Η κοστολόγηση ενός ξενοδοχείου δεν σημαίνει απλώς να γνωρίζετε «πόσο κοστίζει συνολικά» η λειτουργία της μονάδας σας. Αυτό το γνωρίζετε ήδη, λίγο-πολύ, μέσα από τα τιμολόγια, τη μισθοδοσία, τους λογαριασμούς ενέργειας, τα έξοδα προμηθειών και τις πληρωμές σε συνεργάτες. Η ουσιαστική κοστολόγηση ενός ξενοδοχείου απαντά σε ένα πολύ πιο κρίσιμο ερώτημα: πόσο σας κοστίζει πραγματικά κάθε διανυκτέρευση, ανά τύπο δωματίου;
Άλλο κόστος έχει ένα Standard μονόκλινο δωμάτιο στη low season, άλλο ένα Superior δωμάτιο στη high season, άλλο μια Deluxe σουίτα και άλλο ένα δωμάτιο που απαιτεί περισσότερη καθαριότητα, περισσότερη συντήρηση, περισσότερη κατανάλωση ενέργειας ή περισσότερες παροχές. Αν αντιμετωπίζετε όλα τα δωμάτια σαν να έχουν το ίδιο κόστος, τότε παίρνετε αποφάσεις τιμολόγησης με λάθος δεδομένα.
Η μεθοδολογία κοστολόγησης Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC), στην οποία βασίζεται η πλατφόρμα Affordable Costing, ταιριάζει εξαιρετικά στην κοστολόγηση ενός ξενοδοχείου, γιατί συνδέει το κόστος με τις πραγματικές δραστηριότητες που απαιτεί η λειτουργία του. Μέσω του TDABC, το κόστος κάθε δραστηριότητας μεταφέρεται με μεγαλύτερη ακρίβεια στους αντίστοιχους υποδοχείς κόστους, όπως η διανυκτέρευση ανά τύπο δωματίου, το πρωινό, το room service, το spa ή το parking. Με απλά λόγια, η διαμονή δεν δημιουργεί κόστος μόνο επειδή υπάρχει ένα δωμάτιο. Δημιουργεί κόστος επειδή η υποδοχή εξυπηρετεί τον πελάτη, οι καμαριέρες καθαρίζουν και προετοιμάζουν το δωμάτιο, η συντήρηση παρεμβαίνει όταν χρειάζεται, το πλυντήριο διαχειρίζεται τον ιματισμό, το πρωινό καταναλώνει πρώτες ύλες και εργατοώρες, ενώ υπηρεσίες όπως το bar, το spa, το room service, το parking και οι μεταφορές πελατών δημιουργούν ξεχωριστές δραστηριότητες με ξεχωριστό κόστος.
Γιατί η κοστολόγηση ανά τύπο δωματίου είναι κρίσιμη για κάθε ξενοδόχο
Πολλά ξενοδοχεία παρακολουθούν τα συνολικά έσοδα, τα συνολικά έξοδα και την πληρότητα. Αυτή η εικόνα βοηθά, αλλά δεν αρκεί. Ένα ξενοδοχείο μπορεί να εμφανίζει συνολικά κέρδος και ταυτόχρονα να χάνει χρήματα σε συγκεκριμένους τύπους δωματίων, σε συγκεκριμένες περιόδους ή σε συγκεκριμένες υπηρεσίες.
Για παράδειγμα, ένα δωμάτιο μπορεί να φαίνεται κερδοφόρο επειδή έχει υψηλότερη χρέωση. Όμως μπορεί να απαιτεί ακριβότερο εξοπλισμό, περισσότερη ενέργεια, συχνότερη συντήρηση, περισσότερα αναλώσιμα, περισσότερο χρόνο καθαριότητας και μεγαλύτερη συμμετοχή προσωπικού. Αν δεν υπολογίσετε αυτά τα στοιχεία, δεν γνωρίζετε το πραγματικό κόστος σας για κάθε δωμάτιο του ξενοδοχείου σας.
Η σωστή κοστολόγηση ξενοδοχείου σάς βοηθά να απαντήσετε σε ερωτήματα όπως:
- Πόσο κοστίζει μια διανυκτέρευση σε Standard δίκλινο δωμάτιο στη high season;
- Πόσο κοστίζει μια διανυκτέρευση σε Superior δωμάτιο στη low season;
- Ποιο κόστος πρέπει να καλύψει η τιμή μιας σουίτας;
- Πόσο επιβαρύνει το κόστος ανά δωμάτιο η ενέργεια, η μισθοδοσία, η καθαριότητα και οι αποσβέσεις;
- Πόσο πραγματικά κοστίζει το πρωινό ανά άτομο;
- Πόσο κοστίζει το parking ανά ημέρα ή η μεταφορά πελατών ανά διαδρομή;
- Ποιες υπηρεσίες λειτουργούν κερδοφόρα και ποιες μειώνουν την κερδοφορία σας;
Σε μια περίοδο όπου αυξάνεται συνεχώς το κόστος της ηλεκτρικής ενέργειας, οι αμοιβές εργαζομένων, τα ενοίκια, τα τρόφιμα, τα αναλώσιμα, οι προμήθειες των online booking platforms και τα έξοδα προώθησης, ο ξενοδόχος δεν έχει την πολυτέλεια να τιμολογεί με ένστικτο. Χρειάζεται αριθμούς.
Τα πιο συχνά λάθη στην κοστολόγηση ενός ξενοδοχείου
Το πιο συχνό λάθος που κάνουν πολλά ξενοδοχεία στην κοστολόγηση είναι ότι δεν υπολογίζουν τις αποσβέσεις των παγίων περιουσιακών στοιχείων τους. Αυτό το λάθος αλλοιώνει την πραγματική εικόνα του κόστους.
Ένα ξενοδοχείο χρησιμοποιεί συνεχώς πάγια υψηλής αξίας: κτίριο (εφόσον είναι ιδιόκτητο), ηλεκτρολογικές εγκαταστάσεις, ανελκυστήρες, συστήματα κλιματισμού, κρεβάτια, στρώματα, τηλεοράσεις, mini bar, επαγγελματικά ψυγεία, εξοπλισμό κουζίνας, πλυντήρια, στεγνωτήρια, εξοπλισμό spa, εξοπλισμό γυμναστηρίου, έπιπλα reception, έπιπλα δωματίων, συστήματα ασφαλείας και πολλά ακόμη.
Αν δεν υπολογίσετε τις αποσβέσεις στην κοστολόγηση, τότε συμπεριφέρεστε σαν να χρησιμοποιείτε αυτά τα πάγια δωρεάν. Στην πράξη, όμως, κάθε διανυκτέρευση «καταναλώνει» ένα μικρό μέρος της αξίας αυτών των παγίων. Κάθε διαμονή σε ένα δωμάτιο φθείρει το στρώμα, χρησιμοποιεί τον κλιματισμό, απαιτεί συντήρηση, χρησιμοποιεί έπιπλα, ηλεκτρολογικές εγκαταστάσεις, υδραυλικά, λευκά είδη και εξοπλισμό.
Το δεύτερο μεγάλο λάθος είναι ότι πολλά ξενοδοχεία δεν υπολογίζουν το κόστος ανά διανυκτέρευση ανά τύπο δωματίου. Υπολογίζουν μέσο κόστος συνολικά για το ξενοδοχείο και το χρησιμοποιούν για όλα τα δωμάτια. Αυτό απλοποιεί υπερβολικά την πραγματικότητα και μπορεί να οδηγήσει σε λάθος χρεώσεις, λάθος προσφορές και λάθος εμπορικές αποφάσεις.
Πώς βοηθά το Affordable Costing στην κοστολόγηση ενός ξενοδοχείου
Το Affordable Costing διευκολύνει την κοστολόγηση επειδή οργανώνει τη διαδικασία σε συγκεκριμένα βήματα. Ο χρήστης δημιουργεί τα δέντρα οντοτήτων κοστολόγησης για τα έξοδα, τα πάγια-αποσβέσεις, τα τμήματα/δραστηριότητες/διαδικασίες και τους υποδοχείς κόστους. Στη συνέχεια προσθέτει τα οικονομικά και λειτουργικά δεδομένα, διαμοιράζει τα έξοδα και το κόστος στις δραστηριότητες και τελικά στους υποδοχείς κόστους.
Η μεγάλη διαφορά για τα ξενοδοχεία είναι η ειδική παραμετροποίηση της πλατφόρμας για αυτά. Όταν ο χρήστης επιλέξει την κατηγορία επιχείρησης «Ξενοδοχείο», η πλατφόρμα εμφανίζει παραμετροποιημένες οντότητες κοστολόγησης για τη συγκεκριμένη κατηγορία. Έτσι ο ιδιοκτήτης δεν ξεκινά από ένα κενό αρχείο. Ξεκινά από μια έτοιμη λογική δομή που ταιριάζει στη λειτουργία ενός ξενοδοχείου και την προσαρμόζει στη δική του μονάδα.
Η παραμετροποίηση αφορά τέσσερις βασικές οντότητες: έξοδα, πάγια-αποσβέσεις, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους.
1. Παραμετροποιημένη λίστα εξόδων για ξενοδοχείο
Η κοστολόγηση ενός ξενοδοχείου ξεκινά από τα έξοδα. Στο Affordable Costing, η λίστα εξόδων για την κατηγορία «Ξενοδοχείο» περιλαμβάνει έξοδα που συναντά πραγματικά ένας ξενοδόχος στην καθημερινή λειτουργία του.
Παραδείγματα εξόδων που περιλαμβάνονται στην πλατφόρμα για ένα ξενοδοχείο:
- Αμοιβές υπαλλήλων υποδοχής
- Αμοιβές καμαριέρων
- Αμοιβές καθαριστών κοινόχρηστων χώρων
- Αμοιβές μαγείρων και σερβιτόρων
- Αμοιβές υπαλλήλων συντήρησης
- Αμοιβές διοικητικού προσωπικού
- Αμοιβές εξωτερικών συνεργατών, όπως κηπουροί ή εξειδικευμένοι τεχνικοί
- Συντήρηση εξοπλισμού δωματίων
- Συντήρηση εγκαταστάσεων ξενοδοχείου
- Συντήρηση κήπου, πισίνας και spa
- Αναλώσιμα προϊόντα δωματίων
- Αναλώσιμα καθαρισμού ξενοδοχείου
- Πλυντήρια και στεγνοκαθαριστήρια ιματισμού
- Πρώτες ύλες εστίασης
- Αναλώσιμα κουζίνας
- Ποτά, κρασιά, αναλώσιμα bar και υλικά cocktail
- Καφές, τσάι και συνοδευτικά
- Προμήθειες σε ταξιδιωτικά γραφεία, OTAs και booking platforms
- Έξοδα μεταφοράς πελατών
- Αμοιβή λογιστή και νομικά έξοδα
- Ενοίκιο ξενοδοχείου
- Λογαριασμοί ρεύματος, νερού, θέρμανσης/ψύξης, τηλεπικοινωνιών και internet
- Ασφάλιση ξενοδοχείου, αστική ευθύνη και ασφάλιση εξοπλισμού
- Συντήρηση ιστοσελίδας
- Συνδρομές λογισμικού ξενοδοχείου και λογισμικού υπολογιστών
- Υποστήριξη πληροφορικής
- Πιστοποιήσεις υγιεινής και ασφάλειας
- Συνδρομές σε επαγγελματικούς φορείς
- Τόκοι τραπεζικών δανείων
- Αναλώσιμα γραφείου
Αυτή η παραμετροποιημένη λίστα μειώνει τον κίνδυνο να ξεχάσετε σημαντικά έξοδα. Παράλληλα, σας βοηθά να δείτε την πραγματική δομή κόστους του ξενοδοχείου σας. Δεν βλέπετε απλώς ένα μεγάλο ποσό για «λειτουργικά έξοδα». Βλέπετε ποιες κατηγορίες εξόδων πιέζουν περισσότερο το κόστος διανυκτέρευσης.
2. Παραμετροποιημένη λίστα παγίων για ένα ξενοδοχείο
Η δεύτερη κρίσιμη οντότητα κοστολόγησης αφορά στα πάγια και στις αποσβέσεις. Εδώ το Affordable Costing βοηθά τον ξενοδόχο να μη μείνει μόνο στα άμεσα έξοδα, αλλά να ενσωματώσει και το κόστος χρήσης των παγίων.
Παραδείγματα παγίων που εμφανίζονται σε ένα ξενοδοχείο:
- Ιδιόκτητο ακίνητο ξενοδοχείου
- Ανακαινίσεις ξενοδοχείου, όπως μπάνια, δάπεδα και υδραυλικά
- Ηλεκτρολογικές εγκαταστάσεις
- Ανελκυστήρας
- Πυρασφάλεια και σύστημα πυρανίχνευσης
- Συστήματα κλιματισμού
- Κρεβάτια, στρώματα, γραφεία και ντουλάπες δωματίων
- Τηλεοράσεις, mini bar και κλιματιστικά δωματίων
- Χρηματοκιβώτια, καθρέφτες, βραστήρες και φωτιστικά δωματίων
- Έπιπλα reception και lounge
- Υπολογιστές υποδοχής και τηλεφωνικό κέντρο
- Έπιπλα εξωτερικού χώρου
- Επαγγελματική μηχανή καφέ
- Καρότσια καμαριέρας
- Πλυντήρια, στεγνωτήρια και σιδερωτήριο
- Ράφια αποθήκης
- Επαγγελματικά ψυγεία και καταψύκτες
- Επαγγελματικοί φούρνοι, πλυντήριο πιάτων, μπουφές πρωινού, grill, φριτέζα, salamander και bain-marie
- Εξοπλισμός γυμναστηρίου, όπως διάδρομος, ποδήλατο, ελλειπτικό, πολυόργανο, πάγκοι, μπάρες και δίσκοι
- Πισίνα ξενοδοχείου, σάουνα, λεκάνες και είδη WC δωματίων
- Συστήματα ασφαλείας, όπως κάμερες και συναγερμοί
Με αυτή τη δομή, το ξενοδοχείο μπορεί να υπολογίσει τις αποσβέσεις των παγίων του και να ενσωματώσει αυτό το κόστος στη διανυκτέρευση. Έτσι ο ιδιοκτήτης βλέπει πιο καθαρά αν η χρέωση ενός δωματίου καλύπτει όχι μόνο τα άμεσα λειτουργικά έξοδα, αλλά και τη φθορά και αντικατάσταση του εξοπλισμού.
3. Παραμετροποιημένη λίστα δραστηριοτήτων για ένα ξενοδοχείο
Η μεθοδολογία TDABC στηρίζεται στις δραστηριότητες. Το Affordable Costing σάς βοηθά να σκεφτείτε το ξενοδοχείο ως σύνολο δραστηριοτήτων και όχι μόνο ως σύνολο εξόδων.
Για το λόγο αυτό έχουν δημιουργηθεί οι δραστηριότητες ενός ενδεικτικού ξενοδοχείου οι οποίες αντιστοιχούν σε κάθε μία υπηρεσία που χρεώνεται, δηλαδή σε κάθε ένα υποδοχέα κόστους.
Αυτή η δομή δείχνει καθαρά ότι το ξενοδοχείο δεν πουλά μόνο «δωμάτια». Πουλά διαφορετικές υπηρεσίες, με διαφορετική κατανάλωση πόρων, διαφορετικό χρόνο προσωπικού και διαφορετικό κόστος.
Στην πράξη, ο ιδιοκτήτης ή ο υπεύθυνος λειτουργίας καταγράφει πόσες φορές εκτελείται κάθε δραστηριότητα και πόσο χρόνο απαιτούν οι διαδικασίες της. Για παράδειγμα, μπορεί να εκτιμήσει τον χρόνο check-in, τον χρόνο καθαρισμού, τον χρόνο προετοιμασίας δωματίου, τον χρόνο εξυπηρέτησης πρωινού ή τον χρόνο room service. Η πλατφόρμα χρησιμοποιεί αυτή τη λογική για να κατανείμει το κόστος με μεγαλύτερη ακρίβεια.
4. Παραμετροποιημένοι υποδοχείς κόστους για ένα ξενοδοχείο
Οι υποδοχείς κόστους είναι τα αντικείμενα στα οποία τελικά φορτώνεται το κόστος. Στη μεθοδολογία TDABC, υποδοχείς κόστους μπορούν να είναι προϊόντα, υπηρεσίες, πελάτες ή έργα.
Στην κοστολόγηση ξενοδοχείου, οι σημαντικότεροι υποδοχείς κόστους είναι οι διανυκτερεύσεις ανά τύπο δωματίου και ανά περίοδο. Για παράδειγμα:
- Διαμονή σε Standard μονόκλινο δωμάτιο στη high season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε Standard δίκλινο δωμάτιο στη high season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε Superior δωμάτιο στη high season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε Deluxe δωμάτιο στη high season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε σουίτα στη high season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε Standard μονόκλινο δωμάτιο στη low season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε Standard δίκλινο δωμάτιο στη low season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε Superior δωμάτιο στη low season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε Deluxe δωμάτιο στη low season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Διαμονή σε σουίτα στη low season — κόστος ανά διανυκτέρευση
- Πρωινό — κόστος ανά άτομο
- Εστίαση — κόστος ανά άτομο
- Κατανάλωση bar — κόστος ανά προϊόν
- Υπηρεσίες spa — κόστος ανά άτομο
- Parking — κόστος ανά ημέρα
- Μεταφορά πελατών — κόστος ανά διαδρομή
- Laundry — κόστος ανά τεμάχιο
- Room service — κόστος υπηρεσίας ανά παραγγελία
- Ενοικίαση αίθουσας εκδηλώσεων — κόστος ανά εκδήλωση
- Catering εκδήλωσης — κόστος ανά άτομο
- Coffee break εκδήλωσης — κόστος ανά άτομο
- Open bar εκδήλωσης — κόστος ανά άτομο
Αυτή η ανάλυση δίνει στον ξενοδόχο πρακτική πληροφόρηση. Δεν βλέπει μόνο το συνολικό κόστος του ξενοδοχείου. Βλέπει ποια υπηρεσία κοστίζει πόσο, ποια χρέωση καλύπτει το κόστος και ποια υπηρεσία χρειάζεται επανατιμολόγηση ή καλύτερη διαχείριση.
Η διαδικασία κοστολόγησης ενός ξενοδοχείου στο Affordable Costing
Η διαδικασία ακολουθεί μια απλή αλλά ουσιαστική λογική:
Πρώτα, επιλέγετε την εταιρία σας και την κατηγορία επιχείρησης «Ξενοδοχείο». Η πλατφόρμα εμφανίζει τις παραμετροποιημένες λίστες για έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους. Εσείς ελέγχετε τις λίστες, κρατάτε όσα ταιριάζουν στη μονάδα σας, προσθέτετε όσα λείπουν και αφαιρείτε όσα δεν χρησιμοποιείτε.
Στη συνέχεια, ορίζετε την περίοδο κοστολόγησης. Μπορείτε να κοστολογήσετε το προηγούμενο έτος, μια σεζόν, ένα εξάμηνο ή μια άλλη περίοδο που σας εξυπηρετεί. Έπειτα, περνάτε τα έξοδα της περιόδου. Προσθέτετε μισθοδοσία, ενέργεια, προμήθειες, συντηρήσεις, αναλώσιμα, ενοίκια, προμήθειες πλατφορμών, έξοδα marketing και κάθε άλλη δαπάνη.
Μετά, καταχωρείτε τα πάγια και τις αποσβέσεις. Αυτό το βήμα έχει ιδιαίτερη σημασία για τα ξενοδοχεία, επειδή ο εξοπλισμός και οι εγκαταστάσεις αποτελούν μεγάλο μέρος του πραγματικού κόστους. Η πλατφόρμα διαθέτει ειδική ενότητα «Αποσβέσεις», στην οποία ο χρήστης προσθέτει πληροφορίες για τα πάγια ώστε να υπολογιστούν οι αποσβέσεις τους και να εμφανιστούν στα έξοδα της εταιρίας.
Έπειτα, οργανώνετε τα τμήματα και τις δραστηριότητες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε τμήματα όπως υποδοχή, housekeeping, συντήρηση, εστίαση, bar, spa, διοίκηση, πωλήσεις/κρατήσεις και υποστήριξη πληροφορικής. Για κάθε τμήμα καταγράφετε δραστηριότητες και χρόνους. Η πλατφόρμα χρησιμοποιεί τις ανθρωποώρες ως συνηθισμένη μονάδα μέτρησης της πρακτικής δυναμικότητας, ειδικά όταν το έργο ενός τμήματος οφείλεται κυρίως στους εργαζομένους.
Στη συνέχεια, διαμοιράζετε τα έξοδα στις δραστηριότητες ή στα τμήματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να κατανείμετε το κόστος ενέργειας, καθαριότητας, συντήρησης, λογισμικού ή μισθοδοσίας στις δραστηριότητες που το προκαλούν. Μετά διαμοιράζετε το κόστος των υποστηρικτικών τμημάτων στις κύριες δραστηριότητες. Τέλος, διαμοιράζετε το κόστος των κύριων δραστηριοτήτων στους υποδοχείς κόστους, δηλαδή στις διανυκτερεύσεις ανά τύπο δωματίου και στις υπόλοιπες υπηρεσίες.
Στο τέλος, η ενότητα «Αναφορές» σάς δίνει τα αποτελέσματα. Η πλατφόρμα περιλαμβάνει αναφορές όπως «Κόστος ανά υποδοχέα κόστους», «Κέρδη ή ζημιές ανά υποδοχέα κόστους», «Κόστος ανά τμήμα της εταιρίας» και «Αχρησιμοποίητη δυναμικότητα ανά τμήμα».
Τι κερδίζει ο ιδιοκτήτης ξενοδοχείου
Με την κοστολόγηση διανυκτέρευσης ανά τύπο δωματίου, ο ξενοδόχος αποκτά ένα εργαλείο διοίκησης και όχι απλώς έναν υπολογισμό κόστους.
Μπορεί να αναπροσαρμόσει τις τιμές του με βάση τα πραγματικά δεδομένα. Μπορεί να αποφασίσει ποια δωμάτια χρειάζονται διαφορετική τιμολογιακή πολιτική. Μπορεί να αξιολογήσει αν οι προσφορές σε OTAs αφήνουν πραγματικό κέρδος μετά τις προμήθειες. Μπορεί να δει αν το πρωινό, το parking, το shuttle, το spa ή το room service πρέπει να χρεώνονται διαφορετικά. Μπορεί επίσης να εντοπίσει υπηρεσίες που καταναλώνουν δυσανάλογα πολλούς πόρους σε σχέση με τα έσοδα που φέρνουν. Η σωστή κοστολόγηση ξενοδοχείου δίνει απαντήσεις εκεί όπου το ένστικτο δεν αρκεί. Όταν αυξάνεται το κόστος ρεύματος, δεν χρειάζεται να μαντεύετε πόσο πρέπει να αυξήσετε τις τιμές. Όταν αυξάνονται οι μισθοί, μπορείτε να δείτε πώς επηρεάζεται το κόστος ανά διανυκτέρευση. Όταν αλλάζουν οι προμήθειες των booking platforms, μπορείτε να ελέγξετε αν οι καθαρές τιμές σας παραμένουν κερδοφόρες.
Συμπέρασμα
Η κοστολόγηση ενός ξενοδοχείου δεν πρέπει να σταματά στο συνολικό κόστος λειτουργίας. Ο ιδιοκτήτης χρειάζεται να γνωρίζει το κόστος ανά διανυκτέρευση, ανά τύπο δωματίου, ανά περίοδο και ανά υπηρεσία. Μόνο έτσι μπορεί να τιμολογήσει σωστά, να προστατεύσει την κερδοφορία του και να πάρει καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις.
Το Affordable Costing διευκολύνει αυτή τη διαδικασία επειδή προσφέρει ειδική παραμετροποίηση για τα ξενοδοχεία. Ο ξενοδόχος ξεκινά από έτοιμες λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους, τις προσαρμόζει στη δική του μονάδα και εφαρμόζει τη μεθοδολογία TDABC με πρακτικό τρόπο.
Σε ένα περιβάλλον όπου το λειτουργικό κόστος αυξάνεται συνεχώς, η κοστολόγηση δεν αποτελεί πολυτέλεια. Αποτελεί προϋπόθεση βιωσιμότητας και κερδοφορίας.
FAQ: Κοστολόγηση ξενοδοχείου με το Affordable Costing
Τι σημαίνει κοστολόγηση ξενοδοχείου;
Κοστολόγηση ξενοδοχείου σημαίνει ότι υπολογίζετε το πραγματικό κόστος λειτουργίας της ξενοδοχειακής μονάδας και το κατανέμετε στις υπηρεσίες που παρέχετε. Η ουσιαστική κοστολόγηση δεν σταματά στο συνολικό κόστος του ξενοδοχείου. Υπολογίζει το κόστος ανά διανυκτέρευση, ανά τύπο δωματίου, ανά περίοδο και ανά πρόσθετη υπηρεσία, όπως πρωινό, parking, spa, bar, room service ή μεταφορά πελατών.
Γιατί πρέπει να υπολογίζω το κόστος διανυκτέρευσης ανά τύπο δωματίου;
Πρέπει να υπολογίζετε το κόστος διανυκτέρευσης ανά τύπο δωματίου επειδή κάθε δωμάτιο καταναλώνει διαφορετικούς πόρους. Ένα Standard δωμάτιο, ένα Superior δωμάτιο, ένα Deluxe δωμάτιο και μια σουίτα δεν έχουν το ίδιο κόστος εξοπλισμού, καθαριότητας, ενέργειας, συντήρησης και αποσβέσεων. Αν χρησιμοποιείτε ένα μέσο κόστος για όλα τα δωμάτια, μπορεί να υποτιμολογείτε ορισμένα δωμάτια και να χάνετε κέρδη χωρίς να το αντιλαμβάνεστε.
Ποιο είναι το πιο συχνό λάθος στην κοστολόγηση ξενοδοχείου;
Το πιο συχνό λάθος είναι ο μη υπολογισμός των αποσβέσεων των παγίων περιουσιακών στοιχείων. Πολλά ξενοδοχεία υπολογίζουν μισθοδοσία, ενέργεια, τρόφιμα και αναλώσιμα, αλλά ξεχνούν ότι τα κτίρια, τα κρεβάτια, τα στρώματα, τα συστήματα κλιματισμού, ο εξοπλισμός κουζίνας, τα πλυντήρια, τα έπιπλα και τα συστήματα ασφαλείας φθείρονται και πρέπει να αντικατασταθούν. Οι αποσβέσεις αποτελούν πραγματικό κόστος και πρέπει να επιβαρύνουν την κοστολόγηση της διανυκτέρευσης.
Τι είναι οι υποδοχείς κόστους σε ένα ξενοδοχείο;
Οι υποδοχείς κόστους είναι τα αντικείμενα στα οποία φορτώνεται το κόστος. Σε ένα ξενοδοχείο, υποδοχείς κόστους μπορούν να είναι η διαμονή σε Standard μονόκλινο δωμάτιο, η διαμονή σε Standard δίκλινο δωμάτιο, η διαμονή σε Superior δωμάτιο, η διαμονή σε Deluxe δωμάτιο, η διαμονή σε σουίτα, το πρωινό ανά άτομο, το parking ανά ημέρα, η μεταφορά πελατών ανά διαδρομή, το laundry ανά τεμάχιο ή το catering εκδήλωσης ανά άτομο.
Πώς βοηθά το Affordable Costing έναν ιδιοκτήτη ξενοδοχείου;
Το Affordable Costing βοηθά τον ιδιοκτήτη ξενοδοχείου να οργανώσει τη διαδικασία κοστολόγησης με συγκεκριμένα βήματα. Η πλατφόρμα παρέχει παραμετροποιημένες λίστες για έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους ειδικά για ξενοδοχεία. Έτσι, ο ιδιοκτήτης δεν ξεκινά από το μηδέν. Προσαρμόζει τις έτοιμες οντότητες στη δική του μονάδα, προσθέτει τα δεδομένα του και υπολογίζει το κόστος ανά διανυκτέρευση και ανά υπηρεσία.
Χρειάζομαι γνώσεις λογιστικής για να χρησιμοποιήσω το Affordable Costing;
Όχι. Η πλατφόρμα έχει σχεδιαστεί ώστε να μη χρειάζεστε εξειδικευμένες γνώσεις λογιστικής. Χρειάζεται κυρίως να γνωρίζετε πώς λειτουργεί το ξενοδοχείο σας, ποιες δραστηριότητες εκτελείτε, ποια έξοδα πραγματοποιείτε, ποια πάγια χρησιμοποιείτε και ποιες υπηρεσίες θέλετε να κοστολογήσετε.
Τι είναι η μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing;
Η μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing, ή TDABC, υπολογίζει το κόστος με βάση τις δραστηριότητες της επιχείρησης και τον χρόνο που απαιτεί κάθε δραστηριότητα. Σε ένα ξενοδοχείο, αυτό σημαίνει ότι εξετάζετε δραστηριότητες όπως check-in, καθαριότητα δωματίου, προετοιμασία πρωινού, εξυπηρέτηση bar, room service, συντήρηση και laundry. Μετά, κατανέμετε το κόστος με βάση τον χρόνο και τους πόρους που καταναλώνει κάθε δραστηριότητα.
Μπορώ να κοστολογήσω ξεχωριστά high season και low season;
Ναι. Η κοστολόγηση ανά high season και low season έχει μεγάλη αξία για τα ξενοδοχεία. Στη high season μπορεί να αυξάνεται η πληρότητα, αλλά μπορεί να αυξάνονται και οι ανάγκες προσωπικού, τα αναλώσιμα, η ενέργεια και η πίεση στις εγκαταστάσεις. Στη low season μπορεί να μειώνονται οι διανυκτερεύσεις, αλλά πολλά σταθερά έξοδα παραμένουν. Με ξεχωριστή κοστολόγηση ανά περίοδο βλέπετε πιο καθαρά το πραγματικό κόστος κάθε διανυκτέρευσης.
Μπορώ να κοστολογήσω και άλλες υπηρεσίες πέρα από τη διαμονή;
Ναι. Μπορείτε να κοστολογήσετε υπηρεσίες όπως πρωινό, γεύματα, bar, cocktails, καφέδες, spa, parking, shuttle, laundry, room service, ενοικίαση αίθουσας εκδηλώσεων, catering, coffee break και open bar. Αυτή η ανάλυση βοηθά να δείτε ποιες υπηρεσίες αποδίδουν κέρδος και ποιες χρειάζονται αλλαγή χρέωσης ή καλύτερη διαχείριση κόστους.
Πώς με βοηθά η κοστολόγηση να τιμολογήσω καλύτερα τα δωμάτια;
Η κοστολόγηση σάς δείχνει το ελάχιστο κόστος που πρέπει να καλύψει κάθε χρέωση. Αφού γνωρίζετε το κόστος ανά διανυκτέρευση για κάθε τύπο δωματίου, μπορείτε να προσθέσετε το επιθυμητό περιθώριο κέρδους και να ορίσετε πιο σωστές τιμές. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε αν οι εκπτώσεις, οι προσφορές και οι τιμές στα booking platforms αφήνουν πραγματικό κέρδος.
Πώς επηρεάζουν οι προμήθειες των OTAs την κοστολόγηση ξενοδοχείου;
Οι προμήθειες των OTAs και των booking platforms μειώνουν το καθαρό έσοδο που μένει στο ξενοδοχείο. Αν δεν τις συμπεριλάβετε στην κοστολόγηση, μπορεί να θεωρείτε μια κράτηση κερδοφόρα ενώ στην πράξη αφήνει πολύ μικρό ή μηδενικό περιθώριο κέρδους. Για αυτό πρέπει να τις καταγράφετε στα έξοδα και να τις λαμβάνετε υπόψη όταν αξιολογείτε την κερδοφορία ανά τύπο δωματίου ή κανάλι πώλησης.
Πόσο συχνά πρέπει να κάνω κοστολόγηση στο ξενοδοχείο μου;
Ιδανικά, πρέπει να επικαιροποιείτε την κοστολόγηση όταν αλλάζουν σημαντικά τα κόστη ή οι συνθήκες λειτουργίας. Για παράδειγμα, πρέπει να την επανεξετάζετε όταν αυξάνεται το κόστος ρεύματος, οι μισθοί, οι τιμές τροφίμων, οι προμήθειες πλατφορμών, τα ενοίκια ή τα έξοδα συντήρησης. Πολλά ξενοδοχεία μπορούν να κάνουν πλήρη κοστολόγηση ανά σεζόν και ενδιάμεσες επικαιροποιήσεις όταν προκύπτουν μεγάλες αλλαγές.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω την κοστολόγηση για να μειώσω τα έξοδα του ξενοδοχείου;
Ναι. Η κοστολόγηση δεν βοηθά μόνο στην τιμολόγηση. Βοηθά και στη μείωση κόστους. Όταν βλέπετε ποια δραστηριότητα, ποιο τμήμα ή ποια υπηρεσία απορροφά δυσανάλογο κόστος, μπορείτε να αναζητήσετε βελτιώσεις. Μπορείτε να αλλάξετε διαδικασίες, να διαπραγματευτείτε προμήθειες, να ελέγξετε κατανάλωση ενέργειας, να οργανώσετε καλύτερα το προσωπικό ή να επανασχεδιάσετε υπηρεσίες που δεν αποδίδουν.
Τι αναφορές μπορώ να αξιοποιήσω μετά την κοστολόγηση;
Μετά την κοστολόγηση μπορείτε να αξιοποιήσετε αναφορές όπως το κόστος ανά υποδοχέα κόστους, τα κέρδη ή οι ζημιές ανά υποδοχέα κόστους, το κόστος ανά τμήμα και η αχρησιμοποίητη δυναμικότητα ανά τμήμα. Αυτές οι αναφορές βοηθούν τον ιδιοκτήτη να δει όχι μόνο πόσο κοστίζει κάθε υπηρεσία, αλλά και πού υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης.
Γιατί να μη χρησιμοποιήσω απλώς ένα Excel;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Excel μόνο αν γνωρίζετε πολύ καλά κοστολόγηση, διαμοιρασμό εξόδων, αποσβέσεις, δραστηριότητες, χρόνους και υποδοχείς κόστους. Το πρόβλημα δεν είναι μόνο η αριθμητική πράξη. Το πρόβλημα είναι η σωστή δομή της κοστολόγησης. Το Affordable Costing παρέχει έτοιμη μεθοδολογία, παραμετροποιημένες οντότητες για ξενοδοχεία και βήματα που καθοδηγούν τον χρήστη, ώστε να μη χρειάζεται να σχεδιάσει μόνος του όλο το σύστημα κοστολόγησης.
