Κοστολόγηση υπηρεσιών οδοντιατρείου: το πραγματικό κόστος δεν τελειώνει στα υλικά

Δύο οδοντιατρικές υπηρεσίες μπορεί να έχουν παρόμοια τιμή χρέωσης, αλλά να αφήνουν εντελώς διαφορετικό κέρδος. Η μία μπορεί να ολοκληρώνεται γρήγορα, με περιορισμένα υλικά και μικρή χρήση εξοπλισμού. Η άλλη μπορεί να δεσμεύει για πολύ περισσότερο χρόνο τον οδοντίατρο, τον βοηθό, την οδοντιατρική έδρα και ακριβό εξοπλισμό.

Επομένως, για να γνωρίζετε αν μια υπηρεσία είναι πραγματικά κερδοφόρα, δεν αρκεί να γνωρίζετε πόσο δαπανήσατε συνολικά για τη λειτουργία του οδοντιατρείου σας. Χρειάζεται να υπολογίσετε το κόστος κάθε υπηρεσίας ξεχωριστά.

Η κοστολόγηση υπηρεσιών οδοντιατρείου πραγματοποιείται με την καταγραφή των άμεσων υλικών, του χρόνου του οδοντιάτρου και του βοηθού, των αποσβέσεων του εξοπλισμού και του μέρους των έμμεσων εξόδων που αντιστοιχεί σε κάθε υπηρεσία. Με τη μεθοδολογία Time-Driven Activity-Based Costing, γνωστή ως TDABC, ο χρόνος που απαιτεί κάθε δραστηριότητα χρησιμοποιείται ως βασικός οδηγός για την κατανομή του κόστους.

Η πλατφόρμα Affordable Costing διευκολύνει αυτή τη διαδικασία, επειδή διαθέτει έτοιμη παραμετροποίηση για την κατηγορία επιχείρησης «Οδοντιατρείο». Ο χρήστης ξεκινά με οργανωμένες λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους, τις οποίες μπορεί να προσαρμόσει στη λειτουργία του δικού του οδοντιατρείου.

Γιατί δεν αρκεί να γνωρίζετε τα συνολικά έξοδα του οδοντιατρείου

Το συνολικό κόστος λειτουργίας σάς δείχνει πόσο κοστίζει η επιχείρηση σε μια συγκεκριμένη περίοδο. Δεν σας δείχνει, όμως, ποια υπηρεσία καταναλώνει τους περισσότερους πόρους ούτε ποια υπηρεσία καλύπτει πραγματικά το κόστος της.

Ένα σφράγισμα, ένας καθαρισμός, μια απονεύρωση και μια τοποθέτηση στεφάνης δεν επιβαρύνουν το οδοντιατρείο με τον ίδιο τρόπο. Διαφέρουν ως προς:

• τον χρόνο του οδοντιάτρου,
• τον χρόνο του βοηθού,
• τα χρησιμοποιούμενα υλικά,
• τον χρόνο προετοιμασίας και αποστείρωσης,
• τη χρήση της οδοντιατρικής έδρας και άλλου εξοπλισμού,
• τις πιθανές αμοιβές οδοντοτεχνικού εργαστηρίου,
• τον αριθμό των επισκέψεων ή των σταδίων που απαιτούνται.

Αν επιμερίσετε όλα τα γενικά έξοδα ισόποσα σε κάθε υπηρεσία, μπορεί να υπερκοστολογήσετε μια σύντομη πράξη και να υποκοστολογήσετε μια περισσότερο απαιτητική θεραπεία.

Η κοστολόγηση ανά υπηρεσία σάς επιτρέπει να απαντήσετε σε πιο χρήσιμα επιχειρηματικά ερωτήματα:

Πόσο κοστίζει πραγματικά ένα σφράγισμα ανά δόντι; Καλύπτει η χρέωση μιας απονεύρωσης τον χρόνο που δεσμεύει; Ποιο μέρος του κόστους μιας στεφάνης προέρχεται από το οδοντοτεχνικό εργαστήριο και ποιο από τη λειτουργία του οδοντιατρείου; Μια πολυσταδιακή θεραπεία παραμένει κερδοφόρα όταν συνυπολογιστούν όλες οι επισκέψεις;

Τι περιλαμβάνει το πραγματικό κόστος μιας οδοντιατρικής υπηρεσίας

Το πραγματικό κόστος μιας οδοντιατρικής υπηρεσίας δεν αποτελείται μόνο από τα υλικά που χρησιμοποιούνται κατά την πράξη. Περιλαμβάνει όλους τους πόρους που χρειάζεται το οδοντιατρείο για να παρασχεθεί η υπηρεσία.

Άμεσα υλικά και εξωτερικές εργασίες

Τα άμεσα έξοδα μπορούν να συνδεθούν σχετικά εύκολα με μια συγκεκριμένη υπηρεσία. Σε αυτά μπορεί να περιλαμβάνονται:

• υλικά αποκατάστασης δοντιών,
• υλικά για εμφυτεύματα,
• φαρμακευτικά προϊόντα αναισθησίας,
• ειδικά οδοντοτεχνικά υλικά,
• αμοιβές οδοντοτεχνικού εργαστηρίου,
• άλλες αμοιβές εξωτερικών συνεργατών που αφορούν συγκεκριμένη εργασία.

Για παράδειγμα, η αμοιβή του οδοντοτεχνικού εργαστηρίου για μια στεφάνη μπορεί να συνδεθεί απευθείας με την αντίστοιχη υπηρεσία. Αντίθετα, το ενοίκιο του οδοντιατρείου δεν μπορεί να αποδοθεί εξ ολοκλήρου σε μία μόνο υπηρεσία.

Χρόνος του οδοντιάτρου

Ο χρόνος του οδοντιάτρου αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους πόρους μιας οδοντιατρικής υπηρεσίας. Μια πράξη διάρκειας 20 λεπτών και μια πράξη διάρκειας 90 λεπτών δεν μπορούν να επιβαρύνονται με το ίδιο κόστος χρόνου.

Ο υπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνει τον πραγματικό χρόνο που απαιτεί η υπηρεσία και όχι μόνο μια γενική εκτίμηση για το πόσο συνήθως διαρκεί ένα ραντεβού.

Αν ο ιδιοκτήτης του οδοντιατρείου εργάζεται στην επιχείρηση χωρίς να έχει καταγραφεί μισθολογικό κόστος για τον ίδιο, πρέπει να συμπεριλάβει μια εύλογη αμοιβή επιχειρηματία και εργαζομένου. Ο χρόνος του ιδιοκτήτη δεν είναι δωρεάν.

Αν η αμοιβή του έχει ήδη καταχωριστεί στα έξοδα, δεν πρέπει να προστεθεί ξανά, επειδή αυτό θα οδηγούσε σε διπλό υπολογισμό.

Χρόνος βοηθού και προσωπικού υποστήριξης

Ο βοηθός οδοντιάτρου μπορεί να συμμετέχει:

• στην προετοιμασία της οδοντιατρικής έδρας,
• στην υποστήριξη κατά την πράξη,
• στην απομάκρυνση και ταξινόμηση των χρησιμοποιημένων εργαλείων,
• στον καθαρισμό και την αποστείρωση,
• στην προετοιμασία για τον επόμενο ασθενή.

Ανάλογα με την οργάνωση του οδοντιατρείου, στο κόστος μπορεί να συμμετέχει και χρόνος υπαλλήλου υποδοχής, ιδιαίτερα όταν μια υπηρεσία απαιτεί επαναλαμβανόμενες επισκέψεις, συντονισμό με εργαστήριο ή αυξημένη διοικητική υποστήριξη.

Έμμεσα λειτουργικά έξοδα

Τα έμμεσα έξοδα υποστηρίζουν συνολικά τη λειτουργία του οδοντιατρείου. Σε αυτά περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων:

• το ενοίκιο του επαγγελματικού χώρου,
• οι λογαριασμοί ρεύματος, νερού, θέρμανσης και ψύξης,
• η καθαριότητα και η συντήρηση του χώρου,
• η ασφάλιση του επαγγελματικού χώρου,
• η ασφάλιση αστικής ευθύνης,
• το λογισμικό διαχείρισης ιατρικού φακέλου,
• η υποστήριξη πληροφορικής,
• οι τηλεπικοινωνίες και το Internet,
• η λογιστική υποστήριξη,
• η συντήρηση της ιστοσελίδας και τα έξοδα προβολής.

Τα έξοδα αυτά πρέπει να κατανεμηθούν στις δραστηριότητες και στις υπηρεσίες με μια λογική βάση. Η διάρκεια της δραστηριότητας αποτελεί συχνά καταλληλότερη βάση από έναν ισόποσο επιμερισμό.

Αποσβέσεις εξοπλισμού

Η αγορά ενός μηχανήματος δεν αποτελεί κόστος μόνο κατά τη χρονιά της αγοράς του. Το πάγιο χρησιμοποιείται για περισσότερες από μία περιόδους και η αξία του κατανέμεται σταδιακά μέσω των αποσβέσεων.

Σε ένα οδοντιατρείο, πάγια μπορεί να είναι:

• η οδοντιατρική έδρα,
• ο προβολέας ή το χειρουργικό φως,
• ο τροχός και οι χειρολαβές,
• ο αεροσυμπιεστής,
• το σύστημα αναρρόφησης,
• το ακτινογραφικό μηχάνημα,
• ο ψηφιακός αισθητήρας RVG,
• το πανοραμικό ακτινολογικό,
• το CBCT,
• ο κλίβανος αποστείρωσης,
• το υπερηχητικό λουτρό,
• το σύστημα CAD/CAM,
• ο οδοντιατρικός 3D printer,
• οι υπολογιστές και ο εξοπλισμός υποδοχής.

Αν δεν συμπεριλάβετε τις αποσβέσεις, οι υπηρεσίες που χρησιμοποιούν ακριβό εξοπλισμό θα εμφανίζονται φθηνότερες από όσο πραγματικά είναι. Το οδοντιατρείο, όμως, θα χρειαστεί στο μέλλον να συντηρήσει ή να αντικαταστήσει αυτόν τον εξοπλισμό.

Πώς γίνεται η κοστολόγηση υπηρεσιών οδοντιατρείου με TDABC

Το Time-Driven Activity-Based Costing είναι μια μέθοδος κοστολόγησης που συνδέει το κόστος των διαθέσιμων πόρων με τον χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση κάθε δραστηριότητας.

Σε απλή μορφή, η διαδικασία ακολουθεί την εξής λογική:

1. Υπολογίζετε το κόστος των πόρων που χρησιμοποιεί το οδοντιατρείο.
2. Υπολογίζετε τον πρακτικά διαθέσιμο παραγωγικό χρόνο.
3. Προσδιορίζετε το κόστος ανά λεπτό ή ανά ώρα.
4. Καταγράφετε πόσο χρόνο απαιτεί κάθε δραστηριότητα.
5. Συνδέετε το κόστος της δραστηριότητας με την αντίστοιχη υπηρεσία.
6. Προσθέτετε τα άμεσα υλικά και τις εξωτερικές εργασίες που αφορούν ειδικά την υπηρεσία.

Ο βασικός υπολογισμός του κόστους ανά μονάδα χρόνου, γνωστού και ως Capacity Cost Rate, είναι:

Κόστος ανά μονάδα χρόνου = Συνολικό κόστος πόρου ÷ Πρακτικά διαθέσιμος χρόνος

Ο πρακτικά διαθέσιμος χρόνος δεν είναι απαραίτητα το σύνολο των ωρών κατά τις οποίες το οδοντιατρείο παραμένει ανοικτό. Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι χρόνοι που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για παραγωγικές δραστηριότητες, όπως διαλείμματα, οργανωτικές εργασίες ή αναπόφευκτα κενά.

Αν, για παράδειγμα, το κόστος λειτουργίας του τμήματος παροχής οδοντιατρικών υπηρεσιών κατανεμηθεί στον πραγματικά διαθέσιμο χρόνο του, μπορείτε να υπολογίσετε πόσο κοστίζει κάθε παραγωγικό λεπτό. Στη συνέχεια, πολλαπλασιάζετε τα λεπτά που απαιτεί μια υπηρεσία με το αντίστοιχο κόστος ανά λεπτό.

Το TDABC δεν βασίζεται αποκλειστικά στον χρόνο. Ο χρόνος λειτουργεί ως βασικός οδηγός κατανομής των πόρων. Στο κόστος της υπηρεσίας προστίθενται επίσης τα άμεσα υλικά και οι εξωτερικές εργασίες που αφορούν τη συγκεκριμένη υπηρεσία.

Μια απλουστευμένη μορφή του υπολογισμού είναι:

Κόστος υπηρεσίας = Άμεσα υλικά + κόστος χρόνου οδοντιάτρου + κόστος χρόνου βοηθού + έμμεσα έξοδα + αποσβέσεις + εξωτερικές εργασίες

Η έτοιμη παραμετροποίηση του Affordable Costing για τα οδοντιατρεία

Όταν επιλέξετε στο Affordable Costing την κατηγορία επιχείρησης «Οδοντιατρείο», η πλατφόρμα εμφανίζει ήδη οργανωμένες τις βασικές οντότητες κοστολόγησης.

Η παραμετροποίηση δεν αποτελεί μια άκαμπτη λίστα που πρέπει να διατηρήσετε χωρίς αλλαγές. Αποτελεί μια έτοιμη βάση εκκίνησης, την οποία μπορείτε να προσαρμόσετε σύμφωνα με:

• το προσωπικό που απασχολείτε,
• τον εξοπλισμό που διαθέτετε,
• τις υπηρεσίες που παρέχετε,
• τον τρόπο οργάνωσης του οδοντιατρείου,
• τις συνεργασίες σας με οδοντοτεχνικά εργαστήρια,
• τη μονάδα με την οποία θέλετε να μετράτε κάθε υπηρεσία.

Παραμετροποιημένη λίστα εξόδων

Η λίστα εξόδων περιλαμβάνει κατηγορίες που ανταποκρίνονται στην καθημερινή λειτουργία ενός οδοντιατρείου.

Ενδεικτικά, περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

• την αμοιβή του βοηθού οδοντιάτρου,
• την αμοιβή υπαλλήλου υποδοχής,
• τα αναλώσιμα υλικά του οδοντιατρείου,
• τα υλικά αποκατάστασης δοντιών,
• τις αμοιβές οδοντοτεχνικών εργασιών,
• τα προϊόντα αναισθησίας,
• τα αναλώσιμα αποστείρωσης,
• τη συντήρηση και επισκευή των μηχανημάτων,
• το ενοίκιο και τους λογαριασμούς,
• την ασφάλιση αστικής ευθύνης,
• το λογισμικό διαχείρισης ιατρικού φακέλου,
• τις δαπάνες πληροφορικής,
• τα έξοδα προβολής,
• τα επιμορφωτικά σεμινάρια και τα επιστημονικά συνέδρια.

Η οργανωμένη λίστα μειώνει τον κίνδυνο να παραλείψετε μια ουσιαστική κατηγορία κόστους. Παράλληλα, μπορείτε να αφαιρέσετε όσα έξοδα δεν αφορούν το δικό σας οδοντιατρείο και να προσθέσετε όσα λείπουν.

Παραμετροποιημένη λίστα παγίων

Η πλατφόρμα διαθέτει έτοιμη λίστα παγίων, η οποία περιλαμβάνει τόσο τον βασικό όσο και περισσότερο εξειδικευμένο οδοντιατρικό εξοπλισμό.

Έτσι, μπορείτε να καταγράψετε την αξία και τα στοιχεία απόσβεσης για την οδοντιατρική έδρα, το σύστημα αναρρόφησης, το ακτινογραφικό μηχάνημα, τον αισθητήρα RVG, τον κλίβανο, το CBCT, το CAD/CAM ή τον 3D printer.

Αν ένα πάγιο δεν υπάρχει στο δικό σας οδοντιατρείο, το αφαιρείτε από τη λίστα. Αν διαθέτετε κάποιο εξειδικευμένο μηχάνημα που δεν περιλαμβάνεται, μπορείτε να το προσθέσετε.

Παραμετροποιημένη λογική δραστηριοτήτων

Οι δραστηριότητες αντιπροσωπεύουν τις εργασίες στις οποίες καταναλώνονται χρόνος και πόροι.

Για κάθε δραστηριότητα καταγράφετε:

• πόσες φορές πραγματοποιήθηκε κατά την περίοδο κοστολόγησης,
• πόσος χρόνος απαιτείται για κάθε επανάληψη,
• ποιοι εργαζόμενοι ή πόροι συμμετέχουν,
• ποια υπηρεσία χρησιμοποιεί τη δραστηριότητα.

Ο χρόνος δεν περιορίζεται απαραίτητα στην παραμονή του ασθενούς στην οδοντιατρική έδρα. Ανάλογα με την υπηρεσία, μπορεί να περιλαμβάνει την προετοιμασία του χώρου, την εκτέλεση της πράξης, την αποστείρωση, την καταχώριση στοιχείων ή τη συνεννόηση με το οδοντοτεχνικό εργαστήριο.

Με την καταγραφή του αριθμού των επαναλήψεων και του χρόνου ανά δραστηριότητα, τα έξοδα κατανέμονται με μεγαλύτερη ακρίβεια, αρχικά στις δραστηριότητες και τελικά στους υποδοχείς κόστους.

Παραμετροποιημένοι υποδοχείς κόστους

Οι υποδοχείς κόστους είναι οι υπηρεσίες για τις οποίες θέλετε να υπολογίσετε το τελικό κόστος.

Στην έτοιμη παραμετροποίηση περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων:

• καθαρισμός δοντιών — κόστος ανά συνεδρία,
• σφράγισμα δοντιού — κόστος ανά δόντι,
• απονεύρωση — κόστος ανά δόντι,
• εξαγωγή δοντιού — κόστος ανά δόντι,
• χειρουργική εξαγωγή δοντιού — κόστος ανά πράξη,
• λεύκανση δοντιών — κόστος ανά συνεδρία,
• τοποθέτηση εμφυτεύματος — κόστος ανά εμφύτευμα,
• τοποθέτηση στεφάνης — κόστος ανά δόντι,
• ορθοδοντική θεραπεία — κόστος ανά θεραπεία,
• διαφανείς νάρθηκες — κόστος ανά θεραπεία,
• μερική ή ολική οδοντοστοιχία — κόστος ανά εργασία.

Η σωστή μονάδα μέτρησης είναι κρίσιμη. Ένα σφράγισμα μπορεί να κοστολογείται ανά δόντι, μια λεύκανση ανά συνεδρία και μια ορθοδοντική υπηρεσία ανά ολοκληρωμένη θεραπεία.

Στις πολυσταδιακές θεραπείες πρέπει να συμπεριλαμβάνεται ο συνολικός χρόνος και το κόστος όλων των σταδίων και επισκέψεων που αφορούν τη συγκεκριμένη μονάδα κόστους.

Τα βήματα κοστολόγησης ενός οδοντιατρείου στο Affordable Costing

1. Επιλέγετε την κατηγορία «Οδοντιατρείο»

Κατά τη δημιουργία της επιχείρησης στην πλατφόρμα κοστολόγησης Affordable Costing επιλέγετε την αντίστοιχη κατηγορία. Η πλατφόρμα φορτώνει τις παραμετροποιημένες οντότητες κοστολόγησης.

2. Ελέγχετε και προσαρμόζετε τα έξοδα

Εξετάζετε την έτοιμη λίστα και διατηρείτε όσα έξοδα αφορούν το οδοντιατρείο σας. Προσθέτετε τυχόν ειδικές δαπάνες και αφαιρείτε όσες δεν χρησιμοποιείτε.

Στη συνέχεια, καταχωρίζετε τα ποσά που αντιστοιχούν στην περίοδο κοστολόγησης, για παράδειγμα στο προηγούμενο έτος.

3. Καταγράφετε τα πάγια και τις αποσβέσεις

Ελέγχετε τη λίστα εξοπλισμού και καταχωρίζετε τα στοιχεία των παγίων που διαθέτετε. Η πλατφόρμα υπολογίζει τις αποσβέσεις, ώστε το κόστος χρήσης του εξοπλισμού να ενσωματωθεί στα έξοδα της περιόδου.

4. Συμπεριλαμβάνετε την αμοιβή του ιδιοκτήτη

Αν η εργασία του ιδιοκτήτη-οδοντιάτρου δεν έχει ήδη καταγραφεί ως έξοδο, προσθέτετε μια εύλογη αμοιβή για αυτή.

Αν η αμοιβή ή ο μισθός του περιλαμβάνεται ήδη στα έξοδα, δεν καταχωρίζετε ξανά την αμοιβή του.

5. Ελέγχετε τις δραστηριότητες

Προσαρμόζετε τις δραστηριότητες στη λειτουργία του δικού σας οδοντιατρείου. Καταγράφετε τον αριθμό των επαναλήψεων και τον χρόνο που απαιτείται για κάθε δραστηριότητα κατά την περίοδο κοστολόγησης.

6. Ελέγχετε τους υποδοχείς κόστους

Διατηρείτε τις υπηρεσίες που παρέχετε και ορίζετε τη σωστή μονάδα κόστους για καθεμία. Προσθέτετε τυχόν εξειδικευμένες υπηρεσίες που δεν υπάρχουν στην αρχική λίστα.

7. Διαμοιράζετε τα έξοδα στις δραστηριότητες

Τα άμεσα έξοδα συνδέονται με τις δραστηριότητες στις οποίες καταναλώνονται. Τα έμμεσα έξοδα μπορούν να επιμεριστούν με βάση τον χρόνο ή άλλο κατάλληλο κριτήριο.

8. Διαμοιράζετε το κόστος στους υποδοχείς κόστους

Το συνολικό κόστος των δραστηριοτήτων μεταφέρεται στις υπηρεσίες που τις χρησιμοποιούν. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε υπηρεσία επιβαρύνεται με το μέρος του κόστους που πραγματικά προκαλεί.

9. Ελέγχετε τις αναφορές

Στις αναφορές μπορείτε να δείτε το κόστος και την κερδοφορία ανά υποδοχέα κόστους. Έτσι, θα διαπιστώσετε ποιες υπηρεσίες καλύπτουν το πραγματικό κόστος τους και ποιες χρειάζονται επανεξέταση.

Παράδειγμα: Πόσο κοστίζει πραγματικά ένα σφράγισμα δοντιού;

Ακολουθεί ένα ενδεικτικό παράδειγμα για τον υποδοχέα κόστους «Σφράγισμα δοντιού — κόστος ανά δόντι». Τα ποσά δεν προέρχονται από πραγματικό οδοντιατρείο ούτε αποτελούν προτεινόμενες τιμές αγοράς. Χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για να παρουσιαστεί η λογική του υπολογισμού.

Οι ενδεικτικές υποθέσεις είναι οι ακόλουθες:

• Άμεσα υλικά αποκατάστασης και λοιπά αναλώσιμα: 8,40 €.
• Χρόνος οδοντιάτρου: 35 λεπτά.
• Κόστος χρόνου οδοντιάτρου: 0,80 € ανά λεπτό.
• Χρόνος βοηθού κατά την πράξη: 35 λεπτά.
• Κόστος χρόνου βοηθού: 0,25 € ανά λεπτό.
• Πρόσθετος χρόνος προετοιμασίας και αποστείρωσης: 12 λεπτά βοηθού.
• Έμμεσα λειτουργικά έξοδα: 0,22 € ανά λεπτό χρήσης της οδοντιατρικής υποδομής.
• Αποσβέσεις χρησιμοποιούμενου εξοπλισμού: 0,08 € ανά λεπτό.

Ο συντελεστής χρόνου του οδοντιάτρου περιλαμβάνει στο συγκεκριμένο παράδειγμα την εύλογη αμοιβή του ιδιοκτήτη. Επομένως, η αμοιβή αυτή δεν προστίθεται δεύτερη φορά.

Σημείωση: Τα ποσά είναι ενδεικτικά και χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για την παρουσίαση της μεθοδολογίας κοστολόγησης. Το συνολικό κόστος δεν αποτελεί αυτομάτως την τελική τιμή χρέωσης της υπηρεσίας.

Στην «τυφλή» κοστολόγηση, το κόστος φαίνεται να είναι μόλις 8,40 €, επειδή υπολογίζονται μόνο τα άμεσα υλικά.

Με την TDABC, το ενδεικτικό συνολικό κόστος διαμορφώνεται στα 58,65 €, επειδή περιλαμβάνονται ο χρόνος του οδοντιάτρου, ο χρόνος του βοηθού, η προετοιμασία, τα έμμεσα έξοδα και οι αποσβέσεις.

Το ποσό των 58,65 € αποτελεί κόστος και όχι αυτομάτως την τελική τιμή χρέωσης. Για τη διαμόρφωση της τιμής πρέπει να εξεταστούν επίσης το επιθυμητό κέρδος, η πολυπλοκότητα του περιστατικού, η εμπορική πολιτική του οδοντιατρείου και οι συνθήκες της αγοράς.

Τα συχνότερα λάθη στην κοστολόγηση οδοντιατρικών υπηρεσιών

 Υπολογίζονται μόνο τα υλικά

Η αξία της ρητίνης, του αναισθητικού ή άλλων αναλωσίμων αποτελεί μόνο ένα μέρος του κόστους. Αν δεν υπολογίσετε τον χρόνο, τον εξοπλισμό, την αποστείρωση και τα γενικά έξοδα, θα προκύψει τεχνητά χαμηλό αποτέλεσμα.

Παραλείπονται οι αποσβέσεις

Η οδοντιατρική έδρα, το ακτινογραφικό σύστημα, το CBCT, ο κλίβανος, το CAD/CAM ή ο 3D printer χρησιμοποιούνται για την παροχή υπηρεσιών και φθείρονται με την πάροδο του χρόνου.

Αν το κόστος τους δεν ενσωματωθεί στις υπηρεσίες, το οδοντιατρείο δεν αποκτά σαφή εικόνα για το ποσό που πρέπει να καλύπτει, ώστε να συντηρεί και να ανανεώνει τον πάγιο εξοπλισμό του.

Δεν υπολογίζεται ο πλήρης χρόνος της υπηρεσίας

Ο χρόνος μιας υπηρεσίας δεν είναι πάντα μόνο ο χρόνος της κλινικής πράξης. Μπορεί να περιλαμβάνει προετοιμασία, αποστείρωση, διοικητική καταχώριση ή συνεννόηση με εργαστήριο.

Η παράλειψη αυτών των σταδίων υποτιμά το πραγματικό κόστος.

Η εργασία του ιδιοκτήτη θεωρείται δωρεάν

Όταν ο ιδιοκτήτης είναι και ο οδοντίατρος που παρέχει την υπηρεσία, η μη καταγραφή της αμοιβής του δημιουργεί μια εσφαλμένη εικόνα κερδοφορίας.

Το ποσό που απομένει μετά την πληρωμή των εξόδων δεν αποτελεί ολόκληρο κέρδος, αν δεν έχει προηγουμένως υπολογιστεί η αξία της εργασίας του ιδιοκτήτη.

Όλα τα έμμεσα έξοδα μοιράζονται ισόποσα

Ένας ισόποσος επιμερισμός δεν λαμβάνει υπόψη ότι ορισμένες υπηρεσίες δεσμεύουν τον χώρο, το προσωπικό και τον εξοπλισμό για πολύ περισσότερο χρόνο.

Η χρήση του χρόνου ως οδηγού επιτρέπει να επιβαρύνεται περισσότερο η υπηρεσία που καταναλώνει περισσότερους πόρους.

Το κόστος συγχέεται με την τιμή χρέωσης

Η κοστολόγηση απαντά στο ερώτημα «πόσο μας κοστίζει η υπηρεσία». Η τιμολόγηση απαντά στο ερώτημα «πόσο θα χρεώσουμε».

Η τιμή πρέπει να καλύπτει το κόστος, αλλά μπορεί να επηρεάζεται επίσης από το επιθυμητό περιθώριο κέρδους, την πολυπλοκότητα του περιστατικού, τη στρατηγική του οδοντιατρείου και τις συνθήκες της αγοράς.

Τι επιχειρηματικές αποφάσεις μπορείτε να λάβετε γνωρίζοντας το κόστος ανά υπηρεσία

Η κοστολόγηση δεν είναι μια διαδικασία που ολοκληρώνεται απλώς με την παραγωγή ενός αριθμού. Το αποτέλεσμα πρέπει να χρησιμοποιείται για τη λήψη αποφάσεων.

Γνωρίζοντας το κόστος ανά υπηρεσία, μπορείτε:

• να ελέγξετε αν η υφιστάμενη χρέωση καλύπτει το πραγματικό κόστος,
• να εντοπίσετε υπηρεσίες με ανεπαρκές περιθώριο κέρδους,
• να εξετάσετε αν ο χρόνος μιας διαδικασίας μπορεί να οργανωθεί αποτελεσματικότερα,
• να διαπιστώσετε ποιος εξοπλισμός επιβαρύνει περισσότερο συγκεκριμένες υπηρεσίες,
• να αξιολογήσετε τη σχέση κόστους και χρέωσης στις οδοντοτεχνικές εργασίες,
• να εξετάσετε αν μια πολυσταδιακή θεραπεία έχει τιμολογηθεί με βάση όλες τις επισκέψεις,
• να δημιουργήσετε διαφορετικά σενάρια τιμολόγησης,
• να προγραμματίσετε καλύτερα μελλοντικές επενδύσεις σε εξοπλισμό.

Η κοστολόγηση μπορεί επίσης να αποκαλύψει ότι μια φαινομενικά ακριβή υπηρεσία έχει υψηλό κόστος και περιορισμένη κερδοφορία, ενώ μια απλούστερη υπηρεσία μπορεί να χρησιμοποιεί αποτελεσματικότερα τον διαθέσιμο χρόνο.

Κοστολόγηση υπηρεσιών οδοντιατρείου με μια βάση προσαρμοσμένη στην καθημερινή λειτουργία

Τα υλικά που χρησιμοποιούνται κατά την οδοντιατρική πράξη είναι μόνο το ορατό μέρος του κόστους. Πίσω από κάθε υπηρεσία υπάρχουν ο χρόνος του οδοντιάτρου, ο χρόνος του βοηθού, η προετοιμασία, η αποστείρωση, ο χώρος, η υποδοχή, η συντήρηση και οι αποσβέσεις του εξοπλισμού.

Η κοστολόγηση υπηρεσιών οδοντιατρείου με τη μέθοδο TDABC συνδέει αυτούς τους πόρους με τον χρόνο και τις δραστηριότητες που απαιτεί κάθε υπηρεσία. Με αυτόν τον τρόπο, θα αποκτήσετε σαφέστερη εικόνα για το πραγματικό κόστος ανά δόντι, συνεδρία, πράξη, εμφύτευμα ή ολοκληρωμένη θεραπεία.

Το Affordable Costing σάς παρέχει μια ήδη οργανωμένη βάση για την κατηγορία «Οδοντιατρείο». Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε από το μηδέν όλες τις λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υπηρεσιών. Ελέγχετε την έτοιμη παραμετροποίηση, την προσαρμόζετε στη λειτουργία σας και καταχωρίζετε τα πραγματικά δεδομένα του οδοντιατρείου σας.

Ξεκινήστε την κοστολόγηση κάθε υπηρεσίας ξεχωριστά, ελέγξτε αν η τιμολόγησή σας καλύπτει το πραγματικό κόστος και λάβετε πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις για τη βιωσιμότητα και την ανάπτυξη του οδοντιατρείου σας.

Συχνές ερωτήσεις για την κοστολόγηση υπηρεσιών οδοντιατρείου

Τι περιλαμβάνει το κόστος μιας οδοντιατρικής υπηρεσίας;

Το κόστος μιας οδοντιατρικής υπηρεσίας περιλαμβάνει τα άμεσα υλικά, τον χρόνο του οδοντιάτρου, τον χρόνο του βοηθού και του σχετικού προσωπικού, την προετοιμασία και αποστείρωση, τις αποσβέσεις του εξοπλισμού, τα έμμεσα λειτουργικά έξοδα και τυχόν αμοιβές οδοντοτεχνικού εργαστηρίου ή άλλων εξωτερικών συνεργατών. Το ακριβές κόστος εξαρτάται από τους πόρους που χρησιμοποιεί κάθε υπηρεσία.

Γιατί δεν αρκεί να υπολογίζονται μόνο τα υλικά μιας οδοντιατρικής πράξης;

Τα υλικά αποτελούν μόνο ένα μέρος του πραγματικού κόστους. Η υπηρεσία δεσμεύει επίσης χρόνο οδοντιάτρου και βοηθού, οδοντιατρική έδρα, εξοπλισμό, χώρο και υποστηρικτικές λειτουργίες. Αν υπολογιστούν μόνο τα υλικά, το αποτέλεσμα θα είναι τεχνητά χαμηλό και δεν θα δείχνει αν η τιμή χρέωσης καλύπτει όλους τους πόρους που καταναλώθηκαν.

Πώς υπολογίζεται το κόστος του χρόνου του οδοντιάτρου;

Το κόστος του χρόνου του οδοντιάτρου μπορεί να υπολογιστεί διαιρώντας το σχετικό κόστος του πόρου με τον πρακτικά διαθέσιμο παραγωγικό χρόνο. Από αυτή τη διαίρεση προκύπτει ένα κόστος ανά ώρα ή ανά λεπτό. Στη συνέχεια, το κόστος ανά λεπτό πολλαπλασιάζεται με τον χρόνο που απαιτεί η συγκεκριμένη υπηρεσία.

Πρέπει να υπολογίζεται η αμοιβή του ιδιοκτήτη-οδοντιάτρου;

Ναι, όταν ο ιδιοκτήτης εργάζεται στο οδοντιατρείο και η αμοιβή του δεν περιλαμβάνεται ήδη στα καταγεγραμμένα έξοδα. Η εργασία του αποτελεί πραγματικό οικονομικό πόρο και δεν πρέπει να θεωρείται δωρεάν. Αν ο μισθός ή η αμοιβή του έχει ήδη καταχωριστεί, δεν πρέπει να προστεθεί ξανά.

Πρέπει να υπολογίζεται και ο χρόνος του βοηθού οδοντιάτρου;

Ο χρόνος του βοηθού πρέπει να υπολογίζεται όταν συμμετέχει στην προετοιμασία, στην εκτέλεση της πράξης, στον καθαρισμό, στην αποστείρωση ή σε άλλες εργασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της υπηρεσίας. Η παράλειψη αυτού του χρόνου υποτιμά το πραγματικό κόστος.

Πώς επηρεάζουν οι αποσβέσεις το κόστος των οδοντιατρικών υπηρεσιών;

Οι αποσβέσεις κατανέμουν την αξία του εξοπλισμού στις περιόδους κατά τις οποίες χρησιμοποιείται. Έτσι, μέρος του κόστους της οδοντιατρικής έδρας, του ακτινογραφικού μηχανήματος, του CBCT, του κλιβάνου ή άλλου εξοπλισμού ενσωματώνεται στις υπηρεσίες που χρησιμοποιούν αυτούς τους πόρους. Χωρίς αποσβέσεις, το κόστος εμφανίζεται χαμηλότερο από το πραγματικό.

Πώς κατανέμονται το ενοίκιο και τα άλλα έμμεσα έξοδα στις υπηρεσίες;

Το ενοίκιο, οι λογαριασμοί, η ασφάλιση, το λογισμικό και τα άλλα έμμεσα έξοδα μπορούν να κατανεμηθούν στις δραστηριότητες με βάση τον χρόνο ή άλλο κατάλληλο κριτήριο. Με το TDABC, ο χρόνος αποτελεί βασικό οδηγό, ώστε μια υπηρεσία που δεσμεύει περισσότερη δυναμικότητα να επιβαρύνεται με μεγαλύτερο μέρος των έμμεσων εξόδων.

Τι είναι ο υποδοχέας κόστους σε ένα οδοντιατρείο;

Υποδοχέας κόστους είναι το αντικείμενο για το οποίο θέλετε να υπολογίσετε το τελικό κόστος. Σε ένα οδοντιατρείο, υποδοχείς κόστους μπορούν να είναι το σφράγισμα ανά δόντι, ο καθαρισμός ανά συνεδρία, η εξαγωγή ανά δόντι, η τοποθέτηση εμφυτεύματος ανά εμφύτευμα ή η ορθοδοντική θεραπεία ανά ολοκληρωμένη θεραπεία.

Ποια είναι η κατάλληλη μονάδα κόστους για μια οδοντιατρική υπηρεσία;

Η μονάδα πρέπει να αντιστοιχεί στον τρόπο με τον οποίο παρέχεται και μετριέται η υπηρεσία. Μπορεί να είναι ανά δόντι, συνεδρία, επίσκεψη, πράξη, εμφύτευμα, εργασία ή ολοκληρωμένη θεραπεία. Στις πολυσταδιακές υπηρεσίες πρέπει να υπολογίζεται το κόστος όλων των επισκέψεων και δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της μονάδας.

Τι είναι το TDABC και γιατί είναι κατάλληλο για ένα οδοντιατρείο;

Το Time-Driven Activity-Based Costing είναι μια μέθοδος που υπολογίζει το κόστος των δραστηριοτήτων με βάση τον χρόνο και το κόστος των πόρων που χρησιμοποιούν. Είναι κατάλληλη για οδοντιατρεία, επειδή οι υπηρεσίες διαφέρουν σημαντικά ως προς τη διάρκειά τους, τη συμμετοχή προσωπικού, τη χρήση εξοπλισμού και τις υποστηρικτικές εργασίες που απαιτούν.

Είναι το κόστος μιας οδοντιατρικής υπηρεσίας ίδιο με την τιμή χρέωσης;

Όχι. Το κόστος δείχνει πόσο επιβαρύνεται το οδοντιατρείο για να παρέχει την υπηρεσία. Η τιμή χρέωσης πρέπει να λαμβάνει υπόψη το κόστος, αλλά μπορεί να επηρεάζεται και από το επιθυμητό κέρδος, την πολυπλοκότητα του περιστατικού, την εμπορική πολιτική, τις συνθήκες της αγοράς και άλλους επιχειρηματικούς παράγοντες.

Πόσο συχνά πρέπει να επαναλαμβάνεται η κοστολόγηση ενός οδοντιατρείου;

Η κοστολόγηση πρέπει να επικαιροποιείται όταν μεταβάλλονται σημαντικά τα έξοδα, οι αμοιβές, οι τιμές των υλικών, οι συνεργασίες με εργαστήρια, ο εξοπλισμός, οι χρόνοι των διαδικασιών ή ο όγκος των υπηρεσιών. Ακόμη και χωρίς σημαντικές αλλαγές, ένας περιοδικός επανέλεγχος βοηθά το οδοντιατρείο να διατηρεί αξιόπιστη εικόνα του κόστους του.

Πώς βοηθά η παραμετροποίηση του Affordable Costing ένα οδοντιατρείο;

Με την επιλογή της κατηγορίας «Οδοντιατρείο», το Affordable Costing εμφανίζει έτοιμες λίστες εξόδων, παγίων, δραστηριοτήτων και υποδοχέων κόστους. Ο ιδιοκτήτης δεν χρειάζεται να δημιουργήσει ολόκληρη τη δομή από την αρχή. Μπορεί να προσαρμόσει τις οντότητες κοστολόγησης σύμφωνα με τον εξοπλισμό, το προσωπικό και τις υπηρεσίες του δικού του οδοντιατρείου. Με τον τρόπο αυτό διευκολύνεται και επιταχύνεται η διαδικασία της κοστολόγησης και μειώνονται οι πιθανότητες λάθους.