Οι επιχειρήσεις των φροντιστηρίων διαδραματίζουν ένα κομβικό ρόλο στο σύστημα εκπαίδευσης της χώρας μας. Η βιώσιμη λειτουργία και ανάπτυξη τους προϋποθέτει τον έλεγχο και βελτίωση του κόστους λειτουργίας τους. Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε την εφαρμογή σε αυτά ενός ισχυρού εργαλείου κοστολόγησης, του Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC).
Βήματα Εφαρμογής του TDABC
Καταγραφή των Βασικών Δραστηριοτήτων του Φροντιστηρίου σας
Ξεκινήστε καταγράφοντας τις βασικές δραστηριότητες που πραγματοποιεί το φροντιστήριο σας. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι τα ομαδικά μαθήματα, ιδιαίτερα μαθήματα, η αξιολόγηση των σπουδαστών, διοικητικά καθήκοντα κτλ.
Καταγραφή των Διαδικασιών του Φροντιστηρίου σας
Σε κάθε δραστηριότητα που έχετε καταγράψει αναπτύξτε τις διαδικασίες (βήματα υλοποίησης) που αντιστοιχούν σε αυτή και σε κάθε διαδικασία καταγράψτε τον χρόνο υλοποίησης της. Για τον υπολογισμό του χρόνου μπορείτε να αξιοποιήσετε την εμπειρία σας ή να πραγματοποιήσετε αντίστοιχες μετρήσεις. Με τον τρόπο αυτό για κάθε δραστηριότητα που πραγματοποιεί το φροντιστήριο σας θα έχετε καταγράψει αναλυτικά τα βήματα της και τον χρόνο υλοποίησης της. Στην συνέχεια θα καταγράψετε πόσες φορές υλοποιήθηκε η κάθε δραστηριότητα στο έτος κοστολόγησης.
Επίρριψη Εξόδων στις Δραστηριότητες του Φροντιστηρίου σας
Το φροντιστήριο σας έχει διάφορα είδη εξόδων τα οποία θα χρειαστεί να επιρριφθούν σε κάθε δραστηριότητα που έχετε καταγράψει. Αυτά τα έξοδα μπορεί να είναι άμεσα, όπως πχ η αμοιβή των εκπαιδευτών του ή έμμεσα όπως πχ το έξοδο για το ηλεκτρικό ρεύμα της επιχείρησης σας. Με τον τρόπο αυτό θα διαμορφώσετε τα κόστη για κάθε δραστηριότητα.
Καθορίστε τους Υποδοχείς Κόστους του Φροντιστηρίου σας
Οι υποδοχείς κόστους είναι οι οντότητες που θέλετε να κοστολογήσετε. Για παράδειγμα, για ένα φροντιστήριο μπορεί να είναι το κόστος ανά μαθητή για ομαδικά μαθήματα, για ατομικά μαθήματα κτλ. Αυτοί οι υποδοχείς κόστους μπορεί να καθοριστούν όσο αναλυτικά χρειάζεται για κάθε φροντιστήριο. Για παράδειγμα, το κόστος ανά μαθητή στα ομαδικά μαθήματα χημείας μπορεί να χρειαστεί να υπολογιστεί ξεχωριστά από άλλα ομαδικά μαθήματα, λόγω του πρόσθετου εξοπλισμού που ενδέχεται να χρησιμοποιείται και των υλικών για τα πειράματα.
Υπολογισμός του Κόστους των Υποδοχέων Κόστους των Φροντιστηρίων
Στο βήμα αυτό θα αντιστοιχήσετε σε κάθε ένα υποδοχέα κόστους τις δραστηριότητες του φροντιστηρίου σας που αφορούν σε αυτόν. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ορίσει τον υποδοχέα κόστους “Κόστος ανά μαθητή στα ομαδικά μαθήματα χημείας Λυκείου”. Επιπρόσθετα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ορίσει δύο δραστηριότητες, η πρώτη είναι η “Διδασκαλία σε ομαδικά μαθήματα χημείας Λυκείου” και η δεύτερη είναι η διοικητική διαδικασία “Εγγραφή σπουδαστών στο φροντιστήριο”. Θα επιρρίψετε το 100% του κόστους της πρώτης δραστηριότητας και ένα ποσοστό του κόστους της δεύτερης δραστηριότητας στον συγκεκριμένο υποδοχέα κόστους. Στην συνέχεια θα διαιρέσετε το συνολικό κόστος που έχει επιρριφθεί με το σύνολο των σπουδαστών του συγκεκριμένου ομαδικού μαθήματος και το αποτέλεσμα θα είναι το κόστος ανά μαθητή σε ομαδικά μαθήματα χημείας Λυκείου. Αυτό το κόστος θα μπορείτε στην συνέχεια να το συγκρίνετε με τα δίδακτρα που καταβάλλει ο κάθε μαθητής για να υπολογίσετε το περιθώριο κέρδους ή την ενδεχόμενη ζημιά.
Ενδεικτικές Δραστηριότητες Φροντιστηρίων
Ενδεικτική Δραστηριότητα Ομαδικού Μαθήματος
Δραστηριότητα: Διδασκαλία μαθηματικών Γ’ Λυκείου σε ομάδα 20 μαθητών
Αναλύουμε την δραστηριότητα σε διαδικασίες και υπολογίζουμε τον χρόνο υλοποίησης για κάθε μία από αυτές:
Διαδικασία 1: Προετοιμασία (χρόνος 15 λεπτά)
Προετοιμασία του υλικού του μαθήματος από τον εισηγητή, συμπεριλαμβανομένων των φύλλων εργασίας, των οπτικών βοηθημάτων και κάθε απαιτούμενης τεχνολογίας.
Διαδικασία 2: Χαιρετισμός και τακτοποίηση (χρόνος 10 λεπτά)
Καλωσόρισμα των μαθητών, τακτοποίηση στις θέσεις τους και δημιουργία θετικής ατμόσφαιρας για μάθηση.
Διαδικασία 3: Εισαγωγή στο μάθημα (χρόνος 5 λεπτά)
Σύντομη εισαγωγή στο θέμα της ημέρας και επισκόπηση των μαθησιακών στόχων.
Διαδικασία 4: Κύρια εισήγηση (χρόνος 30 λεπτά)
Πραγματοποίηση της κύριας εισήγησης του μαθήματος.
Διαδικασία 5: Ομαδικές ασκήσεις επίλυσης προβλημάτων (χρόνος 20 λεπτά)
Χωρισμός των μαθητών σε ομάδες και επίλυση των προβλημάτων από κάθε ομάδα.
Διαδικασία 6: Παρουσίαση λύσεων των ασκήσεων (χρόνος 40 λεπτά)
Κάθε ομάδα παρουσιάζει τις λύσεις στις ασκήσεις που δόθηκαν και στην συνέχεια ακολουθεί συζήτηση με τον εισηγητή.
Διαδικασία 7: Κλείσιμο της συνεδρίας (χρόνος 10 λεπτά)
Ανακεφαλαίωση της συνεδρίας και ανάθεση εργασιών στους μαθητές για το σπίτι.
Συνεπώς, για την συγκεκριμένη δραστηριότητα έχουμε δημιουργήσει μια χρονική εξίσωση η οποία είναι η ακόλουθη:
Διδασκαλία μαθηματικών Γ’ Λυκείου σε ομάδα 20 μαθητών = Προετοιμασία + Χαιρετισμός και τακτοποίηση + Εισαγωγή στο μάθημα + Κύρια εισήγηση + Ομαδικές ασκήσεις επίλυσης προβλημάτων + Παρουσίαση λύσεων των ασκήσεων + Κλείσιμο της συνεδρίας = 15 λεπτά + 10 λεπτά + 5 λεπτά + 30 λεπτά + 20 λεπτά + 40 λεπτά + 10 λεπτά = 130 λεπτά.
Σε αυτή τη δραστηριότητα θα επιρρίψουμε τα άμεσα και έμμεσα κόστη που της αναλογούν. Σημειώνεται ότι οι διαδικασίες και οι χρόνοι υλοποίησης που αναφέρονται είναι καθαρά ενδεικτικοί.
Ενδεικτική Διοικητική Δραστηριότητα Φροντιστηρίου
Δραστηριότητα: Εγγραφή σπουδαστών στο φροντιστήριο
Αναλύουμε την δραστηριότητα σε διαδικασίες και υπολογίζουμε τον χρόνο υλοποίησης για κάθε μία από αυτές:
Διαδικασία 1: Υποδοχή σπουδαστών (χρόνος 15 λεπτά)
Χαιρετισμός των υποψηφίων σπουδαστών και των γονιών τους, απαντήσεις σε αρχικές ερωτήσεις.
Διαδικασία 2: Συμπλήρωση φορμών εγγραφής (χρόνος 45 λεπτά)
Μοίρασμα φορμών εγγραφής, σύντομη επεξήγηση τους, συλλογή και επαλήθευση εγγράφων.
Διαδικασία 3: Συζήτηση για τα δίδακτρα (χρόνος 45 λεπτά)
Συζήτηση για τα δίδακτρα, τις πληρωμές τους, τυχόν διαθέσιμες εκπτώσεις ή υποτροφίες, απαντήσεις σε ερωτήσεις.
Διαδικασία 4: Πρόσβαση σε πλατφόρμα (χρόνος 30 λεπτά)
Καθοδήγηση των σπουδαστών στην χρήση της διαδικτυακής πλατφόρμας του φροντιστηρίου.
Διαδικασία 5: Εξοικείωση σπουδαστών (χρόνος 30 λεπτά)
Εξοικείωση των σπουδαστών με τους χώρους του φροντιστηρίου, τον εξοπλισμό, τον κώδικα δεοντολογίας.
Διαδικασία 6: Δημιουργία μητρώων σπουδαστών (χρόνος 20 λεπτά)
Εισαγωγή των πληροφοριών των σπουδαστών στη βάση δεδομένων του φροντιστηρίου, έλεγχος ακρίβειας των δεδομένων που έχουν εισαχθεί.
Συνεπώς, για την συγκεκριμένη δραστηριότητα έχουμε δημιουργήσει μια χρονική εξίσωση η οποία είναι η ακόλουθη:
Εγγραφή σπουδαστών στο φροντιστήριο = Υποδοχή σπουδαστών + Συμπλήρωση φορμών εγγραφής + Συζήτηση για τα δίδακτρα + Πρόσβαση σε πλατφόρμα + Εξοικείωση σπουδαστών + Δημιουργία μητρώων σπουδαστών = 15 λεπτά + 45 λεπτά + 45 λεπτά + 30 λεπτά + 30 λεπτά + 20 λεπτά = 185 λεπτά.
Σε αυτή τη δραστηριότητα θα επιρρίψουμε τα άμεσα και έμμεσα κόστη που της αναλογούν. Σημειώνεται ότι οι διαδικασίες και οι χρόνοι υλοποίησης που αναφέρονται είναι καθαρά ενδεικτικοί.
Συμπέρασμα
Η μεθοδολογία TDABC επιτρέπει στα φροντιστήρια να υπολογίσουν το πραγματικό κόστος των δραστηριοτήτων τους και να προβαίνουν στην εμπεριστατωμένη λήψη αποφάσεων που θα οδηγήσουν στην μείωση του.
