Κοστολόγηση Κέντρου Ξένων Γλωσσών: Μηνιαίο Κόστος ανά Μαθητή με TDABC

Δύο τμήματα ενός κέντρου ξένων γλωσσών μπορεί να έχουν τα ίδια δίδακτρα, αλλά να αφήνουν εντελώς διαφορετικό κέρδος.

Ένα τμήμα Αγγλικών B1–B2 με 12 μαθητές μπορεί να αξιοποιεί αποτελεσματικά τον χρόνο του καθηγητή και την αίθουσα. Αντίθετα, ένα τμήμα Αγγλικών C1–C2 με 6 ή 7 μαθητές μπορεί να απαιτεί περισσότερες ώρες διδασκαλίας, προετοιμασίας, διορθώσεων και παρακολούθησης της προόδου. Παράλληλα, και τα δύο τμήματα επιβαρύνονται με ενοίκιο, θέρμανση, γραμματειακή υποστήριξη, καθαρισμό, τεχνολογικό εξοπλισμό και δεκάδες άλλα έξοδα.

Γι’ αυτό η ουσιαστική κοστολόγηση ενός φροντιστηρίου ξένων γλωσσών δεν σταματά στον υπολογισμό του συνολικού κόστους λειτουργίας του. Πρέπει να απαντά σε ένα πολύ πιο συγκεκριμένο ερώτημα:

Πόσο κοστίζει πραγματικά κάθε μαθητής τον μήνα, για κάθε ξένη γλώσσα και για κάθε επίπεδο διδασκαλίας;

Η πλατφόρμα κοστολόγησης Affordable Costing σάς βοηθά να υπολογίσετε με ακρίβεια το μηνιαίο κόστος ανά μαθητή, γλώσσα και επίπεδο, αξιοποιώντας τη μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC) και την ειδική παραμετροποίησή της για τα κέντρα ξένων γλωσσών.

Τι σημαίνει κοστολόγηση κέντρου ξένων γλωσσών;

Κοστολόγηση κέντρου ξένων γλωσσών σημαίνει ότι καταγράφετε όλα τα έξοδα και τους πόρους που απαιτεί η λειτουργία του κέντρου σας και τους κατανέμετε στις εκπαιδευτικές υπηρεσίες που παρέχετε.

Δεν αρκεί να γνωρίζετε ότι το κέντρο ξόδεψε, για παράδειγμα, 120.000 ευρώ κατά τη διάρκεια ενός ακαδημαϊκού έτους. Χρειάζεται να γνωρίζετε ποιο μέρος αυτού του ποσού αφορά

• τα Αγγλικά A1–A2,
• τα Αγγλικά B1–B2,
• τα Αγγλικά C1–C2,
• τα αντίστοιχα επίπεδα των Γαλλικών, των Γερμανικών ή των Ισπανικών,
• τα ιδιαίτερα μαθήματα κάθε γλώσσας.

Ο τελικός στόχος είναι να υπολογίσετε το μηνιαίο κόστος ανά μαθητή για κάθε μία από αυτές τις υπηρεσίες.

Με αυτή την πληροφορία μπορείτε να ελέγξετε:

• αν τα δίδακτρα καλύπτουν το πραγματικό κόστος,
• ποια τμήματα είναι κερδοφόρα,
• ποια τμήματα λειτουργούν με πολύ μικρό αριθμό μαθητών,
• ποια επίπεδα καταναλώνουν περισσότερο χρόνο,
• ποιο είναι το ελάχιστο βιώσιμο μέγεθος ενός τμήματος,
• πόσο επηρεάζει την κερδοφορία μια έκπτωση ή μια αποχώρηση μαθητή.

Πώς υπολογίζεται το μηνιαίο κόστος ανά μαθητή σε κέντρο ξένων γλωσσών;

Σε μια απλουστευμένη μορφή, ο υπολογισμός είναι ο ακόλουθος:

Μηνιαίο κόστος ανά μαθητή = Συνολικό μηνιαίο κόστος που αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη εκπαιδευτική υπηρεσία ÷ Αριθμός ενεργών μαθητών της υπηρεσίας

Αν πραγματοποιείτε την κοστολόγηση για ολόκληρο το ακαδημαϊκό έτος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους συνολικούς «μαθητομήνες».

Ένας μαθητομήνας αντιστοιχεί σε έναν μαθητή που παρακολουθεί μια συγκεκριμένη υπηρεσία για έναν μήνα.

Κόστος ανά μαθητομήνα = Συνολικό κόστος της υπηρεσίας για την περίοδο ÷ Συνολικοί μαθητομήνες της περιόδου

Ο υπολογισμός με μαθητομήνες αποτυπώνει καλύτερα την πραγματικότητα όταν ο αριθμός των μαθητών αλλάζει μέσα στη χρονιά λόγω νέων εγγραφών, αποχωρήσεων ή μετακινήσεων μεταξύ τμημάτων.

Το κρίσιμο σημείο βρίσκεται στον όρο «συνολικό κόστος». Το συνολικό κόστος δεν περιλαμβάνει μόνο τον χρόνο διδασκαλίας του καθηγητή. Περιλαμβάνει όλα τα άμεσα και έμμεσα έξοδα, τις αποσβέσεις και τον χρόνο που απαιτεί πραγματικά η παροχή της υπηρεσίας.

Γιατί δεν αρκεί η συνολική κοστολόγηση του κέντρου;

Η συνολική εικόνα του κέντρου μπορεί να σας δείξει αν η επιχείρηση παρουσίασε κέρδος ή ζημιά. Δεν σας δείχνει όμως ποια υπηρεσία δημιούργησε το αποτέλεσμα.

Ένα μεγάλο τμήμα Αγγλικών A1–A2 μπορεί να επιδοτεί, χωρίς να το γνωρίζετε, ένα ολιγομελές τμήμα Γερμανικών C1–C2. Ένα ιδιαίτερο μάθημα μπορεί να φαίνεται ιδιαίτερα κερδοφόρο επειδή συγκρίνετε τη χρέωση μόνο με την ώρα διδασκαλίας, ενώ δεν υπολογίζετε:

• την προετοιμασία του καθηγητή,
• τις διορθώσεις,
• την επικοινωνία με τον μαθητή,
• τη χρήση της αίθουσας,
• τη γραμματειακή υποστήριξη,
• τις online πλατφόρμες,
• τα γενικά λειτουργικά έξοδα.

Η κοστολόγηση ανά γλώσσα, επίπεδο και τύπο μαθήματος σάς επιτρέπει να εντοπίσετε αυτές τις διαφορές.

Το κόστος των Αγγλικών C1–C2 δεν πρέπει να προκύπτει από έναν γενικό μέσο όρο για όλα τα Αγγλικά. Το ίδιο ισχύει για τα Γαλλικά, τα Γερμανικά, τα Ισπανικά και κάθε άλλη γλώσσα που διδάσκετε.

Τι είναι το Time-Driven Activity-Based Costing;

Το Time-Driven Activity-Based Costing, γνωστό ως TDABC, υπολογίζει το κόστος των υπηρεσιών με βάση τις δραστηριότητες που εκτελεί η επιχείρηση και τον χρόνο που απαιτεί κάθε δραστηριότητα.

Η μέθοδος χρησιμοποιεί δύο βασικές πληροφορίες:

• το κόστος της διαθέσιμης δυναμικότητας, όπως το κόστος των καθηγητών και των υπόλοιπων πόρων,
• τον χρόνο που καταναλώνει κάθε δραστηριότητα.

Στο κέντρο ξένων γλωσσών ο χρόνος αποτελεί ένα καθοριστικό παράγοντα κόστους. Ένα τμήμα δεν καταναλώνει μόνο τις ώρες που εμφανίζονται στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα. Καταναλώνει επίσης χρόνο για προετοιμασία, διορθώσεις, αξιολόγηση μαθητών, ενημέρωση γονέων, οργάνωση εκπαιδευτικού υλικού και άλλες αναγκαίες εργασίες.

Η πλατφόρμα Affordable Costing κατανέμει τα έξοδα στις δραστηριότητες και μπορεί να χρησιμοποιήσει για τον σκοπό αυτό τον χρόνο, ποσοστά, εργαζομένους, τετραγωνικά μέτρα και άλλους κατάλληλους παράγοντες διαμοιρασμού.

Με απλά λόγια, το TDABC δεν εξετάζει μόνο τι πληρώνετε, αλλά και πού και για πόσο χρόνο χρησιμοποιείτε τους πόρους που πληρώνετε.

Η ειδική παραμετροποίηση του Affordable Costing για τα κέντρα ξένων γλωσσών

Η αρχική οργάνωση μιας κοστολόγησης συχνά δυσκολεύει έναν ιδιοκτήτη, επειδή πρέπει να αποφασίσει:

• ποια έξοδα θα καταγράψει,
• ποια πάγια θα συμπεριλάβει,
• ποιες δραστηριότητες θα δημιουργήσει,
• ποιες υπηρεσίες θα ορίσει ως υποδοχείς κόστους.

Το Affordable Costing απλοποιεί αυτή τη διαδικασία.

Όταν επιλέξετε ως κατηγορία επιχείρησης το «Κέντρο Ξένων Γλωσσών», η πλατφόρμα εμφανίζει παραμετροποιημένες λίστες οντοτήτων κοστολόγησης που ανταποκρίνονται στη λειτουργία αυτής της επιχείρησης.

Δεν ξεκινάτε επομένως από μια κενή οθόνη. Ξεκινάτε από μια έτοιμη, εξειδικευμένη δομή, την οποία μπορείτε να προσαρμόσετε στην πραγματικότητα του δικού σας κέντρου ξένων γλωσσών.

Παραμετροποιημένη λίστα εξόδων

Η λίστα εξόδων περιλαμβάνει δαπάνες που συναντάμε συνήθως σε ένα κέντρο ξένων γλωσσών.

Ενδεικτικά περιλαμβάνει:

• μισθούς καθηγητών Αγγλικών,
• μισθούς καθηγητών Γαλλικών,
• μισθούς καθηγητών Γερμανικών,
• μισθούς καθηγητών Ισπανικών,
• μισθό γραμματείας,
• αμοιβή λογιστή,
• ενοίκιο κτιρίου,
• λογαριασμούς ρεύματος, νερού και θέρμανσης,
• τηλεπικοινωνίες και Internet,
• ασφάλιση κτιρίου,
• ασφάλιση αστικής ευθύνης,
• καθαρισμό και συντήρηση κτιρίου,
• γραφική ύλη και αναλώσιμα,
• συνδρομές σε online πλατφόρμες μάθησης,
• διαφήμιση,
• συντήρηση ιστοσελίδας,
• έξοδα social media,
• συνδρομές λογισμικού,
• υποστήριξη πληροφορικής,
• επιμορφωτικά σεμινάρια προσωπικού,
• έξοδα μεταφοράς μαθητών,
• νομικά έξοδα,
• τόκους τραπεζικών δανείων.

Η λίστα δεν σας υποχρεώνει να χρησιμοποιήσετε κάθε έξοδο. Μπορείτε να αφαιρέσετε όσα δεν αφορούν το κέντρο σας και να προσθέσετε όσα λείπουν.

Η παραμετροποίηση περιορίζει όμως σημαντικά τον κίνδυνο να ξεχάσετε μια δαπάνη επειδή δεν την είχατε αρχικά συνδέσει με την κοστολόγηση των μαθημάτων και ταυτόχρονα επιταχύνει τη διαδικασία της κοστολόγησης.

Παραμετροποιημένη λίστα παγίων και αποσβέσεων

Ένα κέντρο ξένων γλωσσών χρησιμοποιεί εξοπλισμό και εγκαταστάσεις για πολλά χρόνια. Δεν πρέπει να επιβαρύνετε ένα μόνο έτος με ολόκληρη την αξία αγοράς τους. Πρέπει να υπολογίσετε την απόσβεσή τους και να μεταφέρετε στο κόστος κάθε περιόδου το μέρος της αξίας που της αναλογεί.

Η παραμετροποιημένη λίστα παγίων περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων:

• ιδιόκτητο κτίριο,
• θρανία και καρέκλες μαθητών,
• έδρες καθηγητών,
• λευκούς και διαδραστικούς πίνακες,
• projectors και οθόνες προβολής,
• Smart TV και ηχεία αίθουσας,
• υπολογιστές γραμματείας,
• laptops καθηγητών,
• υπολογιστές μαθητών,
• εκτυπωτές, φωτοτυπικά και scanners,
• πάγκο γραμματείας,
• καθίσματα και τραπέζι αναμονής,
• βιβλιοθήκες και ντουλάπια αρχείων,
• κλιματιστικά,
• επιγραφή,
• διαμόρφωση WC,
• συστήματα ασφαλείας,
• σύστημα πυρασφάλειας,
• όχημα μεταφοράς μαθητών.

Η πλατφόρμα υπολογίζει τις αποσβέσεις με βάση τα στοιχεία των παγίων και τις προσθέτει στα έξοδα της επιχείρησης.

Έτσι, η χρήση ενός διαδραστικού πίνακα, ενός laptop ή ενός φωτοτυπικού δεν εμφανίζεται ως «δωρεάν» στην κοστολόγηση μόνο και μόνο επειδή αγοράσατε το πάγιο σε προηγούμενο έτος.

Παραμετροποιημένη λίστα δραστηριοτήτων

Οι δραστηριότητες οργανώνουν τον τρόπο με τον οποίο το κέντρο παρέχει τις εκπαιδευτικές του υπηρεσίες.

Για κάθε δραστηριότητα καταγράφετε τον χρόνο που δαπανά το κέντρο κατά την περίοδο κοστολόγησης. Δεν περιορίζεστε απαραίτητα στον χρόνο που περνά ο καθηγητής μέσα στην αίθουσα.

Μπορείτε να συνυπολογίσετε τον χρόνο που σχετίζεται με:

• την προετοιμασία του μαθήματος,
• την παράδοση,
• τη δημιουργία ή επιλογή υλικού,
• τις διορθώσεις,
• την αξιολόγηση,
• την παρακολούθηση της προόδου,
• την επικοινωνία που απαιτεί η συγκεκριμένη εκπαιδευτική υπηρεσία.

Με αυτή την καταγραφή, το Affordable Costing υπολογίζει τον συνολικό χρόνο κάθε δραστηριότητας και χρησιμοποιεί αυτή την πληροφορία για να επιμερίσει τις δαπάνες με μεγαλύτερη ακρίβεια.

Η πλατφόρμα δεν μοιράζει επομένως όλα τα έξοδα ισόποσα σε όλες τις δραστηριότητες. Αναγνωρίζει ότι κάποιες υπηρεσίες καταναλώνουν περισσότερο χρόνο και περισσότερους πόρους από άλλες.

Παραμετροποιημένη λίστα υποδοχέων κόστους

Οι υποδοχείς κόστους είναι οι υπηρεσίες για τις οποίες θέλετε να μάθετε το πραγματικό κόστος.

Στην παραμετροποίηση για τα κέντρα ξένων γλωσσών περιλαμβάνονται ενδεικτικά οι ακόλουθοι υποδοχείς κόστους:

• Αγγλικά A1–A2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Αγγλικά B1–B2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Αγγλικά C1–C2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Γαλλικά A1–A2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Γαλλικά B1–B2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Γαλλικά C1–C2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Γερμανικά A1–A2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Γερμανικά B1–B2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Γερμανικά C1–C2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Ισπανικά A1–A2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Ισπανικά B1–B2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• Ισπανικά C1–C2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή,
• ιδιαίτερα μαθήματα Αγγλικών — κόστος ανά μαθητή ανά ιδιαίτερο μάθημα,
• ιδιαίτερα μαθήματα Γαλλικών — κόστος ανά μαθητή ανά ιδιαίτερο μάθημα,
• ιδιαίτερα μαθήματα Γερμανικών — κόστος ανά μαθητή ανά ιδιαίτερο μάθημα,
• ιδιαίτερα μαθήματα Ισπανικών — κόστος ανά μαθητή ανά ιδιαίτερο μάθημα.

Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον γλώσσες, διαφορετική ομαδοποίηση επιπέδων, online μαθήματα, προγράμματα ενηλίκων, εντατικά θερινά τμήματα ή προετοιμασία για συγκεκριμένες εξετάσεις.

Πώς πραγματοποιείται η κοστολόγηση ενός κέντρου ξένων γλωσσών;

1. Ορίζετε την περίοδο κοστολόγησης

Μπορείτε να εξετάσετε έναν μήνα, ένα εξάμηνο ή ολόκληρο το ακαδημαϊκό έτος.

Για μια επιχείρηση με έντονη εποχικότητα, η ετήσια ή ακαδημαϊκή περίοδος συχνά δίνει πληρέστερη εικόνα. Με αυτόν τον τρόπο συμπεριλαμβάνετε και έξοδα που συνεχίζονται όταν τα μαθήματα μειώνονται, όπως:

• ενοίκιο,
• ασφάλιση,
• συντήρηση,
• λογισμικό,
• τηλεπικοινωνίες,
• ορισμένες αμοιβές προσωπικού.

2. Καταγράφετε όλα τα έξοδα

Προσθέτετε τα ποσά που αφορούν την περίοδο κοστολόγησης.

Ξεχωρίζετε, όπου είναι εφικτό, τα άμεσα έξοδα. Για παράδειγμα, οι μισθοί των καθηγητών Αγγλικών πρέπει να επιβαρύνουν τις εκπαιδευτικές υπηρεσίες Αγγλικών και όχι ισόποσα όλα τα μαθήματα του κέντρου.

Τα κοινά έξοδα, όπως το ενοίκιο, η γραμματεία, η θέρμανση ή ο καθαρισμός, θα κατανεμηθούν με κατάλληλο τρόπο.

3. Υπολογίζετε τις αποσβέσεις

Καταγράφετε την αξία και τα απαραίτητα στοιχεία κάθε παγίου, ώστε η πλατφόρμα να υπολογίσει την απόσβεσή του.

Για παράδειγμα, ένας διαδραστικός πίνακας αξίας 3.000 ευρώ που χρησιμοποιείται για αρκετά χρόνια δημιουργεί κόστος σε όλες τις περιόδους κατά τις οποίες υποστηρίζει τα μαθήματα. Το ίδιο ισχύει για τα laptops, το φωτοτυπικό, τα κλιματιστικά και τον υπόλοιπο εξοπλισμό.

Η παράλειψη των αποσβέσεων οδηγεί σε υποκοστολόγηση, επειδή παρουσιάζει το κόστος των υπηρεσιών χαμηλότερο από το πραγματικό.

4. Υπολογίζετε την αμοιβή του ιδιοκτήτη όταν εργάζεται στο κέντρο

Αρκετοί ιδιοκτήτες κέντρων ξένων γλωσσών:

• διδάσκουν,
• οργανώνουν το πρόγραμμα,
• διαχειρίζονται εγγραφές,
• επικοινωνούν με γονείς,
• συντονίζουν καθηγητές,
• επιβλέπουν την οικονομική λειτουργία.

Αν δεν έχετε ήδη συμπεριλάβει την αμοιβή σας στη μισθοδοσία, πρέπει να υπολογίσετε το κόστος του χρόνου σας. Διαφορετικά, το αποτέλεσμα θα υποθέτει λανθασμένα ότι εργάζεστε χωρίς κόστος.

Το Affordable Costing επιτρέπει την προσθήκη της αμοιβής του επιχειρηματία στα έξοδα, εφόσον αυτή δεν έχει ήδη καταγραφεί μέσω μισθοδοσίας.

5. Καταγράφετε τον πραγματικό χρόνο των εκπαιδευτικών υπηρεσιών

Για κάθε δραστηριότητα καταγράφετε:

• πόσες φορές πραγματοποιήθηκε,
• πόσο χρόνο απαίτησε,
• ποια επιμέρους εργασία χρειάστηκε για την ολοκλήρωσή της.

Αν ένα τμήμα πραγματοποιεί 18 ώρες διδασκαλίας τον μήνα, αλλά απαιτεί επιπλέον 6 ώρες προετοιμασίας, διορθώσεων και παρακολούθησης, η υπηρεσία καταναλώνει 24 ώρες και όχι 18.

Αυτή η διαφορά επηρεάζει άμεσα το κόστος ανά μαθητή.

6. Κατανέμετε τα άμεσα και τα κοινά έξοδα

Τα άμεσα έξοδα πηγαίνουν στις δραστηριότητες που τα προκαλούν.

Ενδεικτικά:

• ο μισθός καθηγητή Αγγλικών επιβαρύνει τις υπηρεσίες Αγγλικών,
• μια εξειδικευμένη online πλατφόρμα Γερμανικών επιβαρύνει τις αντίστοιχες υπηρεσίες,
• εκπαιδευτικό υλικό για εξετάσεις C1–C2 επιβαρύνει τα αντίστοιχα επίπεδα.

Τα κοινά έξοδα κατανέμονται με έναν εύλογο παράγοντα, όπως:

• ο χρόνος των δραστηριοτήτων,
• η χρήση της αίθουσας,
• τα τετραγωνικά μέτρα,
• ο αριθμός των εργαζομένων,
• συγκεκριμένα ποσοστά που αντανακλούν την πραγματική κατανάλωση πόρων.

7. Μεταφέρετε το κόστος στους υποδοχείς κόστους

Αφού ενσωματώσετε όλα τα έξοδα στις δραστηριότητες, μεταφέρετε το κόστος τους στους αντίστοχους υποδοχείς.

Για παράδειγμα, το κόστος που αφορά την εκπαιδευτική υπηρεσία των Αγγλικών C1–C2 καταλήγει στον υποδοχέα:

Αγγλικά C1–C2, τμήμα — μηνιαίο κόστος ανά μαθητή.

Στη συνέχεια, η πλατφόρμα θα υπολογίζει το μηνιαίο κόστος ανά μαθητή για το τμήμα Αγγλικά C1–C2.

Παράδειγμα: μηνιαίο κόστος ανά μαθητή για Αγγλικά C1–C2

Μηνιαίο κόστος ανά μαθητή = >

Ας εξετάσουμε ένα υποθετικό τμήμα Αγγλικών C1–C2 με 8 μαθητές.

Το τμήμα πραγματοποιεί 18 ώρες διδασκαλίας τον μήνα. Το ενδεικτικό κόστος δυναμικότητας του καθηγητή ανέρχεται σε 18 ευρώ ανά ώρα.

Μια πρόχειρη κοστολόγηση θα υπολόγιζε μόνο:

18 ώρες × 18 ευρώ = 324 ευρώ

324 ευρώ ÷ 8 μαθητές = 40,50 ευρώ ανά μαθητή

Ο υπολογισμός αυτός αγνοεί όλο το υπόλοιπο κόστος.

Στην κοστολόγηση TDABC προσθέτουμε 6 ώρες για προετοιμασία, διορθώσεις, αξιολόγηση και αναγκαία επικοινωνία. Προσθέτουμε επίσης το μερίδιο του τμήματος στα κοινά έξοδα και στις αποσβέσεις.

Τα ποσά είναι ενδεικτικά και δεν αποτελούν προτεινόμενη τιμολόγηση.

Αν τα μηνιαία δίδακτρα ανέρχονται, για παράδειγμα, σε 95 ευρώ, η πρώτη προσέγγιση δημιουργεί την εντύπωση ότι το τμήμα αφήνει πολύ μεγάλο κέρδος. Η πλήρης κοστολόγηση αποκαλύπτει ότι το περιθώριο είναι πολύ περιορισμένο.

Αν αποχωρήσουν δύο μαθητές και το τμήμα συνεχίσει με 6 μαθητές, το ίδιο κόστος των 730 ευρώ διαμορφώνει κόστος:

730 ευρώ ÷ 6 μαθητές = 121,67 ευρώ ανά μαθητή

Το τμήμα μπορεί πλέον να δημιουργεί ζημιά, παρότι η αμοιβή του καθηγητή και το εβδομαδιαίο πρόγραμμα δεν άλλαξαν.

Αυτός είναι ένας από τους βασικούς λόγους για τους οποίους πρέπει να παρακολουθείτε το κόστος ανά μαθητή και όχι μόνο το συνολικό κόστος του κέντρου.

Τα δύο συχνότερα λάθη στην κοστολόγηση κέντρων ξένων γλωσσών

1. Δεν υπολογίζουν τις αποσβέσεις

Πολλοί ιδιοκτήτες θεωρούν ότι ο εξοπλισμός δεν δημιουργεί κόστος όταν έχει ήδη πληρωθεί.

Στην πράξη, το κέντρο χρησιμοποιεί καθημερινά:

• διαδραστικούς πίνακες,
• projectors,
• laptops,
• υπολογιστές,
• φωτοτυπικά,
• κλιματιστικά,
• έπιπλα αιθουσών,
• συστήματα ασφαλείας.

Όλα αυτά τα πάγια φθείρονται, παλιώνουν και κάποια στιγμή χρειάζονται αντικατάσταση.

Αν δεν ενσωματώσετε τις αποσβέσεις στα δίδακτρα, το κέντρο μπορεί να εμφανίζει προσωρινά κέρδος, αλλά να μην έχει δημιουργήσει τους πόρους που χρειάζεται για να ανανεώσει τον εξοπλισμό του.

2. Υπολογίζουν μόνο τις ώρες μέσα στην αίθουσα

Η διδασκαλία μιας ξένης γλώσσας δεν ξεκινά όταν ο καθηγητής μπαίνει στην αίθουσα και δεν τελειώνει όταν χτυπά το κουδούνι.

Ένας καθηγητής μπορεί να χρειάζεται χρόνο για:

• προετοιμασία της επόμενης ενότητας,
• επιλογή ασκήσεων,
• δημιουργία τεστ,
• διορθώσεις γραπτών,
• καταγραφή της προόδου,
• προσαρμογή του υλικού,
• ενημέρωση της διεύθυνσης,
• επικοινωνία με τον μαθητή ή τον γονέα.

Τα επίπεδα C1–C2 μπορεί να απαιτούν περισσότερο χρόνο για σύνθετες διορθώσεις και προετοιμασία εξετάσεων από ένα αρχικό επίπεδο. Ένα ιδιαίτερο μάθημα μπορεί επίσης να απαιτεί εξατομικευμένη προετοιμασία που δεν μοιράζεται σε πολλούς μαθητές.

Αν αγνοήσετε αυτόν τον χρόνο, υποτιμάτε συστηματικά το κόστος των υπηρεσιών σας.

Τι αποφάσεις μπορείτε να λάβετε μετά την κοστολόγηση;

Η γνώση του πραγματικού κόστους δεν σημαίνει ότι πρέπει να αυξήσετε αυτομάτως όλα τα δίδακτρα.

Σημαίνει ότι μπορείτε να αποφασίσετε με δεδομένα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να:

• ορίσετε τον ελάχιστο αριθμό μαθητών για τη δημιουργία ενός τμήματος,
• συγχωνεύσετε συμβατά ολιγομελή τμήματα,
• αναπροσαρμόσετε τα δίδακτρα ενός ιδιαίτερα απαιτητικού επιπέδου,
• επανασχεδιάσετε τον χρόνο προετοιμασίας και διορθώσεων,
• εξετάσετε το κόστος συγκεκριμένων online πλατφορμών,
• αξιοποιήσετε καλύτερα τις αίθουσες και το ωρολόγιο πρόγραμμα,
• περιορίσετε αχρησιμοποίητες ώρες προσωπικού,
• σχεδιάσετε εκπτώσεις χωρίς να δημιουργείτε ζημιά,
• συγκρίνετε την κερδοφορία διαφορετικών γλωσσών και επιπέδων,
• εξετάσετε ξεχωριστά τη βιωσιμότητα των ιδιαίτερων μαθημάτων.

Η κοστολόγηση δεν σας λέει απλώς «πόσο κοστίζει» μια υπηρεσία. Σας δείχνει γιατί κοστίζει τόσο και πού μπορείτε να παρέμβετε.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Affordable Costing;

Ένα γενικό λογιστικό αποτέλεσμα δεν μπορεί να σας δείξει με ακρίβεια το κόστος ανά μαθητή για τα Αγγλικά C1–C2 ή για ένα ιδιαίτερο μάθημα Γερμανικών.

Για να το υπολογίσετε, χρειάζεστε μια δομή που συνδέει:

• τα έξοδα,
• τις αποσβέσεις,
• τον χρόνο,
• τις δραστηριότητες,
• τις εκπαιδευτικές υπηρεσίες,
• τον αριθμό των μαθητών.

Το Affordable Costing δημιουργεί αυτή τη σύνδεση.

Η ειδική παραμετροποίηση για τα κέντρα ξένων γλωσσών μειώνει σημαντικά τον χρόνο της αρχικής οργάνωσης και σας καθοδηγεί ως προς το τι πρέπει να συμπεριλάβετε.

Παράλληλα, μπορείτε να προσαρμόσετε όλες τις λίστες:

• στις γλώσσες που διδάσκετε,
• στα επίπεδα που προσφέρετε,
• στη δομή των τμημάτων σας,
• στις πραγματικές δαπάνες σας,
• στον δικό σας εξοπλισμό,
• στον τρόπο λειτουργίας του κέντρου σας.

Με την ολοκλήρωση της κοστολόγησης μπορείτε να δείτε το κόστος ανά υποδοχέα κόστους και να αξιολογήσετε την κερδοφορία των υπηρεσιών σας. Η λογική της πλατφόρμας οργανώνει τα έξοδα, τις αποσβέσεις, τα τμήματα, τις δραστηριότητες και τους υποδοχείς κόστους σε μία ενιαία διαδικασία.

Το αποτέλεσμα δεν είναι ακόμη ένας γενικός οικονομικός πίνακας. Είναι μια συγκεκριμένη επιχειρηματική απάντηση:

Πόσο μου κοστίζει κάθε μαθητής τον μήνα σε κάθε γλώσσα και σε κάθε επίπεδο;

Από τη στιγμή που γνωρίζετε αυτή την απάντηση, μπορείτε να καθορίσετε τα δίδακτρα, τις εκπτώσεις, το μέγεθος των τμημάτων και το επιθυμητό περιθώριο κέρδους με πολύ μεγαλύτερη ασφάλεια.

Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση κέντρων ξένων γλωσσών

Τι είναι η κοστολόγηση ενός κέντρου ξένων γλωσσών;

Η κοστολόγηση ενός κέντρου ξένων γλωσσών είναι η διαδικασία καταγραφής και κατανομής όλων των άμεσων και έμμεσων εξόδων, των αποσβέσεων και του χρόνου εργασίας στις εκπαιδευτικές υπηρεσίες που παρέχει το κέντρο. Ο στόχος δεν είναι μόνο να υπολογιστεί το συνολικό κόστος λειτουργίας, αλλά το κόστος ανά μαθητή, ανά μήνα, για κάθε γλώσσα, επίπεδο και τύπο μαθήματος.

Πώς υπολογίζεται το μηνιαίο κόστος ανά μαθητή σε ένα κέντρο ξένων γλωσσών;

Το μηνιαίο κόστος ανά μαθητή υπολογίζεται διαιρώντας το συνολικό μηνιαίο κόστος που έχει κατανεμηθεί σε μια συγκεκριμένη εκπαιδευτική υπηρεσία με τον αριθμό των ενεργών μαθητών της. Το συνολικό κόστος πρέπει να περιλαμβάνει τον χρόνο διδασκαλίας και προετοιμασίας, τη μισθοδοσία, τα κοινά λειτουργικά έξοδα, τη γραμματειακή υποστήριξη, τις αποσβέσεις και κάθε άλλο κόστος που απαιτεί η παροχή της υπηρεσίας.

Γιατί πρέπει να κοστολογούνται ξεχωριστά οι διαφορετικές γλώσσες και τα επίπεδα;

Κάθε γλώσσα και επίπεδο μπορεί να απαιτεί διαφορετικό αριθμό ωρών, διαφορετική προετοιμασία, διαφορετικό εκπαιδευτικό υλικό και καθηγητές με διαφορετικό κόστος. Επιπλέον, ο αριθμός μαθητών ανά τμήμα διαφέρει. Ένας γενικός μέσος όρος μπορεί να αποκρύψει ζημιογόνα ή ιδιαίτερα κερδοφόρα τμήματα.

Ποια έξοδα πρέπει να συμπεριλάβει ένα κέντρο ξένων γλωσσών στην κοστολόγηση;

Το κέντρο πρέπει να συμπεριλάβει τη μισθοδοσία των καθηγητών και της γραμματείας, το ενοίκιο, την ενέργεια, τη θέρμανση, το νερό, τις τηλεπικοινωνίες, το Internet, την καθαριότητα, τη συντήρηση, τις ασφαλίσεις, τα αναλώσιμα, τις εκπαιδευτικές πλατφόρμες, τη διαφήμιση, την ιστοσελίδα, το λογισμικό, τη λογιστική και τεχνική υποστήριξη, τις αποσβέσεις και κάθε άλλη δαπάνη που σχετίζεται με τη λειτουργία του.

Πρέπει να υπολογίζονται οι αποσβέσεις των παγίων;

Ναι. Τα θρανία, οι διαδραστικοί πίνακες, οι υπολογιστές, τα φωτοτυπικά, τα κλιματιστικά και ο υπόλοιπος εξοπλισμός φθείρονται και χρειάζονται μελλοντική αντικατάσταση. Η απόσβεση μεταφέρει ένα μέρος της αξίας τους στο κόστος κάθε περιόδου. Η παράλειψή της εμφανίζει το κόστος των μαθημάτων χαμηλότερο από το πραγματικό.

Πρέπει να συμπεριληφθεί στην κοστολόγηση ο χρόνος προετοιμασίας του καθηγητή;

Ναι. Η εκπαιδευτική υπηρεσία περιλαμβάνει όχι μόνο την παράδοση του μαθήματος, αλλά και την προετοιμασία, τις διορθώσεις, τις αξιολογήσεις και τις απαραίτητες επικοινωνίες. Αν το κέντρο υπολογίζει μόνο τις ώρες της αίθουσας, υποτιμά το συνολικό κόστος της υπηρεσίας.

Πώς κοστολογείται ένα ιδιαίτερο μάθημα ξένης γλώσσας;

Για ένα ιδιαίτερο μάθημα πρέπει να υπολογίσετε τον χρόνο διδασκαλίας, τον εξατομικευμένο χρόνο προετοιμασίας, τις διορθώσεις, τη χρήση της αίθουσας ή της online υποδομής, τη γραμματειακή εξυπηρέτηση, τα αναλώσιμα, τις αποσβέσεις και το μερίδιο των γενικών εξόδων. Στη συνέχεια διαιρείτε το συνολικό κόστος με τον αριθμό των ιδιαίτερων μαθημάτων ή των μαθητών που αφορούν την περίοδο.

Τι γίνεται αν αλλάζει ο αριθμός μαθητών μέσα στη χρονιά;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον αριθμό των πραγματικών μαθητομηνών. Για παράδειγμα, ένας μαθητής που παρακολούθησε για οκτώ μήνες δημιουργεί οκτώ μαθητομήνες. Με αυτόν τον τρόπο λαμβάνετε υπόψη νέες εγγραφές και αποχωρήσεις και δεν βασίζετε τον υπολογισμό μόνο στον αρχικό αριθμό εγγεγραμμένων μαθητών.

Είναι το κόστος ανά μαθητή ίδιο με τα δίδακτρα;

Όχι. Το κόστος δείχνει πόσο επιβαρύνεται το κέντρο για την παροχή της υπηρεσίας. Τα δίδακτρα αποτελούν την τιμή πώλησης. Για να καθορίσετε τα δίδακτρα, πρέπει να προσθέσετε στο κόστος το επιθυμητό περιθώριο κέρδους και να λάβετε υπόψη την εμπορική πολιτική, την αγορά και την αξία της υπηρεσίας.

Πώς βοηθά το Time-Driven Activity-Based Costing ένα κέντρο ξένων γλωσσών;

Το TDABC συνδέει το κόστος με τον πραγματικό χρόνο που απαιτούν οι εκπαιδευτικές δραστηριότητες. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγει τον ισόποσο και αυθαίρετο επιμερισμό των κοινών εξόδων. Το κέντρο μπορεί να δει ποια τμήματα καταναλώνουν περισσότερους πόρους, ποια έχουν αχρησιμοποίητη δυναμικότητα και ποιο είναι το πραγματικό κόστος ανά μαθητή.

Τι προσφέρει η παραμετροποίηση του Affordable Costing για τα κέντρα ξένων γλωσσών;

Όταν ο χρήστης επιλέξει την κατηγορία «Κέντρο Ξένων Γλωσσών», εμφανίζονται έτοιμες λίστες με ενδεικτικά έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους για γλώσσες, επίπεδα, τμήματα και ιδιαίτερα μαθήματα. Ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει τις λίστες, αλλά δεν χρειάζεται να σχεδιάσει ολόκληρη τη δομή κοστολόγησης από την αρχή.

Χρειάζεται ο ιδιοκτήτης να γνωρίζει λογιστική για να χρησιμοποιήσει το Affordable Costing;

Δεν χρειάζεται εξειδικευμένη γνώση λογιστικής. Ο ιδιοκτήτης χρειάζεται κυρίως να γνωρίζει πώς λειτουργεί το κέντρο του, ποια έξοδα πραγματοποιεί, ποιον εξοπλισμό χρησιμοποιεί, πόσο χρόνο απαιτούν οι υπηρεσίες και πόσοι μαθητές τις παρακολουθούν. Η πλατφόρμα οργανώνει αυτά τα δεδομένα και τα μετατρέπει σε αποτελέσματα κοστολόγησης.

Κάθε πότε πρέπει να επαναλαμβάνεται η κοστολόγηση;

Ένα κέντρο ξένων γλωσσών πρέπει να επανεξετάζει την κοστολόγησή του τουλάχιστον μία φορά ανά ακαδημαϊκό έτος και κάθε φορά που αλλάζουν σημαντικά τα δεδομένα του. Τέτοιες αλλαγές μπορεί να είναι η αύξηση μισθών ή ενοικίου, η μεταβολή του αριθμού μαθητών, η αγορά νέου εξοπλισμού, η δημιουργία νέων τμημάτων ή η αλλαγή του εβδομαδιαίου προγράμματος.

Πώς μπορεί η κοστολόγηση να βοηθήσει στον καθορισμό του ελάχιστου αριθμού μαθητών ενός τμήματος;

Αφού υπολογίσετε το συνολικό μηνιαίο κόστος ενός τμήματος, μπορείτε να το διαιρέσετε με διαφορετικούς αριθμούς μαθητών. Έτσι βλέπετε πόσο διαμορφώνεται το κόστος ανά μαθητή με 5, 6, 8 ή 10 μαθητές και εντοπίζετε το ελάχιστο μέγεθος στο οποίο τα προβλεπόμενα δίδακτρα καλύπτουν το κόστος και αφήνουν το επιθυμητό περιθώριο κέρδους.