος αφού το έχουν ήδη πληρώσει. Στην πραγματικότητα, το ιατρείο πρέπει κάποια στιγμή να το αντικαταστήσει, να το αναβαθμίσει ή να το επισκευάσει.

Αν δεν υπολογίσετε τις αποσβέσεις:

• ο υπέρηχος φαίνεται φθηνότερος από όσο πραγματικά είναι,
• η ακτινογραφία δεν επιβαρύνεται με το κόστος του ακτινολογικού μηχανήματος,
• οι εργαστηριακές εξετάσεις δεν καλύπτουν τη χρήση του αιματολογικού ή βιοχημικού αναλυτή,
• οι χειρουργικές επεμβάσεις δεν καλύπτουν τον χειρουργικό και αναισθησιολογικό εξοπλισμό,
• η νοσηλεία δεν καλύπτει τα κλουβιά, τον εξοπλισμό παρακολούθησης και τα συστήματα οξυγόνου.

Το ιατρείο μπορεί έτσι να παρουσιάζει λογιστικό κέρδος, αλλά να μην δημιουργεί τους πόρους που χρειάζεται για την αντικατάσταση του εξοπλισμού του.

Λάθος 2: Δεν υπολογίζετε όλο τον χρόνο που απαιτεί κάθε υπηρεσία

Ο χρόνος μιας υπηρεσίας δεν περιορίζεται πάντα στον χρόνο κατά τον οποίο ο κτηνίατρος βρίσκεται μπροστά στον ιδιοκτήτη του ζώου.

Μια κλινική εξέταση μπορεί να περιλαμβάνει:

• λήψη ιστορικού,
• εξέταση του ζώου,
• ενημέρωση του ιδιοκτήτη,
• καταχώριση του περιστατικού,
• συνταγογράφηση ή παροχή οδηγιών.

Μια χειρουργική επέμβαση περιλαμβάνει χρόνο προετοιμασίας, αναισθησίας, επέμβασης, ανάνηψης, παρακολούθησης και αποστείρωσης.

Μια κατ’ οίκον επίσκεψη περιλαμβάνει τον χρόνο μετάβασης και επιστροφής, όχι μόνο τον χρόνο εξέτασης.

Μια ημέρα νοσηλείας περιλαμβάνει πολλές μικρές επαναλαμβανόμενες παρεμβάσεις: χορήγηση φαρμάκων, έλεγχο ζωτικών λειτουργιών, καθαρισμό, σίτιση και επικοινωνία με τον ιδιοκτήτη.

Όταν παραλείπετε αυτούς τους χρόνους, υπολογίζετε μόνο ένα μέρος της πραγματικής εργασίας και μειώνετε τεχνητά το κόστος της υπηρεσίας.

Ποιες αποφάσεις μπορείτε να λάβετε όταν γνωρίζετε το κόστος ανά υπηρεσία;

Η σωστή κοστολόγηση δεν αποτελεί μια τυπική οικονομική άσκηση. Σας δίνει στοιχεία για καθημερινές και στρατηγικές αποφάσεις.

Μπορείτε να αξιολογήσετε:

• αν πρέπει να αλλάξετε τη χρέωση μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας,
• αν μια υπηρεσία χρειάζεται διαφορετικό τρόπο οργάνωσης,
• αν συμφέρει η αγορά νέου διαγνωστικού μηχανήματος,
• πόσες εξετάσεις χρειάζονται για να καλύψουν την απόσβεση μιας επένδυσης,
• αν μια επίσκεψη κατ’ οίκον καλύπτει τον χρόνο μετακίνησης και το κόστος του οχήματος,
• αν η ημερήσια χρέωση νοσηλείας καλύπτει όλες τις επαναλαμβανόμενες εργασίες,
• αν η χορήγηση φαρμάκων υψηλού κόστους χρειάζεται διαφορετική τιμολόγηση,
• αν το πρόγραμμα εργασίας αξιοποιεί σωστά τον διαθέσιμο χρόνο,
• ποιες υπηρεσίες δημιουργούν κέρδος και ποιες δεσμεύουν πόρους χωρίς επαρκή απόδοση.

Η πλατφόρμα μπορεί επίσης να αναδείξει την αχρησιμοποίητη δυναμικότητα. Αν διαθέτετε περισσότερο παραγωγικό χρόνο ή εξοπλισμό από όσο αξιοποιείτε, μπορείτε να εξετάσετε τρόπους αύξησης των περιστατικών ή καλύτερης οργάνωσης των ραντεβού.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Affordable Costing για το ιατρείο μικρών ζώων;

Η κοστολόγηση μπορεί να γίνει πολύπλοκη όταν προσπαθείτε να τη σχεδιάσετε μόνοι σας σε ένα γενικό υπολογιστικό φύλλο.

Χρειάζεται να γνωρίζετε:

• ποια έξοδα πρέπει να συμπεριλάβετε,
• πώς θα υπολογίσετε τις αποσβέσεις,
• πώς θα μετατρέψετε τον χρόνο σε κόστος,
• πώς θα κατανείμετε τα κοινά έξοδα,
• πώς θα αποφύγετε τη διπλή καταχώριση,
• πώς θα ενημερώνετε το μοντέλο σε κάθε νέα περίοδο.

Το Affordable Costing παρέχει έτοιμη δομή και οργανώνει τη ροή της κοστολόγησης σε συγκεκριμένα βήματα. Η παραμετροποίηση για τα ιατρεία μικρών ζώων μειώνει τον χρόνο αρχικής προετοιμασίας και σας βοηθά να μην παραλείψετε σημαντικές κατηγορίες κόστους.

Παράλληλα, διατηρείτε τον έλεγχο. Μπορείτε να προσαρμόσετε κάθε λίστα, να δημιουργήσετε νέες υπηρεσίες και να διαμορφώσετε το μοντέλο σύμφωνα με τον εξοπλισμό, το προσωπικό και τον τρόπο λειτουργίας του δικού σας ιατρείου.

Από τη γενική εικόνα στο πραγματικό κόστος κάθε κτηνιατρικής υπηρεσίας

Η οικονομική εικόνα ενός ιατρείου μικρών ζώων δεν κρίνεται μόνο από το πόσα περιστατικά εξυπηρετεί ή από το συνολικό ύψος των εσόδων του.

Κρίνεται και από το αν κάθε υπηρεσία καλύπτει:

• τον χρόνο που απαιτεί,
• τα υλικά που καταναλώνει,
• το προσωπικό που απασχολεί,
• τον εξοπλισμό που χρησιμοποιεί,
• το μέρος των γενικών εξόδων που της αναλογεί.

Με το Affordable Costing μπορείτε να μετατρέψετε αυτά τα στοιχεία σε συγκεκριμένο κόστος ανά εξέταση, πράξη, συνεδρία, επέμβαση, επίσκεψη ή ημέρα νοσηλείας.

Έτσι, δεν χρειάζεται να τιμολογείτε με βάση μόνο την εμπειρία, τις τιμές άλλων ιατρείων ή μια πρόχειρη εκτίμηση. Μπορείτε να γνωρίζετε τι πραγματικά κοστίζει κάθε υπηρεσία και να λαμβάνετε αποφάσεις που προστατεύουν τη βιωσιμότητα και την ανάπτυξη του ιατρείου σας.

Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση υπηρεσιών ιατρείου μικρών ζώων

Τι είναι η κοστολόγηση υπηρεσιών ιατρείου μικρών ζώων;

Η κοστολόγηση υπηρεσιών ιατρείου μικρών ζώων είναι η διαδικασία με την οποία υπολογίζετε το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας που παρέχει το ιατρείο, όπως μιας κλινικής εξέτασης, ενός εμβολιασμού, μιας αιματολογικής εξέτασης, ενός υπερήχου, μιας στείρωσης ή μιας ημέρας νοσηλείας. Ο υπολογισμός περιλαμβάνει άμεσα υλικά και φάρμακα, χρόνο προσωπικού, έμμεσα λειτουργικά έξοδα και αποσβέσεις εξοπλισμού.

Γιατί πρέπει να υπολογίζω το κόστος κάθε υπηρεσίας ξεχωριστά;

Κάθε υπηρεσία χρησιμοποιεί διαφορετικούς πόρους. Μια απλή κλινική εξέταση δεν απαιτεί τον ίδιο χρόνο, εξοπλισμό, προσωπικό και αναλώσιμα με μια χειρουργική επέμβαση ή έναν υπέρηχο. Αν γνωρίζετε μόνο το συνολικό κόστος του ιατρείου, δεν μπορείτε να διαπιστώσετε ποιες υπηρεσίες είναι κερδοφόρες και ποιες μπορεί να παρέχετε με ζημιά.

Τι δεδομένα χρειάζομαι για να κοστολογήσω τις υπηρεσίες του ιατρείου μου;

Χρειάζεστε τα έξοδα της περιόδου, τα πάγια και την αξία τους, τις υπηρεσίες που παρέχετε, τον αριθμό των περιστατικών ανά υπηρεσία και μια ρεαλιστική εκτίμηση του χρόνου που απαιτεί κάθε δραστηριότητα. Χρειάζεστε επίσης στοιχεία για το διαθέσιμο παραγωγικό δυναμικό του κτηνιάτρου και του υπόλοιπου προσωπικού.

Τι είναι ο υποδοχέας κόστους στο Affordable Costing;

Υποδοχέας κόστους είναι το αντικείμενο για το οποίο θέλετε να υπολογίσετε κόστος. Σε ένα ιατρείο μικρών ζώων, υποδοχέας κόστους μπορεί να είναι η αιματολογική εξέταση, ο εμβολιασμός, η κλινική εξέταση, η στείρωση, ο υπέρηχος, η χειρουργική επέμβαση, η κατ’ οίκον επίσκεψη ή η ημερήσια νοσηλεία.

Πώς υπολογίζει το TDABC τον χρόνο μιας κτηνιατρικής υπηρεσίας;

Το Time-Driven Activity-Based Costing πολλαπλασιάζει τον αριθμό των επαναλήψεων μιας δραστηριότητας με τον μέσο χρόνο που απαιτεί κάθε επανάληψη. Στη συνέχεια, χρησιμοποιεί το κόστος ανά μονάδα παραγωγικού χρόνου για να υπολογίσει το κόστος της ανθρώπινης εργασίας και των σχετικών πόρων που κατανάλωσε η υπηρεσία.

Πρέπει να υπολογίζω την προσωπική εργασία μου αν είμαι ο ιδιοκτήτης και κτηνίατρος;

Ναι. Αν εργάζεστε στο ιατρείο και η αμοιβή σας δεν έχει ήδη καταχωριστεί ως μισθολογικό έξοδο, πρέπει να υπολογίσετε μια εύλογη αμοιβή για την εργασία σας. Διαφορετικά, οι υπηρεσίες θα εμφανίζουν τεχνητά χαμηλό κόστος, επειδή το μοντέλο θα θεωρεί ότι ο χρόνος σας δεν κοστίζει.

Γιατί πρέπει να υπολογίζω τις αποσβέσεις του κτηνιατρικού εξοπλισμού;

Ο εξοπλισμός φθείρεται, παλιώνει και κάποια στιγμή χρειάζεται αντικατάσταση. Οι αποσβέσεις κατανέμουν την αξία του εξοπλισμού στις περιόδους και στις υπηρεσίες που τον χρησιμοποιούν. Αν τις παραλείψετε, οι υπηρεσίες που βασίζονται σε ακτινολογικό, υπέρηχο, αναλυτές ή χειρουργικό εξοπλισμό θα εμφανίζονται φθηνότερες από όσο πραγματικά είναι.

Πώς κοστολογείται σωστά μια επίσκεψη κατ’ οίκον;

Η κοστολόγηση μιας κατ’ οίκον επίσκεψης πρέπει να περιλαμβάνει τον χρόνο μετάβασης, τον χρόνο επιστροφής, τον χρόνο εξέτασης, τα αναλώσιμα, το κόστος χρήσης και απόσβεσης του οχήματος, τα καύσιμα και το μέρος των γενικών εξόδων που αναλογεί στην υπηρεσία. Αν υπολογίσετε μόνο τον χρόνο εξέτασης, θα υποτιμήσετε σημαντικά το πραγματικό κόστος.

Πώς κοστολογείται η νοσηλεία ενός ζώου;

Η νοσηλεία κοστολογείται συνήθως ανά ημέρα. Το κόστος πρέπει να περιλαμβάνει τη χρήση του χώρου και του κλουβιού, τα φάρμακα και τα αναλώσιμα, τη σίτιση, τον καθαρισμό, την παρακολούθηση, τις επαναλαμβανόμενες παρεμβάσεις του προσωπικού και το μερίδιο των λειτουργικών εξόδων και αποσβέσεων.

Μπορώ να αλλάξω τις έτοιμες λίστες του Affordable Costing;

Ναι. Οι παραμετροποιημένες λίστες λειτουργούν ως πρακτική αφετηρία και όχι ως υποχρεωτικό πρότυπο. Μπορείτε να προσθέσετε, να μετονομάσετε ή να διαγράψετε έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους, ώστε η δομή να ανταποκρίνεται ακριβώς στο δικό σας ιατρείο.

Μπορεί ένα μικρό ιατρείο με έναν μόνο κτηνίατρο να χρησιμοποιήσει το Affordable Costing;

Ναι. Ένα μικρό ή ατομικό ιατρείο χρειάζεται εξίσου να γνωρίζει το κόστος των υπηρεσιών του. Η πλατφόρμα μπορεί να υπολογίσει την αμοιβή του ιδιοκτήτη, τον διαθέσιμο παραγωγικό χρόνο, τα έξοδα, τις αποσβέσεις και το κόστος κάθε υπηρεσίας, ακόμη και όταν ο ιδιοκτήτης αποτελεί τον βασικό ή μοναδικό εργαζόμενο.

Πόσο συχνά πρέπει να επαναλαμβάνω την κοστολόγηση;

Μπορείτε να επαναλαμβάνετε την κοστολόγηση ετησίως ή συχνότερα όταν αλλάζουν σημαντικά τα έξοδα, οι μισθοί, οι τιμές των φαρμάκων, ο εξοπλισμός, ο αριθμός περιστατικών ή ο τρόπος λειτουργίας του ιατρείου. Η τακτική επικαιροποίηση αποτρέπει τη χρήση παλιών στοιχείων σε ένα περιβάλλον όπου οι δαπάνες μπορεί να μεταβάλλονται γρήγορα.

Η κοστολόγηση καθορίζει αυτόματα την τιμή που πρέπει να χρεώνω;

Η κοστολόγηση προσδιορίζει το πραγματικό κόστος της υπηρεσίας. Για να καθορίσετε την τελική τιμή, πρέπει να προσθέσετε το επιθυμητό περιθώριο κέρδους και να λάβετε υπόψη την αγορά, την εξειδίκευση του ιατρείου, την ποιότητα της υπηρεσίας και τη συνολική εμπορική σας στρατηγική. Δεν μπορείτε όμως να τιμολογήσετε με ασφάλεια αν δεν γνωρίζετε πρώτα το κόστος.

Πώς βοηθά το Affordable Costing στη βελτίωση της κερδοφορίας του ιατρείου;

Το Affordable Costing δείχνει το κόστος και την απόδοση κάθε υπηρεσίας ξεχωριστά. Έτσι, μπορείτε να εντοπίσετε υπηρεσίες που χρειάζονται αλλαγή τιμής, διαδικασίες που καταναλώνουν υπερβολικό χρόνο, εξοπλισμό που δεν αξιοποιείται επαρκώς και έξοδα που επιβαρύνουν δυσανάλογα συγκεκριμένες υπηρεσίες. Με αυτά τα στοιχεία μπορείτε να βελτιώσετε την οργάνωση, την τιμολόγηση και τη χρήση των διαθέσιμων πόρων.