Κοστολόγηση υπηρεσιών μεταφοράς εμπορευμάτων: το πραγματικό κόστος δεν τελειώνει στα καύσιμα και στα χιλιόμετρα

Αν διαχειρίζεστε μια εταιρία οδικών μεταφορών εμπορευμάτων, πιθανότατα γνωρίζετε πόσο περίπου σας κοστίζουν τα καύσιμα, τα διόδια ή ακόμη και κάθε χιλιόμετρο που διανύει ένα φορτηγό σας. Αυτό όμως δεν σημαίνει απαραίτητα ότι γνωρίζετε πόσο σας κοστίζει πραγματικά κάθε υπηρεσία που πουλάτε.

Μια εγχώρια μεταφορά πλήρους φορτίου (FTL), μια μεταφορά μερικού φορτίου (LTL), μια παράδοση τελευταίου μιλίου ή μια μεταφορά με ψυγείο χρησιμοποιούν διαφορετικά οχήματα, χρόνο οδηγού, εξοπλισμό και λειτουργικούς πόρους. Ακόμη και δύο αποστολές με παρόμοια χιλιόμετρα μπορούν να έχουν πολύ διαφορετικό κόστος, αν στη μία το φορτηγό επιστρέψει άδειο ή χρειαστεί να περιμένει δύο ώρες στην εκφόρτωση.

Γι’ αυτό η κοστολόγηση μιας μεταφορικής εταιρίας δεν πρέπει να σταματά στο συνολικό κόστος της επιχείρησης ή σε ένα γενικό €/km. Ο στόχος είναι να γνωρίζετε το κόστος ανά αποστολή, ανά παράδοση ή ανά διαδρομή, ανάλογα με την υπηρεσία που παρέχετε.

Πώς υπολογίζεται πραγματικά το κόστος μιας μεταφοράς εμπορευμάτων;

Το πραγματικό κόστος μιας οδικής μεταφοράς προκύπτει από περισσότερους από έναν παράγοντες. Τα χιλιόμετρα είναι σημαντικά, αλλά εξίσου σημαντικοί μπορεί να είναι ο χρόνος, η χρήση του οχήματος, οι αποσβέσεις, τα κενά δρομολόγια και τα γενικά έξοδα που απαιτούνται για να λειτουργήσει η εταιρία.

Η διεθνής βιβλιογραφία για την κοστολόγηση των οδικών εμπορευματικών μεταφορών δείχνει ότι το κόστος μιας μεταφοράς δεν εξαρτάται από μία μόνο παράμετρο. Η ανασκόπηση των Izadi, Nabipour και Titidezh εξετάζει διαφορετικές κατηγορίες κόστους και παράγοντες που επηρεάζουν το κόστος των οδικών εμπορευματικών μεταφορών. Αντίστοιχα, μελέτη του New Zealand Ministry of Transport αναδεικνύει ως σημαντικούς παράγοντες κόστους, μεταξύ άλλων, την απόσταση, τον χρόνο μεταφοράς, την τιμή των καυσίμων, την κατεύθυνση της διαδρομής και τον βαθμό αξιοποίησης του φορτίου.

Η βασική επιχειρηματική αρχή είναι επομένως σαφής: για να εκτιμήσετε το πραγματικό κόστος μιας υπηρεσίας μεταφοράς, πρέπει να εξετάζετε περισσότερους από έναν παράγοντες κόστους και όχι μόνο τα χιλιόμετρα.

Στην καθημερινότητα μιας μεταφορικής επιχείρησης μπορείτε να σκεφτείτε τα κόστη σε τέσσερις βασικές διαστάσεις:

• Κόστη που επηρεάζονται έντονα από τα χιλιόμετρα: καύσιμα, ελαστικά, συντήρηση, επισκευές, λιπαντικά και, ανάλογα με τη διαδρομή, διόδια.
• Κόστη που επηρεάζονται από τον χρόνο: κόστος οδηγού για οδήγηση, φόρτωση, εκφόρτωση, αναμονή και άλλους πραγματικούς χρόνους εξυπηρέτησης.
• Κόστη που συνδέονται με τη διαθεσιμότητα και την παραγωγική υποδομή: αποσβέσεις φορτηγών και trailers, ασφάλιση, τέλη και άλλα σταθερά κόστη.
• Κόστη ειδικά για μια υπηρεσία: για παράδειγμα, η λειτουργία του ψυκτικού συγκροτήματος σε μια μεταφορά με ψυγείο.

Η διεθνής βιβλιογραφία για την κοστολόγηση των οδικών εμπορευματικών μεταφορών κάνει αντίστοιχη διάκριση ανάμεσα σε σταθερά και μεταβλητά λειτουργικά κόστη: στις μεταβλητές δαπάνες περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, καύσιμα, λιπαντικά, ελαστικά και επισκευές/συντήρηση, ενώ στα σταθερότερα κόστη περιλαμβάνει ασφάλιση, αποσβέσεις και τα γενικά ή έμμεσα λειτουργικά έξοδα.

Γιατί δεν αρκεί ένα γενικό κόστος ανά χιλιόμετρο;

Το κόστος ανά χιλιόμετρο είναι χρήσιμο KPI. Σας βοηθά να παρακολουθείτε την απόδοση του στόλου σας και να συγκρίνετε χρονικές περιόδους ή οχήματα. Δεν αρκεί όμως από μόνο του για να σας πει πόσο σας κοστίζει μια συγκεκριμένη υπηρεσία.

Σκεφτείτε δύο αποστολές 300 km.

Η πρώτη ολοκληρώνεται χωρίς καθυστέρηση, το φορτηγό βρίσκει φορτίο επιστροφής και ο οδηγός δεν χρειάζεται να περιμένει.

Στη δεύτερη, ο οδηγός περιμένει δύο ώρες για φόρτωση, άλλη μία ώρα για εκφόρτωση και το φορτηγό επιστρέφει 120 km χωρίς φορτίο.

Τα έμφορτα χιλιόμετρα μπορεί να μοιάζουν. Η κατανάλωση πόρων όμως όχι.

Αν τιμολογείτε και τις δύο υπηρεσίες με βάση ένα ενιαίο €/km, υπάρχει κίνδυνος να θεωρείτε ότι έχουν παρόμοια κερδοφορία ενώ στην πραγματικότητα δεν έχουν.

Τα κενά χιλιόμετρα έχουν κόστος — ακόμη και όταν το φορτηγό δεν μεταφέρει τίποτα

Ένα από τα σημαντικότερα λάθη στην κοστολόγηση υπηρεσιών μεταφοράς εμπορευμάτων είναι να λαμβάνονται υπόψη μόνο τα έμφορτα χιλιόμετρα.

Αν ένα φορτηγό παραδώσει το φορτίο του και επιστρέψει άδειο, εξακολουθεί να καταναλώνει καύσιμο, χρόνο οδηγού, ελαστικά και συντήρηση. Παράλληλα, δεσμεύει το όχημα και μέρος της διαθέσιμης δυναμικότητας της εταιρίας.

Το θέμα έχει ιδιαίτερη σημασία για την ελληνική αγορά. Σύμφωνα με τα πιο πρόσφατα διαθέσιμα στοιχεία της Eurostat για το 2024, το 34,4% των vehicle-km που πραγματοποιήθηκαν από ελληνικά οχήματα οδικών εμπορευματικών μεταφορών ήταν empty runnings, έναντι 21,6% στο σύνολο της ΕΕ. Το ποσοστό αυτό είναι κλαδικό στατιστικό και φυσικά δεν πρέπει να χρησιμοποιηθεί ως υπόθεση για τη δική σας εταιρία· η δική σας κοστολόγηση πρέπει να βασίζεται στα πραγματικά κενά χιλιόμετρα του στόλου σας.

Με απλά λόγια: αν το φορτηγό επιστρέψει χωρίς φορτίο, το κόστος δεν εξαφανίζεται.

Ο χρόνος μιας μεταφοράς δεν είναι μόνο ο χρόνος οδήγησης

Στις οδικές μεταφορές ο χρόνος αποτελεί κρίσιμο στοιχείο κόστους. Και εδώ γίνεται συχνά ένα δεύτερο λάθος: υπολογίζεται μόνο ο χρόνος κατά τον οποίο κινείται το φορτηγό.

Μια υπηρεσία μπορεί να απαιτήσει 5 ώρες οδήγησης αλλά συνολικά 8 ώρες εργασίας, επειδή υπάρχουν φόρτωση, εκφόρτωση και αναμονές.

Για το TDABC αυτή η διαφορά έχει σημασία. Η αρχική μεθοδολογία των Kaplan και Anderson στηρίζεται στην εκτίμηση του κόστους δυναμικότητας ανά μονάδα χρόνου και του χρόνου που απαιτεί η εκτέλεση μιας δραστηριότητας.

Η εφαρμογή του TDABC έχει μελετηθεί ειδικά και σε μικρή εταιρία road transport and logistics. Οι Somapa, Cools και Dullaert διαπίστωσαν ότι η μέθοδος μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για μικρές επιχειρήσεις logistics, υπογραμμίζοντας ταυτόχρονα πόσο σημαντική είναι η ύπαρξη ποσοτικών δεδομένων για τους cost drivers.

Η λογική αυτή εφαρμόζεται και στην πλατφόρμα κοστολόγησης Affordable Costing: καταγράφετε τον αριθμό επαναλήψεων των δραστηριοτήτων της εταιρίας σας και τον χρόνο των διαδικασιών που αποτελούν κάθε μία από αυτές, ώστε η πλατφόρμα να υπολογίζει τον συνολικό χρόνο της κάθε δραστηριότητας για την περίοδο κοστολόγησης.

Ο πραγματικά διαθέσιμος χρόνος ενός οδηγού δεν είναι απεριόριστος

Ούτε πρέπει να αντιμετωπίζετε όλες τις ώρες του ημερολογίου ως παραγωγική δυναμικότητα. Οι ευρωπαϊκοί κανόνες προβλέπουν, με τις προβλεπόμενες εξαιρέσεις, μέγιστη ημερήσια οδήγηση 9 ωρών, η οποία μπορεί να αυξηθεί σε 10 ώρες δύο φορές την εβδομάδα, και μέγιστη εβδομαδιαία οδήγηση 56 ωρών.

Δεν χρειάζεται να μετατρέψετε την κοστολόγηση σε νομική άσκηση. Το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό:

οι θεωρητικά διαθέσιμες ώρες και η πραγματικά διαθέσιμη παραγωγική δυναμικότητα δεν είναι το ίδιο πράγμα.

Γιατί πρέπει να κοστολογείτε κάθε υπηρεσία μεταφοράς ξεχωριστά;

Μια εταιρία μεταφοράς εμπορευμάτων δεν πουλά απλώς «χιλιόμετρα φορτηγού». Πουλά διαφορετικές υπηρεσίες, καθεμία από τις οποίες καταναλώνει διαφορετικούς πόρους.

Στην παραμετροποίηση «Μεταφορές εμπορευμάτων» του Affordable Costing έχουν οριστεί ως ενδεικτικοί υποδοχείς κόστους:

• Εγχώρια μεταφορά πλήρους φορτίου (FTL) — κόστος ανά αποστολή
• Διεθνής μεταφορά πλήρους φορτίου (FTL) — κόστος ανά αποστολή
• Εγχώρια μεταφορά μερικού φορτίου (LTL) — κόστος ανά αποστολή
• Διεθνής μεταφορά μερικού φορτίου (LTL) — κόστος ανά αποστολή
• Παράδοση τελευταίου μιλίου — κόστος ανά παράδοση
• Διανομή πολλαπλών σημείων (multi-stop delivery) — κόστος ανά διαδρομή
• Μεταφορά με ψυγείο — κόστος ανά αποστολή
• Μεταφορά επικίνδυνων φορτίων — κόστος ανά αποστολή
• Μεταφορά ογκώδους φορτίου — κόστος ανά αποστολή

Ο υποδοχέας κόστους είναι ουσιαστικά αυτό που θέλετε να κοστολογήσετε.

Η μονάδα μέτρησης του κάθε υποδοχέα κόστους πρέπει να έχει επιχειρηματικό νόημα. Με απλά λόγια, θα πρέπει να συνδέεται με τον τρόπο με τον οποίο η εταιρία μεταφοράς εμπορευμάτων τιμολογεί τις υπηρεσίες της. Έτσι, θα μπορεί να συγκρίνει το κόστος της κάθε υπηρεσίας μεταφοράς με την τιμή πώλησής της και να υπολογίζει το κέρδος ή τη ζημιά ανά υπηρεσία.

Στο FTL και στο LTL το ζητούμενο είναι το κόστος ανά αποστολή. Στο last mile το κόστος ανά παράδοση. Στη διανομή πολλαπλών σημείων το κόστος ανά διαδρομή.

FTL και LTL δεν κοστολογούνται με την ίδια λογική

Στην FTL (Full Truck Load) μεταφορά, το πλήρες φορτίο και το όχημα συνδέονται συνήθως πολύ πιο άμεσα με μία αποστολή.

Στην LTL (Less Than Truckload) μεταφορά, αντίθετα, ένα κοινό δρομολόγιο μπορεί να εξυπητεί ταυτόχρονα πολλές αποστολές. Εκεί δεν μπορείτε απλώς να φορτώσετε όλο το κόστος της διαδρομής σε μία αποστολή.

Όταν το ίδιο δρομολόγιο εξυπηρετεί περισσότερες από μία αποστολές, το κοινό κόστος πρέπει να λαμβάνεται υπόψη με τρόπο που να αντανακλά όσο γίνεται καλύτερα τα πραγματικά δεδομένα της λειτουργίας LTL. Στο Affordable Costing ο διαμοιρασμός των εξόδων προς τις δραστηριότητες ή τα τμήματα μπορεί να γίνει με διαφορετικές μεθόδους, όπως τον συνολικό χρόνο δραστηριότητας, ένα ποσοστό κατανομής ή χειρωνακτική κατανομή. Στη συνέχεια, το κόστος των δραστηριοτήτων μεταφέρεται στους κατάλληλους υποδοχείς κόστους.

Πώς σας βοηθά η παραμετροποίηση του Affordable Costing ειδικά για τις εταιρίες μεταφοράς εμπορευμάτων;

Η πρώτη κοστολόγηση είναι συνήθως και η δυσκολότερη, επειδή πρέπει πρώτα να οργανώσετε τη δομή της επιχείρησης: τι έξοδα έχετε, ποια πάγια χρησιμοποιείτε, ποιες δραστηριότητες εκτελείτε και τι ακριβώς θέλετε να κοστολογήσετε.

Επιλέγοντας την κατηγορία επιχείρησης «Μεταφορές εμπορευμάτων» στο Affordable Costing, ξεκινάτε από βασικές λίστες κοστολόγησης που έχουν ήδη παραμετροποιηθεί για τον συγκεκριμένο κλάδο. Δεν σημαίνει ότι πρέπει να τις δεχτείτε χωρίς αλλαγές. Τις ελέγχετε και τις προσαρμόζετε στη δική σας πραγματική λειτουργία.

Έτοιμη λίστα εξόδων για μια μεταφορική εταιρία

Η παραμετροποιημένη λίστα περιλαμβάνει δαπάνες που ένας ιδιοκτήτης μεταφορικής εταιρίας αναγνωρίζει αμέσως από την καθημερινότητά του: καύσιμα οχημάτων, διόδια, αντικαταστάσεις ελαστικών, συντήρηση και επισκευές οχημάτων, ανταλλακτικά, λιπαντικά και υγρά, πλύσιμο οχημάτων, ΚΤΕΟ, τέλη κυκλοφορίας και ασφάλιση.

Περιλαμβάνει επίσης το ανθρώπινο κόστος, όπως μισθούς οδηγών, υπερωρίες και ημερήσιες αποζημιώσεις/εκτός έδρας, αλλά και δαπάνες που είναι εύκολο να ξεχαστούν όταν κάποιος σκέφτεται «πόσο μου κοστίζει το δρομολόγιο»: μισθούς διοικητικού προσωπικού, λογισμικό δρομολόγησης, συνδρομές GPS/telematics, ERP ή λογισμικό τιμολόγησης, υποστήριξη IT, λογιστή, ενοίκιο, ρεύμα, τηλεπικοινωνίες και άλλα γενικά έξοδα.

Αυτό έχει σημασία επειδή το φορτηγό δεν λειτουργεί μόνο του. Για να ολοκληρωθεί μια αποστολή, δεν αρκούν μόνο το φορτηγό και ο οδηγός· απαιτείται και η υποστήριξη ολόκληρης της επιχείρησης, από τη διοίκηση και τα συστήματα δρομολόγησης μέχρι το λογιστήριο και τις τηλεπικοινωνίες.

Έτοιμη λίστα παγίων και αποσβέσεων

Στη λίστα παγίων εμφανίζονται στοιχεία άμεσα συνδεδεμένα με τον κλάδο: φορτηγά μεταφοράς εμπορευμάτων, κλειστά βαν, ψυγεία-φορτηγά, ρυμουλκούμενα, ανυψωτικές πόρτες, ειδικές διαμορφώσεις καρότσας, παλετοφόρα, κλαρκ, GPS φορτηγών και συστήματα τηλεματικής.

Παράλληλα, υπάρχουν πάγια που υποστηρίζουν τη λειτουργία της εταιρίας: υπολογιστές, εξοπλισμός αποθήκης, μεταλλικά ράφια, συστήματα ασφαλείας, εξοπλισμός γραφείου και εγκαταστάσεις.

Το Affordable Costing υπολογίζει τις αποσβέσεις των παγίων με βάση τα στοιχεία που καταχωρίζονται στην αντίστοιχη ενότητα και οι αποσβέσεις που προκύπτουν προστίθενται στα έξοδα της εταιρίας.

Αυτό διορθώνει ένα από τα κλασικότερα λάθη μιας μεταφορικής επιχείρησης: «Το φορτηγό το έχω ήδη αγοράσει, άρα δεν μου κοστίζει».

Το φορτηγό μπορεί να έχει πληρωθεί. Η παραγωγική υποδομή που καταναλώνετε όμως εξακολουθεί να έχει κόστος.

Δραστηριότητες και χρόνος

Στην έτοιμη παραμετροποίηση του Affordable Costing για τις εταιρίες μεταφοράς εμπορευμάτων υπάρχει το Τμήμα μεταφορών, στο οποίο έχουν καταχωριστεί δραστηριότητες που αντιστοιχούν στις βασικές κατηγορίες υπηρεσιών της επιχείρησης.

Η αξία αυτών των δραστηριοτήτων δεν βρίσκεται μόνο στην ονομασία τους, αλλά κυρίως στον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται στην κοστολόγηση. Για κάθε δραστηριότητα καταγράφετε πόσες φορές πραγματοποιήθηκε μέσα στην περίοδο κοστολόγησης και πόσο χρόνο απαιτούν οι επιμέρους διαδικασίες που την αποτελούν. Με βάση αυτά τα στοιχεία, η πλατφόρμα υπολογίζει τον συνολικό χρόνο που δαπανήθηκε για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα.

Ο συνολικός χρόνος μιας δραστηριότητας μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί ως παράγοντας διαμοιρασμού του κόστους (cost driver). Για παράδειγμα, γενικά έξοδα που υποστηρίζουν συνολικά τη λειτουργία της επιχείρησης, όπως οι λογιστικές υπηρεσίες, το internet, το ενοίκιο, οι αποσβέσεις του κτιρίου ή η αμοιβή του επιχειρηματία, μπορούν σε πολλές περιπτώσεις να διαμοιραστούν στις δραστηριότητες ανάλογα με τον χρόνο που καταναλώνει η καθεμία.

Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι όλα τα έξοδα πρέπει να διαμοιράζονται με βάση τον χρόνο. Για κάθε έξοδο πρέπει να επιλέγετε τον τρόπο διαμοιρασμού που αντανακλά καλύτερα τον λόγο για τον οποίο δημιουργείται. Αν, για παράδειγμα, ένα έξοδο συνδέεται πιο άμεσα με μια συγκεκριμένη δραστηριότητα ή μπορεί να κατανεμηθεί με μεγαλύτερη ακρίβεια με διαφορετικό κριτήριο, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε εκείνο το κριτήριο. Έτσι, το κόστος κατανέμεται στις δραστηριότητες με τρόπο που προσεγγίζει όσο το δυνατόν περισσότερο την πραγματική λειτουργία της μεταφορικής εταιρίας.

Υποδοχείς κόστους που μιλούν τη γλώσσα της μεταφορικής εταιρίας

Το μεγάλο πλεονέκτημα της παραμετροποίησης είναι ότι δεν ξεκινάτε με αφηρημένα «Προϊόν Α» και «Υπηρεσία Β».

Ξεκινάτε με οντότητες όπως FTL, LTL, last mile, multi-stop, ψυγείο, επικίνδυνα και ογκώδη φορτία και στη συνέχεια τις προσαρμόζετε στη δική σας εταιρία.

Έτσι η τελική ερώτηση της κοστολόγησης γίνεται επιχειρηματικά χρήσιμη:

Πόσο μου κοστίζει κατά μέσο όρο κάθε πωληθείσα εγχώρια FTL αποστολή στην περίοδο που εξετάζω;

ή:

Πόσο μου κοστίζει κάθε last-mile παράδοση;

ή:

Πόσο μου κοστίζει κάθε multi-stop διαδρομή;

Πώς λειτουργεί το TDABC σε μια εταιρία μεταφοράς εμπορευμάτων;

Το Time-Driven Activity-Based Costing δεν χρειάζεται να γίνει περίπλοκο για να είναι χρήσιμο.

Στην πράξη, η λογική του Affordable Costing μπορεί να συνοψιστεί ως εξής:

1. Καταγράφετε τα πραγματικά έξοδα της περιόδου κοστολόγησης.
2. Καταγράφετε τα πάγια που χρησιμοποιεί η εταιρία και τις πληροφορίες που απαιτούνται για τον υπολογισμό των αποσβέσεων.
3. Προσθέτετε, όπου απαιτείται, την αμοιβή του επιχειρηματία.
4. Ορίζετε τις υπηρεσίες που θέλετε να κοστολογήσετε ως υποδοχείς κόστους.
5. Καταγράφετε τις δραστηριότητες και τους πραγματικούς χρόνους των διαδικασιών.
6. Διαμοιράζετε τα έξοδα στις δραστηριότητες ή στα τμήματα με τον κατάλληλο driver.
7. Μεταφέρετε το κόστος στους υποδοχείς κόστους και βλέπετε τα αποτελέσματα στις αναφορές.

Ο Οδηγός του Affordable Costing περιγράφει αυτή τη διαδοχή από Έξοδα και Αποσβέσεις μέχρι Δραστηριότητες, Διαμοιρασμό Εξόδων, Διαμοιρασμό Κόστους, Διαμοιρασμό σε Υποδοχείς Κόστους και τελικά Αναφορές.

Το σημαντικό είναι ότι το TDABC δεν σημαίνει «μοιράζω τα πάντα μόνο με τον χρόνο». Σε μια μεταφορική εταιρία τα km, μια συγκεκριμένη διαδρομή, η χρήση ειδικού οχήματος ή ένα άμεσα αναγνωρίσιμο έξοδο μπορεί να αποτελεί ισχυρότερο cost driver για συγκεκριμένο κόστος.

Ο χρόνος είναι κεντρικός στη μεθοδολογία, αλλά η κοστολόγηση πρέπει να διατηρεί την πραγματική σχέση μεταξύ πόρου και υπηρεσίας.

Παράδειγμα: πόσο μπορεί να υποεκτιμάτε μια εγχώρια FTL αποστολή;

Ας δούμε ένα απλοποιημένο παράδειγμα μιας «Εγχώριας μεταφοράς πλήρους φορτίου (FTL) — κόστος ανά αποστολή».

Η αποστολή απαιτεί:

• 380 km με φορτίο,
• 120 km επιστροφή ή repositioning χωρίς φορτίο,
• συνολικά 500 km,
• 8 ώρες οδήγησης,
• 1,5 ώρα φόρτωσης,
• 2 ώρες αναμονής και εκφόρτωσης,
• συνολικά 11,5 ώρες υπηρεσίας.

Για να είναι απόλυτα σαφές: τα ποσά του παραδείγματος είναι ενδεικτικά και δεν αποτελούν μέσο κόστος του κλάδου. Δεν βασίζονται σε πραγματική ελληνική μεταφορική εταιρία. Στην πραγματική κοστολόγηση θα χρησιμοποιήσετε τα δικά σας τιμολόγια, μισθοδοσία, κατανάλωση, ώρες, αποσβέσεις και λοιπά στοιχεία.

Για το παράδειγμα υποθέτουμε:

Κατανάλωση 31 λίτρα/100 km και ενδεικτικό κόστος diesel €1,50/λίτρο. Στα 500 συνολικά km, το καύσιμο ανέρχεται σε €232,50.

Το πλήρες ενδεικτικό ωριαίο κόστος του οδηγού είναι €18. Για 11,5 ώρες, το κόστος είναι €207.

Υποθέτουμε επίσης €74 διόδια και €0,12/km για το μέρος συντήρησης, ελαστικών και σχετικών λειτουργικών δαπανών που αντιστοιχεί στο δρομολόγιο, δηλαδή €60.

Από την περιοδική κοστολόγηση έχουν κατανεμηθεί στην υπηρεσία €52 απόσβεση φορτηγού, €18 απόσβεση trailer, €16 από ασφάλιση/τέλη και €62 από έμμεσα λειτουργικά έξοδα.

Το συνολικό ενδεικτικό κόστος είναι:

€232,50 + €74 + €207 + €60 + €52 + €18 + €16 + €62 = €721,50 ανά αποστολή.

Στην πραγματική λειτουργία του Affordable Costing δεν καταχωρίζετε απαραίτητα αυτό το παράδειγμα ως «μεμονωμένο job costing». Η πλατφόρμα λειτουργεί για μια περίοδο κοστολόγησης: συγκεντρώνει τα έξοδα και τις αποσβέσεις, υπολογίζει το κόστος των δραστηριοτήτων και το μεταφέρει στους αντίστοιχους υποδοχείς κόστους και στη συνέχεια υπολογίζει το κόστος για κάθε μία μονάδα υποδοχέα κόστους, δηλαδή για κάθε μία υπηρεσία μεταφοράς εμπορευμάτων που παρέχει η εταιρία σας.

«Τυφλή» κοστολόγηση και πληρέστερη TDABC κοστολόγηση

Ας υποθέσουμε τώρα ότι η ίδια εταιρία υπολογίζει γρήγορα την αποστολή λαμβάνοντας υπόψη μόνο τα καύσιμα των 380 έμφορτων km, τα διόδια και τις 8 ώρες καθαρής οδήγησης. Για λόγους κοστολόγησης, τα ποσά του παραδείγματος θεωρούνται χωρίς ανακτήσιμο ΦΠΑ.

Η διαφορά είναι €326,80 ανά αποστολή.

Το συμπέρασμα δεν είναι ότι το TDABC θα εμφανίζει πάντα μεγαλύτερο κόστος. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα εμφανίζει μεγαλύτερο κόστος επειδή η «τυφλή» προσέγγιση έχει σκόπιμα αφήσει έξω πραγματικούς πόρους που κατανάλωσε η υπηρεσία.

Το κρίσιμο ερώτημα λοιπόν δεν είναι:

«Πόσο καύσιμο έκαψα;»

αλλά:

«Ποιους πόρους κατανάλωσε συνολικά η υπηρεσία που πούλησα;»

Η μεταφορά με ψυγείο δείχνει γιατί δύο αποστολές ίδιων km μπορεί να έχουν διαφορετικό κόστος

Ας υποθέσουμε δύο αποστολές που κάνουν ακριβώς τα ίδια km και απαιτούν παρόμοιο χρόνο οδηγού.

Η μία χρησιμοποιεί συμβατικό φορτηγό. Η άλλη απαιτεί ψυγείο-φορτηγό και λειτουργία της ψυκτικής μονάδας.

Δεν είναι λογικό να θεωρήσουμε ότι το κόστος τους είναι ίδιο.

Η μεταφορά με ψυγείο απαιτεί έναν πρόσθετο παραγωγικό πόρο: το σύστημα ψύξης. Οι μονάδες ψύξης μεταφορών χρησιμοποιούνται ειδικά για τη διατήρηση της απαιτούμενης θερμοκρασίας κατά τη μεταφορά ευπαθών προϊόντων και μπορούν να διαθέτουν δικό τους κινητήρα και να καταναλώνουν πρόσθετο καύσιμο. Επομένως, η λειτουργία της ψυκτικής μονάδας αποτελεί πρόσθετο κόστος που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στην κοστολόγηση της συγκεκριμένης υπηρεσίας.

Αυτό είναι ένα πολύ καλό παράδειγμα του γιατί η κοστολόγηση ανά υπηρεσία προσφέρει περισσότερη πληροφορία από ένα ενιαίο κόστος της μεταφορικής εταιρίας.

Τα 6 συχνότερα λάθη στην κοστολόγηση μιας μεταφορικής εταιρίας

1. Δεν υπολογίζετε τις αποσβέσεις των φορτηγών και του εξοπλισμού

Ένα φορτηγό, ένα trailer, ένα ψυγείο-φορτηγό ή μια ανυψωτική πόρτα αποτελεί παραγωγικό πόρο που χρησιμοποιείται για να παρέχετε υπηρεσίες.

Αν αγνοήσετε την απόσβεσή του επειδή «το έχουμε ήδη πληρώσει», το κόστος της υπηρεσίας σας εμφανίζεται χαμηλότερο από όσο πραγματικά είναι.

Στο Affordable Costing οι αποσβέσεις των παγίων που υπολογίζονται από την αντίστοιχη ενότητα προστίθενται στα έξοδα της εταιρίας.

2. Μετράτε μόνο τον χρόνο οδήγησης

Ο οδηγός δεν παύει να κοστίζει όταν το όχημα είναι σταματημένο για φόρτωση ή περιμένει να αδειάσει.

Η διαφορά μπορεί να είναι μεγάλη σε διανομές πολλαπλών σημείων, αστικές παραδόσεις και σημεία με συχνές καθυστερήσεις.

3. Αγνοείτε τα κενά χιλιόμετρα

Τα κενά km δημιουργούν καύσιμα, φθορές, χρόνο και δέσμευση οχήματος χωρίς αντίστοιχη έμφορτη κίνηση.

Αν δεν τα ενσωματώσετε στο μοντέλο κοστολόγησης σας, κινδυνεύετε να υποτιμήσετε ακριβώς τις υπηρεσίες ή τις διαδρομές στις οποίες δυσκολεύεστε περισσότερο να βρείτε φορτίο επιστροφής.

4. Βάζετε ένα ενιαίο €/km σε όλες τις υπηρεσίες

Το €/km αποτελεί χρήσιμο benchmark, όχι πλήρη κοστολόγηση υπηρεσίας.

FTL, LTL, multi-stop, last mile και refrigerated transport μπορούν να έχουν εντελώς διαφορετικό χρόνο, αριθμό στάσεων, τρόπο αξιοποίησης του οχήματος και έμμεσο κόστος.

5. Ξεχνάτε τα έμμεσα έξοδα

Το λογισμικό δρομολόγησης, τα συστήματα GPS/telematics, το ERP, οι λογιστικές υπηρεσίες, η υποστήριξη IT, το διοικητικό προσωπικό, τα έξοδα γραφείου και οι τηλεπικοινωνίες υποστηρίζουν συνολικά τη λειτουργία της μεταφορικής εταιρίας και δεν μπορούν συνήθως να αποδοθούν άμεσα σε ένα μόνο δρομολόγιο.

Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν αποτελούν κόστος των υπηρεσιών που πουλάτε.

Η πλατφόρμα προβλέπει τον διαμοιρασμό των εξόδων στις δραστηριότητες ή στα τμήματα με διαφορετικές μεθόδους, ώστε να καταλήξει το κόστος στους υποδοχείς κόστους με ακρίβεια.

6. Αν εργάζεστε στην επιχείρηση, θεωρείτε τον δικό σας χρόνο δωρεάν

Αυτό είναι ιδιαίτερα συχνό στις μικρές οικογενειακές μεταφορικές εταιρίες.

Αν ως ιδιοκτήτης οργανώνετε δρομολόγια, μιλάτε με πελάτες, κάνετε παραδόσεις ή διαχειρίζεστε την επιχείρηση, η εργασία σας αποτελεί πόρο.

Το Affordable Costing διαθέτει ξεχωριστή ενότητα «Αμοιβή Επιχειρηματία» για τον υπολογισμό της.

Πώς θα κάνετε την κοστολόγηση μιας μεταφορικής εταιρίας εμπορευμάτων στο Affordable Costing;

Δεν χρειάζεται να μετατρέψετε την επιχείρησή σας σε λογιστικό εργαστήριο.

Ξεκινάτε από την πραγματική λειτουργία της.

Ελέγχετε πρώτα την έτοιμη λίστα εξόδων της κατηγορίας «Μεταφορές εμπορευμάτων» και αφαιρείτε, προσθέτετε ή προσαρμόζετε ό,τι χρειάζεται. Στη συνέχεια καταχωρίζετε τα πραγματικά ποσά των εξόδων της περιόδου που κοστολογείτε.

Κάνετε το ίδιο με τα πάγια: καταγράφετε τα φορτηγά, trailers, ειδικά οχήματα, εξοπλισμό αποθήκης και λοιπούς παραγωγικούς πόρους που πράγματι διαθέτετε. Οι αποσβέσεις που προκύπτουν περνούν στα έξοδα.

Κατόπιν ελέγχετε τις δραστηριότητες και τις διαδικασίες, καταγράφετε επαναλήψεις και χρόνους και επιλέγετε πώς θα μεταφερθούν τα έξοδα εκεί όπου πράγματι καταναλώνονται.

Στους υποδοχείς κόστους καταγράφετε τις πωληθείσες μονάδες υπηρεσιών και τα συνολικά έσοδα της περιόδου χωρίς ΦΠΑ, ώστε να μπορεί η κοστολόγηση να συνδεθεί με την πραγματική επιχειρηματική σας δραστηριότητα.

Στο τέλος μεταφέρετε το κόστος των κύριων δραστηριοτήτων στους κατάλληλους υποδοχείς και ανοίγετε τις Αναφορές.

Η πλατφόρμα διαθέτει, μεταξύ άλλων, αναφορές για Κόστος ανά υποδοχέα κόστους, Κέρδη ή ζημιές ανά υποδοχέα κόστους, Κόστος ανά τμήμα της εταιρίας και Αχρησιμοποίητη δυναμικότητα ανά τμήμα.

Από το «νομίζω ότι αφήνει κέρδος» στο «γνωρίζω πόσο μου κοστίζει»

Για έναν ιδιοκτήτη εταιρίας μεταφοράς εμπορευμάτων, η κοστολόγηση αποκτά πραγματική αξία όταν μετατρέπεται σε χρήσιμη πληροφορία για το κόστος, την τιμολόγηση και την κερδοφορία κάθε υπηρεσίας και οδηγεί σε καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις.

Αν ανακαλύψετε ότι μια κατηγορία FTL αποστολών επιβαρύνεται συστηματικά με μεγάλες κενές επιστροφές, μπορείτε να εξετάσετε διαφορετικό σχεδιασμό δρομολογίων ή διαφορετική τιμολογιακή αντιμετώπιση.

Αν μία διαδρομή πολλαπλών σημείων καταναλώνει πολύ περισσότερο χρόνο από όσο υπολογίζατε, μπορείτε να επανεξετάσετε την τιμή ή την οργάνωσή της.

Αν μια υπηρεσία με ψυγείο χρησιμοποιεί ακριβότερο εξοπλισμό και πρόσθετους πόρους, μπορείτε να ελέγξετε αν η χρέωση της καλύπτει πράγματι αυτά τα κόστη.

Και αν μια υπηρεσία που θεωρούσατε εξαιρετικά κερδοφόρα αποδειχθεί οριακή αφού προστεθούν αποσβέσεις, χρόνος και έμμεσα λειτουργικά έξοδα, γνωρίζετε πού πρέπει να εστιάσετε.

Το Affordable Costing δεν αντικαθιστά τη γνώση που έχετε για τη μεταφορική σας εταιρία. Μετατρέπει αυτή τη γνώση σε δομημένη κοστολόγηση.

FAQ για την κοστολόγηση υπηρεσιών μεταφοράς εμπορευμάτων

Πώς υπολογίζεται το πραγματικό κόστος μιας μεταφοράς εμπορευμάτων;

Το πραγματικό κόστος μιας μεταφοράς εμπορευμάτων πρέπει να περιλαμβάνει όλους τους πόρους που καταναλώνονται για την παροχή της υπηρεσίας. Ανάλογα με την περίπτωση, αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν καύσιμα, διόδια, ελαστικά, συντήρηση και επισκευές, χρόνο οδηγού για οδήγηση και λοιπές εργασίες, κενά χιλιόμετρα, αποσβέσεις φορτηγού και trailer, ασφάλιση, τέλη και αναλογούντα έμμεσα έξοδα. Δεν αρκεί επομένως να υπολογίσετε μόνο τα καύσιμα ή τα έμφορτα χιλιόμετρα.

Αρκεί το κόστος ανά χιλιόμετρο για να τιμολογήσω σωστά μια μεταφορά;

Όχι. Το κόστος ανά χιλιόμετρο είναι χρήσιμο KPI, αλλά δεν αποτυπώνει από μόνο του όλες τις διαφορές μεταξύ των υπηρεσιών. Δύο μεταφορές με παρόμοια χιλιόμετρα μπορεί να απαιτούν διαφορετικό χρόνο φόρτωσης, αναμονής και εκφόρτωσης, διαφορετικό αριθμό στάσεων, διαφορετικά κενά χιλιόμετρα ή διαφορετικό εξοπλισμό. Για αποτελεσματικότερη τιμολόγηση χρειάζεται να γνωρίζετε το συνολικό κόστος της συγκεκριμένης κατηγορίας υπηρεσίας.

Πρέπει να συμπεριλαμβάνω τα κενά χιλιόμετρα στην κοστολόγηση;

Ναι. Ένα φορτηγό που κινείται χωρίς φορτίο εξακολουθεί να καταναλώνει καύσιμο, χρόνο οδηγού, ελαστικά και συντήρηση και δεσμεύει παραγωγική δυναμικότητα. Τα κενά χιλιόμετρα πρέπει επομένως να λαμβάνονται υπόψη με βάση τα πραγματικά στοιχεία της εταιρίας σας και όχι μόνο τα έμφορτα km μιας αποστολής.

Πώς επηρεάζει ο χρόνος αναμονής το κόστος μιας μεταφοράς;

Ο χρόνος αναμονής μπορεί να αυξήσει σημαντικά το κόστος ακόμη και αν το φορτηγό δεν κινείται. Ο οδηγός και το όχημα παραμένουν δεσμευμένοι και δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε άλλη παραγωγική εργασία. Για αυτό, σε μια κοστολόγηση που βασίζεται στο TDABC, ο πραγματικός χρόνος υπηρεσίας πρέπει να εξετάζει όχι μόνο την οδήγηση αλλά και τον χρόνο που απαιτούν οι υπόλοιπες διαδικασίες της υπηρεσίας.

Πρέπει να συμπεριλάβω την απόσβεση του φορτηγού στο κόστος της μεταφοράς;

Ναι. Το φορτηγό αποτελεί πάγιο παραγωγικό στοιχείο και η χρήση του δημιουργεί κόστος ακόμη και αν έχει ήδη εξοφληθεί. Στο Affordable Costing καταχωρίζετε τα στοιχεία του παγίου στην ενότητα «Αποσβέσεις», η πλατφόρμα υπολογίζει την απόσβεση και το αντίστοιχο ποσό προστίθεται στα έξοδα της επιχείρησης. Με τον κατάλληλο διαμοιρασμό, το κόστος αυτό ενσωματώνεται τελικά στις υπηρεσίες που χρησιμοποιούν τους πόρους της εταιρίας.

Ποια έμμεσα έξοδα πρέπει να περιλαμβάνει μια μεταφορική εταιρία εμπορευμάτων στην κοστολόγηση;

Τα έμμεσα έξοδα εξαρτώνται από τη συγκεκριμένη επιχείρηση, αλλά μπορεί να περιλαμβάνουν διοικητικό προσωπικό, ενοίκιο γραφείου ή εγκαταστάσεων, λογιστή, τηλεπικοινωνίες, IT, λογισμικό δρομολόγησης, GPS και telematics, ERP ή λογισμικό τιμολόγησης, συντήρηση εγκαταστάσεων και άλλα γενικά λειτουργικά έξοδα. Το γεγονός ότι ένα έξοδο δεν συνδέεται άμεσα με ένα συγκεκριμένο δρομολόγιο δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να συμμετέχει στο κόστος των υπηρεσιών.

Πώς κοστολογείται μια FTL μεταφορά;

Στην FTL μεταφορά πρέπει να εντοπίσετε όλους τους πόρους που απαιτούνται για τις αποστολές της συγκεκριμένης κατηγορίας κατά την περίοδο κοστολόγησης: συνολικά χιλιόμετρα, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών κενών km, χρόνο οδηγού και λοιπούς χρόνους υπηρεσίας, καύσιμα, διόδια, συντήρηση, χρήση οχήματος και trailer, αποσβέσεις και αναλογούντα έμμεσα έξοδα. Στο Affordable Costing η «Εγχώρια μεταφορά πλήρους φορτίου (FTL) — κόστος ανά αποστολή» μπορεί να οριστεί ως υποδοχέας κόστους, ώστε το συνολικό κόστος που της κατανεμήθηκε να συνδεθεί με τον αριθμό των πωληθεισών αποστολών της περιόδου.

Πώς διαφέρει η κοστολόγηση LTL από την κοστολόγηση FTL;

Στην LTL μεταφορά πολλές αποστολές μπορούν να μοιράζονται το ίδιο όχημα και το ίδιο δρομολόγιο. Επομένως, το κοινό κόστος της διαδρομής δεν πρέπει να επιβαρύνει αυθαίρετα μία μόνο αποστολή. Χρειάζεται τεκμηριωμένος διαμοιρασμός με βάση τα πραγματικά δεδομένα της εταιρίας και την αιτία που προκαλεί το κόστος. Η λογική αυτή είναι πιο σύνθετη από μια FTL μεταφορά όπου το όχημα και η αποστολή μπορούν συχνά να συσχετιστούν πολύ πιο άμεσα.

Τι είναι το TDABC και γιατί είναι κατάλληλο για μια μεταφορική εταιρία;

Το Time-Driven Activity-Based Costing είναι μια μέθοδος κοστολόγησης που εξετάζει τις δραστηριότητες που εκτελεί μια επιχείρηση και τον χρόνο που απαιτείται για την πραγματοποίησή τους. Σε μια μεταφορική εταιρία αυτό βοηθά να αποτυπωθεί ότι το κόστος δεν προκαλείται μόνο από τα χιλιόμετρα: φόρτωση, αναμονή, εκφόρτωση, πολλαπλές στάσεις και άλλες διαδικασίες καταναλώνουν χρόνο και πόρους. Η ακαδημαϊκή έρευνα έχει εφαρμόσει το TDABC ειδικά σε μικρή road transport and logistics company και έχει αναδείξει τη χρησιμότητα της μεθόδου για τον κλάδο.

Πώς βοηθά η παραμετροποίηση του Affordable Costing ειδικά για τις εταιρίες μεταφοράς εμπορευμάτων;

Η παραμετροποίηση σάς δίνει ένα έτοιμο σημείο εκκίνησης με βασικές λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους προσανατολισμένες στην πραγματικότητα μιας εταιρίας οδικών μεταφορών εμπορευμάτων. Για παράδειγμα, εμφανίζονται έξοδα όπως καύσιμα, διόδια και ελαστικά, πάγια όπως φορτηγά, trailers και GPS/telematics και υποδοχείς όπως FTL, LTL, last mile, multi-stop και refrigerated transport. Στη συνέχεια προσαρμόζετε τις λίστες στη δική σας εταιρία αντί να δημιουργείτε ολόκληρη τη δομή από το μηδέν.

Πηγές που χρησιμοποιήθηκαν

• Kaplan, R. S. & Anderson, S. R. — Time-Driven Activity-Based Costing, Harvard Business Review
• Somapa, S., Cools, M. & Dullaert, W. — Unlocking the potential of time-driven activity-based costing for small logistics companies
• Izadi, A., Nabipour, M. & Titidezh, O. — Cost Models and Cost Factors of Road Freight Transportation: A Literature Review and Model Structure
• New Zealand Ministry of Transport — Understanding Transport Costs and Charges: Transport costs in freight logistics
• Eurostat — Road freight transport statistics
• ΕΛΣΤΑΤ — Road freight transport (National and international)
• European Commission — Driving time and rest periods
• California Air Resources Board — Transport Refrigeration Unit