Κοστολόγηση υπηρεσιών Παιδικού Σταθμού και ΚΔΑΠ

Ο ιδιοκτήτης ενός ιδιωτικού παιδικού σταθμού ολοκληρώνει τη σχολική χρονιά με σχεδόν όλα τα τμήματα γεμάτα. Οι εγγραφές ήταν ικανοποιητικές, τα τροφεία καταβλήθηκαν κανονικά και το καλοκαιρινό πρόγραμμα είχε υψηλή συμμετοχή. Παρ’ όλα αυτά, όταν εξετάζει το τελικό οικονομικό αποτέλεσμα, διαπιστώνει ότι το περιθώριο κέρδους είναι πολύ χαμηλότερο από όσο περίμενε.

Το πρόβλημα δεν είναι απαραίτητα η έλλειψη παιδιών. Είναι ότι γνωρίζει τα συνολικά έξοδα του σταθμού, αλλά όχι πόσο πραγματικά κοστίζει κάθε υπηρεσία που παρέχει.

Δεν γνωρίζει, για παράδειγμα:

• αν το Βρεφικό τμήμα καλύπτει το πραγματικό του κόστος,
• αν το μηνιαίο τροφείο του Προνηπιακού τμήματος αφήνει ικανοποιητικό κέρδος,
• αν η μεταφορά με σχολικό χρεώνεται σωστά,
• αν το πρόγραμμα ΚΔΑΠ (Κέντρο Δημιουργικής Απασχόλησης Παιδιών) μέσω voucher είναι οικονομικά βιώσιμο,
• αν το Summer Camp απορροφά περισσότερο χρόνο και περισσότερους πόρους από όσο είχε υπολογίσει.

Αυτό ακριβώς το πρόβλημα αντιμετωπίζει η κοστολόγηση ανά υπηρεσία με το Affordable Costing.

Γιατί τα συνολικά έξοδα δεν αποκαλύπτουν το πραγματικό κόστος κάθε τμήματος

Η απλή διαίρεση των συνολικών εξόδων του παιδικού σταθμού με τον συνολικό αριθμό των παιδιών δημιουργεί έναν γενικό μέσο όρο. Ο μέσος αυτός όρος μπορεί να φαίνεται χρήσιμος, αλλά συχνά είναι παραπλανητικός.

Ένα παιδί στο Βρεφικό τμήμα δεν καταναλώνει τους ίδιους πόρους με ένα παιδί στο Προνηπιακό τμήμα ή με ένα παιδί που συμμετέχει σε απογευματινό πρόγραμμα ΚΔΑΠ.

Το Βρεφικό τμήμα μπορεί να απαιτεί:

• περισσότερες ώρες απασχόλησης του προσωπικού ανά παιδί,
• μεγαλύτερη συχνότητα φροντίδας και καθαρισμού,
• περισσότερα αναλώσιμα είδη υγιεινής,
• διαφορετικό εξοπλισμό,
• ειδικά έπιπλα, κρεβάτια ή χώρους ανάπαυσης,
• συχνότερη συμμετοχή εξωτερικών συνεργατών.

Το Προνηπιακό ή Νηπιακό τμήμα μπορεί να επιβαρύνεται περισσότερο από:

• εκπαιδευτικά υλικά,
• βιβλία και εποπτικά μέσα,
• διαδραστικούς πίνακες,
• εξοπλισμό εικαστικών ή μουσικοκινητικών δραστηριοτήτων,
• εκπαιδευτικές επισκέψεις και εκδρομές.

Η μεταφορά με σχολικό έχει εντελώς διαφορετικό κοστολογικό προφίλ. Περιλαμβάνει καύσιμα, συντήρηση, ασφάλιση, απόσβεση του οχήματος και χρόνο οδηγού ή συνοδού.

Επομένως, η συνολική κοστολόγηση της επιχείρησης δεν αρκεί. Χρειάζεστε κόστος ανά τμήμα, ανά υπηρεσία και ανά παιδί.

Τι μπορείτε να κοστολογήσετε σε έναν Παιδικό Σταθμό ή ΚΔΑΠ

Στο Affordable Costing, τα αντικείμενα για τα οποία θέλετε να υπολογίσετε το κόστος ονομάζονται υποδοχείς κόστους.

Σε έναν Παιδικό Σταθμό ή ΚΔΑΠ, ως υποδοχείς κόστους μπορείτε να ορίσετε τα επιμέρους τμήματα, τα προγράμματα και τις πρόσθετες υπηρεσίες που παρέχετε. Για κάθε υποδοχέα κόστους επιλέγετε τη μονάδα μέτρησης που αποτυπώνει καλύτερα τον τρόπο λειτουργίας και τιμολόγησής του, όπως κόστος ανά παιδί και μήνα, ανά εβδομάδα, ανά μεταφορά, ανά συμμετοχή ή ανά συνεδρία.

Με αυτόν τον τρόπο, δεν περιορίζεστε σε μια γενική εικόνα για ολόκληρη την επιχείρηση. Μπορείτε να συγκρίνετε το πραγματικό κόστος κάθε τμήματος ή υπηρεσίας με το αντίστοιχο τροφείο, voucher ή επιμέρους χρέωση και να διαπιστώσετε:

• ποια υπηρεσία καλύπτει το κόστος της,
• ποια αφήνει ικανοποιητικό περιθώριο κέρδους,
• ποια λειτουργεί οριακά ή με ζημιά,
• ποια χρειάζεται διαφορετική τιμολόγηση, καλύτερη αξιοποίηση πόρων ή επανασχεδιασμό.

Οι συγκεκριμένοι παραμετροποιημένοι υποδοχείς κόστους που είναι διαθέσιμοι για την κατηγορία «Παιδικός Σταθμός / ΚΔΑΠ» παρουσιάζονται αναλυτικά στη σχετική υποενότητα του άρθρου.

Τι σημαίνει η επιλογή «Παιδικός Σταθμός / ΚΔΑΠ» στο Affordable Costing

Όταν δημιουργείτε την επιχείρησή σας και επιλέγετε την κατηγορία «Παιδικός Σταθμός / ΚΔΑΠ», η πλατφόρμα εμφανίζει προσυμπληρωμένες οντότητες κοστολόγησης προσαρμοσμένες στη λειτουργία του συγκεκριμένου κλάδου.

Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε από την αρχή ολόκληρο το μοντέλο κοστολόγησης. Η βασική δομή των εξόδων, των παγίων, των τμημάτων, των δραστηριοτήτων και των υποδοχέων κόστους είναι ήδη διαθέσιμη και μπορείτε να την προσαρμόσετε στις πραγματικές συνθήκες της δικής σας μονάδας.

Η λογική της πλατφόρμας βασίζεται στη δημιουργία των σχετικών οντοτήτων, στην εισαγωγή των οικονομικών και λειτουργικών δεδομένων και, στη συνέχεια, στον διαμοιρασμό του κόστους μέχρι τους τελικούς υποδοχείς κόστους.

Παραμετροποιημένα έξοδα για Παιδικό Σταθμό και ΚΔΑΠ

Η προσυμπληρωμένη λίστα εξόδων περιλαμβάνει δαπάνες που συναντάτε στην καθημερινή λειτουργία ενός παιδικού σταθμού, όπως:

• μισθοδοσία εργαζομένων,
• ενοίκιο,
• ηλεκτρικό ρεύμα, ύδρευση και θέρμανση,
• τηλεπικοινωνίες και internet,
• αναλώσιμα τρόφιμα για τη σίτιση των παιδιών,
• αναλώσιμα είδη υγιεινής,
• έξοδα καθαριότητας,
• απολυμάνσεις και απεντομώσεις,
• έξοδα εκδρομών και εκπαιδευτικών επισκέψεων,
• αναλώσιμα υλικά για εικαστικές, μουσικοκινητικές ή μαγειρικές δραστηριότητες,
• έξοδα μεταφοράς παιδιών,
• αμοιβή παιδιάτρου,
• αμοιβή παιδοψυχολόγου,
• αμοιβή λογοθεραπευτή,
• αμοιβές εξωτερικών εκπαιδευτών ή εμψυχωτών,
• έξοδα συντήρησης του επαγγελματικού χώρου,
• έξοδα πυρασφάλειας,
• ασφάλιση επαγγελματικού χώρου και αστική ευθύνη,
• συνδρομές λογισμικού,
• λογιστικές αμοιβές,
• έξοδα αδειών, παραβόλων και πιστοποιήσεων,
• τραπεζικά έξοδα και προμήθειες.

Η προσυμπλήρωση μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο να ξεχάσετε μια δαπάνη η οποία μπορεί να φαίνεται μικρή μεμονωμένα, αλλά να επιβαρύνει αισθητά το ετήσιο κόστος.

Για παράδειγμα, οι απολυμάνσεις, τα είδη υγιεινής, οι επαγγελματικές ασφαλίσεις και οι συνδρομές λογισμικού συχνά παραλείπονται από έναν πρόχειρο υπολογισμό τροφείων. Στην πραγματικότητα, όμως, αποτελούν κανονικό μέρος του κόστους λειτουργίας.

Παραμετροποιημένα πάγια και αποσβέσεις

Ένα πάγιο δεν επιβαρύνει μόνο τον μήνα κατά τον οποίο αγοράστηκε. Χρησιμοποιείται για αρκετά χρόνια και το κόστος του πρέπει να κατανέμεται σταδιακά στις υπηρεσίες που εξυπηρετεί.

Στην παραμετροποίηση του Affordable Costing περιλαμβάνονται ενδεικτικά:

• ιδιόκτητο κτίριο παιδικού σταθμού,
• έπιπλα παιδικού σταθμού,
• βιβλιοθήκη και ντουλάπες αποθήκευσης,
• εκπαιδευτικά παιχνίδια μεγάλης αξίας,
• εξοπλισμός παιδικής χαράς,
• εξοπλισμός κουζίνας,
• πλυντήριο ρούχων και στεγνωτήριο,
• εξοπλισμός καθαριότητας και υγιεινής,
• υπολογιστές, laptop και εκτυπωτές,
• ταμειακή μηχανή και POS,
• σύστημα συναγερμού και κάμερες,
• σύστημα πυρασφάλειας και πυρανίχνευσης,
• κλιματιστικά και εξοπλισμός θέρμανσης,
• σχολικό λεωφορείο,
• διαδραστικός πίνακας,
• προτζέκτορας.

Η πλατφόρμα υπολογίζει τις αποσβέσεις των παγίων, οι οποίες στη συνέχεια ενσωματώνονται στο κόστος των σχετικών τμημάτων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους μέσω της διαδικασίας διαμοιρασμού.

Έτσι, μέρος του κόστους του σχολικού λεωφορείου επιβαρύνει την υπηρεσία μεταφοράς, ενώ μέρος του κόστους ενός διαδραστικού πίνακα ή του εκπαιδευτικού εξοπλισμού επιβαρύνει τα τμήματα που τον χρησιμοποιούν.

Καταγραφή του χρόνου των εργαζομένων

Το μεγαλύτερο μέρος του κόστους ενός παιδικού σταθμού συνδέεται συνήθως με το ανθρώπινο δυναμικό.

Δεν αρκεί, όμως, να γνωρίζετε μόνο τη συνολική μισθοδοσία. Χρειάζεται να γνωρίζετε πόσος χρόνος απασχόλησης καταναλώνεται από κάθε υπηρεσία ή τμήμα.

Η πλατφόρμα σάς επιτρέπει να καταγράψετε:

• τον αριθμό επαναλήψεων των εργασιών μέσα στην περίοδο κοστολόγησης,
• τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωσή τους,
• τον συνολικό χρόνο που διαθέτουν οι παιδαγωγοί,
• τον χρόνο του προσωπικού καθαριότητας,
• τον χρόνο της διοίκησης,
• τον χρόνο οδηγών και συνοδών,
• τον χρόνο που καταναλώνεται από εξωτερικούς συνεργάτες.

Με αυτή τη διαδικασία, η μισθοδοσία και τα υπόλοιπα κόστη του προσωπικού δεν μοιράζονται αυθαίρετα. Κατανέμονται ανάλογα με τον πραγματικό χρόνο που απορροφά κάθε υπηρεσία.

Παραμετροποιημένοι υποδοχείς κόστους

Οι προσυμπληρωμένοι υποδοχείς κόστους σας βοηθούν να ξεκινήσετε από τις υπηρεσίες που συνήθως χρειάζεται να παρακολουθεί ένας Παιδικός Σταθμός ή ΚΔΑΠ.

Μπορείτε, για παράδειγμα, να υπολογίσετε:

• το μηνιαίο κόστος ανά παιδί στο Βρεφικό τμήμα,
• το μηνιαίο κόστος ανά παιδί στο Μεταβρεφικό τμήμα,
• το μηνιαίο κόστος ανά παιδί στο Προνηπιακό ή Νηπιακό τμήμα,
• το μηνιαίο κόστος ανά παιδί για πρόγραμμα ΚΔΑΠ μέσω voucher,
• το εβδομαδιαίο κόστος ανά παιδί για Summer Camp,
• το μηνιαίο κόστος μεταφοράς ανά παιδί,
• το κόστος ανά παιδί για μία εκπαιδευτική εκδρομή,
• το κόστος ανά συνεδρία συμβουλευτικής γονέων.

Η ανάλυση αυτή σας επιτρέπει να συγκρίνετε το πραγματικό κόστος με το τροφείο, το voucher ή την επιμέρους χρέωση που εισπράττετε.

Πώς λειτουργεί η μέθοδος Time-Driven Activity-Based Costing<

Το Affordable Costing βασίζεται στη μέθοδο Time-Driven Activity-Based Costing, γνωστή ως TDABC. Η μέθοδος συνδέει το κόστος με τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την παροχή κάθε υπηρεσίας και χρησιμοποιεί τον χρόνο ως βασικό παράγοντα κατανομής των εξόδων.

Η βασική διαδικασία είναι η εξής:

1. Καταγράφετε όλα τα έξοδα της περιόδου.
2. Υπολογίζετε τις αποσβέσεις των παγίων.
3. Καταγράφετε τα τμήματα και τους διαθέσιμους πόρους.
4. Υπολογίζετε την πρακτικά διαθέσιμη δυναμικότητα του προσωπικού σε ώρες ή λεπτά.
5. Προκύπτει το κόστος ανά παραγωγική ώρα ή λεπτό.
6. Καταγράφετε τον χρόνο που απορροφά κάθε υπηρεσία.
7. Διαμοιράζετε τα άμεσα και έμμεσα έξοδα στις σχετικές υπηρεσίες.
8. Υπολογίζετε το συνολικό κόστος και το κόστος ανά παιδί, μήνα, εβδομάδα, μεταφορά ή συνεδρία.

Ο βασικός υπολογισμός είναι:

Κόστος ανά παραγωγική ώρα = Κόστος διαθέσιμων πόρων ÷ Πρακτικά διαθέσιμες παραγωγικές ώρες

Στη συνέχεια:

Κόστος χρόνου υπηρεσίας = Χρόνος που καταναλώνει η υπηρεσία × Κόστος ανά παραγωγική ώρα

Με αυτόν τον τρόπο, δύο τμήματα με τον ίδιο αριθμό παιδιών δεν θεωρούνται αυτομάτως ότι έχουν το ίδιο κόστος. Το κάθε τμήμα επιβαρύνεται σύμφωνα με τους πόρους και τον χρόνο που πραγματικά καταναλώνει.

Πρακτικό παράδειγμα: Μηνιαίο κόστος ανά παιδί στο Βρεφικό τμήμα

Ας εξετάσουμε ένα ενδεικτικό Βρεφικό τμήμα με 15 παιδιά.

Τα ποσά του παραδείγματος είναι υποθετικά και χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για να παρουσιαστεί η μεθοδολογία.

Κατά τη διάρκεια ενός μήνα καταγράφονται τα ακόλουθα:

• συνολικός χρόνος παιδαγωγών και προσωπικού που αντιστοιχεί στο τμήμα: 550 ώρες,
• κόστος ανά παραγωγική ώρα: 12,00 €,
• κόστος χρόνου προσωπικού: 550 × 12,00 € = 6.600,00 €,
• τρόφιμα και αναλώσιμα σίτισης: 1.125,00 €,
• αναλώσιμα είδη υγιεινής: 525,00 €,
• επιμερισμένη αμοιβή παιδιάτρου και σχετικών υπηρεσιών υγείας: 150,00 €,
• επιμερισμένο ενοίκιο, ρεύμα, θέρμανση, καθαριότητα, διοίκηση, ασφάλιση και λογισμικό: 1.650,00 €,
• μηνιαίες αποσβέσεις εξοπλισμού και παγίων που χρησιμοποιεί το τμήμα: 300,00 €.

Το συνολικό μηνιαίο κόστος του τμήματος είναι:

6.600 + 1.125 + 525 + 150 + 1.650 + 300 = 10.350 €

Επομένως:

Μηνιαίο κόστος ανά παιδί = 10.350 € ÷ 15 παιδιά = 690 €

Αν το μηνιαίο τροφείο είναι 650 €, η πρόχειρη κοστολόγηση μπορεί να εμφανίζει κέρδος. Η ολοκληρωμένη κοστολόγηση TDABC, όμως, αποκαλύπτει ζημιά 40 € ανά παιδί τον μήνα.

Για 15 παιδιά, αυτό αντιστοιχεί σε:

15 × 40 € = 600 € μηνιαία ζημιά

Σε μια περίοδο δέκα μηνών, η απόκλιση μπορεί να φτάσει τα 6.000 €, χωρίς να έχουν συνυπολογιστεί έκτακτες αυξήσεις σε ενέργεια, τρόφιμα ή μισθοδοσία.

Τυφλή κοστολόγηση και σωστή κοστολόγηση TDABC

Σημείωση: Τα ποσά του παραδείγματος είναι ενδεικτικά και χρησιμοποιούνται για την παρουσίαση της διαφοράς μεταξύ της τυφλής κοστολόγησης και της ολοκληρωμένης κοστολόγησης TDABC.

Η TDABC δεν αυξάνει το κόστος. Αποκαλύπτει το κόστος που υπήρχε ήδη αλλά δεν είχε καταγραφεί και επιμεριστεί σωστά.

Τα δύο συχνότερα λάθη στην κοστολόγηση ενός Παιδικού Σταθμού

Δεν υπολογίζονται οι αποσβέσεις των παγίων

Το σχολικό λεωφορείο, τα όργανα της παιδικής χαράς, ο εξοπλισμός της κουζίνας, οι διαδραστικοί πίνακες και τα συστήματα πυρασφάλειας δεν διαρκούν για πάντα.

Ακόμη και όταν έχουν εξοφληθεί, φθείρονται και κάποια στιγμή θα χρειαστούν επισκευή ή αντικατάσταση.

Αν δεν ενσωματώνετε την απόσβεσή τους στο κόστος των υπηρεσιών, τα σημερινά τροφεία δεν δημιουργούν το οικονομικό περιθώριο που θα χρειαστείτε για την αυριανή αντικατάστασή τους.

Για παράδειγμα, μια υπηρεσία μεταφοράς μπορεί να φαίνεται κερδοφόρα όταν υπολογίζετε μόνο καύσιμα και ασφάλιση. Αν προσθέσετε την απόσβεση του σχολικού λεωφορείου, τη συντήρηση και τον χρόνο οδηγού και συνοδού, το πραγματικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι εντελώς διαφορετικό.

Δεν καταγράφεται ο πραγματικός χρόνος του προσωπικού

Ένα δεύτερο συχνό λάθος είναι η ισόποση κατανομή της συνολικής μισθοδοσίας σε όλα τα παιδιά ή σε όλα τα τμήματα.

Η προσέγγιση αυτή αγνοεί ότι:

• διαφορετικές ηλικιακές ομάδες απαιτούν διαφορετική ένταση φροντίδας,
• ορισμένες υπηρεσίες απορροφούν περισσότερο χρόνο προετοιμασίας,
• η καθαριότητα και η υγιεινή δεν απαιτούν τον ίδιο χρόνο σε όλους τους χώρους,
• η μεταφορά απορροφά χρόνο οδηγού και συνοδού,
• οι εκδρομές ή τα εποχικά προγράμματα μπορεί να απαιτούν επιπλέον προσωπικό,
• η διοίκηση διαθέτει χρόνο σε εγγραφές, επικοινωνία με γονείς, vouchers και οργάνωση προγραμμάτων.

Ο χρόνος αυτός έχει κόστος, ακόμη και όταν δεν τιμολογείται χωριστά.

Ποιες αποφάσεις μπορείτε να λάβετε γνωρίζοντας το κόστος ανά υπηρεσία

Η ακριβής κοστολόγηση δεν χρησιμεύει μόνο για να αυξήσετε τα τροφεία. Σας επιτρέπει να λάβετε πιο στοχευμένες επιχειρηματικές αποφάσεις.

Μπορείτε να διαπιστώσετε:

• αν κάθε τμήμα καλύπτει το κόστος του,
• ποιο είναι το ελάχιστο βιώσιμο τροφείο,
• αν μια έκπτωση για αδέλφια παραμένει οικονομικά διαχειρίσιμη,
• αν το ποσό ενός voucher καλύπτει την πραγματική κατανάλωση πόρων,
• αν πρέπει να χρεώνετε χωριστά τη μεταφορά,
• αν το Summer Camp χρειάζεται διαφορετική εβδομαδιαία τιμή,
• αν μια εκπαιδευτική εκδρομή πρέπει να τιμολογείται αυτοτελώς,
• αν υπάρχει αχρησιμοποίητη δυναμικότητα σε κάποιο τμήμα,
• ποιο κόστος μπορεί να μειωθεί χωρίς να υποβαθμιστεί η ποιότητα,
• πότε απαιτείται αναπροσαρμογή τιμών.

Παράλληλα, μπορείτε να σχεδιάσετε διαφορετικά σενάρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να εξετάσετε πώς αλλάζει το κόστος ανά παιδί αν ένα τμήμα λειτουργεί με 12 αντί για 15 παιδιά ή αν αυξηθεί το κόστος των τροφίμων, της ενέργειας ή της μισθοδοσίας.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Affordable Costing

Η κοστολόγηση ενός Παιδικού Σταθμού ή ΚΔΑΠ περιλαμβάνει πολύ περισσότερα από μια λίστα εξόδων σε ένα Excel.

Πρέπει να συνδεθούν μεταξύ τους:

• τα έξοδα,
• οι αποσβέσεις,
• τα τμήματα,
• ο χρόνος του προσωπικού,
• οι υποστηρικτικές λειτουργίες,
• οι υπηρεσίες,
• ο αριθμός παιδιών ή επαναλήψεων,
• τα έσοδα κάθε υπηρεσίας.

Με το Affordable Costing όλα τα παραπάνω οργανώνονται σε ένα ενιαίο περιβάλλον. Οι οντότητες της κατηγορίας «Παιδικός Σταθμός / ΚΔΑΠ» είναι ήδη προσυμπληρωμένες και εσείς τις προσαρμόζετε στη δική σας επιχείρηση.

Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε πολύπλοκους τύπους, να συνδέσετε δεκάδες φύλλα Excel ή να φοβάστε ότι μια αλλαγή σε ένα κελί θα αλλοιώσει ολόκληρο το αποτέλεσμα.

Για έναν ιδιοκτήτη ή διευθυντή που δεν διαθέτει εξειδικευμένο τμήμα κοστολόγησης, το Affordable Costing αποτελεί τον γρήγορο, έγκυρο και ασφαλή ως προς τη συνέπεια των υπολογισμών τρόπο να γνωρίζει:

• το πραγματικό κόστος ανά παιδί,
• το αποτέλεσμα ανά τμήμα,
• την κερδοφορία κάθε υπηρεσίας,
• τα σημεία στα οποία χάνονται χρήματα,
• τις τιμές που διασφαλίζουν τη βιωσιμότητα της μονάδας.

Μην περιμένετε το τέλος της σχολικής χρονιάς για να ανακαλύψετε ότι ένα γεμάτο τμήμα λειτουργούσε με ζημιά. Ξεκινήστε την κοστολόγηση του Παιδικού Σταθμού ή του ΚΔΑΠ σας με το Affordable Costing και μετατρέψτε κάθε τροφείο, voucher και πρόσθετη υπηρεσία σε τεκμηριωμένη επιχειρηματική απόφαση.

Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση Παιδικού Σταθμού και ΚΔΑΠ

Τι είναι η κοστολόγηση υπηρεσιών ενός Παιδικού Σταθμού ή ΚΔΑΠ;

Η κοστολόγηση υπηρεσιών ενός Παιδικού Σταθμού ή ΚΔΑΠ είναι η διαδικασία υπολογισμού του πραγματικού κόστους που απαιτείται για την παροχή κάθε επιμέρους υπηρεσίας. Το κόστος μπορεί να υπολογίζεται ανά παιδί και μήνα για ένα Βρεφικό ή Προνηπιακό τμήμα, ανά εβδομάδα για ένα Summer Camp, ανά παιδί για τη μεταφορά με σχολικό ή ανά συνεδρία για τη συμβουλευτική γονέων. Η σωστή κοστολόγηση περιλαμβάνει τη μισθοδοσία, τον χρόνο του προσωπικού, τα τρόφιμα, τα είδη υγιεινής, τα γενικά λειτουργικά έξοδα, τις αμοιβές εξωτερικών συνεργατών και τις αποσβέσεις των παγίων.

Γιατί διαφέρει το μηνιαίο κόστος ανά παιδί μεταξύ Βρεφικού και Προνηπιακού τμήματος;

Το μηνιαίο κόστος ανά παιδί διαφέρει επειδή κάθε ηλικιακό τμήμα καταναλώνει διαφορετικούς πόρους. Το Βρεφικό τμήμα μπορεί να χρειάζεται περισσότερες ώρες προσωπικού, συχνότερη φροντίδα, περισσότερα είδη υγιεινής και ειδικό εξοπλισμό. Το Προνηπιακό τμήμα μπορεί να χρησιμοποιεί περισσότερα εκπαιδευτικά υλικά, βιβλία, διαδραστικούς πίνακες ή εξοπλισμό δημιουργικών δραστηριοτήτων. Επομένως, η ισόποση διαίρεση των συνολικών εξόδων σε όλα τα παιδιά δεν αποτυπώνει το πραγματικό κόστος κάθε τμήματος.

Ποια έξοδα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στην κοστολόγηση ενός παιδικού σταθμού;

Στην κοστολόγηση ενός παιδικού σταθμού πρέπει να περιλαμβάνονται όλα τα έξοδα που απαιτούνται για τη λειτουργία και την παροχή των υπηρεσιών. Σε αυτά ανήκουν η μισθοδοσία, το ενοίκιο, το ηλεκτρικό ρεύμα, η ύδρευση, η θέρμανση, τα τρόφιμα, τα είδη υγιεινής, η καθαριότητα, οι απολυμάνσεις, οι αμοιβές παιδιάτρου, παιδοψυχολόγου ή λογοθεραπευτή, οι ασφαλίσεις, οι άδειες, οι συνδρομές λογισμικού, τα έξοδα διοίκησης και οι αποσβέσεις των παγίων. Ακόμη και ένα έξοδο που δεν συνδέεται άμεσα με ένα συγκεκριμένο παιδί πρέπει να κατανεμηθεί στις υπηρεσίες που εξυπηρετεί.

Πώς υπολογίζεται το κόστος του προσωπικού ανά τμήμα;

Το κόστος του προσωπικού ανά τμήμα υπολογίζεται με βάση τους διαθέσιμους πόρους και τον χρόνο που καταναλώνεται για την παροχή των υπηρεσιών. Αρχικά υπολογίζεται το κόστος ανά παραγωγική ώρα ή λεπτό, διαιρώντας το συνολικό κόστος των σχετικών πόρων με την πρακτικά διαθέσιμη δυναμικότητα. Στη συνέχεια καταγράφεται ο χρόνος που απορροφά κάθε τμήμα ή υπηρεσία. Έτσι, το κόστος του προσωπικού δεν κατανέμεται αυθαίρετα ή ισόποσα, αλλά σύμφωνα με την πραγματική κατανάλωση χρόνου.

Πρέπει να υπολογίζονται οι αποσβέσεις του σχολικού λεωφορείου και του εξοπλισμού;

Ναι. Οι αποσβέσεις του σχολικού λεωφορείου, του εξοπλισμού παιδικής χαράς, της κουζίνας, των επίπλων, των υπολογιστών και του εκπαιδευτικού εξοπλισμού πρέπει να περιλαμβάνονται στην κοστολόγηση. Τα συγκεκριμένα πάγια φθείρονται και θα χρειαστούν μελλοντικά αντικατάσταση. Αν το κόστος της χρήσης τους δεν ενσωματώνεται στις υπηρεσίες, η επιχείρηση εμφανίζει μεγαλύτερο κέρδος από το πραγματικό και δεν δημιουργεί το απαραίτητο οικονομικό περιθώριο για την ανανέωσή τους.

Πώς κοστολογείται η μεταφορά παιδιών με σχολικό λεωφορείο;

Η μεταφορά παιδιών με σχολικό λεωφορείο πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ξεχωριστός υποδοχέας κόστους. Στο κόστος της περιλαμβάνονται τα καύσιμα, η συντήρηση, τα ανταλλακτικά, η ασφάλιση, τα τέλη, η απόσβεση του οχήματος, ο χρόνος του οδηγού, ο χρόνος του συνοδού και το μέρος των διοικητικών εξόδων που σχετίζεται με τη διαχείριση των δρομολογίων. Το συνολικό κόστος της περιόδου διαιρείται με τον αριθμό των παιδιών ή των μηνιαίων συμμετοχών, ώστε να προκύψει το πραγματικό μηνιαίο κόστος μεταφοράς ανά παιδί.

Πώς κοστολογείται ένα πρόγραμμα ΚΔΑΠ μέσω voucher;

Ένα πρόγραμμα ΚΔΑΠ μέσω voucher κοστολογείται όπως κάθε άλλη υπηρεσία. Καταγράφονται ο χρόνος των παιδαγωγών και του υποστηρικτικού προσωπικού, τα αναλώσιμα, τα εκπαιδευτικά υλικά, το μέρος του ενοικίου και των λειτουργικών εξόδων, οι αποσβέσεις του εξοπλισμού και τα διοικητικά έξοδα που συνδέονται με την υλοποίηση και τη διαχείριση του προγράμματος. Στη συνέχεια, το συνολικό κόστος διαιρείται με τον αριθμό των παιδιών ή των συμμετοχών. Η σύγκριση του πραγματικού κόστους ανά παιδί με το έσοδο του voucher δείχνει αν το πρόγραμμα είναι κερδοφόρο, οριακό ή ζημιογόνο.

Πρέπει το Summer Camp να κοστολογείται χωριστά από το κανονικό πρόγραμμα;

Ναι, το Summer Camp πρέπει να κοστολογείται χωριστά όταν έχει διαφορετική διάρκεια, στελέχωση, ωράριο, πρόγραμμα, υλικά ή τιμολόγηση. Μπορεί να απαιτεί πρόσθετους εκπαιδευτές, περισσότερες εξωτερικές δραστηριότητες, διαφορετική σίτιση ή επιπλέον ώρες προσωπικού. Ο κατάλληλος υποδοχέας κόστους είναι συνήθως το εβδομαδιαίο κόστος ανά παιδί, ώστε η επιχείρηση να συγκρίνει την πραγματική εβδομαδιαία δαπάνη με τη χρέωση συμμετοχής.

Κάθε πότε πρέπει να επικαιροποιείται η κοστολόγηση;

Η κοστολόγηση πρέπει να επικαιροποιείται τουλάχιστον όταν αλλάζουν σημαντικά η μισθοδοσία, οι τιμές των τροφίμων, το ενεργειακό κόστος, ο αριθμός των παιδιών, το ωράριο, ο εξοπλισμός ή η δομή των υπηρεσιών. Μια πλήρης ετήσια κοστολόγηση είναι απαραίτητη πριν από τον καθορισμό των νέων τροφείων. Παράλληλα, μια ενδιάμεση επικαιροποίηση μέσα στη χρονιά βοηθά τη διοίκηση να εντοπίσει έγκαιρα αποκλίσεις και να μην περιμένει το τέλος της περιόδου για να διαπιστώσει πιθανές ζημιές.

Χρειάζονται γνώσεις λογιστικής για να χρησιμοποιηθεί το Affordable Costing;

Δεν απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις λογιστικής για τη χρήση του Affordable Costing. Ο ιδιοκτήτης ή ο διευθυντής χρειάζεται κυρίως να γνωρίζει πώς λειτουργεί η μονάδα, ποια έξοδα πραγματοποιεί, ποιο προσωπικό απασχολεί, πόσο χρόνο απαιτούν οι υπηρεσίες και ποια αντικείμενα θέλει να κοστολογήσει. Η πλατφόρμα οργανώνει αυτά τα στοιχεία σε διαδοχικά βήματα και υπολογίζει το πραγματικό κόστος κάθε υπηρεσίας ή προγράμματος που έχετε ορίσει ως υποδοχέα κόστους.