Η λειτουργία μιας επιτυχημένης επιχείρησης εστίασης δεν περιλαμβάνει απλώς τη δημιουργία λαχταριστών πιάτων και την παροχή εξαιρετικών υπηρεσιών. Στο παρασκήνιο υπάρχει ένας περίπλοκος ιστός δραστηριοτήτων και διαδικασιών που καθορίζουν την οικονομική υγεία της. Για να ανταπεξέλθουν τα εστιατόρια σε αυτή τη σύνθετη πραγματικότητα μπορούν να αξιοποιήσουν ένα ισχυρό εργαλείο κοστολόγησης γνωστό ως Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC). Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τι είναι το TDABC, γιατί αλλάζει το παιχνίδι για τις επιχειρήσεις εστίασης και πώς μπορεί να εφαρμοστεί αποτελεσματικά.
Κατανοώντας το TDABC
Το TDABC είναι μια εξωλογιστική μεθοδολογία κοστολόγησης η οποία παρέχει μια ακριβή και λεπτομερή κατανόηση του πως διαμορφώνονται τα κόστη της επιχείρησης σας. Στον πυρήνα του είναι οι δραστηριότητες (activities) της εταιρίας οι οποίες αναλύονται σε διαδικασίες (processes), για τις οποίες υπολογίζεται ο χρόνος υλοποίησης τους. Το αποτέλεσμα είναι ότι κάθε δραστηριότητα μιας επιχείρησης μπορεί να εκφραστεί ως μια χρονική εξίσωση στην οποία επιρρίπτονται τα έξοδα που αντιστοιχούν σε αυτή. Στην συνέχεια, κάθε δραστηριότητα αντιστοιχείται με τις οντότητες που θέλουμε να κοστολογήσουμε, δηλαδή τους υποδοχείς κόστους, οι οποίοι μπορεί να είναι τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες που παρέχει μια εταιρία.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το TDABC για την δική σας Επιχείρηση Εστίασης
Ακριβής Κατανομή Κόστους
Οι παραδοσιακές μέθοδοι κοστολόγησης συχνά κατανέμουν το κόστος με βάση τους γενικούς μέσους όρους, οδηγώντας σε ανακρίβειες. Το TDABC, από την άλλη πλευρά, λαμβάνει υπόψη τον πραγματικό χρόνο που δαπανάται για κάθε δραστηριότητα, παρέχοντας μια πιο ακριβή κατανομή του κόστους των επιχειρήσεων εστίασης.
Κατανόηση των Παραμέτρων Διαμόρφωσης του Κόστους
Το TDABC προσφέρει μια σαφή εικόνα του πού χρησιμοποιούνται οι πόροι σας και πού μπορούν να γίνουν βελτιώσεις προκειμένου να μειωθούν τα κόστη και να αυξηθεί η κερδοφορία σας.
Προσαρμοστικότητα σε Κυμαινόμενη Ζήτηση
Τα εστιατόρια παρουσιάζουν διακυμάνσεις στη ζήτηση κατά τη διάρκεια της ημέρας ή της εβδομάδας. Το TDABC σάς επιτρέπει να προσαρμόζετε δυναμικά το κόστος με βάση τις διακυμάνσεις της ζήτησης, διασφαλίζοντας ότι κατανέμετε τους πόρους αποτελεσματικά κατά τις ώρες αιχμής και εκτός αιχμής.
Εφαρμογή του TDABC στις Επιχειρήσεις Εστίασης
Ας δούμε συγκεκριμένα παραδείγματα δραστηριοτήτων και διαδικασιών σε ένα εστιατόριο όπου μπορεί να εφαρμοστεί το TDABC:
Προετοιμασία Φαγητού
Το TDABC σάς επιτρέπει να αναλύσετε την προετοιμασία του φαγητού σε μεμονωμένα βήματα, λαμβάνοντας υπόψη τον χρόνο που αφιερώνετε για το καθένα από αυτά. Κατανοώντας τον χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για κάθε βήμα, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας της κουζίνας για μέγιστη απόδοση.
Παράδειγμα Δραστηριότητας Προετοιμασίας Φαγητού
Δραστηριότητα: Στήθος κοτόπουλου στη σχάρα
Αναλύουμε την δραστηριότητα σε διαδικασίες και υπολογίζουμε τον χρόνο υλοποίησης για κάθε μία από αυτές:
Διαδικασία 1: Προετοιμασία (χρόνος 15 λεπτά)
Περιλαμβάνει το πλύσιμο και στέγνωμα του στήθους κοτόπουλου, καρύκευμα και μαρινάρισμα.
Διαδικασία 2: Ψήσιμο (χρόνος 20 λεπτά)
Χρόνος που αφιερώθηκε στο ψήσιμο του στήθους κοτόπουλου.
Διαδικασία 3: Τεμαχισμός (χρόνος 10 λεπτά)
Μετά το ψήσιμο στη σχάρα, το στήθος κοτόπουλου κόβεται σε ελκυστικές μερίδες και απλώνεται για το σερβίρισμα.
Διαδικασία 4: Γαρνίρισμα (χρόνος 5 λεπτά)
Προσθέτουμε τις τελευταίες πινελιές, όπως φρέσκα βότανα ή λίγο σάλτσα, για να βελτιώσουμε την εικόνα και τη γεύση.
Συνεπώς, για την συγκεκριμένη δραστηριότητα έχουμε δημιουργήσει μια χρονική εξίσωση η οποία είναι η ακόλουθη:
Στήθος κοτόπουλου στη σχάρα = Προετοιμασία + Ψήσιμο + Τεμαχισμός + Γαρνίρισμα = 15 λεπτά + 20 λεπτά + 10 λεπτά + 5 λεπτά = 50 λεπτά.
Στην συνέχεια, σε αυτή τη δραστηριότητα μπορούμε να επιρρίψουμε τα άμεσα και έμμεσα κόστη που αφορούν σε αυτή. Σημειώνεται ότι οι προαναφερθείσες διαδικασίες και οι αντίστοιχοι χρόνοι είναι καθαρά ενδεικτικοί.
Σερβίρισμα
Οι διαδικασίες του σερβιτόρου, όπως η λήψη παραγγελιών, το σερβίρισμα φαγητού και το καθάρισμα των τραπεζιών, μπορούν να αναλυθούν χρησιμοποιώντας το TDABC.
Παράδειγμα Δραστηριότητας Σερβιρίσματος
Δραστηριότητα: Σερβίρισμα τραπεζιού τεσσάρων ατόμων
Αναλύουμε την δραστηριότητα σε διαδικασίες και υπολογίζουμε τον χρόνο υλοποίησης για κάθε μία από αυτές:
Διαδικασία 1: Χαιρετισμός (χρόνος 5 λεπτά)
Ο σερβιτόρος καλωσορίζει τους πελάτες και τους οδηγεί στο τραπέζι της επιλογής τους.
Διαδικασία 2: Λήψη παραγγελίας (χρόνος 10 λεπτά)
Αλληλεπίδραση με τους πελάτες για την λήψη των παραγγελιών τους, παροχή συστάσεων, σημείωση ειδικών αιτημάτων.
Διαδικασία 3: Υποβολή παραγγελίας στην κουζίνα (χρόνος 2 λεπτά)
Διαβίβαση παραγγελίας στο προσωπικό της κουζίνας για να ξεκινήσει η προετοιμασία του φαγητού.
Διαδικασία 4: Σερβίρισμα ποτών (χρόνος 5 λεπτά)
Σερβίρισμα ποτών μετά την υποβολή της παραγγελίας.
Διαδικασία 5: Σερβίρισμα ορεκτικών (χρόνος 8 λεπτά)
Παρουσίαση και σερβίρισμα των ορεκτικών.
Διαδικασία 6: Έλεγχος (χρόνος 5 λεπτά)
Ο σερβιτόρος ελέγχει ότι οι πελάτες είναι ικανοποιημένοι με τα ορεκτικά, αντιμετώπιση τυχόν ανησυχιών για το κυρίως πιάτο.
Διαδικασία 7: Σερβίρισμα κύριου πιάτου (χρόνος 10 λεπτά)
Σερβίρισμα των κύριων πιάτων, διασφάλιση σωστών παραγγελιών και διαχείριση τυχόν πρόσθετων αιτημάτων των πελατών.
Διαδικασία 8: Πληρωμή λογαριασμού (χρόνος 5 λεπτά)
Εξόφληση του λογαριασμού των πελατών.
Διαδικασία 9: Καθαρισμός τραπεζιού (χρόνος 10 λεπτά)
Ο σερβιτόρος καθαρίζει το τραπέζι έτσι ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους επόμενους πελάτες.
Συνεπώς έχουμε την ακόλουθη χρονική εξίσωση για αυτή την δραστηριότητα:
Σερβίρισμα τραπεζιού τεσσάρων ατόμων = Χαιρετισμός + Λήψη παραγγελίας + Υποβολή παραγγελίας στην κουζίνα + Σερβίρισμα ποτών + Σερβίρισμα ορεκτικών + Έλεγχος + Σερβίρισμα κύριου πιάτου + Πληρωμή λογαριασμού + Καθαρισμός τραπεζιού = 5 λεπτά + 10 λεπτά + 2 λεπτά + 5 λεπτά + 8 λεπτά + 5 λεπτά + 10 λεπτά + 5 λεπτά + 10 λεπτά = 60 λεπτά.
Στην συνέχεια, σε αυτή τη δραστηριότητα μπορούμε να επιρρίψουμε τα άμεσα και έμμεσα κόστη που αφορούν σε αυτή. Σημειώνεται ότι οι προαναφερθείσες διαδικασίες και οι αντίστοιχοι χρόνοι είναι καθαρά ενδεικτικοί.
Διαχείριση Αποθεμάτων
Η διαχείριση του αποθέματος περιλαμβάνει ενδεικτικά την παραγγελία, τη λήψη, τον έλεγχο, την αποθήκευση και την ενημέρωση των αρχείων της επιχείρησης εστίασης. Το TDABC μπορεί να εντοπίσει τον ακριβή χρόνο και τους πόρους που αφιερώνονται σε κάθε στάδιο, βοηθώντας σας να ελαχιστοποιήσετε τη σπατάλη και να βελτιστοποιήσετε τα επίπεδα αποθεμάτων.
Παράδειγμα Δραστηριότητας Διαχείρισης Αποθεμάτων
Δραστηριότητα: Παραγγελία και παραλαβή αποθέματος τροφίμων
Αναλύουμε την δραστηριότητα σε διαδικασίες και υπολογίζουμε τον χρόνο υλοποίησης για κάθε μία από αυτές:
Διαδικασία 1: Παραγγελία προμηθειών (χρόνος 20 λεπτά)
Καθορισμός αναγκών αποθέματος, δημιουργία εντολών αγοράς και τοποθέτηση παραγγελιών σε προμηθευτές.
Διαδικασία 2: Παραλαβή παραδόσεων (χρόνος 30 λεπτά)
Εκφόρτωση και έλεγχος των παραληφθέντων εμπορευμάτων σε σχέση με τις εντολές αγοράς, σημειώνοντας τυχόν αποκλίσεις.
Διαδικασία 3: Αποθήκευση αποθέματος (χρόνος 25 λεπτά)
Οργάνωση και αποθήκευση του αποθέματος σε καθορισμένους αποθηκευτικούς χώρους, διασφαλίζοντας τη σωστή εναλλαγή.
Διαδικασία 4: Ενημέρωση αρχείων αποθέματος (χρόνος 20 λεπτά)
Καταγραφή των λαμβανόμενων ποσοτήτων, ενημέρωση των επιπέδων αποθεμάτων στο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων και σημείωση τυχόν κατεστραμμένων ή ληγμένων αποθεμάτων.
Συνεπώς έχουμε την ακόλουθη χρονική εξίσωση για αυτή την δραστηριότητα:
Παραγγελία και παραλαβή αποθέματος τροφίμων = Παραγγελία προμηθειών + Παραλαβή παραδόσεων + Αποθήκευση αποθέματος + Ενημέρωση αρχείων αποθέματος = 20 λεπτά + 30 λεπτά + 25 λεπτά + 20 λεπτά = 95 λεπτά.
Στην συνέχεια, σε αυτή τη δραστηριότητα μπορούμε να επιρρίψουμε τα άμεσα και έμμεσα κόστη που αφορούν σε αυτή. Σημειώνεται ότι οι προαναφερθείσες διαδικασίες και οι αντίστοιχοι χρόνοι είναι καθαρά ενδεικτικοί.
Απαραίτητα Δεδομένα για το TDABC στις Επιχειρήσεις Εστίασης
Για την αποτελεσματική εφαρμογή του TDABC, τα εστιατόρια πρέπει να συγκεντρώσουν τα ακόλουθα δεδομένα:
Δεδομένα Χρόνου
Ακριβή καταγραφή του χρόνου που αφιερώνεται σε κάθε δραστηριότητα από τα μέλη του προσωπικού.
Κατανάλωση Πόρων
Αναλυτικές πληροφορίες για τους πόρους (πχ πρώτες ύλες, ενέργεια) που καταναλώνονται κατά τη διάρκεια κάθε δραστηριότητας.
Έξοδα Προσωπικού
Πλήρη στοιχεία για το κόστος εργασίας που σχετίζεται με κάθε δραστηριότητα, συμπεριλαμβανομένων των μισθών και των παροχών.
Γενικά Έξοδα
Προσδιορισμός των εξόδων που σχετίζονται με τη συνολική λειτουργία της επιχείρησης εστίασης, όπως το ενοίκιο, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και ασφάλιση.
Συμπέρασμα
Στον ανταγωνιστικό κόσμο της εστίασης, η κατανόηση και η βελτιστοποίηση του κόστους είναι πρωταρχικής σημασίας για την βιωσιμότητα της επιχείρησης του κλάδου. Η κοστολόγηση βάσει του χρόνου των δραστηριοτήτων προσφέρει μια ευέλικτη και αποτελεσματική προσέγγιση. Εμβαθύνοντας στις ιδιαιτερότητες κάθε δραστηριότητας και διαδικασίας, το TDABC δίνει τη δυνατότητα στους ιδιοκτήτες των εστιατορίων να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις, να εξορθολογίζουν τις δραστηριότητες και τις διαδικασίες τους και τελικά, να βελτιώνουν τη συνολική κερδοφορία των επιχειρήσεων τους.
