Κοστολόγηση προϊόντων καφετέριας με το Affordable Costing

Ένας Freddo Espresso που σερβίρετε στο τραπέζι, ένας καφές take away και ένας καφές που αποστέλλετε μέσω πλατφόρμας delivery μπορεί να χρησιμοποιούν την ίδια ποσότητα καφέ. Δεν έχουν όμως το ίδιο κόστος.

Στο σερβίρισμα συμμετέχουν ο χρόνος εξυπηρέτησης, τα ποτήρια πολλαπλής χρήσης, το πλύσιμο και η αξιοποίηση του χώρου. Στο take away προστίθενται το κύπελλο, το καπάκι, το καλαμάκι και πιθανόν η σακούλα. Στο delivery προστίθενται η συσκευασία, η προμήθεια της πλατφόρμας, τα τραπεζικά έξοδα και ο χρόνος διαχείρισης της παραγγελίας.

Γι’ αυτό η σωστή κοστολόγηση προϊόντων καφετέριας δεν σταματά στο συνολικό μηνιαίο κόστος της επιχείρησης ούτε στην αξία των πρώτων υλών. Υπολογίζει πόσο κοστίζει κάθε καφές, κάθε ρόφημα, κάθε σάντουιτς και κάθε άλλος κωδικός που πουλά η καφετέρια.

Το Affordable Costing διευκολύνει αυτή τη διαδικασία κοστολόγησης, επειδή διαθέτει ειδική παραμετροποίηση για τις καφετέριες και εφαρμόζει τη μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing, δηλαδή κοστολόγηση με βάση τον χρόνο που απαιτεί κάθε εργασία.

Τι είναι η κοστολόγηση προϊόντων καφετέριας;

Η κοστολόγηση προϊόντων καφετέριας υπολογίζει το πραγματικό κόστος κάθε προϊόντος που διαθέτει η επιχείρηση. Στο κόστος αυτό περιλαμβάνονται:

• οι πρώτες ύλες και τα άμεσα αναλώσιμα,
• ο χρόνος παρασκευής και εξυπηρέτησης,
• οι μισθοί και οι εργοδοτικές εισφορές,
• το ενοίκιο, η ενέργεια και τα λειτουργικά έξοδα,
• οι αποσβέσεις του εξοπλισμού,
• οι προμήθειες POS και delivery,
• οι φθορές, οι απώλειες και οι φύρες.

Με αυτή την προσέγγιση δεν μαθαίνετε απλώς ποιο είναι το συνολικό κόστος λειτουργίας της καφετέριας σας. Μαθαίνετε, για παράδειγμα, πόσο κοστίζει ένας Freddo Espresso, ένα Cappuccino, ένα Smoothie, ένα τοστ ή μία παραγγελία brunch.

Αυτή η πληροφορία σάς βοηθά να διαμορφώσετε τις τιμές σας, να αξιολογήσετε το περιθώριο κέρδους κάθε προϊόντος και να εντοπίσετε προϊόντα ή κανάλια πώλησης που δημιουργούν χαμηλή κερδοφορία ή ζημιά.

Γιατί δεν αρκεί η συνολική κοστολόγηση της καφετέριας

Ας υποθέσουμε ότι γνωρίζετε πως η καφετέρια σας πραγματοποίησε έξοδα €18.000 μέσα σε έναν μήνα. Η πληροφορία αυτή είναι χρήσιμη, αλλά δεν απαντά στα σημαντικότερα ερωτήματα:

• Πόσο κοστίζει πραγματικά ένας Freddo Cappuccino;
• Είναι κερδοφόρο το brunch;
• Συμφέρουν οι παραγγελίες μέσω πλατφόρμας;
• Έχει σωστή τιμή το Smoothie;
• Καλύπτει η τιμή ενός σάντουιτς τον χρόνο παρασκευής και τις φύρες;
• Αφήνει μεγαλύτερο περιθώριο ένας καφές στο κατάστημα ή ένας καφές take away;

Δύο προϊόντα με παρόμοια τιμή πώλησης μπορεί να έχουν πολύ διαφορετικό κόστος.

Ένας Espresso χρησιμοποιεί μικρή ποσότητα πρώτων υλών και απαιτεί σχετικά λίγο χρόνο. Ένα Smoothie μπορεί να χρειάζεται περισσότερα υλικά, περισσότερο χρόνο προετοιμασίας, χρήση blender και πρόσθετο καθαρισμό. Ένα σάντουιτς επιβαρύνεται από τα υλικά, την ψύξη, τη θέρμανση, την προετοιμασία και τις πιθανές απώλειες ευπαθών υλικών.

Χωρίς κοστολόγηση ανά προϊόν, όλα αυτά τα κόστη παραμένουν συγκεντρωμένα σε ένα γενικό σύνολο. Έτσι, τα κερδοφόρα προϊόντα μπορεί να καλύπτουν τις ζημιές άλλων προϊόντων χωρίς να το αντιλαμβάνεστε.

Τι περιλαμβάνει το πραγματικό κόστος ενός προϊόντος καφετέριας

Το πραγματικό κόστος ενός προϊόντος αποτελείται από περισσότερα στοιχεία από όσα φαίνονται στην απόδειξη του προμηθευτή.

Άμεσα υλικά

Τα άμεσα υλικά συνδέονται άμεσα με το προϊόν. Για έναν καφέ μπορεί να περιλαμβάνουν τον αναλωθέντα καφέ espresso, τη ζάχαρη, το γάλα, τα φυτικά ροφήματα, τον πάγο, τα σιρόπια ή τα toppings.

Για ένα προϊόν take away προστίθενται τα υλικά συσκευασίας, όπως το κύπελλο, το καπάκι, το καλαμάκι και η χαρτοπετσέτα.

Χρόνος εργασίας

Κάθε προϊόν απαιτεί χρόνο για:

• λήψη και καταχώριση της παραγγελίας,
• παρασκευή,
• σερβίρισμα ή συσκευασία,
• παράδοση στον πελάτη,
• καθαρισμό του εξοπλισμού και του χώρου εργασίας.

Ακόμη και μία διαφορά ενός λεπτού ανά προϊόν μπορεί να γίνει σημαντική όταν η καφετέρια εκτελεί χιλιάδες παραγγελίες τον μήνα.

Έμμεσα λειτουργικά έξοδα

Η παραγωγή και η πώληση των προϊόντων χρησιμοποιούν πόρους που δεν εμφανίζονται στη συνταγή. Τέτοιοι πόροι είναι το ενοίκιο, το ρεύμα, το νερό, το φυσικό αέριο, το Internet, η καθαριότητα, η συντήρηση, οι άδειες, το λογιστικό κόστος και οι συνδρομές σε συστήματα παραγγελιοληψίας.

Αποσβέσεις παγίων

Η μηχανή espresso, ο μύλος καφέ, το ψυγείο, η παγομηχανή, το πλυντήριο ποτηριών και το σύστημα POS δεν χρησιμοποιούνται δωρεάν. Η αγορά τους αποτελεί επένδυση που εξυπηρετεί την επιχείρηση για αρκετά χρόνια.

Η απόσβεση μεταφέρει σταδιακά την αξία αυτής της επένδυσης στο κόστος των προϊόντων που παράγονται με τη χρήση του εξοπλισμού.

Κόστη ανά κανάλι πώλησης

Το κόστος αλλάζει ανάλογα με τον τρόπο διάθεσης. Ένα προϊόν που σερβίρεται στο κατάστημα, ένα προϊόν take away και ένα προϊόν που πωλείται μέσω πλατφόρμας delivery επιβαρύνονται με διαφορετικά κόστη.

Η σωστή κοστολόγηση πρέπει να αποτυπώνει αυτές τις διαφορές.

Πώς εφαρμόζει το TDABC μια καφετέρια

Το Time-Driven Activity-Based Costing, ή TDABC, κοστολογεί τα προϊόντα με βάση τον χρόνο που απαιτούν οι δραστηριότητες της επιχείρησης που σχετίζονται με αυτά.

Με απλά λόγια, η καφετέρια υπολογίζει:

1. πόσο κοστίζουν συνολικά οι πόροι που χρησιμοποιεί σε μια περίοδο,
2. πόσο πραγματικό παραγωγικό χρόνο διαθέτει,
3. πόσο χρόνο απαιτεί κάθε δραστηριότητα,
4. πόσες φορές πραγματοποιήθηκε κάθε δραστηριότητα,
5. ποια προϊόντα χρησιμοποίησαν αυτές τις δραστηριότητες.

Από τα συνολικά έξοδα και την πρακτική δυναμικότητα της επιχείρησης προκύπτει ένα κόστος ανά λεπτό εργασίας. Στη συνέχεια, η καφετέρια πολλαπλασιάζει αυτό το κόστος με τον χρόνο που απαιτεί κάθε εργασία.

Η βασική λογική είναι:

Κόστος δραστηριότητας = χρόνος εκτέλεσης × κόστος ανά μονάδα χρόνου

Στο αποτέλεσμα προστίθενται τα άμεσα υλικά και όποια άλλα κόστη συνδέονται ειδικά με το προϊόν.

Με αυτόν τον τρόπο, ένα προϊόν που απαιτεί περισσότερο χρόνο παρασκευής και εξυπηρέτησης επιβαρύνεται με μεγαλύτερο κόστος από ένα προϊόν που χρειάζεται ελάχιστο χειρισμό.

Ειδική παραμετροποίηση του Affordable Costing για τις καφετέριες

Η δημιουργία μιας δομής κοστολόγησης από την αρχή απαιτεί χρόνο και γνώση. Ο ιδιοκτήτης πρέπει να καταγράψει τα έξοδα, τα πάγια, τις δραστηριότητες και όλα τα προϊόντα που θέλει να κοστολογήσει.

Το Affordable Costing απλοποιεί αυτό το στάδιο. Όταν ο χρήστης επιλέξει ως κατηγορία επιχείρησης την «Καφετέρια», η πλατφόρμα εμφανίζει έτοιμες και παραμετροποιημένες τις βασικές οντότητες κοστολόγησης.

Ο χρήστης δεν ξεκινά από μια κενή σελίδα. Ελέγχει τις προτεινόμενες λίστες, διατηρεί όσα στοιχεία αφορούν την επιχείρησή του, αφαιρεί όσα δεν χρειάζεται και προσθέτει ό,τι είναι ιδιαίτερο για τη δική του καφετέρια.

Παραμετροποιημένη λίστα εξόδων καφετέριας

Η λίστα εξόδων περιλαμβάνει εξειδικευμένες κατηγορίες που συναντάμε στην καθημερινή λειτουργία μιας καφετέριας.

Στις πρώτες ύλες και στα εμπορεύματα περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων:

• αναλωθείς καφές espresso, φίλτρου, ελληνικός και στιγμιαίος,
• γάλα και φυτικά ροφήματα,
• σοκολάτα ροφήματος, τσάι και αφεψήματα,
• ζάχαρη, σιρόπια, γεύσεις και toppings,
• πάγος, αναψυκτικά, χυμοί και εμφιαλωμένα νερά,
• σφολιατοειδή, σάντουιτς, τοστ, snacks και γλυκά,
• πρώτες ύλες για την παρασκευή snacks,
• κύπελλα, καπάκια, καλαμάκια, σακούλες και άλλα υλικά συσκευασίας.

Η παραμετροποίηση περιλαμβάνει επίσης λειτουργικά έξοδα, όπως μισθούς barista και σερβιτόρων, εργοδοτικές εισφορές, ενοίκιο, κοινόχρηστα, ρεύμα, νερό, φυσικό αέριο, Internet, συντήρηση εξοπλισμού, καθαριότητα, απεντόμωση, λογιστική υποστήριξη, προμήθειες POS, συνδρομές λογισμικού και έξοδα delivery.

Έτσι, ο ιδιοκτήτης μειώνει τον κίνδυνο να ξεχάσει ένα κόστος που επηρεάζει τα προϊόντα του.

Παραμετροποιημένη λίστα παγίων καφετέριας

Η πλατφόρμα εμφανίζει επίσης πάγια περιουσιακά στοιχεία που χρησιμοποιεί συνήθως μια καφετέρια, όπως:

• μηχανή και μύλος espresso,
• μηχανή καφέ φίλτρου ή ελληνικού καφέ,
• blender, mixer και αποχυμωτής,
• συσκευή παρασκευής smoothies,
• ψυγεία πάγκου και βιτρίνες,
• καταψύκτης και παγομηχανή,
• φούρνος, φούρνος μικροκυμάτων και τοστιέρα,
• πλυντήριο ποτηριών ή πιάτων,
• πάγκος bar και επαγγελματικός νεροχύτης,
• έπιπλα και εξοπλισμός χώρου πελατών,
• ταμειακή μηχανή, POS και σύστημα παραγγελιοληψίας,
• tablets, υπολογιστές και εκτυπωτές αποδείξεων,
• συστήματα ασφαλείας και εξοπλισμός delivery.

Για κάθε πάγιο, ο χρήστης μπορεί να καταγράψει την αξία και τα στοιχεία που απαιτούνται για τον υπολογισμό της απόσβεσης. Στη συνέχεια, η πλατφόρμα ενσωματώνει το κόστος της απόσβεσης στη διαδικασία κοστολόγησης.

Παραμετροποιημένη λίστα δραστηριοτήτων

Η λίστα δραστηριοτήτων οργανώνει τις εργασίες που πραγματοποιεί η καφετέρια για την παραγωγή, την πώληση και την παράδοση των προϊόντων της.

Η λογική δεν περιορίζεται στην καταγραφή της συνταγής. Η επιχείρηση καταγράφει πόσες φορές πραγματοποίησε κάθε δραστηριότητα μέσα στην περίοδο κοστολόγησης και πόσο χρόνο απαιτούσε κάθε επανάληψη.

Αν μια δραστηριότητα πραγματοποιήθηκε 2.000 φορές και κάθε εκτέλεσή της διήρκεσε κατά μέσο όρο τρία λεπτά, η πλατφόρμα υπολογίζει συνολικό χρόνο 6.000 λεπτών για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα.

Αυτή η καταγραφή του χρόνου επιτρέπει τον ακριβέστερο επιμερισμό των μισθών, του ενοικίου, της ενέργειας, των αποσβέσεων και των υπόλοιπων λειτουργικών εξόδων. Οι δραστηριότητες που καταναλώνουν περισσότερο χρόνο και περισσότερους πόρους αναλαμβάνουν μεγαλύτερο μέρος του κόστους.

Παραμετροποιημένη λίστα υποδοχέων κόστους

Οι υποδοχείς κόστους αποτελούν τα αντικείμενα που θέλει να κοστολογήσει η επιχείρηση. Σε μια καφετέρια, υποδοχείς κόστους μπορούν να αποτελούν συγκεκριμένα προϊόντα ή διαφορετικοί τρόποι διάθεσής τους.

Η παραμετροποιημένη λίστα του Affordable Costing περιλαμβάνει, για παράδειγμα:

• Cappuccino σερβίρισμα — κόστος ανά καφέ,
• Espresso σερβίρισμα — κόστος ανά καφέ,
• Freddo Cappuccino σερβίρισμα — κόστος ανά καφέ,
• Freddo Espresso σερβίρισμα — κόστος ανά καφέ,
• Matcha latte σερβίρισμα — κόστος ανά ρόφημα,
• Smoothie σερβίρισμα — κόστος ανά ρόφημα,
• σάντουιτς ή τοστ σερβίρισμα — κόστος ανά τεμάχιο,
• πρωινό ή brunch  σερβίρισμα — κόστος ανά μερίδα,
• φυσικός χυμός σερβίρισμα  — κόστος ανά χυμό,
• καφές take away — κόστος ανά καφέ,
• καφές delivery — κόστος ανά καφέ,
• παραγγελία καφέ μέσω πλατφόρμας — κόστος ανά καφέ.

Η μονάδα κόστους προσαρμόζεται στο προϊόν. Έτσι, η επιχείρηση υπολογίζει κόστος ανά καφέ, ανά ρόφημα, ανά τεμάχιο, ανά μερίδα ή ανά χυμό για κάθε διαφορετικό τρόπο διάθεσής του.

Το συχνότερο λάθος: η καφετέρια αγνοεί τις αποσβέσεις

Πολλές καφετέριες υπολογίζουν τον καφέ, το γάλα, τη ζάχαρη και το κύπελλο, αλλά δεν ενσωματώνουν την απόσβεση της μηχανής espresso, του μύλου, της παγομηχανής, των ψυγείων και του υπόλοιπου εξοπλισμού.

Αυτό το λάθος κάνει το προϊόν να φαίνεται φθηνότερο από όσο πραγματικά είναι.

Ας υποθέσουμε ότι μια καφετέρια αγοράζει μια επαγγελματική μηχανή espresso αξίας €12.000 και εκτιμά ότι θα τη χρησιμοποιήσει για πέντε χρόνια. Η ετήσια απόσβεση ανέρχεται ενδεικτικά σε €2.400 ή €200 τον μήνα.

Το ποσό αυτό δεν πρέπει να εξαφανιστεί από την κοστολόγηση. Η καφετέρια χρησιμοποιεί τη μηχανή για να παράγει τους καφέδες που πουλά. Επομένως, η απόσβεση της  πρέπει να ενσωματωθεί στο κόστος των σχετικών προϊόντων.

Το ίδιο ισχύει για:

• τον μύλο καφέ,
• την παγομηχανή,
• τα ψυγεία,
• το σύστημα φιλτραρίσματος νερού,
• το πλυντήριο ποτηριών,
• το σύστημα POS,
• τα έπιπλα και τον εξοπλισμό του χώρου πελατών.

Η επιβάρυνση από ένα μόνο πάγιο μπορεί να φαίνεται μικρή ανά τεμάχιο. Όταν όμως συνυπολογίσετε όλες τις αποσβέσεις, το συνολικό ποσό μπορεί να αλλάξει ουσιαστικά το κόστος και το περιθώριο κέρδους κάθε προϊόντος.

Παράδειγμα κοστολόγησης Freddo Espresso

Ακολουθεί ένα απλοποιημένο και ενδεικτικό παράδειγμα για έναν Freddo Espresso που σερβίρεται στο κατάστημα. Τα πραγματικά ποσά διαφέρουν ανάλογα με τις τιμές προμηθευτών, τους μισθούς, το ενοίκιο, τον εξοπλισμό, την παραγωγικότητα και τον όγκο πωλήσεων κάθε καφετέριας.  Με τον όρο «Τυφλή» κοστολόγηση εννοείται ο υπολογισμός κόστους  που λαμβάνει υπόψη μόνο τα άμεσα υλικά ενός προϊόντος καφετέριας.

Η απλή κοστολόγηση εμφανίζει κόστος €0,45. Η πλήρης κοστολόγηση TDABC εμφανίζει ενδεικτικό κόστος €1,33.

Η διαφορά δεν προκύπτει από ακριβότερο καφέ. Προκύπτει επειδή η ολοκληρωμένη κοστολόγηση αναγνωρίζει ότι το προϊόν χρησιμοποιεί προσωπικό, χώρο, ηλεκτρική ενέργεια, εξοπλισμό, συστήματα πληρωμών και άλλους πόρους.

Αν η επιχείρηση στηρίζει την τιμή πώλησης μόνο στο κόστος των υλικών, υπερεκτιμά το πραγματικό περιθώριο που αφήνει ο καφές.

Γιατί ο ίδιος καφές χρειάζεται διαφορετική κοστολόγηση ανά κανάλι

Η κοστολόγηση ανά προϊόν γίνεται ακόμη ακριβέστερη όταν διαχωρίζετε τον τρόπο πώλησης.

Καφές που σερβίρεται στο κατάστημα

Ο καφές χρησιμοποιεί τον χώρο πελατών, τα έπιπλα, τα ποτήρια πολλαπλής χρήσης και τον χρόνο σερβιρίσματος. Δημιουργεί επίσης κόστος καθαρισμού και πλυσίματος.

Καφές take away

Ο καφές επιβαρύνεται με κύπελλο, καπάκι, καλαμάκι και πιθανόν σακούλα. Μπορεί να απαιτεί λιγότερο χρόνο εξυπηρέτησης στον χώρο, αλλά χρησιμοποιεί περισσότερα αναλώσιμα συσκευασίας.

Καφές μέσω πλατφόρμας delivery

Στο άμεσο και λειτουργικό κόστος προστίθενται η προμήθεια της πλατφόρμας, τα υλικά ασφαλούς μεταφοράς, ο χρόνος διαχείρισης της ηλεκτρονικής παραγγελίας και ενδεχομένως το κόστος διανομής.

Αν η επιχείρηση χρησιμοποιεί μία ενιαία κοστολόγηση για τα τρία κανάλια, δεν γνωρίζει ποιο πραγματικό περιθώριο κέρδους ή ποια ζημιά δημιουργεί κάθε κανάλι.

Πώς κοστολογείτε τα προϊόντα της καφετέριας στο Affordable Costing

Η διαδικασία μπορεί να οργανωθεί σε συγκεκριμένα βήματα.

1. Ορίζετε την περίοδο κοστολόγησης

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, για παράδειγμα, τον τελευταίο μήνα, το τελευταίο τρίμηνο ή ένα ολόκληρο έτος. Η περίοδος πρέπει να περιλαμβάνει αντιπροσωπευτικά στοιχεία πωλήσεων και εξόδων.

Σε μια εποχική καφετέρια μπορεί να χρειαστεί ξεχωριστή κοστολόγηση για την υψηλή και τη χαμηλή περίοδο.

2. Καταγράφετε τα έξοδα της περιόδου

Προσθέτετε τις αξίες των πρώτων υλών, της μισθοδοσίας, του ενοικίου, της ενέργειας, της καθαριότητας, των συντηρήσεων, των συνδρομών, των προμηθειών και των υπόλοιπων εξόδων.

Όπου μπορείτε, συνδέετε ένα κόστος άμεσα με τη δραστηριότητα που το χρησιμοποιεί. Για παράδειγμα, ο αναλωθείς καφές espresso συνδέεται με τις δραστηριότητες παραγωγής των αντίστοιχων καφέδων.

3. Υπολογίζετε τις αποσβέσεις

Καταγράφετε την αξία και τα στοιχεία των παγίων. Η πλατφόρμα υπολογίζει το κόστος της απόσβεσης για την περίοδο κοστολόγησης και το ενσωματώνει στα έξοδα.

4. Καταγράφετε την αμοιβή του ιδιοκτήτη, όταν χρειάζεται

Αν ο ιδιοκτήτης εργάζεται καθημερινά ως barista, υπεύθυνος καταστήματος ή ταμίας, η εργασία του έχει κόστος.

Όταν η επιχείρηση δεν έχει ήδη καταγράψει μισθό για τον ιδιοκτήτη, πρέπει να υπολογίσει μια εύλογη αμοιβή. Διαφορετικά, τα προϊόντα εμφανίζονται τεχνητά φθηνότερα επειδή θεωρείται δωρεάν η εργασία του επιχειρηματία.

5. Καταγράφετε τον χρόνο των δραστηριοτήτων

Για κάθε δραστηριότητα καταγράφετε:

• πόσες φορές πραγματοποιήθηκε,
• πόσο χρόνο απαιτεί κατά μέσο όρο κάθε επανάληψη.

Η καταγραφή δεν χρειάζεται να βασίζεται σε μία μόνο εκτέλεση. Μπορείτε να μετρήσετε αντιπροσωπευτικά δείγματα σε διαφορετικές ώρες και ημέρες και να χρησιμοποιήσετε έναν ρεαλιστικό μέσο χρόνο.

6. Μεταφέρετε το κόστος στους υποδοχείς κόστους

Το κόστος των δραστηριοτήτων μεταφέρεται στα προϊόντα που τις χρησιμοποιούν. Έτσι, κάθε υποδοχέας κόστους συγκεντρώνει:

• τα άμεσα υλικά του,
• το κόστος του χρόνου που καταναλώνει,
• το μέρος των έμμεσων εξόδων που του αναλογεί,
• το μέρος των αποσβέσεων που του αναλογεί.

7. Αναλύετε το κόστος και την κερδοφορία

Στις αναφορές μπορείτε να εξετάσετε το κόστος ανά υποδοχέα κόστους, δηλαδή ανά προϊόν της καφετέριας σας και να το συγκρίνετε με τα σχετικά έσοδα.

Η σύγκριση σάς δείχνει ποια προϊόντα δημιουργούν ικανοποιητικό περιθώριο κέρδους, ποια χρειάζονται νέα τιμή και ποια απαιτούν αλλαγή στη συνταγή, στη διαδικασία ή στο κανάλι πώλησης.

Τι μπορεί να αποκαλύψει η κοστολόγηση ανά προϊόν

Η σωστή κοστολόγηση δεν οδηγεί υποχρεωτικά μόνο σε αυξήσεις τιμών. Μπορεί να σας δείξει διαφορετικές ευκαιρίες βελτίωσης.

Ένα Cappuccino μπορεί να εμφανίζει υψηλότερο κόστος επειδή χρησιμοποιεί περισσότερο γάλα και απαιτεί περισσότερο χρόνο. Ένα Smoothie μπορεί να επιβαρύνεται από ακριβές πρώτες ύλες, φύρες και καθαρισμό του blender. Ένα σάντουιτς μπορεί να χάνει κερδοφορία λόγω υπερβολικής ποσότητας υλικών ή χαμηλής κυκλοφορίας των αποθεμάτων.

Αντίστοιχα, ένα εμφιαλωμένο νερό δεν απαιτεί χρόνο παρασκευής, αλλά εξακολουθεί να απαιτεί χρόνο παραλαβής, αποθήκευσης, ψύξης, καταχώρισης και εξυπηρέτησης. Χρησιμοποιεί επίσης ψυγείο, χώρο, προσωπικό, POS και λειτουργική υποδομή.

Με βάση τα αποτελέσματα μπορείτε να:

• αναπροσαρμόσετε την τιμή ενός προϊόντος,
• αλλάξετε τη μερίδα ή τη συνταγή χωρίς να μειώσετε την ποιότητα,
• διαπραγματευτείτε καλύτερες τιμές με προμηθευτές,
• περιορίσετε φύρες και απώλειες,
• βελτιώσετε τη ροή εργασίας,
• επανεξετάσετε μη αποδοτικές προσφορές,
• τιμολογήσετε διαφορετικά το κατάστημα, το take away και το delivery,
• αφαιρέσετε από τον κατάλογο προϊόντα που δεσμεύουν χρόνο και πόρους χωρίς επαρκές κέρδος.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Affordable Costing στην καφετέρια σας

Μπορείτε να επιχειρήσετε να δημιουργήσετε ένα αντίστοιχο μοντέλο σε ένα φύλλο εργασίας. Θα χρειαστεί όμως να σχεδιάσετε μόνοι σας τη δομή, τους κανόνες επιμερισμού, τις σχέσεις μεταξύ εξόδων, δραστηριοτήτων και προϊόντων, καθώς και τους σχετικούς υπολογισμούς.

Το Affordable Costing σάς παρέχει οργανωμένη διαδικασία και ειδικά παραμετροποιημένες λίστες για την κατηγορία «Καφετέρια».

Δεν χρειάζεται να αποφασίσετε από την αρχή ποια έξοδα, ποια πάγια και ποια προϊόντα πρέπει να καταγράψετε. Η πλατφόρμα σάς δίνει μια ολοκληρωμένη αφετηρία, την οποία προσαρμόζετε στην πραγματική λειτουργία της επιχείρησής σας.

Το σημαντικότερο όφελος δεν είναι απλώς ότι αποκτάτε έναν ακόμη υπολογισμό. Αποκτάτε μια τεκμηριωμένη εικόνα για το πού καταναλώνει πόρους η καφετέρια και ποια προϊόντα μετατρέπουν αυτούς τους πόρους σε κέρδος.

Έτσι, μπορείτε να σταματήσετε να τιμολογείτε με βάση μόνο τις τιμές του ανταγωνισμού ή έναν γενικό πολλαπλασιαστή πάνω στο κόστος των υλικών. Μπορείτε να τιμολογείτε γνωρίζοντας τι σας κοστίζει πραγματικά κάθε προϊόν.

Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση προϊόντων καφετέριας

Τι είναι η κοστολόγηση προϊόντων καφετέριας;

Η κοστολόγηση προϊόντων καφετέριας είναι η διαδικασία υπολογισμού του πραγματικού κόστους κάθε προϊόντος που πουλά η επιχείρηση, όπως καφέδες, ροφήματα, χυμοί, σάντουιτς, γλυκά και γεύματα. Στο κόστος περιλαμβάνονται οι πρώτες ύλες, ο χρόνος εργασίας, τα λειτουργικά έξοδα, οι αποσβέσεις του εξοπλισμού, οι προμήθειες και τα υπόλοιπα κόστη που απαιτούνται για την παραγωγή και την πώληση του προϊόντος.

Πώς υπολογίζω το πραγματικό κόστος ενός καφέ;

Για να υπολογίσετε το πραγματικό κόστος ενός καφέ, προσθέτετε το κόστος του καφέ, της ζάχαρης, του γάλακτος, του πάγου και της συσκευασίας, όπου χρησιμοποιείται. Στη συνέχεια προσθέτετε το κόστος του χρόνου παρασκευής και εξυπηρέτησης, το μέρος των λειτουργικών εξόδων που αναλογεί στον καφέ και την απόσβεση του εξοπλισμού που χρησιμοποιήθηκε. Το συνολικό αποτέλεσμα αποτελεί το πλήρες κόστος ανά καφέ.

Γιατί δεν αρκεί να υπολογίζω μόνο το κόστος των πρώτων υλών;

Οι πρώτες ύλες αποτελούν μόνο ένα μέρος του συνολικού κόστους. Η καφετέρια πληρώνει προσωπικό, ενοίκιο, ενέργεια, καθαριότητα, συντηρήσεις, προμήθειες POS και εξοπλισμό. Αν αγνοήσετε αυτά τα κόστη, θα εμφανίσετε χαμηλότερο κόστος από το πραγματικό και μπορεί να ορίσετε τιμές που δεν εξασφαλίζουν επαρκές περιθώριο κέρδους.

Τι είναι το TDABC στην κοστολόγηση καφετέριας;

Το Time-Driven Activity-Based Costing είναι μια μέθοδος που υπολογίζει το κόστος των προϊόντων με βάση τον χρόνο που απαιτούν οι εργασίες της επιχείρησης. Η καφετέρια υπολογίζει το κόστος ανά λεπτό των πόρων της και το πολλαπλασιάζει με τον χρόνο που χρειάζεται κάθε δραστηριότητα. Με αυτόν τον τρόπο, τα προϊόντα που απαιτούν περισσότερο χρόνο και περισσότερους πόρους επιβαρύνονται με μεγαλύτερο κόστος.

Πώς υπολογίζονται οι αποσβέσεις του εξοπλισμού μιας καφετέριας;

Η απόσβεση κατανέμει την αξία ενός παγίου στα χρόνια κατά τα οποία το χρησιμοποιεί η επιχείρηση. Αν, για παράδειγμα, μια μηχανή espresso αξίας €12.000 χρησιμοποιείται για πέντε χρόνια, η ενδεικτική ετήσια απόσβεσή της ανέρχεται σε €2.400. Το σχετικό κόστος μεταφέρεται στα προϊόντα που χρησιμοποιούν τη μηχανή, αντί να αγνοείται από την κοστολόγηση.

Πρέπει να κοστολογώ διαφορετικά τον καφέ στο κατάστημα, στο take away και στο delivery;

Ναι. Ο καφές που σερβίρεται στο κατάστημα, ο καφές take away και ο καφές μέσω delivery δημιουργούν διαφορετικά κόστη. Το σερβίρισμα χρησιμοποιεί χώρο, εξοπλισμό και χρόνο εξυπηρέτησης. Το take away χρησιμοποιεί υλικά συσκευασίας. Το delivery προσθέτει προμήθειες πλατφόρμας, συσκευασία και χρόνο διαχείρισης της παραγγελίας. Η ξεχωριστή κοστολόγηση αποκαλύπτει την πραγματική κερδοφορία κάθε καναλιού.

Ποια έξοδα πρέπει να καταγράφει μια καφετέρια στην κοστολόγηση;

Η καφετέρια πρέπει να καταγράφει τις πρώτες ύλες, τα εμπορεύματα, τα υλικά συσκευασίας, τους μισθούς, τις εργοδοτικές εισφορές, το ενοίκιο, την ενέργεια, το νερό, την καθαριότητα, τη συντήρηση, τις επαγγελματικές αμοιβές, τις προμήθειες POS, τις συνδρομές λογισμικού, το marketing, τα έξοδα delivery, τις ασφάλειες, τις φθορές και κάθε άλλη δαπάνη που αφορά την περίοδο κοστολόγησης.

Πόσο συχνά πρέπει να ανανεώνω την κοστολόγηση των προϊόντων;

Η συχνότητα εξαρτάται από τις μεταβολές στα κόστη και στη λειτουργία της επιχείρησης. Μια καφετέρια πρέπει να επανεξετάζει την κοστολόγηση όταν αλλάζουν σημαντικά οι τιμές του καφέ, του γάλακτος, της ενέργειας, των μισθών ή των προμηθειών delivery. Η τακτική επανάληψη ανά τρίμηνο ή εξάμηνο προσφέρει συνήθως πιο αξιόπιστη εικόνα από μια ετήσια μόνο αναθεώρηση.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Affordable Costing χωρίς γνώσεις λογιστικής;

Ναι. Η χρήση του Affordable Costing δεν προϋποθέτει εξειδικευμένες γνώσεις λογιστικής. Χρειάζεται να γνωρίζετε πώς λειτουργεί η καφετέρια σας, ποια προϊόντα πουλά, ποια έξοδα πραγματοποιεί και πόσο χρόνο απαιτούν οι βασικές εργασίες. Η ειδική παραμετροποίηση για καφετέριες μειώνει σημαντικά τον χρόνο αρχικής οργάνωσης.

Πώς με βοηθά το Affordable Costing να ορίσω τις τιμές πώλησης;

Το Affordable Costing υπολογίζει το κόστος κάθε προϊόντος. Αφού μάθετε το πραγματικό κόστος, μπορείτε να προσθέσετε το επιθυμητό περιθώριο κέρδους και να αξιολογήσετε την κατάλληλη τιμή πώλησης. Η τελική τιμή πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τον ΦΠΑ, τη ζήτηση, τη θέση της επιχείρησης και το ανταγωνιστικό περιβάλλον. Η πλατφόρμα δεν σας αναγκάζει να αυξήσετε μια τιμή· σας δίνει τα δεδομένα για να αποφασίσετε τεκμηριωμένα.

Ποιο είναι το βασικό όφελος της κοστολόγησης ανά προϊόν;

Το βασικό όφελος είναι ότι γνωρίζετε ποια προϊόντα δημιουργούν κέρδος και ποια καταναλώνουν περισσότερους πόρους από όσους καλύπτει η τιμή πώλησής τους. Έτσι, μπορείτε να βελτιώσετε τις τιμές, τις συνταγές, τις διαδικασίες, τις προσφορές και τα κανάλια πώλησης της καφετέριας σας.