Πώς να υπολογίζετε το πραγματικό κόστος κάθε νομικής υπηρεσίας
Η κοστολόγηση δικηγορικού γραφείου δεν σημαίνει απλώς ότι γνωρίζετε πόσα πληρώνετε κάθε μήνα για ενοίκιο, ρεύμα, συνδρομές, γραμματεία ή συνεργάτες. Σημαίνει ότι γνωρίζετε πόσο πραγματικά κοστίζει κάθε υπηρεσία που παρέχετε: μία νομική συμβουλή, μία απλή γνωμοδότηση, μία σύνθετη γνωμοδότηση, μία σύμβαση, ένα εξώδικο, μία αγωγή, μία ανακοπή, μία έφεση, μία παράσταση σε δικαστήριο ή μία μηνιαία νομική υποστήριξη επιχείρησης.
Αυτό είναι το σημείο όπου πολλά δικηγορικά γραφεία χάνουν την πραγματική εικόνα της κερδοφορίας τους. Βλέπουν τον συνολικό τζίρο, βλέπουν τα συνολικά έξοδα, αλλά δεν γνωρίζουν με ακρίβεια ποιες υπηρεσίες αφήνουν κέρδος και ποιες απορροφούν χρόνο, ανθρώπινη προσπάθεια και λειτουργικά έξοδα χωρίς την ανάλογη αμοιβή.
Το Affordable Costing βοηθά τον ιδιοκτήτη ενός δικηγορικού γραφείου να απαντήσει σε ένα κρίσιμο ερώτημα:
Πόσο μου κοστίζει πραγματικά κάθε νομική υπηρεσία που παρέχω;
Από αυτή την απάντηση ξεκινά η σωστή τιμολόγηση, η καλύτερη διαχείριση του χρόνου, η αύξηση της κερδοφορίας και η πιο καθαρή επιχειρηματική εικόνα του γραφείου.
Γιατί η κοστολόγηση ενός δικηγορικού γραφείου πρέπει να γίνεται ανά υπηρεσία
Ένα δικηγορικό γραφείο δεν παρέχει μία ενιαία υπηρεσία. Παρέχει διαφορετικές υπηρεσίες, με διαφορετική δυσκολία, διαφορετικό χρόνο, διαφορετική εμπλοκή συνεργατών και διαφορετικό επίπεδο ευθύνης.
Μία σύντομη νομική συμβουλή μπορεί να απαιτεί μία ώρα προετοιμασίας και συνάντησης. Μία σύνθετη γνωμοδότηση μπορεί να απαιτεί έρευνα νομολογίας, μελέτη φακέλου, εσωτερική συζήτηση, σύνταξη κειμένου και τελική αναθεώρηση. Μία αγωγή μπορεί να χρειάζεται επικοινωνίες με τον πελάτη, συγκέντρωση εγγράφων, μελέτη, σύνταξη, κατάθεση και παρακολούθηση. Μία υπόθεση στο Εφετείο ή σε ποινικό δικαστήριο μπορεί να απορροφά πολύ περισσότερο χρόνο από όσο αρχικά φαίνεται.
Αν το γραφείο εξετάζει μόνο το συνολικό του κόστος, δεν μπορεί να γνωρίζει αν:
- χρεώνει σωστά τις απλές και σύνθετες γνωμοδοτήσεις,
- υποτιμολογεί τις δικαστικές παραστάσεις,
- αφιερώνει υπερβολικό χρόνο σε μικρές υποθέσεις,
- χάνει χρήματα από υπηρεσίες με σταθερή ή χαμηλή αμοιβή,
- οι μηνιαίες νομικές υποστηρίξεις επιχειρήσεων καλύπτουν τον πραγματικό χρόνο που απαιτούν,
- κάποιες υπηρεσίες χρειάζονται αλλαγή τιμολογιακής πολιτικής.
Η σωστή κοστολόγηση ενός δικηγορικού γραφείου πρέπει να φτάνει στο επίπεδο της κάθε υπηρεσίας. Μόνο τότε ο ιδιοκτήτης του γραφείου βλέπει ποιες υπηρεσίες αποδίδουν, ποιες χρειάζονται ανατιμολόγηση και ποιες απαιτούν καλύτερη οργάνωση.
Το μεγαλύτερο λάθος στην κοστολόγηση των δικηγορικών υπηρεσιών
Το πιο συχνό λάθος που κάνουν τα δικηγορικά γραφεία είναι ότι δεν υπολογίζουν τον πραγματικό χρόνο που αφιερώνουν σε κάθε υπηρεσία.
Συχνά ο δικηγόρος θυμάται την τελική πράξη: «έγραψα μία αγωγή», «πήγα σε ένα δικαστήριο», «έδωσα μία γνωμοδότηση». Όμως το πραγματικό κόστος δεν βρίσκεται μόνο στην τελική πράξη. Βρίσκεται σε όλη τη διαδρομή: στη μελέτη του φακέλου, στις τηλεφωνικές επικοινωνίες, στα emails, στην αναζήτηση εγγράφων, στην έρευνα, στις διορθώσεις, στις συναντήσεις, στην κατάθεση, στην αναμονή, στην παρακολούθηση της υπόθεσης και στην ενημέρωση του πελάτη.
Αν το γραφείο δεν καταγράφει αυτόν τον χρόνο, τότε κοστολογεί με αίσθηση και όχι με δεδομένα. Και όταν κοστολογεί με αίσθηση, συχνά υποτιμά τις υπηρεσίες που φαίνονται «μικρές», αλλά στην πράξη καταναλώνουν πολλές ώρες.
Το Affordable Costing βασίζεται ακριβώς σε αυτή τη λογική: μετατρέπει τον χρόνο σε μετρήσιμο κόστος.
Η μεθοδολογία TDABC στην κοστολόγηση ενός δικηγορικού γραφείου
Η πλατφόρμα Affordable Costing χρησιμοποιεί τη μεθοδολογία κοστολόγησης Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC). Η μεθοδολογία αυτή συνδέει το κόστος με τις δραστηριότητες και τον χρόνο που απαιτεί κάθε μία από αυτές.
Για ένα δικηγορικό γραφείο, αυτή η προσέγγιση ταιριάζει ιδιαίτερα, γιατί η βασική παραγωγική μονάδα του γραφείου είναι ο χρόνος: ο χρόνος του δικηγόρου, του συνεργάτη, της γραμματείας και κάθε άλλου προσώπου που συμμετέχει στην παροχή της υπηρεσίας.
Με την TDABC, το γραφείο δεν ρωτά απλώς «πόσα έξοδα έχω;». Ρωτά:
Ποιες δραστηριότητες εκτελώ, πόσο χρόνο απαιτούν και σε ποιες υπηρεσίες πρέπει να επιμερίσω το κόστος τους;
Έτσι, η κοστολόγηση γίνεται πιο πρακτική και πιο κοντά στην πραγματικότητα του δικηγορικού επαγγέλματος.
Η παραμετροποίηση του Affordable Costing για τα δικηγορικά γραφεία
Το Affordable Costing διευκολύνει ιδιαίτερα τα δικηγορικά γραφεία, γιατί όταν ο χρήστης επιλέξει την κατηγορία επιχείρησης «Δικηγορικό γραφείο», η πλατφόρμα εμφανίζει παραμετροποιημένες οντότητες κοστολόγησης για αυτή την κατηγορία.
Αυτό σημαίνει ότι ο ιδιοκτήτης του γραφείου δεν ξεκινά από ένα κενό περιβάλλον. Βλέπει ήδη προτεινόμενες λίστες για έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους που αντιστοιχούν στη λειτουργία ενός δικηγορικού γραφείου. Στη συνέχεια, προσαρμόζει αυτές τις λίστες στη δική του πραγματικότητα.
Η παραμετροποίηση αυτή μειώνει τον χρόνο προετοιμασίας, περιορίζει τα λάθη και βοηθά τον χρήστη να σκεφτεί οργανωμένα την κοστολόγηση των υπηρεσιών του.
Παραμετροποιημένα έξοδα για το δικηγορικό γραφείο
Στην ενότητα των εξόδων, το Affordable Costing εμφανίζει έξοδα που συναντά συχνά ένα δικηγορικό γραφείο. Δεν εμφανίζει μία γενική λίστα που ταιριάζει περίπου σε όλες τις επιχειρήσεις. Εμφανίζει έξοδα που σχετίζονται με την καθημερινότητα της νομικής εργασίας.
Παραδείγματα τέτοιων εξόδων είναι:
- αμοιβές δικηγόρων,
- έξοδα για επιμορφωτικά σεμινάρια,
- μισθοί διοικητικού προσωπικού,
- έξοδα εκτυπώσεων,
- συνδρομές σε λογισμικά διαχείρισης υποθέσεων,
- συνδρομές σε νομικές βάσεις,
- συνδρομές σε νομικά περιοδικά,
- έξοδα μετακίνησης,
- αμοιβές εξωτερικών νομικών συμβούλων,
- αμοιβή λογιστή,
- αμοιβή γραμματείας,
- ενοίκιο επαγγελματικού χώρου,
- λογαριασμοί ρεύματος, νερού, θέρμανσης, τηλεπικοινωνιών και internet,
- έξοδα ασφάλισης επαγγελματικού χώρου,
- ασφάλιση αστικής ευθύνης,
- καθαρισμός και συντήρηση επαγγελματικού χώρου,
- αναλώσιμα γραφείου,
- έξοδα προώθησης,
- συντήρηση ιστοσελίδας,
- συνδρομές για λογισμικό υπολογιστών,
- ΕΦΚΑ επιχειρηματία,
- υποστήριξη πληροφορικής,
- συνδρομές σε επαγγελματικούς φορείς,
- προμήθειες σύστασης,
- δικαστικά ένσημα και παράβολα,
- έξοδα κατάθεσης δικογράφων,
- αμοιβές δικαστικών επιμελητών,
- έξοδα επιδόσεων,
- έξοδα πραγματογνωμόνων,
- μεταφράσεις νομικών εγγράφων,
- bonus ή προμήθειες επί επιτυχίας.
Η αξία αυτής της λίστας είναι πρακτική. Ο ιδιοκτήτης του γραφείου μπορεί να δει αμέσως ποιες δαπάνες πρέπει να συμπεριλάβει στην κοστολόγηση. Για παράδειγμα, μία αγωγή δεν επιβαρύνεται μόνο με τον χρόνο σύνταξης. Μπορεί να συνδέεται και με έξοδα κατάθεσης, επιδόσεις, δικαστικά ένσημα, επικοινωνίες, εκτυπώσεις και χρόνο παρακολούθησης.
Όταν το γραφείο καταγράφει αυτά τα έξοδα στην πλατφόρμα, δημιουργεί τη βάση για τον ακριβέστερο υπολογισμό του κόστους της κάθε υπηρεσίας του.
Παραμετροποιημένα πάγια για ένα δικηγορικό γραφείο
Η κοστολόγηση δεν πρέπει να περιλαμβάνει μόνο τα τρέχοντα έξοδα. Πρέπει να περιλαμβάνει και τη χρήση των παγίων περιουσιακών στοιχείων. Ένα δικηγορικό γραφείο χρησιμοποιεί εξοπλισμό, έπιπλα και συστήματα που έχουν κόστος αγοράς και φθείρονται με τον χρόνο.
Στο Affordable Costing, η παραμετροποιημένη λίστα παγίων για ένα δικηγορικό γραφείο περιλαμβάνει ενδεικτικά τα ακόλουθα:
- ιδιόκτητο δικηγορικό γραφείο,
- σταθερούς υπολογιστές,
- φορητούς υπολογιστές,
- εκτυπωτές,
- scanner,
- συστήματα backup,
- γραφεία εργασίας,
- καρέκλες εργασίας,
- τραπέζι συσκέψεων,
- καρέκλες συσκέψεων,
- έπιπλα υποδοχής,
- βιβλιοθήκες,
- ντουλάπια αρχειοθέτησης,
- συστήματα ασφαλείας, όπως κάμερες και συναγερμοί,
- σύστημα πρόσβασης,
- projector,
- οθόνες meeting room,
- εξοπλισμό τηλεδιασκέψεων.
Αυτά τα πάγια δεν αποτελούν απλώς περιουσιακά στοιχεία. Συμμετέχουν στην παραγωγή των νομικών υπηρεσιών. Ο υπολογιστής, ο scanner, το σύστημα backup, το γραφείο εργασίας και ο εξοπλισμός τηλεδιάσκεψης στηρίζουν καθημερινά την παροχή υπηρεσιών.
Με την καταγραφή των παγίων και των αποσβέσεών τους, το δικηγορικό γραφείο ενσωματώνει στο κόστος των υπηρεσιών και τη φθορά του εξοπλισμού που χρησιμοποιεί. Έτσι, δεν αγνοεί ένα κόστος που συχνά μένει «αόρατο».
Παραμετροποιημένες δραστηριότητες για ένα δικηγορικό γραφείο
Στην ενότητα των δραστηριοτήτων, το Affordable Costing βοηθά το δικηγορικό γραφείο να οργανώσει τον τρόπο με τον οποίο παράγει τις υπηρεσίες του.
Εδώ η λογική δεν είναι να καταγραφεί απλώς μία λίστα εργασιών. Η λογική είναι να αποτυπωθεί ο χρόνος που καταναλώνει το γραφείο για κάθε βασική δραστηριότητα κατά την περίοδο κοστολόγησης.
Για παράδειγμα, το γραφείο μπορεί να εξετάσει πόσος χρόνος δαπανάται σε:
- μελέτη,
- επικοινωνίες,
- οργάνωση φακέλου,
- σύνταξη εγγράφων,
- έλεγχο και διορθώσεις,
- καταθέσεις,
- δικαστικές ενέργειες,
- υποστήριξη πελατών,
- εσωτερική διοικητική εργασία.
Η πλατφόρμα χρησιμοποιεί αυτή την καταγραφή του χρόνου για να επιμερίσει τις δαπάνες με μεγαλύτερη ακρίβεια. Αν μία υπηρεσία απαιτεί περισσότερο χρόνο, πρέπει να απορροφά μεγαλύτερο μέρος του κόστους. Αν μία άλλη υπηρεσία απαιτεί λιγότερο χρόνο, πρέπει να επιβαρύνεται λιγότερο.
Αυτή η λογική ταιριάζει πολύ στα δικηγορικά γραφεία, γιατί δύο υπηρεσίες με παρόμοια αμοιβή μπορεί να έχουν εντελώς διαφορετικό πραγματικό κόστος. Μία απλή γνωμοδότηση και μία σύνθετη γνωμοδότηση δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται σαν να καταναλώνουν τους ίδιους πόρους. Μία παράσταση σε Πρωτοδικείο και μία παράσταση σε Ποινικό Δικαστήριο μπορεί να απαιτούν διαφορετική προετοιμασία, διαφορετικές ώρες και διαφορετική διαχείριση.
Η καταγραφή του χρόνου ανά δραστηριότητα δίνει στο γραφείο μια πιο καθαρή και αξιόπιστη εικόνα.
Παραμετροποιημένοι υποδοχείς κόστους για ένα δικηγορικό γραφείο
Οι υποδοχείς κόστους είναι τα αντικείμενα που θέλει να κοστολογήσει το δικηγορικό γραφείο. Στην πράξη, είναι οι υπηρεσίες του.
Στο Affordable Costing, η παραμετροποιημένη λίστα υποδοχέων κόστους για ένα δικηγορικό γραφείο περιλαμβάνει υπηρεσίες όπως:
- Νομική Συμβουλή — κόστος ανά ώρα
- Γραπτή Νομική Γνωμοδότηση απλή — κόστος ανά γνωμοδότηση
- Γραπτή Νομική Γνωμοδότηση σύνθετη — κόστος ανά γνωμοδότηση
- Σύνταξη Νομικού Εγγράφου, όπως σύμβαση — κόστος ανά νομικό έγγραφο
- Σύνταξη Νομικού Εγγράφου, όπως εξώδικο — κόστος ανά νομικό έγγραφο
- Σύνταξη Νομικού Εγγράφου, όπως καταστατικό — κόστος ανά νομικό έγγραφο
- Σύνταξη Νομικού Εγγράφου, όπως διαθήκη — κόστος ανά έγγραφο
- Δικόγραφο, όπως αγωγή — κόστος ανά δικόγραφο
- Δικόγραφο, όπως ανακοπή — κόστος ανά δικόγραφο
- Δικόγραφο, όπως έφεση — κόστος ανά δικόγραφο
- Δικόγραφο, όπως προσφυγή — κόστος ανά δικόγραφο
- Παράσταση σε Δικαστήριο Πρωτοδικείο — κόστος ανά παράσταση
- Παράσταση σε Δικαστήριο Εφετείο — κόστος ανά παράσταση
- Παράσταση σε Δικαστήριο Ποινικό Δικαστήριο — κόστος ανά παράσταση
- Σύσταση Εταιρίας — κόστος ανά εταιρία
- Νομική Υποστήριξη Επιχείρησης — κόστος ανά μήνα
- Έλεγχος Νομιμότητας Ακινήτου — κόστος ανά ακίνητο
- Έλεγχος Νομιμότητας Εταιρίας — κόστος ανά εταιρία
- Διαζύγιο — κόστος ανά διαζύγιο
- Ποινική Υπόθεση — κόστος ανά υπόθεση
- Εργατική Διαφορά — κόστος ανά υπόθεση
Αυτή η δομή βοηθά το δικηγορικό γραφείο να μεταφέρει την κοστολόγηση από το γενικό επίπεδο στο πρακτικό επίπεδο της κάθε υπηρεσίας.
Για παράδειγμα, το γραφείο μπορεί να δει αν η αμοιβή για μία απλή γραπτή γνωμοδότηση καλύπτει τον χρόνο μελέτης, σύνταξης και αναθεώρησης. Μπορεί να συγκρίνει το κόστος μίας αγωγής με το κόστος μίας ανακοπής. Μπορεί να υπολογίσει αν η μηνιαία νομική υποστήριξη μιας επιχείρησης παραμένει κερδοφόρα ή αν ο πελάτης ζητά περισσότερες υπηρεσίες από αυτές που καλύπτει η μηνιαία αμοιβή.
Πώς γίνεται η κοστολόγηση ενός δικηγορικού γραφείου στο Affordable Costing
Η διαδικασία κοστολόγησης μπορεί να ακολουθήσει μια πρακτική σειρά βημάτων.
1. Επιλέγετε την κατηγορία «Δικηγορικό γραφείο»
Ο χρήστης δημιουργεί την εταιρία του στην πλατφόρμα και επιλέγει ως κατηγορία επιχείρησης το «Δικηγορικό γραφείο». Η πλατφόρμα εμφανίζει τις παραμετροποιημένες οντότητες που αντιστοιχούν στη συγκεκριμένη κατηγορία.
Από αυτό το σημείο, το γραφείο έχει ήδη μία οργανωμένη βάση εργασίας για την κοστολόγηση των υπηρεσιών του.
2. Προσαρμόζετε τη λίστα εξόδων
Ο ιδιοκτήτης ελέγχει τη λίστα εξόδων και κρατά όσα ισχύουν για το δικό του γραφείο. Μπορεί να προσθέσει, να αφαιρέσει ή να μετονομάσει έξοδα.
Για παράδειγμα, ένα δικηγορικό γραφείο με έντονη δικαστηριακή δραστηριότητα μπορεί να παρακολουθεί ξεχωριστά τα έξοδα επιδόσεων, τα δικαστικά ένσημα και τα παράβολα. Ένα γραφείο που παρέχει κυρίως νομική υποστήριξη επιχειρήσεων μπορεί να δίνει μεγαλύτερη σημασία στις συνδρομές σε νομικές βάσεις, στη διαχείριση υποθέσεων, στις τηλεπικοινωνίες και στον χρόνο των συνεργατών του.
3. Καταγράφετε τα πάγια και τις αποσβέσεις
Το γραφείο καταγράφει τα πάγια που χρησιμοποιεί. Αν διαθέτει φορητούς υπολογιστές, scanner, συστήματα backup, έπιπλα, projector ή εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης, τα εισάγει στην πλατφόρμα ώστε οι αποσβέσεις τους να συμμετέχουν στο κόστος.
Έτσι, το γραφείο δεν αντιμετωπίζει τον εξοπλισμό σαν «παλιά αγορά» που δεν επηρεάζει πλέον το κόστος. Τον αντιμετωπίζει ως πόρο που χρησιμοποιείται καθημερινά.
4. Οργανώνετε τις δραστηριότητες και τον χρόνο
Το γραφείο αποτυπώνει τις βασικές δραστηριότητες που εκτελεί κατά την παροχή των υπηρεσιών του και εκτιμά τον χρόνο που απαιτούν.
Για παράδειγμα, για μία σύνθετη γνωμοδότηση μπορεί να υπολογίσει χρόνο για μελέτη φακέλου, νομική έρευνα, σύνταξη, εσωτερικό έλεγχο και τελική αποστολή στον πελάτη. Για μία δικαστική υπόθεση μπορεί να υπολογίσει χρόνο για οργάνωση φακέλου, σύνταξη δικογράφου, κατάθεση, προετοιμασία παράστασης και ενημέρωση πελάτη.
Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο, γιατί εδώ η κοστολόγηση συνδέεται με την πραγματική εργασία.
5. Ορίζετε τους υποδοχείς κόστους
Το γραφείο επιλέγει τις υπηρεσίες που θέλει να κοστολογήσει. Μπορεί να ξεκινήσει με τις βασικές υπηρεσίες που παρέχει συχνότερα, όπως:
- νομική συμβουλή,
- απλή γνωμοδότηση,
- σύνθετη γνωμοδότηση,
- σύμβαση,
- εξώδικο,
- αγωγή,
- παράσταση σε δικαστήριο,
- σύσταση εταιρίας,
- νομική υποστήριξη επιχείρησης,
- έλεγχος νομιμότητας ακινήτου.
Στη συνέχεια, μπορεί να εμπλουτίσει τη λίστα με πιο εξειδικευμένες υπηρεσίες, όπως διαζύγιο, ποινική υπόθεση ή εργατική διαφορά.
6. Επιμερίζετε τα έξοδα στις δραστηριότητες
Η πλατφόρμα βοηθά τον χρήστη να επιμερίσει τα έξοδα στις δραστηριότητες. Για παράδειγμα, τα έξοδα γραμματείας μπορεί να συνδεθούν με δραστηριότητες οργάνωσης φακέλων, επικοινωνιών και διοικητικής υποστήριξης. Οι συνδρομές σε νομικές βάσεις μπορεί να συνδεθούν με δραστηριότητες νομικής έρευνας. Τα έξοδα εκτυπώσεων μπορεί να συνδεθούν περισσότερο με δικόγραφα, συμβάσεις, εξώδικα και φακέλους δικαστηρίου.
Με αυτόν τον τρόπο, το γραφείο δεν μοιράζει τα έξοδα αυθαίρετα. Τα συνδέει με τις δραστηριότητες που τα προκαλούν.
7. Μεταφέρετε το κόστος στους υποδοχείς κόστους
Στο τελικό στάδιο, το κόστος των δραστηριοτήτων μεταφέρεται στις υπηρεσίες. Έτσι, το Affordable Costing υπολογίζει το κόστος ανά υποδοχέα κόστους.
Το γραφείο μπορεί πλέον να δει, για παράδειγμα:
- πόσο κοστίζει μία ώρα νομικής συμβουλής,
- πόσο κοστίζει μία απλή γνωμοδότηση,
- πόσο κοστίζει μία σύνθετη γνωμοδότηση,
- πόσο κοστίζει η σύνταξη μίας αγωγής,
- πόσο κοστίζει μία παράσταση στο Πρωτοδικείο,
- πόσο κοστίζει μία μηνιαία νομική υποστήριξη επιχείρησης.
Από εκεί και πέρα, ο ιδιοκτήτης μπορεί να συγκρίνει το κόστος με την τιμή χρέωσης και να δει την πραγματική κερδοφορία κάθε υπηρεσίας.
Παράδειγμα: Νομική υποστήριξη επιχείρησης με μηνιαία αμοιβή
Ένα δικηγορικό γραφείο χρεώνει μία επιχείρηση με μηνιαία αμοιβή για νομική υποστήριξη. Στην αρχή, η αμοιβή φαίνεται ικανοποιητική. Στην πράξη, όμως, ο πελάτης ζητά συχνές τηλεφωνικές συμβουλές, έλεγχο συμβάσεων, emails, σύντομες γνωμοδοτήσεις και επείγουσες απαντήσεις.
Αν το γραφείο δεν μετρά τον χρόνο, μπορεί να θεωρεί ότι η συνεργασία είναι κερδοφόρα. Με το Affordable Costing μπορεί να υπολογίσει τον πραγματικό χρόνο που αφιερώνει κάθε μήνα και να δει αν η μηνιαία αμοιβή καλύπτει το κόστος.
Αν διαπιστώσει ότι η υπηρεσία απορροφά πολύ περισσότερο χρόνο, μπορεί να αλλάξει την τιμολόγηση, να δημιουργήσει πακέτα υπηρεσιών ή να ορίσει σαφέστερα όρια στη μηνιαία υποστήριξη.
Παράδειγμα: Σύνταξη αγωγής
Η σύνταξη μιας αγωγής δεν είναι μόνο η συγγραφή του δικογράφου. Περιλαμβάνει επικοινωνίες με τον πελάτη, συλλογή εγγράφων, μελέτη, νομική έρευνα, σύνταξη, διορθώσεις, πιθανές συναντήσεις, κατάθεση και συχνά συνεννόηση για επίδοση.
Αν το γραφείο χρεώνει την αγωγή με βάση μία γενική εκτίμηση, μπορεί να υποτιμήσει το πραγματικό κόστος. Με την TDABC λογική του Affordable Costing, το γραφείο υπολογίζει τις δραστηριότητες και τον χρόνο τους. Έτσι βλέπει αν η χρέωση της αγωγής καλύπτει το πραγματικό κόστος και αφήνει το επιθυμητό περιθώριο κέρδους.
Παράδειγμα: Γραπτή γνωμοδότηση
Μία απλή γνωμοδότηση μπορεί να απαιτεί περιορισμένο χρόνο. Μία σύνθετη γνωμοδότηση μπορεί να απαιτεί πολύωρη έρευνα, έλεγχο νομολογίας, μελέτη εγγράφων και προσεκτική διατύπωση.
Αν το γραφείο δεν ξεχωρίζει τις δύο υπηρεσίες, μπορεί να χρεώνει χαμηλά τις σύνθετες γνωμοδοτήσεις. Με την παραμετροποιημένη λίστα υποδοχέων κόστους, το Affordable Costing επιτρέπει στο γραφείο να υπολογίσει διαφορετικό κόστος για την απλή και διαφορετικό για τη σύνθετη γνωμοδότηση.
Αυτό οδηγεί σε πιο δίκαιη και πιο κερδοφόρα τιμολόγηση των συγκεκριμένων υπηρεσιών.
Τι κερδίζει ο ιδιοκτήτης του δικηγορικού γραφείου
Με την κοστολόγηση ανά υπηρεσία, ο ιδιοκτήτης του δικηγορικού γραφείου αποκτά καλύτερο έλεγχο της επιχείρησης του.
Μπορεί να δει ποιες υπηρεσίες αξίζει να προωθήσει περισσότερο. Μπορεί να εντοπίσει ποιες υπηρεσίες χρειάζονται αλλαγή χρέωσης. Μπορεί να καταλάβει ποιοι πελάτες απορροφούν πολύ χρόνο. Μπορεί να οργανώσει καλύτερα τη γραμματεία, τους συνεργάτες και τις δραστηριότητες του.
Κυρίως, μπορεί να σταματήσει να τιμολογεί με βάση μόνο την εμπειρία ή την αγορά και να αρχίσει να τιμολογεί με βάση το πραγματικό κόστος. Αυτό δεν σημαίνει ότι η χρέωση πρέπει να ισούται μηχανικά με το κόστος. Σημαίνει ότι ο δικηγόρος πρέπει να γνωρίζει το κόστος πριν αποφασίσει την τιμή. Μόνο έτσι μπορεί να κάνει συνειδητές επιχειρηματικές επιλογές.
Γιατί το Affordable Costing είναι πρακτική λύση για δικηγορικά γραφεία
Το Affordable Costing δεν απαιτεί να γίνει ο δικηγόρος λογιστής ή ειδικός στην κοστολόγηση. Η πλατφόρμα τον καθοδηγεί μέσα από οργανωμένα βήματα και του δίνει έτοιμη παραμετροποίηση για τη δική του κατηγορία επιχείρησης.
Για ένα δικηγορικό γραφείο, αυτό έχει μεγάλη σημασία. Ο ιδιοκτήτης δεν χρειάζεται να σχεδιάσει από την αρχή τη δομή κοστολόγησης. Μπορεί να ξεκινήσει από προτεινόμενες λίστες για έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υπηρεσίες και να τις προσαρμόσει στο δικό του γραφείο.
Έτσι, η κοστολόγηση γίνεται πιο γρήγορη, πιο κατανοητή και πιο εφαρμόσιμη. Το σημαντικότερο είναι ότι το αποτέλεσμα δεν μένει θεωρητικό. Η πλατφόρμα οδηγεί σε αναφορές που δείχνουν το κόστος ανά υποδοχέα κόστους, δηλαδή ανά υπηρεσία. Αυτές οι αναφορές μπορούν να στηρίξουν αποφάσεις για τιμές, πακέτα υπηρεσιών, διαχείριση πελατών και εσωτερική οργάνωση.
Κοστολόγηση δικηγορικού γραφείου: από το ένστικτο στα δεδομένα
Πολλά δικηγορικά γραφεία λειτουργούν με μεγάλη εμπειρία αλλά με περιορισμένα δεδομένα κόστους. Ο ιδιοκτήτης γνωρίζει τη δουλειά, γνωρίζει τους πελάτες, γνωρίζει τις υποθέσεις, αλλά συχνά δεν γνωρίζει με ακρίβεια ποια υπηρεσία αποδίδει πραγματικά.
Η κοστολόγηση του δικηγορικού γραφείου με το Affordable Costing αλλάζει αυτή την εικόνα. Μετατρέπει τον χρόνο σε κόστος, τις δραστηριότητες σε μετρήσιμα δεδομένα και τις υπηρεσίες σε ξεκάθαρους υποδοχείς κόστους.
Έτσι, το δικηγορικό γραφείο αποκτά καλύτερη εικόνα για την κερδοφορία του και μπορεί να πάρει πιο σωστές αποφάσεις.
Αν θέλετε να γνωρίζετε πόσο κοστίζει πραγματικά κάθε υπηρεσία που παρέχετε, η κοστολόγηση δεν είναι πολυτέλεια. Είναι εργαλείο διοίκησης. Και για ένα σύγχρονο δικηγορικό γραφείο, είναι ένας από τους πιο άμεσους τρόπους για να προστατεύσει τον χρόνο, την αμοιβή και την κερδοφορία του.
FAQ: Κοστολόγηση Δικηγορικού Γραφείου με το Affordable Costing
Τι είναι η κοστολόγηση δικηγορικού γραφείου;
Η κοστολόγηση δικηγορικού γραφείου είναι η διαδικασία με την οποία υπολογίζετε το πραγματικό κόστος λειτουργίας του γραφείου και το επιμερίζετε στις νομικές υπηρεσίες που παρέχετε. Δεν περιορίζεται στα συνολικά μηνιαία έξοδα. Υπολογίζει πόσο κοστίζει κάθε υπηρεσία, όπως μία νομική συμβουλή, μία γνωμοδότηση, μία αγωγή, μία παράσταση σε δικαστήριο, μία σύσταση εταιρίας ή μία μηνιαία νομική υποστήριξη επιχείρησης.
Γιατί πρέπει να κοστολογώ κάθε δικηγορική υπηρεσία ξεχωριστά;
Πρέπει να κοστολογείτε κάθε δικηγορική υπηρεσία ξεχωριστά γιατί κάθε υπηρεσία απαιτεί διαφορετικό χρόνο, διαφορετική προετοιμασία και διαφορετική χρήση πόρων. Μία απλή γνωμοδότηση δεν έχει το ίδιο κόστος με μία σύνθετη γνωμοδότηση. Μία αγωγή δεν έχει το ίδιο κόστος με μία σύντομη νομική συμβουλή. Αν εξετάζετε μόνο το συνολικό κόστος του γραφείου, δεν μπορείτε να γνωρίζετε ποιες υπηρεσίες είναι κερδοφόρες και ποιες υποτιμολογούνται.
Ποιο είναι το πιο συχνό λάθος στην κοστολόγηση των δικηγορικών υπηρεσιών;
Το πιο συχνό λάθος είναι ότι το δικηγορικό γραφείο δεν υπολογίζει τον πραγματικό χρόνο που αφιερώνει σε κάθε υπηρεσία. Συχνά αγνοεί τον χρόνο για επικοινωνίες, μελέτη φακέλου, έρευνα, διορθώσεις, διοικητικές ενέργειες και ενημέρωση πελάτη. Όταν δεν καταγράφετε αυτόν τον χρόνο, δεν μπορείτε να υπολογίσετε με ακρίβεια το πραγματικό κόστος της υπηρεσίας.
Πώς βοηθά το Affordable Costing ένα δικηγορικό γραφείο;
Το Affordable Costing βοηθά ένα δικηγορικό γραφείο να οργανώσει τα έξοδα, τα πάγια, τις δραστηριότητες και τις υπηρεσίες του σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα κοστολόγησης. Η πλατφόρμα χρησιμοποιεί τη μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing και επιμερίζει το κόστος με βάση τις δραστηριότητες και τον χρόνο που απαιτούν. Έτσι, το γραφείο μπορεί να υπολογίσει το κόστος ανά υπηρεσία και να λάβει καλύτερες αποφάσεις τιμολόγησης.
Τι σημαίνει ότι το Affordable Costing είναι παραμετροποιημένο για τα δικηγορικά γραφεία;
Σημαίνει ότι όταν ο χρήστης επιλέξει την κατηγορία επιχείρησης «Δικηγορικό γραφείο», η πλατφόρμα εμφανίζει προτεινόμενες οντότητες κοστολόγησης που ταιριάζουν στη λειτουργία ενός δικηγορικού γραφείου. Αυτές περιλαμβάνουν έξοδα, πάγια, δραστηριότητες και υποδοχείς κόστους ειδικά για νομικές υπηρεσίες. Ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει αυτές τις λίστες στη δική του πραγματικότητα.
Ποια έξοδα πρέπει να περιλαμβάνει η κοστολόγηση ενός δικηγορικού γραφείου;
Η κοστολόγηση ενός δικηγορικού γραφείου πρέπει να περιλαμβάνει αμοιβές δικηγόρων και συνεργατών, μισθούς διοικητικού προσωπικού, ενοίκιο, λογαριασμούς, συνδρομές σε νομικές βάσεις, συνδρομές σε λογισμικά, έξοδα εκτυπώσεων, έξοδα επιδόσεων, δικαστικά ένσημα και παράβολα, έξοδα μετακίνησης, αμοιβές λογιστή, έξοδα προώθησης, ασφάλιση αστικής ευθύνης, καθαρισμό, συντήρηση και λοιπά λειτουργικά έξοδα. Όσο πληρέστερη είναι η καταγραφή, τόσο ακριβέστερο γίνεται το αποτέλεσμα της κοστολόγησης.
Πρέπει να συμπεριλάβω τα πάγια στην κοστολόγηση του δικηγορικού μου γραφείου;
Ναι, πρέπει να συμπεριλάβετε τα πάγια στην κοστολόγηση, γιατί ο εξοπλισμός του γραφείου συμμετέχει στην παροχή των υπηρεσιών. Υπολογιστές, εκτυπωτές, scanner, συστήματα backup, έπιπλα, βιβλιοθήκες, συστήματα ασφαλείας και εξοπλισμός τηλεδιασκέψεων έχουν κόστος και φθείρονται με τον χρόνο. Οι αποσβέσεις τους πρέπει να συμμετέχουν στο κόστος των υπηρεσιών.
Τι είναι οι υποδοχείς κόστους σε ένα δικηγορικό γραφείο;
Οι υποδοχείς κόστους είναι οι υπηρεσίες που θέλει να κοστολογήσει το δικηγορικό γραφείο. Παραδείγματα υποδοχέων κόστους είναι η νομική συμβουλή, η γραπτή γνωμοδότηση, η σύμβαση, το εξώδικο, η αγωγή, η ανακοπή, η έφεση, η παράσταση σε δικαστήριο, η σύσταση εταιρίας, η νομική υποστήριξη επιχείρησης, ο έλεγχος νομιμότητας ακινήτου, το διαζύγιο, η ποινική υπόθεση και η εργατική διαφορά.
Πώς βοηθά η TDABC στην κοστολόγηση των δικηγορικών υπηρεσιών;
Η TDABC βοηθά γιατί συνδέει το κόστος με τον χρόνο που απαιτούν οι δραστηριότητες. Σε ένα δικηγορικό γραφείο, ο χρόνος αποτελεί βασικό παραγωγικό πόρο. Με τη μεθοδολογία αυτή, το γραφείο υπολογίζει πόσο χρόνο απαιτεί κάθε δραστηριότητα και στη συνέχεια επιμερίζει το κόστος στις υπηρεσίες που καταναλώνουν αυτόν τον χρόνο.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Affordable Costing αν δεν γνωρίζω λογιστική;
Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Affordable Costing χωρίς να γνωρίζετε λογιστική. Η πλατφόρμα έχει σχεδιαστεί ώστε να καθοδηγεί τον χρήστη βήμα προς βήμα. Για ένα δικηγορικό γραφείο, το σημαντικότερο είναι να γνωρίζετε πώς λειτουργεί το γραφείο σας, ποιες υπηρεσίες παρέχετε, ποια έξοδα πραγματοποιείτε και πόσο χρόνο αφιερώνετε στις βασικές δραστηριότητες.
Πώς μπορώ να χρησιμοποιήσω τα αποτελέσματα της κοστολόγησης του δικηγορικού μου γραφείου;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα αποτελέσματα για να βελτιώσετε την τιμολόγηση των υπηρεσιών σας, να εντοπίσετε ζημιογόνες υπηρεσίες, να οργανώσετε καλύτερα τον χρόνο των συνεργατών σας, να δημιουργήσετε πιο σωστά πακέτα νομικής υποστήριξης και να αποφασίσετε ποιες υπηρεσίες αξίζει να προωθήσετε περισσότερο. Η κοστολόγηση σας δίνει δεδομένα για πιο σωστές επιχειρηματικές αποφάσεις.
Είναι χρήσιμη η κοστολόγηση για μικρό δικηγορικό γραφείο ή ατομική δικηγορική πρακτική;
Ναι, η κοστολόγηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για μικρά δικηγορικά γραφεία και ατομικές δικηγορικές πρακτικές, γιατί ο χρόνος του ιδιοκτήτη αποτελεί τον πιο κρίσιμο πόρο. Αν ο δικηγόρος δεν γνωρίζει πόσο χρόνο αφιερώνει σε κάθε υπηρεσία, μπορεί να χρεώνει χαμηλότερα από το πραγματικό κόστος του. Το Affordable Costing βοηθά ένα μικρό γραφείο να δει καθαρά την κερδοφορία ή την ζημία των υπηρεσιών του.
